Metodi di comunicazione per team remoti
Comunicare con i team remoti richiede una varietà di canali e strumenti, che spesso includono e-mail, messaggistica istantanea, videoconferenza e altri software e app. Per fare ciò in modo efficace, è necessario anche stabilire norme di comunicazione organizzativa su frequenza, canale e tono.
I team remoti utilizzano una combinazione di metodi di comunicazione sincrona e asincrona per collaborare. La comunicazione sincrona si riferisce alla comunicazione tra più parti in tempo reale (con risposte immediate, in modo simile alla conversazione dal vivo). La comunicazione asincrona è una comunicazione non in tempo reale, con risposte intermittenti. È importante trovare il giusto equilibrio tra i due metodi e sviluppare uno stile che sia più appropriato per il proprio lavoro in ogni momento.
Cos’è la comunicazione asincrona?
Qualsiasi comunicazione che non richiede una risposta in tempo reale può essere considerata asincrona, compresi e-mail, bacheche di messaggi, pannelli di controllo e altro ancora. Questo tipo di comunicazione funziona bene per gli annunci dell'azienda o del team, per grandi progetti o per la pianificazione dei prodotti e un certo tipo di feedback, ma è meno ideale per i messaggi che richiedono risposte rapide o una conversazione più sfumata.
Con la comunicazione asincrona, non sei costantemente interrotto da messaggi che necessitano di una risposta immediata. I membri dei team remoti possono scollegarsi e concentrarsi sul lavoro e prendere il tempo di pensare prima di rispondere. Inoltre, la comunicazione asincrona fornisce una registrazione scritta delle informazioni e delle decisioni. Puoi inoltre includere tutte le parti coinvolte, indipendentemente dalle differenze tra fuso orario o calendari personali. Tuttavia, è importante che le organizzazioni impostino orari di lavoro standard e non facciano pressione ai membri del team per rispondere al di fuori di essi.
Per ottenere il massimo dalla tua comunicazione asincrona, imposta le aspettative sui tempi di risposta e rifletti bene quando pianifichi riunioni in tempo reale (giorni della settimana, fusi orari, ecc.). Inoltre, contestualizza chiaramente e adeguatamente le tue esigenze, sia integrando immagini e schermate che facendo riferimento a conversazioni e documentazione correlate, per evitare un'ondata di domande inutili e caotiche.
Per una panoramica di come puoi incorporare strumenti per supportare la comunicazione asincrona, vedi la sezione sugli strumenti per la comunicazione remota qui di seguito.
Cos'è la comunicazione sincrona?
La comunicazione sincrona è qualsiasi comunicazione che avviene in tempo reale, consentendo quindi risposte immediate. In genere, questo tipo di comunicazione si verifica di persona nei luoghi di lavoro. Pensa a: riunioni, passare nell’ufficio di un collega, brainstorming spontaneo e anche un’immersione in società. Altri esempi formali includono ritiri aziendali, revisioni sulle prestazioni o controlli mensili individuali. La comunicazione sincrona è ideale per la socializzazione e la creazione di team, nonché per ragioni di efficienza quando c’è bisogno di una risposta rapida. (Per idee sulle attività di team building, leggere “56 Fun, Easy, and Effective Team Building Exercises for Remote Teams.”)
Nelle impostazioni remote, spesso devi diventare creativo per supportare la comunicazione sincrona. Riunioni e chat in video sono gli approcci più comuni. Puoi anche ospitare eventi social virtuali live, come una festa da ballo o un gioco, per favorire la socializzazione del tuo team. Dovresti pianificare questo tipo di comunicazione e utilizzarlo con rispetto; è più difficile conversare attraverso uno schermo di quanto sia di persona. Inoltre, devi avere un piano in atto per le situazioni di emergenza in cui questi metodi di comunicazione sincrona potrebbero non essere disponibili.
Naturalmente, dovrai trovare un equilibrio tra approcci asincroni e sincroni, in modo da poter comunicare in modo efficace senza sovraccaricare il tuo team.
Sergey Konoplich, COO di Smart IT, offre la sua esperienza. “Lavorare con i clienti con diversi fusi orari ha sempre significato che ci affidiamo a un mix salutare di entrambi [gli approcci]", afferma. “Poiché siamo tutti basati nello stesso Paese, possiamo sicuramente approfittare della comunicazione in tempo reale attraverso [l']azienda Slack o le chat telegram.”
Indipendentemente dalle app che utilizzi, stabilisci norme sul modo di comunicare con il tuo team remoto, così le persone sanno cosa aspettarsi. Sebbene queste linee guida varino in base alla cultura del settore e dell'azienda, il seguente diagramma fornisce una panoramica generale di quando utilizzare i metodi di comunicazione asincrona o sincrona. (Tieni presente che questo suggerimento è destinato ai team remoti; è possibile delineare stili di comunicazione diversi in un'impostazione di ufficio.)
“Definisci fin dall'inizio le linee guida relative al modo in cui i team funzioneranno, soprattutto se sono distribuiti tra diversi fusi orari ", afferma Bryant Galindo, fondatore di CollabsHQ e un mediatore, consulente e formatore che lavora con aziende e startup su larga scala. “[Questo] mette tutti sulla stessa lunghezza d’onda. Devi dire chiaramente se i membri del team lavoreranno fuori orario, chi farà cosa e quale tecnologia supporta [il team] e la gestione dei progetti.”
Detto questo, Konoplich mette in guardia contro le comunicazioni sovraccariche e favorisce il senso di autonomia dei dipendenti. “Abbiamo deciso di non regolare i tempi di risposta e in generale abbiamo visto comportamenti molto diligenti da parte dei membri dei team. Se non metti regole o eccessive, nel lungo termine la cosa funziona", afferma.
Come comunicare con un team remoto
Per comunicare in modo efficace con un team remoto, organizza riunioni regolari, investi in strumenti per supportare la comunicazione e crea ulteriori opportunità per i membri del team di connettersi in assenza di interazione di persona.
Per saperne di più sulla transizione al lavoro da remoto, leggi “Digital Nomads: Setting a Course for Success in Today’s Workforce.”
Oltre a creare linee guida per la comunicazione, stabilisci norme per l'utilizzo di ciascun canale di comunicazione (thread e-mail, messaggistica istantanea, videochiamata, ecc.). È anche possibile creare acronimi per i tipi di risposta consigliati se questo aiuta il tuo team a seguire i processi. Di seguito sono riportati dei suggerimenti generali sull'utilizzo delle diverse forme:
- Thread e-mail: In un contesto di lavoro remoto, l‘e-mail è la scelta migliore per annunci formali e comunicazioni ad alto livello (spesso per team numerosi), ma non per i problemi che richiedono un continuo avanti e indietro. “In generale riserviamo i thread e-mail per annunci ed eventi ufficiali", afferma Konoplich di Smart IT.
Galindo aggiunge che l’e-mail può servire come sistema di documentazione e “ricevute.” Dice: "Usa i thread e-mail per la creazione di tracce cartacee, per stabilire chi sta facendo cosa e quando e [per] qualsiasi feedback che deve essere scritto.” - Messaggistica istantanea/chat: L'IM è un’ottima alternativa per la conversazione leggera o informale di persona, per esigenze individuali o per qualsiasi problema che richiede una risoluzione rapida e veloce. “L'IM è utile per ottenere immediatamente l'attenzione di qualcuno su qualcosa o per contattare una persona riguardo alla sua disponibilità per una questione urgente", afferma Galindo.
Il modo in cui utilizzi la chat può essere un po' più informale del tuo approccio ad altre forme meno informali. Konoplich spiega che in Smart IT, ad esempio, preferiscono discutere le cose in IM man mano che arrivano.”
Chris Gadek, Responsabile crescita e marketing di AdQuick, afferma che la chat a volte è preferibile ad altri strumenti di comunicazione meno leggera. “Mentre ci sono una quantità di app di gestione dei progetti, a volte un messaggio rapido può farti tornare al lavoro più velocemente", commenta. “Utilizza i tuoi social messenger preferiti, ma incorpora anche un'integrazione semplice [con] altre app.” Detto questo, fai attenzione a non essere troppo informale sulla chat; ricorda che è sempre uno spazio di lavoro, quindi mantieni separate le conversazioni personali. - Chiamate telefoniche o solo audio: Sebbene oggi siano meno comuni, le chiamate vocali sono ancora una buona opzione di comunicazione sincrona per team remoti - ma non affidarti unicamente ad esse. “Riservano le chiamate vocali per eventuali discussioni estemporanee ", spiega Konoplich. “Poiché lavoriamo anche con una forza lavoro generalmente giovane, è fondamentale non minacciare le nuove generazioni con le chiamate vocali, che invece preferiscono i messaggi.”
- Videochiamate: In situazioni di lavoro remoto a lungo termine, le videochiamate spesso sostituiscono riunioni standard in presenza, nonché revisioni delle prestazioni o sessioni di sviluppo approfondito dei progetti. Galindo offre i seguenti consigli: “Usa una videochiamata (preferibilmente con la telecamera accesa) quando devi fornire un feedback, per una conversazione sulle prestazioni o un brainstorming in tempo reale.”
Ma Konoplich fa notare che può esserci qualche problema di privacy con le videochiamate. “Con le persone che lavorano da casa, tendiamo a evitare le videochiamate, a meno che non siano per scopi ricreativi", afferma. “È meglio non invadere gli spazi personali, [perché] le persone potrebbero non gradire che tu sbirci nelle loro case.” Per evitare ciò, alcuni strumenti di videoconferenza, come Zoom, consentono di selezionare uno sfondo preimpostato.
Sebbene non sia una serie di regole ferree, l'infografica seguente può guidarti nella scrittura delle tue linee guida su quando utilizzare alcuni tipi di metodi di comunicazione.
Guida rapida per la transizione alla gestione di un team remoto
L'adesione ai metodi generali di cui sopra ti aiuterà a semplificare la comunicazione a distanza, ma il passaggio alla gestione di un team remoto, soprattutto quando devi farlo in modo imprevisto, è difficile. Per facilitare la transizione, abbiamo sviscerato i consigli di esperti ad alto livello in cinque semplici passaggi:
- Stabilisci pratiche di documentazione: Prendi tempo per valutare le pratiche di documentazione attuali e aggiornale per adattarsi meglio alle condizioni del lavoro remoto. Va bene rallentare o mettere in pausa determinati flussi di lavoro in questo periodo; fino a quando non hai messo in atto nuovi processi, il tuo lavoro non sarà comunque efficace.
- Imposta criteri e aspettative chiari: Oltre a rivalutare gli obiettivi e i risultati, imposta politiche (e condividile) riguardo alla comunicazione a distanza, così che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro e possano rispettare i limiti.
- Assicurati che i membri del team dispongano dei giusti strumenti e attrezzature: Tutti i membri del team devono avere i sistemi, le app e le funzionalità tecniche giuste. Metti le cose a posto prima di andare avanti con i progetti.
- Sii flessibile con circostanze estranee: Molte persone si trovano ad affrontare nuovi e rilevanti fattori di stress nella transizione al lavoro da remoto. Sii consapevole di questi fattori e verifica con il tuo team i modi in cui puoi sopportarli meglio.
- Abbi fiducia nei dipendenti: Resisti all'impulso di microgestire il tuo team. Sii fiducioso che i membri del team continueranno a lavorare al meglio delle loro capacità. Concentrati sul collegamento e sul supporto al tuo team, che pensare il peggio e bloccare la produttività effettiva.
Procedure consigliate per comunicare con un team remoto
Inoltre, ecco alcuni suggerimenti per i manager che devono comunicare con un team remoto:
- Sii proattivo e abbi fiducia nei tuoi dipendenti: La comunicazione è fondamentale per creare relazioni, fiducia e rispetto, e per aiutare un dipendente remoto a diventare un lavoratore indefesso. I manager che svolgono controlli a sorpresa possono indurre l'ansia nei loro dipendenti e essere percepiti come micromanager. Coloro che pianificano in anticipo un controllo di routine o concordano con il dipendente di lavorare su una piattaforma di condivisione di documenti (dove il manager può dare un’occhiata ai progressi) ottengono risultati migliori.
- Organizza riunioni individuali con i lavoratori remoti: Per massimizzare i contributi di un membro del team remoto, i manager hanno bisogno di coinvolgere regolarmente e con precisione i propri dipendenti fuori sede, soprattutto se il lavoratore è al 100 percento fuori sede. Un contatto unico per i dipendenti parzialmente fuori sede può assumere la forma di pasti, caffè o riunioni in ufficio, ma è importante mantenere il rapporto.
- Matura solide competenze di comunicazione: La comunicazione è fondamentale, poiché la comunicazione è ritenuta per il 7% contenuto e il 93% non verbale, i manager che lavorano con i team remoti dovranno utilizzare la voce, il telefono, il video e i messaggi appropriati al contesto per collaborare bene con il personale. Usa emoticon e GIF per mostrare emozioni e humor in situazioni di comunicazione virtuale. Scegli il mezzo giusto per il messaggio giusto – le conversazioni importanti avvengono in tempo reale, utilizzano la messaggistica istantanea per risolvere rapidamente le questioni; le e-mail possono essere un mix di messaggi di scambio rapido, così come i sistemi di messaggistica, che consentono ai manager di dare priorità alle attività.
- Fornisci assistenza tecnica: I membri di team remoti hanno ancora bisogno di accedere all'IT e altro supporto tecnico. Assicurati che la tua azienda abbia un sistema per sistemare apparecchiature, software e altri problemi tecnici, in modo che i dipendenti siano supportati e che tu possa ottenere il massimo dai tuoi sforzi di comunicazione.
- Comunica riguardo ai processi: Il lavoro da remoto richiede ancora più chiarezza e precisione nei processi rispetto al lavoro tradizionale co-locato. Non solo è necessario creare processi di flusso di lavoro affidabili, flessibili e semplici, ma anche comunicarli al team, insieme a qualsiasi modifica che si verifica. Condividi subito e spesso gli aggiornamenti dei processi, per evitare eventuali ritardi di lavoro, domande non affrontate o problemi non risolti.
Anche se stabilisci le linee guida generali delle comunicazioni, tieni presente che potresti dover apportare modifiche quando si verificano problemi.
“Sapere quando intensificare la comunicazione si riduce a poche cose", afferma Galindo. “Prima di tutto, se il tono o il contesto [è] facilmente comprensibile, allora prenderai il telefono o effettuerai una chiamata virtuale. E quando la situazione richiede una risposta urgente, come nel caso di un'emergenza, puoi aumentare la priorità della tua comunicazione.”
Per una guida approfondita alla gestione di un team remoto, leggi "Ground Control to Major Tom: The Keys to Effectively Managing Remote Teams.”
Come comunicare all'interno di un team remoto
Essere un buon comunicatore come membro di un team remoto (piuttosto che un manager) è essenziale, e spesso implica fare uno sforzo extra per socializzare e stabilire una comunicazione diversa da quella standard inerente il lavoro.
Ecco cinque modi per amplificare le connessioni con i tuoi colleghi quando si lavora da remoto:
- Visita il distributore dell’acqua virtuale: Al posto delle battibecchi di persona in ufficio e delle chiacchierate informali, incoraggia la socializzazione attorno a un distributore dell'acqua virtuale dove i membri del team possono “incontrarsi.” Lo spazio può essere virtuale, e purché tu non stia violando nessuna misura di sicurezza aziendale, potrebbe anche avvenire sui social media.
“Instagram è stato il nostro migliore distributore dell'acqua virtuale", afferma Konoplich. “Abbiamo sviluppatori e manager che affrontano sfide quotidiane, che sollecitano discussioni tra i membri del team e aiutano a tenere unite le persone.” - Esegui controlli regolari: Questo è un ottimo modo per aiutare le persone a sentirsi connessi di giorno in giorno, mentre in caso contrario il morale potrebbe scendere. I controlli sono meno informali di una chiacchierata al distributore dell'acqua, ma forniscono comunque un modo relativamente chiaro per garantire che i membri del team lavorino bene.
Inna Shevchenko è CMO presso iGMS, un'azienda di software di noleggio a breve termine. Quando lavoriamo da remoto, dice, "Comunichiamo costantemente e facciamo controlli giornalieri per supportarci l'uno all'altro e mantenere vivace lo spirito del team. A parte questo, svolgiamo una serie di riunioni regolari per reparto e aziendale.”
Ma a seconda della natura del tuo lavoro, le chiamate di controllo giornaliere possono essere esagerate. Trova una frequenza che vada bene per il tuo team e prendi in considerazione altri strumenti disponibili. - Tieni sessioni di brainstorming di gruppo: Anche se non sei in un settore creativo, puoi includere i dipendenti in un gruppo di brainstorming più grande per scuotere la monotonia del lavoro remoto isolato, stimolare l’ingegno e mantenere il team motivato. “Teniamo brainstorming a tutti i livelli, sia durante le riunioni dedicate che solo in Slack", afferma Shevchenko. Per saperne di più sulla collaborazione con i team remoti, leggi “How to Maintain Strong Collaboration in a Remote Work Environment.”
- Aggiorna le bacheche delle attività e monitora l'avanzamento dei team: Per gli elementi di lavoro che non richiedono comunicazioni scritte o di verbali, usa bacheche delle attività per tenere il team sulla rotta giusta e monitorare gli obiettivi. Questo strumento può ridurre le comunicazioni sincrone non necessarie e liberare i membri del team per il lavoro effettivo.
Come afferma Konoplich, "Non abbiamo dovuto fare controlli quotidiani, perché utilizziamo uno strumento di monitoraggio delle attività che calcola ore e progressi. ^ Chiunque abbia la giusta autorizzazione può vedere i progressi del proprio team nelle attività e quanto tempo stanno impiegando. In sostanza, possiamo vedere rapporti settimanali". - Incorpora il divertimento nella giornata lavorativa: Anche i team remoti hanno bisogno di divertirsi per produrre un lavoro efficace. Konoplich incoraggia a trovare modi per costruire una pura comunicazione sociale al fine di aumentare il morale.
“Smart IT ha intensificato i suoi sforzi per connettere i membri del team al di fuori del lavoro basandosi su tre tattiche: video-grigliate, tornei settimanali di videogiochi online e avvincenti sfide su Instagram", spiega. "Sono state impiegate non solo per il team building, ma anche per alleviare lo stress e migliorare lo spirito di squadra".
Per ulteriori informazioni sulla creazione di una solida cultura di team remoto, leggi “How to Create a Strong Remote Company Culture that Drives Success.”
Cose da fare e da non fare per lo stile di comunicazione remota
Come membro di un team remoto, avrai responsabilità leggermente diverse da quelle che avresti come dipendente in un team co-locato. Per brillare come giocatore di squadra, prova questi metodi:
- Condividi notizie del settore: Dimostra la condivisione della visione del tuo team e la consapevolezza di quello che succede nel settore.
- Ricorda al team lo scopo condiviso: Questo potrebbe non essere sempre appropriato (in alcuni team, questo è il ruolo del manager), ma può aiutare per la produttività complessiva quando il morale cala.
- Afferma te stesso: Anche come dipendente remoto, hai l'opportunità di assumerti ulteriori responsabilità o addirittura di essere promosso. Fai un passo avanti proprio come faresti in un ufficio.
- Sii sincero riguardo alle tue esigenze: La produttività inizia a diminuire quando i dipendenti remoti non chiedono più tempo per rispettare le scadenze, prendono troppo lavoro o evitano i canali di comunicazione necessari. Sii franco in modo che il tuo manager possa delegare adeguatamente il lavoro (e tenere sotto controllo il carico di lavoro del team). Assicurati di costruire blocchi di tempo ininterrotto per concentrarti su progetti o risultati più grandi.
- Programma le riunioni in modo consapevole: Quando si impostano riunioni remote, in particolare le videochiamate, limita il numero di partecipanti e assegna in anticipo punti di conversazione per semplificare la riunione. Tuttavia, dovresti adottare una politica della porta aperta per le riunioni non private, proprio come potresti fare in un ufficio, in modo che le persone che vogliono essere coinvolte possano prendervi parte. Se le circostanze consentono incontri faccia a faccia intermittenti, programmali in anticipo. Inoltre, prendi in considerazione i fusi orari quando la tua squadra è geograficamente dispersa. Scopri di più su come lavorare in diversi fusi orari leggendo la nostra guida allo sviluppo di software distribuito.
Calloway Cook è il presidente di Illuminate Labs, un'azienda di integratori alimentari con sede nel Massachusetts. "I leader aziendali devono essere consapevoli di come i loro dipendenti remoti sono influenzati dai fusi orari quando si pianificano delle riunioni", afferma. “Se pianifichi sempre le chiamate in team alle 9:00 EST e hai dipendenti che lavorano sulla costa occidentale, stai seriamente mettendo in difficoltà quei dipendenti rispetto a quelli della costa orientale, il che non è giusto e porta ad abbassare il morale del team. Abbiamo un team distribuito in tutti gli Stati Uniti. Cerco di programmare le riunioni a mezzogiorno, in modo da non interferire negativamente con il programma di nessuno".
D'altra parte, gli esperti raccomandano di evitare quanto segue:
- Comunicazione eccessiva: Sebbene il lavoro remoto richieda un ulteriore livello di comunicazione, non inondare i tuoi colleghi di messaggi e informazioni. Questo vale anche per i manager, che sono a rischio di microgestione e di un'eccessiva regolamentazione della comunicazione remota.
Come consiglia Konoplich , “Non tutti sono abituati al lavoro remoto. Non aggiungere ulteriore pressione con regole eccessive. La transizione [al lavoro remoto] dovrebbe essere senza interruzioni, e i dipendenti devono trovare il proprio ritmo con il passare del tempo. Per preservare il ritmo del progresso, mantieni una presenza nei principali canali di comunicazione della tua azienda e conserva le attività di team bonding. Aiutano a superare la tempesta e creano l'atmosfera giusta per un lavoro produttivo". - Fai ipotesi: La mancanza di collegamento personale può ostacolare gli sforzi di comunicazione, dal momento che si perde il linguaggio del corpo e altri significanti non verbali. Sfrutta al meglio la comunicazione scritta (o virtuale di altro tipo) e chiedi sempre, anziché fare ipotesi, quando hai bisogno di chiarimenti.
Grafico delle cose da fare e da non fare per le comunicazioni remote
La tabella seguente fornisce una panoramica ad alto livello delle cose da fare e da non fare nella comunicazione remota, insieme allo spazio per compilare le azioni in corso che il tuo team o organizzazione sta intraprendendo per seguire i consigli.
Scarica il grafico sulle cose da fare e da non fare per le comunicazioni remote
Problemi di comunicazione con un team remoto
Il lavoro remoto spesso fa emergere problemi di comunicazione che potrebbero non sorgere in un ufficio tradizionale, inclusi membri del team disconnessi, solitudine o ridondanza. Poiché il lavoro remoto continua a crescere, è importante mitigare questi problemi con soluzioni creative.
Il sondaggio Owl Labs State of Remote Work 2019 ha riportato che, tra i dipendenti che attualmente hanno un'opzione di lavoro a distanza, il 42% prevede di lavorare da remoto più spesso nei prossimi cinque anni. Sebbene la maggiore disponibilità di strumenti basati su cloud, videoconferenze e altre tecnologie faciliti l'aumento del lavoro remoto, i team dovrebbero anche adottare approcci "morbidi" incentrati sulle persone, per mantenere connessi i membri del team.
Quanto segue spesso si rivela difficile nelle impostazioni di lavoro remoto:
- Costruire relazioni: Quando si lavora in remoto, spesso mancano il contesto emotivo o gli indicatori di tono che potrebbero altrimenti aiutare i colleghi a creare legami. Per aiutare a creare fiducia (e favorire conversazioni spensierate), incoraggia la comunicazione sociale nelle riunioni, non solo la conversazione legata al lavoro. Quest'ultima può sentirsi soffocata e non segue il normale flusso di conversazione.
- Strategia: Per progetti a lungo termine o complessi, può essere difficile promuovere sessioni di pianificazione creativa e generativa in una videochiamata. Il brainstorming in formato libero o gli esercizi di associazione possono aiutare a stimolare l’ingegno.
- Risoluzione di problemi o questioni complesse: Questo vale per problemi situazionali e tecnologici. In effetti, uno studio del 2020 di GetApp sull'impatto delle nuove tecnologie sulla cultura remota ha mostrato che meno della metà dei dipendenti remoti dichiara di aver ricevuto un'adeguata formazione sulla sicurezza in internet. Come accennato, assicurati di avere il supporto necessario per risolvere problemi di sicurezza o IT e fornisci ai tuoi dipendenti remoti le risorse per farlo.
- Rimani aggiornato sui progetti: Secondo il sondaggio del 2015 sui lavoratori remoti collaborativi di CoSo Cloud, più della metà dei dipendenti remoti afferma di sentirsi disconnesso dai dipendenti in ufficio. Questo risultato riguarda non solo le relazioni interpersonali, ma anche la consapevolezza dello stato dei progetti. Riunioni programmate regolarmente possono alleviare questa tensione, ma puoi anche utilizzare strumenti di gestione di progetti o attività che forniscono visibilità sul lavoro in tempo reale, in modo che tutti rimangano aggiornati.
Ma la più grande minaccia complessiva al lavoro remoto è il semplice errore di comunicazione. In effetti, un lavoratore remoto su quattro teme che il proprio stato fuori sede possa causare problemi di comunicazione con i dirigenti o i colleghi. Che si tratti di fraintendere il tono dell'e-mail dell'altro o il livello di priorità di un progetto o di una scadenza, o semplicemente di perdere i segnali non verbali che derivano dalla condivisione dello spazio fisico l'uno con l'altro e dal gesticolare di tanto in tanto, i membri del team remoti sono consapevoli di "non essere là " in qualche modo.
Per scongiurare eventuali problemi tra manager e dipendente, entrambe le parti devono stabilire come desiderano comunicare. La pianificazione di contatti periodici regolari (una chiamata individuale o una chat video) può mantenere la comunicazione fluida e scongiurare potenziali malintesi. Inoltre, manager e dipendenti possono utilizzare la firma e-mail o altre funzioni di stato online per avvisare i colleghi dell'orario d'ufficio o dell'orario d'ufficio modificato temporaneamente, delle date delle ferie o di altre informazioni chiave per fissare le aspettative sulla rapidità con cui riceveranno una risposta. Sebbene le emoticon delle app di messaggistica possano sembrare cose per ragazzi, in alcuni luoghi di lavoro i manager le usano per trasmettere cordialità e leggerezza nelle comunicazioni.
Sfide di comunicazione per la gestione remota del team
Coloro che gestiscono un team remoto devono affrontare una serie distinta di sfide, inclusa quella di instillare la sensazione di un team tradizionale in loco. Puoi migliorare notevolmente il morale e la produttività mantenendo la trasparenza, riducendo la distanza di affinità con le videochiamate e mantenendo aperte le linee di comunicazione.
Konoplich di Smart IT afferma riguardo al lavoro a distanza: “Il morale si riduce al minimo e le persone non sono così proattive da essere parte di una comunità. Spetta al datore di lavoro preparare le basi per una transizione senza interruzioni".
Inoltre, ecco alcuni modi per superare le sfide comuni della comunicazione manageriale:
- Identifica un buon lavoro e trova il modo di celebrare i successi con il team, anche da remoto.
- Oltre a comunicare in modo rispettoso tra fusi orari diversi, sii consapevole delle barriere linguistiche o culturali e sii proattivo nel confrontarti con comunità diverse.
- Promuovi la sinergia creativa includendo il team nel brainstorming e nella strategia (a seconda dei casi), oltre a consentire i momenti di socialità nelle riunioni.
- Esercitati tu stesso con capacità di comunicazione forti e intuitive, sia come modello per i membri del team sia per creare relazioni con loro. Sii consapevole di quando avviare un contatto, quando chiudere una conversazione, delle persone da includere e di quando includerle.
- Resisti all'impulso di microgestire o fare supposizioni sui tuoi dipendenti. Galindo spiega che i manager spesso "[pensano] che se non si vede qualcuno fisicamente, significa che non sta producendo lavoro". Egli osserva che "cercare di microgestire in un ambiente virtuale" è una sfida comune per i manager remoti.
- Assicurati di essere ben addestrato sugli strumenti di squadra. Galindo cita "la dimestichezza dei manager e dei membri del team quando si tratta dell'uso della tecnologia" come indicatore chiave di un successo più ampio.
- Vai oltre con l'onboarding per garantire che i nuovi assunti che si uniscono al team da remoto siano adeguatamente formati e si sentano i benvenuti.
- Pianifica ritiri del team e dell'azienda per riunire tutti nello stesso spazio fisico.
Infine, Gadek di AdQuick afferma: "Gestire un team remoto può essere sia impegnativo che gratificante. In molti modi, può offrire un'innovazione illimitata e una libertà che non può essere vissuta in un ambiente tradizionale, ma i leader devono trovare soluzioni creative a ostacoli che sono propri di una cultura remota".
Strumenti per la comunicazione in team remoto
Come detto, gli strumenti sono essenziali per costruire solide norme di comunicazione remota e, quindi, sono fondamentali per il successo. La maggior parte degli esperti concorda sul fatto che quanto segue, in qualche forma, è essenziale:
- Strumenti del calendario
- Software di collaborazione cloud
- Email e chat (o altre app di messaggistica che guidano la comunicazione)
- Strumenti di gestione dei progetti (app per organizzare progetti condivisi, assegnare compiti, fissare scadenze, ecc.)
- Videoconferenza
- Hub virtuale (per annunci aziendali, feedback e un "distributore dell'acqua") virtuale
Con così tanti strumenti disponibili, può essere difficile identificare quelli che meglio si adattano alle tue esigenze. Ma Galindo sottolinea che prendersi il tempo per farlo ti aiuterà a lungo termine, anche se richiede alcuni tentativi ed errori.
"Proprio come hai dovuto imparare come lavora qualcuno nella vita reale, trovare il software giusto che funziona meglio per il tuo team e gli obiettivi previsti è un processo di sperimentazione", afferma.
Per una discussione approfondita sui principali strumenti di comunicazione e collaborazione remota e su come trovare gli strumenti più adatti alle tue esigenze, leggi “Discover the Remote Collaboration Tools to Fit Your Business Needs.”
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