Ruoli e responsabilità
Sebbene ogni progetto possa richiedere una serie unica di competenze, la maggior parte dei team di progetto è composta da alcuni ruoli simili. In questa sezione definiamo i ruoli e le responsabilità principali di un team di progetto.
Cosa fa un project manager?
Il project manager è responsabile di ogni aspetto del progetto, dalla pianificazione ed esecuzione alla consegna e documentazione finali. Il project manager deve conoscere a fondo gli obiettivi, i vincoli, i rischi e le risorse.
Le cinque responsabilità principali di un project manager includono:
- Creare il piano di progetto: il project manager è responsabile della suddivisione del progetto in attività specifiche, dell'assegnazione delle attività ai membri del team competenti e della creazione di un calendario di scadenze ragionevole.
- Creare un team di progetto forte: il project manager valuta le competenze necessarie per ogni progetto, quindi crea un team in grado di realizzare il progetto al meglio. A seconda del progetto, potrebbe avere bisogno di cercare le persone in aree funzionali diverse.
- Supervisionare il progetto per tutta l'esecuzione: la fase di "gestione" vera e propria. Il project manager supervisiona l'esecuzione del progetto e monitora le prestazioni, adattando il calendario delle scadenze o il budget secondo necessità.
- Agire da intermediario tra il team di progetto e gli stakeholder: il project manager riferisce agli stakeholder coinvolti i progressi fatti nell'esecuzione del progetto e ne gestisce le aspettative. Scopri di più su come mediare tra il team di progetto e gli stakeholder principali.
- Gestire la documentazione del progetto: il project manager è responsabile della documentazione di ogni fase del progetto, inclusi tutti i documenti rilevanti sulla pianificazione, le versioni accurate di ciascun risultato finale, tutte le relative comunicazioni e le lezioni apprese a progetto completato. Ciò è importante per organizzare il progetto corrente e può servire anche come riferimento storico per i progetti futuri.
In genere, un buon project manager possiede le seguenti cinque caratteristiche:
- Una visione chiara: in tutti i progetti si incontrano inevitabilmente degli ostacoli, il project manager deve quindi avere una comprensione chiara degli obiettivi del progetto per non lasciarsi sviare. Inoltre, il project manager deve capire come il progetto si inserisce negli obiettivi generali dell'azienda, in modo da assegnare la priorità alle attività e alle risorse di conseguenza.
- Competenze di comunicazione eccellenti: un project manager deve essere un bravo comunicatore per fornire indicazioni chiare e trasmettere informazioni in modo efficiente ai team e alle parti interessate esterne.
- Mentalità orientata alla collaborazione: i leader forti sanno come delegare. Un project manager deve avere fiducia nei membri del team, concedere loro sufficiente autonomia nello svolgimento delle attività e saper negoziare una soluzione efficace in caso di interessi contrastanti.
- Elevato livello di organizzazione: i project manager devono destreggiarsi tra persone, scadenze e budget. Con così tanti elementi mutevoli, è fondamentale essere organizzati.
- Integrità: soprattutto, un project manager deve ispirare fiducia a tutti i membri del team e agli stakeholder. Per ottenere questa fiducia, deve essere sempre trasparente e affidabile per tutto il ciclo di vita del progetto.
Avere un project manager affidabile e organizzato è fondamentale per la riuscita dei progetti. Per saperne di più su come diventare un project manager e ottenere le certificazioni disponibili, leggi il capitolo 8.
Membri del team di progetto
Il team di progetto è il gruppo di individui che lavorano insieme per realizzare il progetto e hanno il giusto mix di competenze.
Un team interfunzionale è un team composto da persone provenienti da diversi reparti dell'azienda, con conoscenze funzionali diverse. Ad esempio, il progetto per il lancio di un sito web può richiedere un team interfunzionale che includa membri dei team di marketing, delle vendite, della progettazione e dello sviluppo web.
Quando scegli i membri di un team, considera gli obiettivi del progetto, le competenze necessarie per soddisfarli, le capacità delle risorse, i vincoli di calendario e di budget e gli stili di lavoro di ciascuno.
Matrice RACI
La matrice RACI è uno strumento utilizzato per assegnare i ruoli ai membri di un team di progetto. Utilizza la matrice come guida per identificare chi è responsabile delle singole attività (Responsible), chi è responsabile della realizzazione finale del progetto (Accountable), chi deve essere consultato (Consulted) e chi deve rimanere sempre informato (Informed).
È possibile utilizzare una matrice RACI per assegnare il ruolo a ciascun membro del team per singola attività o per l'intero progetto. Per scoprire di più sul modello RACI, consulta la nostra guida sulla matrice RACI.
Come mediare tra il team di progetto e gli stakeholder
Per gestire efficacemente gli interessi in conflitto dei membri del team e degli stakeholder, collabora con loro per stabilire le priorità dei requisiti in base alla risorse e alla capacità del team e comunica in modo costante e trasparente per tutta la durata del progetto.
Di seguito troverai alcuni suggerimenti sulla gestione del team e sulla gestione degli stakeholder, trattati come argomenti separati.
Gestione del team e delle risorse
Per gestire meglio il tuo team e le risorse, inizia individuando le esigenze e la capacità dei membri del team e cercando di capire come tali competenze e risorse possono essere distribuite al meglio per realizzare il progetto.
Ecco alcuni suggerimenti per una gestione del team efficace:
- Assumi le persone giuste: per ottenere risultati devi avere le persone giuste. Prendi in considerazione non solo le competenze necessarie, ma anche le personalità, lo stile di lavoro e l'affidabilità dei potenziali membri del team, e scegli di conseguenza.
- Comunica: come già accennato, la comunicazione è una competenza critica per un project manager. Il team si rivolgerà a te come a una guida, sii quindi proattivo e chiaro nel fornire alle persone informazioni aggiornate.
- Definisci e incoraggia un modello di collaborazione: una mentalità a compartimenti stagni uccide la produttività e la creatività. Mostra al tuo team l'importanza della collaborazione e del lavoro interfunzionale creando tu stesso dei modelli e incoraggia le persone a collaborare per essere più efficienti.
- Scopri come delegare: molti project manager al loro primo incarico cercano di fare tutto da soli. Un buon leader ha fiducia nei membri del proprio team e li motiva e li supporta per tutto il percorso.
- Fornisci feedback significativi: uno dei modi migliori per rafforzare il tuo team è fornire feedback costruttivi. In questo modo le persone crescono singolarmente e aumentano le probabilità di successo in futuro.
Gestione degli stakeholder
Uno stakeholder è una terza parte che ha un interesse legittimo nella riuscita del progetto. Gli stakeholder possono essere interni all'azienda (un dirigente aziendale) o esterni (un investitore o un cliente) e devono essere informati dei progressi del progetto.
La gestione degli stakeholder può essere difficile, poiché potrebbero avere nuove o mutevoli richieste per quanto riguarda i tempi, i costi o i risultati finali. Per assicurare la riuscita del progetto per tutte le parti coinvolte, segui questi suggerimenti utili:
- Comunica in modo tempestivo: la fiducia è la caratteristica più importante nel rapporto con gli stakeholder. Inizia con il piede giusto coinvolgendo gli stakeholder in modo tempestivo, in modo che tutte le parti coinvolte si sentono ascoltate.
- Stabilisci una frequenza regolare per le comunicazioni: per mantenere la fiducia degli stakeholder e l'indipendenza del team di progetto, definisci un calendario di comunicazioni coerenti per mantenere tutti i soggetti informati e assicurare che i progetti vadano avanti.
- Prediligi la trasparenza per tutto il ciclo di vita del progetto: mantieni informati gli stakeholder coinvolti sui progressi del progetto, soprattutto durante eventi imprevisti o modifiche alla programmazione, al budget o ai risultati finali. Senza questo livello di trasparenza, gli stakeholder possono perdere fiducia nella tua capacità di portare a termine il progetto.
- Prediligi la flessibilità senza dimenticare i vincoli del progetto: a volte, gli stakeholder pongono nuove richieste a progetto iniziato. Un bravo project manager sarà aperto ai cambiamenti, ma sarà anche in grado di stabilire dei limiti su cosa e quanto può essere modificato. Chiarire quindi agli stakeholder con il debito anticipo che qualsiasi modifica all'ambito del progetto avrà ripercussioni sul budget e sulle scadenze.
- Dai priorità agli incontri a tu per tu: nel moderno ambiente di lavoro, le conversazioni con gli stakeholder sono spesso virtuali. Anche se i feedback scritti e le altre documentazioni sono utili, cerca di incontrare regolarmente gli stakeholder a tu per tu, in riunioni video o in presenza.
Importanza della collaborazione efficace
Nella gestione dei progetti, la collaborazione è fondamentale per due motivi principali: migliora la produttività e promuove l'innovazione. I team che collaborano ottengono risultati migliori e in tempi brevi e sviluppano prodotti, soluzioni e servizi più creativi e innovativi.
A differenza del lavoro di squadra, la collaborazione coinvolge persone che hanno competenze e conoscenze diverse e che le impiegano per raggiungere un risultato. La collaborazione è necessaria in particolare nei team interfunzionali, composti da persone esperte in aree diverse che devono quindi lavorare insieme per realizzare il progetto.
Tuttavia, collaborare non vuol dire solo combinare competenze diverse. Aiuta anche a definire processi più snelli, ad accelerare la consegna e a fornire assistenza su attività complesse o lunghe. Quando il project manager chiede l'aiuto di tutti i team, quelli che sono stati più collaborativi si sentiranno più motivati a intervenire e si impegneranno per raggiungere l'obiettivo.
Per saperne di più, leggi la nostra guida approfondita al lavoro di squadra e alla collaborazione.
Diffusione delle modalità di collaborazione a distanza
Il termine collaborazione a distanza si riferisce ai processi, alle pratiche e agli strumenti che un team implementa per lavorare insieme a un progetto anche da sedi geograficamente distanti. Negli ultimi anni, molte aziende hanno dovuto organizzare una forza lavoro distribuita e una collaborazione a distanza efficace è diventata parte integrante della riuscita di un progetto.
Per saperne di più, leggi il nostro articolo su come organizzare una collaborazione a distanza efficace.
Best practice per la collaborazione a distanza
Per una collaborazione a distanza efficace, occorre creare processi e implementare strumenti che supportino team distribuiti. Definisci i flussi di lavoro per ambienti remoti e le norme di comunicazione per assicurare che tutti si sentano supportati e siano sempre informati.
Ecco alcune best practice per la collaborazione a distanza:
- Preferisci i video alle e-mail: anche se nulla può sostituire le conversazioni in presenza, ai fini della collaborazione le videochiamate offrono prestazioni migliori delle e-mail e di altre app di messaggistica. Preferisci riunioni di brainstorming in presenza, riunioni di check-in e chiamate per i resoconti.
- Bilancia le ore di lavoro con le riunioni: se le riunioni video devono sostituire un'enorme mole di corrispondenza via e-mail, assicurati di non appesantire il tuo team con troppe riunioni. Bilancia le ore di lavoro con le riunioni, in modo da permettere ai membri del team di svolgere le attività a loro assegnate in completa autonomia.
- Sii proattivo con le nuove persone: senza una sede centrale, è difficile incontrare e collaborare con nuove persone. Pianifica videochiamate con altri team per rimanere in contatto e individuare le opportunità di creare team di lavoro interfunzionali.
- Definisci gli orari di lavoro: puoi contrastare i sentimenti di isolamento e esaurimento nervoso definendo "orari di lavoro" ben precisi, quando sai che tutti i membri del team sono disponibili e collegati. Ciò aiuta a mantenere un senso di struttura, stimolare la comunicazione tra i team e attenuare la sensazione di "essere sempre collegati" che si ha quando si lavora da casa.
- Organizza eventi virtuali di team building: non sottovalutare il valore di eventi divertenti e non legati al lavoro, anche per i team remoti. Pianifica pranzi virtuali con i membri del team, eventi di happy hour o altre attività di gruppo tramite videochiamate per aumentare il morale e far sentire le persone coinvolte.
Troverai tutto ciò che devi sapere sulla gestione di un team remoto nel nostro articolo. Per saperne di più sugli strumenti e i software di gestione dei progetti, leggi il capitolo 9.