Cos'è un progetto?
Per progetto si intende una serie di attività che devono essere completate per raggiungere un obiettivo prefissato. Le organizzazioni di tutti i tipi e dimensioni intraprendono progetti che variano per complessità, durata e risorse.
Un progetto è diverso da un processo, definito come una serie di operazioni che producono un determinato risultato, di solito su base ripetitiva e continua.
Al contrario, un progetto ha le seguenti quattro caratteristiche:
- Crea un risultato nuovo e tangibile: l'obiettivo principale di un progetto è creare qualcosa di nuovo, mentre un processo serve a mantenere una funzione o un servizio.
- È limitato nel tempo: un progetto ha sempre una data di inizio e una data di fine prefissate.
- Esiste al di fuori delle normali procedure aziendali: un progetto è un'attività distinta che viene svolta in aggiunta alle operazioni aziendali quotidiane.
- Ha restrizioni: un progetto è limitato da diversi fattori, come il tempo, i costi, le risorse e i risultati. Scopri di più sui tre vincoli della gestione dei progetti più avanti.
Cos'è la gestione dei progetti?
Con il termine gestione dei progetti (PM) si fa riferimento al modo in cui si organizza, supervisiona e completa un progetto e si producono risultati. La corretta gestione dei progetti richiede conoscenze specifiche, competenze, strumenti e tecniche per eseguire efficacemente il progetto all'interno di parametri specifici, come rispetto delle scadenze e del budget.
Sebbene la gestione dei progetti condivida molte caratteristiche con le seguenti pratiche, è importante comprenderne le differenze.
- Gestione delle attività: supervisione del completamento di attività singole, senza necessariamente gestirne il coordinamento.
- Coordinamento del progetto: la gestione quotidiana di attività correlate e qualsiasi organizzazione e comunicazione necessarie per produrre i risultati.
- Gestione dei processi: mentre un progetto ha una conclusione definita, un processo è un'attività ininterrotta e richiede una gestione e un'ottimizzazione continue.
- Gestione dei programmi: la gestione di più progetti che compongono un programma e sono indirizzati al conseguimento di obiettivi strategici. Può includere la gestione delle dipendenze tra i progetti, l'assegnazione delle risorse e l'organizzazione degli sforzi in base alla loro priorità.
I settori di tutti i tipi e dimensioni dipendono dalla gestione dei progetti per offrire risultati efficaci. Allo stesso modo, tutti i reparti all'interno di un'organizzazione possono trarre vantaggio dall'utilizzo di un metodo di gestione dei progetti definito per rimanere organizzati, collaborare in modo più efficiente e aumentare l'efficacia.
Per saperne di più sulle metodologie specifiche di gestione dei progetti, leggi il capitolo 3. Per ulteriori informazioni su come la gestione dei progetti avvantaggia alcuni settori e reparti, leggi il capitolo 7.
Perché la gestione dei progetti è importante?
La gestione dei progetti è molto importante per completare i progetti con la massima efficacia rispettando le scadenze e i vincoli di budget. Una gestione dei progetti efficace aiuta anche a gestire meglio il team di progetto e altre risorse cruciali.
Ma l'importanza della gestione dei progetti va oltre la semplice esecuzione di un progetto. Una gestione dei progetti efficace aiuta l'intera organizzazione a conseguire risultati migliori semplificando i processi, migliorando la collaborazione e riducendo le distrazioni che possono portare a sprechi di tempo, denaro e risorse.
Teoria del triplo vincolo
Nella gestione dei progetti, la teoria del triplo vincolo afferma che tre limiti critici (ambito, tempi e costi) incidono sulla capacità di un team di completare un progetto. I project manager devono controllare questi tre fattori per assicurare la riuscita del progetto.
I tre vincoli sono definiti come segue:
- Ambito: tutte le attività e i processi necessari per raggiungere gli obiettivi del progetto.
- Tempi: le scadenze programmate per portare a termine il progetto.
- Costi: la quantità di denaro che deve essere investito per portare a termine il progetto.
La teoria del triplo vincolo viene chiamata anche Triangolo di ferro o Triangolo della gestione dei progetti. Questa struttura è importante per la riuscita del progetto perché serve a contenere lo scope creep.
Il lavoro del project manager è trovare un equilibrio tra questi tre elementi, aumentando o riducendo i costi, modificando il piano oppure eliminando o aggiungendo i risultati da conseguire, al fine di portare a termine il progetto. Ricorda che tutti e tre i vincoli influiscono l'uno sull'altro, quindi è fondamentale pensare all'effetto di qualsiasi scelta.
La maggior parte dei team trova il triplo vincolo utile in quanto consente al project manager di apportare modifiche informate per gestire le circostanze impreviste.
Gestione del portfolio dei progetti
La gestione del portfolio progetti, o PPM (Project and Portfolio Management), è una strategia che permette di valutare i progetti potenziali e scegliere quali realizzare in base alla loro priorità. Mentre la gestione dei progetti verte sulla riuscita dei progetti, la gestione del portfolio mira a scegliere i progetti giusti al momento giusto nell'ambito di un portfolio più grande.
L'obiettivo della gestione del portfolio è aumentare l'efficienza creando un processo semplificato per valutare ciascun progetto potenziale. Quindi, permette di scegliere i progetti che offrono il maggior valore, hanno il maggiore potenziale di riuscita e sono allineati agli obiettivi aziendali complessivi. Quando implementata correttamente, la gestione del portfolio permette ai team e alle organizzazioni di concentrarsi sui progetti che hanno più valore.
Risorse supplementari
Evoluzione della gestione dei progetti
La moderna gestione dei progetti usa gli strumenti per creare processi affidabili e automatizzare le attività ripetitive. In generale, gli approcci moderni alla gestione dei progetti sono caratterizzati da maggiore flessibilità, collaborazione ed efficienza.
La gestione dei progetti è stata standardizzata agli inizi del XX secolo e si è trasformata di pari passo alla tecnologia e alle prassi di lavoro. Nel 2001, è stata definita la metodologia Agile che ha messo fine alla tradizionale gestione dei progetti con un approccio più flessibile e iterativo allo svolgimento del lavoro. Per ulteriori informazioni sulle diverse metodologie di gestione dei progetti, vedere il capitolo 3.
Recentemente, l'aumento del lavoro a distanza ha poste nuove sfide, e offerto nuove libertà, alla gestione dei progetti. Le modifiche principali includono:
- Aumento della comunicazione asincrona: con minori interazioni in presenza, i team non possono fare affidamento su risposte immediate per portare avanti il lavoro.
- Maggiore variabilità nelle pianificazioni: il lavoro a distanza consente di collegarsi in orari diversi, sia che si tratti di compensare i diversi fusi orari sia che si tratti di conciliare gli impegni personali con gli impegni di lavoro.
- Maggiore uso di strumenti basati sul cloud: questi strumenti forniscono visibilità sullo stato del lavoro e delle attività anche quando le persone non possono incontrarsi fisicamente.
Scoprirai di più sui ruoli, le sfide e le best practice per la moderna gestione dei progetti nel capitolo 6.