Suggerimenti per il project manager principiante
Probabilmente hai già gestito qualcosa che assomiglia a un progetto, una festa di compleanno ad esempio o la lista delle attività da svolgere al lavoro. Ma se hai appena iniziato a gestire progetti in modo professionale, questi cinque suggerimenti ti saranno utili:
- Affina le tue capacità di comunicazione: la comunicazione è forse la competenza più importante per i nuovi project manager. Individua le informazioni di cui le singole persone hanno bisogno e non lesinare sulle comunicazioni.
- Implementa gli strumenti giusti: anche i progetti piccoli e semplici trarranno beneficio da uno strumento con cui pianificare, programmare, tenere traccia e monitorare i dettagli del progetto. Per saperne di più sugli strumenti di gestione del progetto, consulta il capitolo 9.
- Dai priorità alla gestione dei tempi: è probabile che tu non abbia mai gestito prima d'ora la produttività di altre persone. Rendi prioritaria la gestione dei tempi stabilendo con il tuo team scadenze realistiche e assegnando ai vari membri responsabilità precise. È importante anche che queste procedure confluiscano in un modello.
- Prepara il cambiamento: il potenziale di cambiamento aumenta ogni volta che si aggiunge un nuovo fattore, più risorse, altri risultati finali da conseguire, nuove dipendenze tra le attività o altro. Prevedi i potenziali rischi già all'inizio del progetto e stabilisci budget e scadenze flessibili che ti permettano di cambiare direzione se necessario.
- Conosci il tuo team: i nuovi project manager devono costruire un rapporto di fiducia con il proprio team e uno dei modi migliori per farlo è comunicare con loro. Interessati al lavoro dei membri del team, a come comunicano, alle loro qualità e difetti e a cosa più gli appassiona nella sfera privata per instaurare relazioni solide.
Suggerimenti per il project manager professionista
Hai una certa esperienza nel gestire i progetti e nel confrontarti con gli stakeholder, sai destreggiarti tra i programmi e i budget e trasformarli in risultati finali di alta qualità consegnati puntualmente. Se sei disposto a perfezionare il tuo stile di gestione, le competenze di leadership e la produzione di resoconti, ecco cinque suggerimenti utili.
Questi sono cinque suggerimenti utili per i project manager intermedi:
- Promuovi una comunicazione trasparente: stabilisci delle norme per la comunicazione, come la frequenza o la modalità preferita, e promuovi una cultura della trasparenza in modo che i membri del team si assumano le proprie responsabilità e siano sempre informati.
Anche se la forza lavoro moderna è distribuita e pone nuove sfide alla comunicazione, offre anche una maggiore flessibilità che genera migliori prestazioni e una maggiore soddisfazione dei dipendenti.
Leggi la nostra guida alle comunicazioni con il team remoto e scopri di più su come sviluppare norme per una collaborazione efficace nel capitolo 6. - Scegli una metodologia di gestione dei progetti che ti sia utile e seguila con costanza: per realizzare un progetto, devi poter contare su una struttura forte. Scegli una metodologia che si adatti alle esigenze del tuo progetto, del team e dell'organizzazione e implementala in tutti i progetti e processi.
- Investi negli strumenti giusti per supportare i tuoi processi: in questa fase, prendi in considerazione l'investimento in strumenti che ti permettano di pianificare, tenere traccia e gestire in tempo reale tutti gli aspetti del progetto, dall'inizio alla fine. Usa uno strumento in grado di organizzare i dettagli del tuo progetto, riassumere le informazioni chiave e fornire visibilità in tempo reale sui progressi.
Puoi trovare le informazioni sui diversi tipi di strumenti per la gestione dei progetti, e su come scegliere quello giusto, nel capitolo 9. - Misura i progressi fatti e adattali secondo necessità: monitora attentamente le prestazioni man mano che il progetto avanza usando gli indicatori KPI definiti in fase di pianificazione. Riesamina frequentemente le metriche delle prestazioni per tenere sempre sotto controllo i progetti.
- Affronta i potenziali problemi: sebbene non sia possibile controllare ogni fattore di un progetto, è possibile mitigare i rischi con una corretta pianificazione. Per anticipare i rischi, riesamina le lezioni apprese nei progetti passati ed evita di fare nuovamente gli stessi errori. Sviluppa piani di risposta potenziali e crea sufficiente flessibilità in modo da poter rispondere a eventi imprevisti o modifiche al programma e al budget.
Suggerimenti per project manager esperti
Se gestisci sistematicamente e contemporaneamente più progetti, e una varietà di risorse, puoi considerarti un project manager esperto. Sia che tu gestisca un programma, una serie di progetti o un reparto, potrai affinare le tue competenze di leadership e ottenere risultati migliori con questi suggerimenti.
Ecco cinque best practice per i project manager esperti:
- Esamina le relazioni tra i vari progetti: cerca di capire come i progetti sono collegati tra loro e come si rapportano agli obiettivi generali dell'azienda. Ricorda che l'allineamento tra obiettivi del progetto e obiettivi aziendali è strategico ed è ciò che porterà, in ultima analisi, all'integrazione e alla riuscita di un programma o di una serie di progetti.
- Investi in strumenti all'avanguardia: se gestisci un programma o una serie di progetti, avrai bisogno di strumenti potenti e di livello enterprise per archiviare la documentazione, riassumere i dati principali, creare dashboard efficaci, dovrai integrarli con altre applicazioni e fornire la sicurezza necessaria. Per saperne di più su come trovare il giusto strumento di gestione dei progetti, leggi il capitolo 9.
- Migliora il processo di accettazione dei progetti e assegna le giuste priorità: verifica che il team lavori sugli obiettivi giusti con processi definiti per soddisfare nuove richieste e gestirle in base alla priorità. Prendi in considerazione l'adozione di uno strumento che ti consenta di creare facilmente un modulo di accettazione dei progetti e raccogli tutti i dettagli necessari per valutare e dare priorità a ciascuna richiesta.
- Modello di miglioramento continuo: impara continuamente dagli sforzi passati, sia positivi sia negativi, applicando le lezioni apprese dai progetti precedenti e motivando il team a mettere in pratica un miglioramento continuo nelle proprie attività individuali. Continua a formarti sull'argomento e investi in corsi, se disponibili.
- Migliora le tue competenze di gestione delle risorse: man mano che il tuo team e il portfolio di progetti cresce in dimensioni e complessità, la gestione delle risorse diventa molto più critica. Scopri come gestire e usare le capacità, come prevedere la necessità di nuove assunzioni e come gestire le risorse esistenti per ottenere la massima efficienza.
Per saperne di più sui corsi e le certificazioni in gestione dei progetti, consulta il capitolo 8.