Che cos'è la pianificazione della capacità?
La pianificazione della capacità è l'abilità di prendere decisioni informate in base al fatto che ci siano abbastanza risorse disponibili per un progetto. L'obiettivo della pianificazione della capacità è ottimizzare l'erogazione dei servizi e soddisfare gli accordi sul livello di servizio (SLA).
Perché la pianificazione della capacità è importante?
La pianificazione della capacità è importante per la soddisfazione complessiva del cliente. Il processo consente a un'azienda di abbinare la capacità attuale con le esigenze future, poiché l'analisi dei dati sulla capacità assicura che i team siano produttivi e che i progetti non siano in ritardo né superiori al budget previsto.
Richard Gimarc, consulente e autore indipendente specializzato nella gestione delle capacità, condivide l'importanza della pianificazione delle capacità: "Se un'azienda fornisce un servizio ai propri clienti, la pianificazione delle capacità garantisce che questi ultimi ricevano un servizio reattivo e che ci sia una piena comprensione dei costi dell'infrastruttura digitale necessaria per fornire quel livello di servizio."
Vantaggi della pianificazione della capacità
La pianificazione della capacità fornisce trasparenza su ciò su cui il team sta lavorando, sulle competenze e sulla disponibilità. Il vantaggio numero uno della pianificazione delle capacità è che consente ai team di consegnare progetti in tempo e con rispetto del budget.
Di seguito sono riportati i quattro principali vantaggi della pianificazione della capacità:
- Risparmio sui costi: la pianificazione della capacità aiuta a identificare il modo economicamente più efficace per utilizzare le risorse.
- Disponibilità delle risorse: la pianificazione della capacità aiuta le organizzazioni a identificare il modo più efficiente in termini di costi per soddisfare i requisiti delle risorse umane e IT.
- Controllo dell'inventario delle competenze: assicurati che il team possieda le competenze necessarie per realizzare le tue iniziative strategiche.
- Acquisizione di talenti: le decisioni relative al personale basate sui dati permettono di gestire rapidamente le lacune critiche dei talenti.
Gimarc afferma: "In un mondo perfetto, i pianificatori di capacità lavorano con i loro partner commerciali per prevedere l'impatto della domanda aziendale sulla disponibilità e la scalabilità della loro infrastruttura digitale, per determinare quindi il modo più economico per ottimizzare l'erogazione dei servizi e soddisfare gli SLA. La pianificazione della capacità è l'unica fonte di verità per il processo aziendale in questione."
Offre il seguente esempio: "Quanto l'infrastruttura digitale supporta gli SLA e la disponibilità delle applicazioni e come si presenta il futuro in base alla domanda aziendale? Siamo vicini a un punto di rottura dell'infrastruttura digitale, stiamo introducendo nuovi servizi aziendali o continuiamo a lavorare come al solito?"
Quali sono quattro considerazioni chiave per la pianificazione della capacità?
La pianificazione della capacità richiede la collaborazione tra i team di business, applicazioni, IT e strutture. Comunicare attraverso ciascuno di questi silos tende a essere una sfida significativa.
Nel loro documento di ricerca, "The Language of Capacity Planning: Business, Infrastructure, and Facilities", Gimarc e Amy Spellman, ex Global Practice Principal per 451 Research Advisory Services, descrivono i quattro silos chiave da considerare per promuovere la pianificazione delle capacità e discutono dell'importanza del ruolo del capacity planner nella fusione della comunicazione.
"Il pianificatore della capacità di oggi deve lavorare con tutte le aree dell'infrastruttura digitale di un'azienda, che include i proprietari dell'azienda, i team di applicazione, il gruppo di infrastrutture e le strutture. In un certo senso, questa è una buona notizia. Come punto di contatto centrale per la pianificazione e il coordinamento, il pianificatore della capacità è ben posizionato per garantire che ci sia una capacità sufficiente su tutta l'ampiezza e la profondità dell'infrastruttura digitale, in modo da soddisfare la domanda aziendale in modo economicamente vantaggioso."
Come si gestisce la pianificazione della capacità?
La pianificazione della capacità non è un'attività a silos e una tantum: è collettiva e continua. Gli obiettivi aziendali e la visione della crescita futura sono cruciali per la gestione delle capacità. Per avere successo, è necessario misurare costantemente, analizzare i dati e anticipare i piani futuri.
"Il gruppo di pianificazione delle capacità lavora per l'azienda. Prendi in considerazione la possibilità di iniziare con una linea di business direttamente associata ai ricavi, come le vendite", suggerisce Gimarc. "Il modo migliore per gestire la pianificazione delle capacità è concentrarsi su un imprenditore disposto a lavorare con te. Una volta che avrai l'appoggio del proprietario dell'azienda, guarda le metriche e le infrastrutture specifiche di quella linea di business."
Quali sono le fasi coinvolte nella pianificazione della capacità?
La pianificazione della capacità riduce al minimo gli errori costosi. I team possono iniziare misurando la capacità attuale, quindi possono prevedere la domanda, analizzare le lacune e pianificare il futuro.
- Misura la capacità attuale delle risorse: calcola la capacità delle risorse attuali. Per determinare la capacità delle risorse umane, moltiplica il numero di ore in un periodo di lavoro per il numero di risorse e quindi sottrai la quantità di tempo non lavorativo.
- Previsione della domanda prevista: fai una stima istruita sulle esigenze di risorse di ogni progetto. Per prevedere la domanda, alcune aziende si affidano alla domanda passata, ma le soluzioni di analisi predittiva di oggi tengono anche conto di variabili sconosciute che possono avere un impatto significativo sulla domanda.
- Analizza i requisiti di capacità: utilizza le misurazioni iniziali per valutare se disponi delle risorse necessarie per completare il lavoro previsto. Puoi farlo in un foglio di calcolo o in un altro strumento che calcolerà la differenza tra la tua capacità attuale e la domanda prevista.
- Allinea la capacità alla domanda: se il tuo team non è in grado di soddisfare la domanda prevista, utilizza il foglio di calcolo o lo strumento per la pianificazione delle capacità per determinare se più membri del team, con straordinari o lavoro a turni, aiuteranno a portare a termine i progetti.
Utilizza questi modelli di pianificazione della capacità per misurare, prevedere e analizzare la capacità.
Esempio di pianificazione della capacità
La pianificazione delle capacità è una pratica preziosa, indipendentemente dal settore o dalle dimensioni dell'azienda, in quanto aiuta a pianificare le risorse umane, gli strumenti di produzione e le risorse IT. Di seguito è riportato un foglio di lavoro per chi ci si approccia per la prima volta.
Utilizza questo esempio di foglio di lavoro per la pianificazione delle capacità Agile di Nicole Eiche, consulente senior e ingegnere delle soluzioni Agile presso Method, per bilanciare la capacità del team al carico di iterazione e raggiungere velocità ottimali. Eiche suggerisce che il team "conduca la pianificazione dell'iterazione prima di iniziare ogni iterazione in cui si determinano gli obiettivi in base alla quantità di backlog a cui ci si può dedicare."
Quali sono i tipi di pianificazione della capacità?
Un'azienda può utilizzare la pianificazione della capacità per garantire che le risorse critiche siano disponibili per soddisfare le esigenze del progetto. Ecco alcuni tipi comuni di pianificazione della capacità:
- Prodotto: un piano di capacità del prodotto prevede di garantire una disponibilità di prodotti sufficiente per soddisfare i deliverable.
- Forza lavoro/Team: un piano di capacità della forza lavoro efficace può garantire di aver programmato un numero appropriato di membri del team e di ore di lavoro per il progetto.
- Strumento: un piano di capacità dello strumento garantisce di disporre degli strumenti necessari per un progetto.
- Requisiti: la pianificazione dei requisiti di capacità (CRP) aiuta a stabilire, misurare e regolare i limiti o i livelli di capacità.
- Agile:la pianificazione della capacità Agile aiuta i team a determinare il numero di ore disponibili e produttive per uno sprint imminente. I modelli di pianificazione della capacità Agile sono disponibili in questa raccolta.
- IT: la pianificazione della capacità per l'IT consente di bilanciare costi e capacità, per poi fare lo stesso con domanda e offerta.
- ITIL: la pianificazione della capacità per i servizi ITIL ha lo scopo di raggiungere gli obiettivi di livello di servizio concordati secondo il budget e rispettando la scadenza.
- Pianificazione della capacità grezza: la pianificazione della capacità grezza (RCCP) verifica che la capacità sia sufficiente per soddisfare i requisiti del calendario di produzione principale.
Cos'è la pianificazione della capacità nella gestione dei progetti?
La capacità di gestione dei progetti si riferisce alla quantità massima che le risorse possono produrre o realizzare in un determinato periodo di tempo. La pianificazione della capacità nella gestione dei progetti mira ad adattare le risorse per soddisfare la domanda, con l'obiettivo di migliorare la capacità e ridurre al minimo i costi.
Qual è la differenza tra la pianificazione della capacità e la pianificazione delle risorse?
La pianificazione della capacità e delle risorse sono correlate e complementari. La pianificazione della capacità bilancia il futuro bisogno di risorse con la loro capacità. Il processo di pianificazione delle risorse serve ad allocare persone e team per soddisfare le esigenze dei tuoi progetti e programmi.
Per saperne di più, consulta questa guida alla pianificazione delle risorse.
Best practice per la pianificazione della capacità
Le aziende possono trarre vantaggio dalla pianificazione delle capacità, in particolare quando le risorse disponibili spesso non soddisfano le esigenze del lavoro del progetto. Per pianificare in modo adeguato, è necessario prima ottenere una visione della capacità attuale e della domanda futura. Di seguito, gli esperti del settore condividono consigli basati sulle loro esperienze pratiche.
Cindy VanEpps, consulente di Project and Team, suggerisce che la pianificazione delle capacità avvenga in team: "La pianificazione della capacità è molto più che l'aggiunta di stime da parte di ogni membro del team. La combinazione delle stime con la creazione di team ad alte prestazioni che si concentrano sullo stesso prodotto o sullo stesso risultato aiuta il team a collaborare e identificare gli elementi di disturbo."
VanEpps offre una citazione dal libro di Donald G. Reinertsen, The Principles of Product Development Flow: Second Generation Lean Product Development: "Gestire un processo di sviluppo di prodotto con un utilizzo quasi pieno è un disastro economico."
Riguardo a questa dichiarazione, VanEpps afferma: "Reinertsen è corretto; la pianificazione al 100% della capacità è un disastro economico. Il team deve comprendere il lavoro abbastanza da tenere conto della variabilità imposta dall'apprendimento. Lavorando in lotti più piccoli e più gestibili, il team può favorire una potenziale variabilità."
Ulteriori suggerimenti per la pianificazione della capacità includono quanto segue:
- Allineamento aziendale: allinea il lavoro con gli obiettivi aziendali per mantenere l'attenzione dei tuoi team su ciò che conta di più.
- Previsioni di team: affinché la pianificazione basata sui ruoli si aggiunga a un lavoro di squadra significativo, prevedi la domanda totale a livello di team.
- Comprendi la capacità attuale: analizza la capacità attuale per pianificare e sapere se sia possibile soddisfare i requisiti attuali e futuri in modo più accurato.
- Valuta scenari potenziali: la pianificazione degli scenari può comprendere la combinazione più preziosa di investimenti e tipi di lavoro in linea con gli obiettivi strategici della tua organizzazione.
- Considera le distrazioni: tieni presente le distrazioni che si insinuano nella situazione. Un monitoraggio coerente può aiutare i tuoi team a rimanere concentrati sul lavoro critico.
- Anticipa i cambiamenti: aspettati cambiamenti e anticipa le modifiche lungo la linea, spesso dovute a stime imprecise. Potrebbe essere necessario riassegnare periodicamente le risorse per stabilizzare i carichi di lavoro ed evitare e i colli di bottiglia.
- Flusso di pianificazione continua: la pianificazione continua è necessaria perché il cambiamento è inevitabile. Anche la pianificazione della capacità dovrebbe essere un processo proattivo.
- Pianificazione proattiva: rimani proattivo nel ridurre il multitasking, ridurre al minimo le distrazioni e snellire i processi per aumentare la produttività.
Errori da evitare quando si costruisce un piano di capacità
La mancanza di informazioni cronologiche e di approfondimenti aziendali lascia i pianificatori della capacità senza i dati necessari per prendere decisioni intelligenti e la pianificazione avrà esito negativo senza questi dati. Di seguito, gli esperti del settore condividono i loro consigli sugli errori da evitare quando si crea un piano di capacità.
Joao Natalino De Oliveira, presidente regionale e funzionario internazionale di Computer Measurement Group, afferma che il primo errore che nota con le startup è la mancata costruzione di un piano di capacità. "L'85% delle startup fallisce perché non analizza e non pianifica la domanda", afferma. "Le aziende hanno pianificatori di capacità dedicati. All'inizio, queste aziende preferivano lavorare con grandi server farm e sottosistemi di dischi durante i picchi. Dopo diverse interruzioni, hanno adottato la pianificazione delle capacità."
Fa un esempio specifico: "Ho visitato una banca digitale con un gran numero di risorse cloud, ma senza un pianificatore di capacità dedicato. Hanno iniziato a riscontrare costi elevati. Hanno visto un drastico miglioramento con una pianificazione delle capacità che si concentrava su una migliore appropriazione."
Lavorare in silos è un altro errore evitabile. Come afferma Gimarc, "La pianificazione della capacità dovrebbe essere un punto di intersezione per i team di business, applicazioni, IT e strutture. Ignorare i progressi tecnologici è un altro errore. I pianificatori della capacità dovrebbero utilizzare le informazioni di osservabilità piuttosto che dipendere da documentazione ad hoc e diagrammi di flusso obsoleti. Infine, un pianificatore di capacità deve parlare la lingua corretta, traducendo dall'azienda alle applicazioni, alle infrastrutture e alle strutture."
Altri errori da evitare includono quanto segue:
- Non avere dati cronologici: chiedi sempre informazioni cronologiche, non solo i requisiti attuali.
- Non comprendere gli obiettivi aziendali: una solida comprensione delle capacità della tua organizzazione è fondamentale.
- Non comprendere l'impatto del cambiamento: anche i piccoli cambiamenti sono importanti, quindi pianifica attentamente per ridurre al minimo lo stress dei dipendenti.
- Definizione non corretta delle tempistiche e dell'ambito: una solida comprensione delle tempistiche e dell'ambito annulla il rischio di superare tempi e budget.
Strategie di pianificazione della capacità
Le strategie principali per la pianificazione della capacità sono quattro. Scegli un approccio di latenza, anticipo, corrispondenza o dinamico per ottimizzare la capacità.
Ecco come funziona ogni strategia:
- Latenza: aggiunta di capacità solo quando la domanda effettiva è osservabile.
- Anticipo: aggiunta di capacità in previsione di un'elevata domanda di prodotto.
- Corrispondenza: aggiunta di piccole quantità di capacità ai segnali di domanda previsti e al potenziale attuale del mercato del prodotto.
- Dinamico: un approccio basato sulle previsioni di pianificazione della capacità che comporta l'adeguamento della produzione in anticipo.
Pianificazione della capacità nel 2021 e oltre
Avere le giuste risorse a disposizione per prevedere e gestire la domanda dei clienti non è un concetto nuovo. La pianificazione della capacità è più cruciale che mai. Fortunatamente, sono disponibili strumenti di intelligenza artificiale per effettuare fatture precise, organizzare un personale ottimale e pianificare efficacemente per i progetti futuri.
Gli strumenti moderni orientati alla pianificazione delle capacità promettono una maggiore visibilità sui progetti, sulle risorse e sui team, insieme all'efficace definizione delle priorità e alla gestione dei carichi di lavoro. Gimarc non sarebbe sorpreso se si presentasse un nuovo termine per la pianificazione delle capacità: "I termini pianificazione e gestione delle capacità sono stati introdotti oltre 50 anni fa e non sempre raccolgono opinioni positive."
Per quanto riguarda il futuro, De Oliveira afferma: "nel prossimo futuro, la pianificazione delle capacità significherà risparmiare denaro, sopravvivere e vincere nella giungla dell'IT." Si aspetta di vedere più intelligenza artificiale, deep learning e machine learning per automatizzare la pianificazione delle capacità: "La strumentazione delle applicazioni aziendali che si rivolge alla capacità e alla sua pianificazione continuerà a espandersi dall'arena dei mainframe ad altre piattaforme, anche all'edge computing."
Quali strumenti utilizzi nella pianificazione della capacità?
Gli esperti sostengono che non esiste uno strumento standard di riferimento per la pianificazione della capacità. Alcuni considerano la pianificazione delle capacità come una prassi vecchia e obsoleta. Tuttavia, ecco tre strumenti comunemente utilizzati per effettuarla: bacheche Kanban, percorso critico e diagrammi di Gantt.
- Bacheca Kanban: una bacheca Kanban mostra visivamente i progressi e riduce gli sprechi tenendo traccia del flusso di lavoro. Le bacheche Kanban aiutano anche nella pianificazione delle capacità mostrando il numero di attività che un team ha intrapreso.
- Percorso critico: il metodo del percorso critico può determinare la capacità di calcolo necessaria per supportare un servizio o un gruppo di servizi. Lo strumento aiuta ad analizzare le prestazioni e i requisiti di capacità delle applicazioni critiche.
- Diagramma di Gantt: un diagramma di Gantt è un grafico a barre per la programmazione e la pianificazione del progetto che aiuta a delineare le informazioni sulle attività. Collega il diagramma ai fogli di calcolo di Google. Lo strumento preleva i dati e li visualizza per la condivisione delle informazioni, la collaborazione o la discussione con gli altri.
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