La gestione delle risorse è la gestione delle persone: Principi, sistemi e piani

Componente della gestione dei progetti, la gestione delle risorse è un processo volto a utilizzare asset umani e tangibili — finanze, materiali e attrezzature — in modo efficiente, efficace ed economico. Poiché l'obiettivo della gestione delle risorse è di utilizzare il 100% delle risorse, è uno dei processi più difficili da controllare, mantenere e portare a termine con successo. 

La gestione delle risorse è l'arte e la scienza di organizzare risorse finite, comprese le risorse umane, per portare il tuo progetto al termine. È possibile utilizzare documenti Word, fogli di calcolo Excel o software di gestione dei progetti (singolarmente o in combinazione) per gestire ciò che può essere un processo caotico. Indipendentemente dagli strumenti che utilizzi, devi tenere sotto controllo le risorse, dal primo giorno alla data di completamento programmata, per garantire il rispetto di budget e tempistiche.

“Resource management is essential for long- or short-term projects of any kind, because the final deliverable is only as good as the team and assets you’ve assembled. The right team working on the project is fundamental to its success,” says Fiona Remley, business operations and program management expert and VP, Global Agency Delivery Services for Rational Interaction. “The team also needs to know that they are getting the right talent for each deliverable. For example, at our agency, hoping a designer can do illustration is just that: a hope. It isn't going to enable the designer to do the work the team requires. Finding and casting talent is an essential component of the resource manager’s skill set.”

“It’s important to have a clear goal in mind when developing any business process, particularly resource management,” says Alan Zucker, Founding Principal of Project Management Essentials LLC. Zucker applies over 25 years of experience working in Fortune 100 companies, and is a certified Project Management Professional (PMP) and Agile Professional (PMI-ACP).

La gestione delle risorse consiste nel "lavorare a ritroso" rispetto all’obiettivo finale del progetto e nel creare un piano che ottimizzi, il più possibile, tutte le risorse, umane e non. “Come ha detto Stephen Covey, "inizia pensando alla fine"", dice Zucker.

Heather Hunter, Vice President, Project Management at Edelman, develops project management processes, including strategic resource and staff planning, capacity planning, process development and implementation, and billability/utilization reporting management and planning. “Resource and project management involves many different moving parts, but the end goal is to support an excellent client experience for every project that meets budgetary expectations,” she says.

 

I settori che solitamente usano la gestione delle risorse includono la produzione su larga scala, l'edilizia, l'alta tecnologia, il software, la pubblicità, il marketing, la consulenza e i servizi professionali. Nelle aziende più piccole, i membri del team possono raddoppiare o triplicare i compiti per gestire il carico di lavoro, mentre i manager delle grandi aziende possono essere incaricati di coordinare aree specifiche di responsabilità. 

L'elenco seguente include diversi tipi di gestione delle risorse e alcuni modelli per aiutarti a iniziare:

• Gestione delle risorse: I responsabili della gestione delle risorse tracciano la rotta che guida le risorse nei posti giusti, a volte con mesi o anni in anticipo. Solitamente i responsabili delle risorse lavorano in collaborazione con un PMO (project management office) e i suoi responsabili di progetto per valutare i costi, la disponibilità delle risorse e le scadenze mentre si occupano dell'impiego ottimale delle persone nei progetti. In molte organizzazioni, i responsabili di progetto agiscono anche come responsabili delle risorse. Per saperne di più sulla gestione delle risorse su larga scala, leggi "Trasforma il tuo business con la pianificazione delle risorse aziendali.”
• Gestione progetti: I responsabili del progetto controllano le attività e i team per raggiungere gli obiettivi prestabiliti in sequenze e tempi chiaramente definiti. Quando un'organizzazione dispone di PMO, imposta e mantiene gli standard che i responsabili del progetto devono seguire. Spesso gli standard PMO sono allineati alle linee guida sulle best practice del del Project Management Body of Knowledge (PMBOK) del Project Management Institute (PMI). Per strumenti e suggerimenti gratuiti, consulta questerisorse di gestione e soluzioni di marketing.
• Gestione delle risorse umane: Le persone sono la risorsa principale di qualsiasi azienda, e trovare e gestire i membri del team che si adattano è di importanza strategica e tattica. La gestione delle risorse umane si occupa di reclutamento delle risorse umane e seleziona le persone giuste, fornendo un onboarding appropriato e sviluppando valutazioni delle prestazioni e compensi e benefici. La gestione delle risorse umane si occupa anche della motivazione, della sicurezza e del benessere delle risorse umane e del rispetto delle normative sul lavoro. I responsabili delle risorse umane e i team si stanno evolvendo al di là di una posizione tradizionale, orientata ai compiti, verso un ruolo organizzativo più strategico. Per saperne di più, leggi "Gestione delle risorse umane 101: Funzioni, Politiche e Procedure" e "Benvenuto alla Rivoluzione delle Risorse Umane: Gestionestrategica delle risorse umane.”  
• Gestione delle risorse naturali: Si tratta della gestione delle risorse quali terre e suolo, acqua e alberi, in modo che siano disponibili per le generazioni future.
• Gestione finanziaria delle risorse finanziarie: Riguarda qualsiasi cosa relativa al denaro, inclusi i beni (denaro, stock, obbligazioni, ecc.) e debiti (come i prestiti). 
• Gestione delle risorse aziendali: Riguarda la gestione degli asset di un'impresa, come una società o un’organizzazione no profit.
• Gestione dei beni pubblici: Gestione del capitale di un governo, come una città, una contea, uno stato o una nazione. 
• Gestione dei beni digitali: Mantenere l'archiviazione e la sicurezza degli elementi digitali (ad esempio documenti aziendali, media).
• Gestione delle infrastrutture: Riguarda il funzionamento di edifici quali uffici, centri dati, magazzini e ospedali. 
• Gestione dell'infrastruttura: Costruzione, gestione e manutenzione di strutture come strade, ponti, reti elettriche e fognarie.
• Gestione inventario: Mantenere l'inventario di un'azienda per massimizzare il profitto e la soddisfazione dei clienti.
• Gestione dei servizi IT: Supervisione delle risorse e di servizi tecnologici informatici di un'organizzazione, spesso da parte di terzi attraverso un contratto basato su SLA. 

La gestione delle risorse è un processo in evoluzione che richiede un monitoraggio e un adattamento costante in base alla disponibilità delle risorse, alle richieste di progetti diversi e alle modifiche nelle priorità. Le seguenti pratiche possono rendere la gestione delle risorse uno strumento più efficace:

• Creare un pool di risorse centralizzato per facilitare l'assegnazione delle risorse tra i progetti e supportare un approccio comune per stabilire la priorità di progetti e lavori. 
• Tenere traccia dell'assegnazione e della disponibilità delle risorse per l’intera durata di ciascun progetto per massimizzare l'utilizzo delle risorse e prevenire ritardi.
• Tenere traccia non solo delle risorse umane, ma anche delle risorse finanziarie, dell’inventario e delle risorse materiali. 
• Mantenere aggiornate le competenze e i punti di forza di ciascuna risorsa umana in funzione del cambiamento delle competenze, per garantire che queste risorse siano utilizzate efficacemente e per contribuire al livellamento delle risorse.
• Non assegnare risorse in eccesso, in modo da limitare il multi-tasking e il burnout.
• Pianificare la disponibilità di risorse limitate per evitare che vengano eccessivamente impegnate.
• Assegnare le priorità ad attività e progetti, quindi allocare le risorse in modo strategico per supportare i KPI e allinearsi alle esigenze aziendali.
• Stabilire quali risorse scarseggeranno in futuro e pianificarne l’aumento.
• Supportare diversi stili di lavoro all'interno dell'organizzazione per aumentare l'efficienza.
• Assicurarsi che il tempo non legato al progetto sia tracciato per evitare eccessi di risorse e ritardi nel lavoro.
• Mantenere felici e produttive le risorse più preziose.
• Mai dimenticare che le risorse umane sono persone che richiedono un senso di stabilità e sicurezza, compensazione equa in base alle loro prestazioni e opportunità di avanzamento. 

In un articolo di ricerca intitolato "Relazione tra le pratiche di gestione delle risorse umane, la strategia aziendale e i risultati aziendali: L'industria dei servizi cinesi", gli autori Syed Kamran Ajmal, e Khan Mansoor Shaukat formulano le seguenti ipotesi:

• Le pratiche di gestione delle risorse umane sono strettamente collegate alle prestazioni delle società di servizi.
• Esiste un'associazione stretta tra le pratiche delle Risorse umane e le strategie aziendali delle società di servizi.
• L'orientamento strategico è correlato a prestazioni aziendali superiori.
• L’integrazione delle pratiche di gestione delle RU con la strategia aziendale sarà significativamente e positivamente collegata con le prestazioni delle aziende di servizi.

Utilizzando i dati raccolti durante lo studio sulle aziende in Cina, i ricercatori sono stati quindi in grado di mostrare che l'uso di pratiche come l'assegnazione strategica delle risorse, il soddisfacimento delle risorse preziose e l'offerta di opportunità di avanzamento portano a un aumento delle prestazioni organizzative. 

Nel loro libro Centri di valutazione della gestionedelle risorse umane, George C. Thornton III e Deborah E. Rupp delineano le funzioni di alto livello di un solido programma di gestione delle risorse umane. Sebbene il libro sia incentrato sull'utilizzo dei centri di valutazione nel processo, queste categorie si applicano alla gestione delle risorse umane in generale.

• Reclutamento: Cerca persone che possano ricoprire posizioni aperte (sia attuali che future).
• Selezione: Scegli i candidati più qualificati tra quelli assunti.
• Posizionamento: Assegna a ciascun candidato assunto la posizione più adatta alle sue competenze e capacità. 
• Formazione e sviluppo: Offri al personale gli strumenti, le competenze e la formazione di cui ha bisogno per avere successo e avanzare.
• Valutazione dei risultati: Valuta i risultati raggiunti e la competenza delle persone e predisponi un piano per migliorare i punti deboli.
• Sviluppo organizzativo: Apporta modifiche alla struttura organizzativa per migliorare l'efficienza e la produttività.   
• Pianificazione delle risorse umane: Assicurati che ci siano abbastanza persone disponibili in futuro. 
• Promozione e trasferimento: Sposta le persone verso nuove posizioni in base alle loro competenze e alle esigenze dell'organizzazione. 
• Licenziamenti: Il processo di riduzione del personale non è piacevole, ma deve essere preso in considerazione quando forze esterne o modifiche alle priorità portano a un numero eccessivo di dipendenti o a dipendenti le cui competenze non soddisfano più le esigenze dell'organizzazione.

I modelli che seguono aiutano a creare una struttura per monitorare la distribuzione delle risorse. Sarai in grado di visualizzare la disponibilità e l'assegnazione delle risorse, monitorare le istanze di assegnazione complessiva. 

“Monitoriamo l'utilizzo e la fatturazione dei team e le competenze del personale, il che informa le capacità", afferma Hunter. “I nostri team sono principalmente basati sul progetto, quindi gli strumenti che utilizziamo sono importanti nella gestione del nostro utilizzo quotidiano e nel bilanciamento del carico, in modo da tenere la direzione. “Usiamo i dati per determinare i tassi di utilizzo. I partner che si occupano della gestione dei progetti tengono sotto controllo i dati con i rapporti finanziari per garantire che le nostre previsioni di entrate e di utilizzo siano in linea con gli obiettivi.” 

Per gestire le risorse in modo efficace è necessario riunire molti strumenti, tecniche, principi e discipline diversi, che vengono illustrati di seguito.

• Pianificazione delle risorse: Inizia creando un elenco dettagliato di ogni risorsa, umana e non umana, necessaria per completare il progetto. Coinvolgi i membri del team nel processo, poiché alcuni aspetti del progetto potrebbero richiedere risorse che non conosci. È meglio pianificare ogni elemento possibile e non utilizzarlo piuttosto che sottovalutare le proprie esigenze e ritrovarsi a dover pagare un sovrapprezzo all'ultimo minuto. Sotto molti punti di vista, la pianificazione delle risorse è la pianificazione finanziaria. 
• Stima e previsione: La perfezione è quasi impossibile da raggiungere nella gestione delle risorse, ma si dovrebbe comunque puntare ad essa. Una volta chiarite le priorità del progetto, prendi tempo necessario per stimare i programmi e il budget. Considera i progetti portati a termine progetti, anche quelli andati male, per aiutarti a sviluppare stime e previsioni ragionevole. Inoltre, pur dovendo ascoltare il management, le stime e le previsioni dovrebbero essere realistiche e non semplicemente adattarsi agli obiettivi di gestione o a tempistiche irragionevoli. Aggiorna periodicamente le stime per riflettere modifiche quali nuove decisioni, variazioni nelle risorse e l'impatto di tali modifiche sul progetto nel momento in cui si verificano. 

Tenere sotto controllo tutte le parti in movimento di un progetto garantisce il controllo dei tempi, delle attività, dei rischi e delle modifiche. La rappresentazione visiva dei dati in un unico posto facilita la trasparenza e la comunicazione con i membri del team e consente di rispettare le scadenze e i budget approvati.

​ Modello dashboard per la gestione dei progetti - Excel

• Ripartizione delle risorse e priorità: Usa l’elenco originale di pianificazione delle risorse per valutare ogni elemento e assegnare loro una priorità. Spetta a te identificare le gerarchie rilevanti per il tuo progetto e la tua attività. Questo processo di priorità confronta l'urgenza relativa e l'importanza dei requisiti per far fronte alle risorse limitate dei progetti. Un'attenta definizione delle priorità assicura che i requisiti più critici vengano affrontati immediatamente in caso di variazioni di tempo o di budget.
• Matrice di assegnazione di responsabilità: Dopo aver assegnato le priorità alle risorse necessarie, definisci le persone che sono responsabili per il completamento delle attività o del progetto globale con una matrice di assegnazione di responsabilità (RAM). Utilizza la matrice per specificare ruoli e responsabilità per l'intero progetto. Le RAM sono spesso semplici diagrammi RACI (responsible, accountable, consulted and informed). I grafici possono essere creati denominando il singolo o il ruolo. Per saperne di più, consulta "Una Guida completa alla gestione dei progetti per tutto ciò che è RACI.”
• Sovra-assegnazione delle risorse: La sovra-assegnazione significa che un membro del team non può completare l'assegnazione entro i tempi programmati. Ciò può portare a costi straordinari, o nello scenario peggiore, può far deragliare il progetto. L'equilibrio delle risorse è fondamentale, quindi monitora il carico di lavoro del team durante il ciclo di vita del progetto e controlla i carichi di lavoro regolarmente, se non quotidianamente.

L'istogramma delle risorse è una rappresentazione visiva del team di progetto. Vedere lo stato in questo formato aiuta a prevenire la sovra-assegnazione. Se vedi un'area di preoccupazione, intervieni e sposta le attività ad un membro del team con un carico di lavoro più leggero. Questo modello combina un foglio di controllo settimanale con una rappresentazione grafica dello stato delle risorse e della gestione delle risorse. Adatta il modello alle tue esigenze specifiche in termini di risorse umane, forniture, attrezzature o altro. Inserisci dati e l’istogramma verrà creato automaticamente per un'ulteriore analisi. 

​ Modello a istogramma delle risorse - Excel

• Dipendenza delle risorse e pianificazione: La dipendenza delle risorse si riferisce a un'eccessiva dipendenza da un solo team per svolgere il lavoro fondamentale, particolarmente negativo se è una risorsa esterna. La dipendenza delle risorse può portare a backup e scarsità di risorse. È possibile mitigare i problemi distribuendo le attività su più risorse o predisponendo piani di emergenza in caso di indisponibilità delle risorse. Poiché i membri del team lavorano probabilmente su più progetti, è importante considerare tutti i loro progetti per gestire efficacemente le risorse. Per i modelli di pianificazione che forniscono visibilità sulla capacità del team, leggi "Modelli gratuit di pianificazione del lavoro per Word e Excel.”   
• Livellamento o uniformazione delle risorse: Il livellamento delle risorse, noto anche come uniformazione delle risorse, fa parte del gioco di prestigio della gestione delle risorse. Significa essere consapevoli e gestire la disponibilità delle risorse in un singolo progetto o su più progetti. Puoi estendere i tempi di tempo pianificati per attività specifiche, evitare di sovra o sotto-assegnare i membri del team e prevenire il burnout del team. 
• Tasso di utilizzo: Questo numero indica esattamente la percentuale delle risorse tempo di un membro del team in base alla tua assegnazione di tempo. L'obiettivo è quello di lavorare a piena capacità in modo da non perdere tempo (o denaro). Per calcolare il tasso di utilizzo, si considera il numero di ore lavorate da una risorsa rispetto al numero totale di ore disponibili per lavorare. Ad esempio, se un consulente lavora 80 ore su 100 disponibili, ha un tasso di utilizzo dell’80%. Pertanto, potrebbe essere necessario adeguare le ore del consulente, poiché non ha lavorato al 100%. 

Con così tanti elementi da considerare, è utile avere tecniche per avere un maggiore controllo dei progetti. Di seguito sono riportati alcuni strumenti e strategie utili per aiutarti nel processo.

Diagramma a lisca di pesce: Quando le cose vanno male in un progetto, si desidera identificare la radice del problema in modo da poter imparare da esso e lavorare a una soluzione. Per comprendere la causa principale, è possibile utilizzare il diagramma a lisca di pesce (detto anche diagramma Ishikawa) inventato dal dottor Kaoru Ishikawa, esperto giapponese di controllo qualità. 

Questo esercizio aiuta i team a evitare soluzioni che si limitano a risolvere i sintomi di un problema molto più grande. Può essere utilizzato se il processo per tentativi ed errori richiede troppo tempo, se il problema è molto complicato, se si desidera comprendere le cause principali o se ci sono molte possibili cause per un problema. Uno dei vantaggi dell'utilizzo di un diagramma a lisca di pesce è il layout visivo, che rende facile la compilazione e la visualizzazione delle informazioni e l’osservazione delle relazioni tra diversi elementi. 

​ Modello di diagramma a spina di pesce - Excel

Complessità, flessibilità e pianificazione per le incognite: Remley afferma che la gestione delle incognite è la norma nella gestione delle risorse e che i manager devono essere flessibili e in grado di affrontare le complessità.

“Ad esempio, nonostante i migliori sforzi del team dei servizi clienti, non è possibile coprire tutte le consegne per un ingaggio di sei o 12 mesi. Anche se il piano di assunzione del personale è parte integrante del contratto, non possiamo essere certi che si tratti delle risorse giuste fino all'inizio del lavoro.", afferma. “Abbiamo stabilito che all'inizio avremmo impiegato il 50% dei ruoli, con un ulteriore 25% di ruoli aggiunti man mano che il lavoro aumentava. Il 25% finale del budget del piano del personale è sempre riservato a personale contingente o a talenti con competenze uniche che vengono acquistati solo per la durata del progetto.”  

Gestione dei rischi: “La gestione delle risorse comporta un elemento ad alto rischio poiché si tratta di un problema che le agenzie affrontano ogni giorno", afferma Remley. “Le risorse vengono "prese in prestito" dai team esistenti per lavorare su nuovi progetti, progetti ad alta visibilità e nuove attività, e il manager delle risorse è costretto a "riformulare" i team. Ci sono molte trattative tra i team per gli stessi talenti e il responsabile delle risorse è fondamentale per esse. Spesso i responsabili del servizio clienti devono partecipare a queste negoziazioni, in quanto potrebbe essere necessario modificare le date di consegna per consentire ai talenti di spostarsi da una commissione all'altra.”

Gestione del cambiamento: Un progetto può portare a un cambiamento nel luogo di lavoro. Ogni punto di riferimento deve essere valutato per gli impatti positivi e negativi sul progetto stesso e sull'ambiente di lavoro in generale. Misurare e monitorare gli impatti e segnalarli agli sponsor del progetto e ai membri del team. I responsabili delle risorse hanno anche un ruolo del cambiamento organizzativo, poiché le aziende continuano a innovare i processi e i sistemi, i ruoli e le responsabilità del personale e a incorporare la tecnologia per una maggiore efficienza. 

KPI nella gestione delle risorse: “Una volta che l'obiettivo è ben compreso, possiamo iniziare a sviluppare processi per raggiungere l'obiettivo", afferma Zucker. “Durante l'ideazione dei processi, dovremmo chiederci: "In che modo questo passaggio o processo genera valore?". È importante chiedersi se i parametri forniscono informazioni utilizzabili. ‘Questi parametri o KPI incoraggiano i comportamenti che si allineano effettivamente all'obiettivo strategico?’” 

Secondo Zucker, le organizzazioni di gestione delle risorse spesso creano parametri che incentivano i comportamenti sbagliati. “Ad esempio, stabiliscono l'obiettivo di destinare completamente le risorse al lavoro di progetto per l'anno in corso.", afferma Zucker. “La maggior parte dei progetti può durare solo tre o quattro mesi, quindi i responsabili delle risorse conoscono l’incarico in corso e il prossimo incarico programmato. Ma non sanno su cosa lavoreranno le persone del progetto fra otto o nove mesi. Per apparire conformi agli obiettivi dell'organizzazione, possono assegnare le persone a progetti fantasma solo per assicurarsi che non vengano licenziate o riassegnate".

Remley è interessato al personale. “I KPI per la gestione delle risorse differiscono in base al tipo di impegno. Per i progetti su larga scala, si tratta di verificare l'utilizzo del team incaricato, per assicurarsi che fornisca le prestazioni concordate", afferma. “L'accuratezza nel reporting sull'utilizzo può essere un KPI. Al contrario, se il team gestisce più progetti individuali, i KPI possono essere incentrati sul controllo dei costi del personale contingente. Una gestione efficace delle risorse riguarda la conoscenza dei diversi tipi di team richiesti e nell'assegnare i set di competenze a tali team. Quando si ricorre a personale contingente, si tratta di trovare il talento giusto al prezzo giusto in modo che l'agenzia possa rispettare le sue promesse e restare nei margini di profitto. Se il personale contingente fattura 150 dollari l'ora e voi siete in grado di addebitare al vostro cliente solo quella cifra, il talento sta effettivamente lavorando a profitto zero, il che non è ottimale".

Soft skill e motivazione del personale: La maggior parte delle 'risorse' sono le persone, e le persone sono in ultima analisi responsabili del successo di un progetto. “I responsabili delle risorse e dei progetti devono essere abili negoziatori, in quanto si muovono tra più team di gestione del progetto che (ovviamente) considerano ciascuno il proprio progetto come la massima priorità", afferma Remley. “Il manager deve bilanciare le esigenze (spesso in conflitto) di ogni team e progetto e tracciare una rotta. A volte il successo si presenta come un'uguale seccatura per tutti, in quanto i propri progetti possono essere privati di priorità per realizzare tutto ciò che deve essere completato.”  

Hunter è d'accordo. Dice: "I responsabili della gestione delle risorse devono essere pragmatici empatici. Le pressioni provengono da tutti i lati e le priorità concorrenti spesso richiedono al responsabile delle risorse di liberarsi dai vincoli emotivi per prendere la decisione migliore per il lavoro, il cliente e l'organizzazione.”

Applicazione Agile: Sostenitore di Agile, Zucker ritiene che la metodologia sia uno strumento di gestione ottimale delle risorse per progetti tecnici e non tecnici perché valorizza le persone. “I valori di Agili sono la creazione di team interfunzionali e responsabilizzati. I team sono tenuti insieme in modo che possano diventare altamente performanti", afferma Zucker. “Il lavoro viene classificato in base alle priorità e il team lavora sugli arretrati del prodotto partendo dagli elementi di maggior valore. In questo modello il team è definito. Il tasso di esecuzione mensile è noto e costante. Ciò semplifica molto la pianificazione e la stima delle risorse nella gestione dei progetti Agile. È il numero di persone per la loro tariffa mensile. Il team rimane invariato finché c’è lavoro da svolgere.”

“Non ho trucchi, solo anni di esperienza e il desiderio di sviluppare un piano realistico e fornire il giusto mix di personale, sia in termini di livelli che di competenze, per portare a termine il lavoro", afferma Hunter. “I piani di gestione delle risorse e dei progetti devono essere accettati da tutte le parti interessate, quindi ritengo che sia fondamentale verificarli con le persone responsabili.” 

Hunter ha trovato ciò che funziona per il suo PMO. “Abbiamo un processo collaudato e ripetibile che include Smartsheet come strumento principale per il bilanciamento del carico giornaliero. Smartsheet consente ai team di sfruttare una soluzione basata sul web che è facile da utilizzare e mantiene tutti informati sul loro carico di lavoro. Utilizziamo strumenti come Smartsheet per confrontare i lavori pianificati (assegnazioni) rispetto agli impegni previsti per garantire che i team siano adeguatamente pianificati.” 

Per Remley, è tutta una questione di persone. “I principi chiave della definizione di un piano delle risorse o dei talenti consistono nell'analizzare tutti gli elementi del piano del programma e nell'assicurarsi che il team sia in grado di realizzare il piano stesso. Hai bisogno del personale ausiliario? Set di competenze chiave che non sono disponibili in casa? Sarebbe saggio esternalizzare alcuni dei progetti? Devi conoscere tutti le richieste per assicurarti di avere le competenze di cui hai bisogno. Se la campagna di marketing dispone di un sito Web temporaneo, richiede l'UX? Il vostro contenuto di punta è un video? E chi può fare le storyboard necessarie per vendere il concetto al cliente? Questo è ciò che comporta l'efficace gestione delle risorse: pensare a tutti gli elementi e analizzarli rispetto alle competenze del team interno.” Quanto agli strumenti, afferma: "Utilizziamo una combinazione di MS Project per i piani di progetto, 10,000Ft per registrare gli utilizzi e Power Bi per monitorare i costi rispetto ai progetti.”

Esistono molti tipi di strumenti e sistemi per aiutare i singoli e i team con i molteplici aspetti della gestione delle risorse, dall’ideazione al completamento. Puoi creare il tuo con Excel o scegliere tra centinaia di programmi disponibili, dalle soluzioni online gratuiti ai prodotti aziendali complessi. Questi sistemi sono progettati per monitorare lo sviluppo di progetti a lungo termine fornendo a manager e altri membri del team un punto di accesso unico per tutte le informazioni rilevanti. 

Un software di prim'ordine comprende tutte le operazioni di pianificazione, budgeting, fatturazione, gestione dell'inventario, assegnazione delle risorse umane, gestione delle attività (compresa l'assegnazione e il monitoraggio delle attività da completare) e la condivisione dei file. L'obiettivo principale è quello di aumentare l'efficienza aziendale fornendo maggiore visibilità sul progetto dall'inizio per ogni membro del team. 

10,000ft di Smartsheet è un potente software di gestione delle risorse che aiuta a gestire tutte le persone, i dati e la logistica dei progetti. Con 10,000ft, puoi creare più facilmente il miglior team per un progetto, tenere traccia delle pianificazioni e dei budget dei progetti e ottenere con fiducia previsioni accurate sull'azienda. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Guarda una demo gratuita per vedere 10,000ft in azione.