I quattro tipi di assegnazione
RACI prevede quattro tipi di assegnazione: responsible, accountable, consulted e informed. I ruoli Responsible (Responsabile) producono i deliverable; I ruoli Accountable (Responsabile dell’approvazione dell’attività) controllano i deliverable; I ruoli Consulted (Persona consultata) danno consigli sui compiti; e i ruoli Informed (Persona informata) sono tenuti informati durante questi processi.
- Responsabile: Questi ruoli sono responsabili dell’esecuzione del lavoro o del deliverable. Ad esempio, se il ruolo di responsabilità è quello di un technical writer, questa persona può essere responsabile della scrittura di file di aiuto online. Uno sviluppatore di software non scriverebbe i file di aiuto, ma potrebbe incorporarli nel prodotto, il che sarebbe definito come un compito diverso.
- Responsabile dell’approvazione dell’attività: Questo tipo di ruolo è responsabile di supervisionare e approvare il del completamento del lavoro. Per riprendere l'esempio precedente di un redattore tecnico che sviluppa una guida in linea e di uno sviluppatore di software che incorpora i file della guida, un product manager potrebbe essere responsabile di garantire che i file vengano inseriti nel prodotto.
- Persona consultata: Si tratta di un soggetto che deve essere consultato in presenza di problematiche particolari. Ad esempio, un team può consultare uno Scrum Master come esperto in materia (SME). Considera con attenzione i consulenti, perché avere troppe persone in questo ruolo può allungare i tempi del compito e aumentare il rischio di scarso rendimento.
- Persona informata: deve essere costantemente informata in quanto ha interesse che il progetto sia eseguito e portato a termine. La rappresentazione di questo ruolo aiuta a illustrare le dipendenze tra le attività e garantisce anche la trasparenza dello stato delle attività. Può essere difficile identificare coloro che devono essere informati, quindi consultate i vari ruoli per determinare chi ha bisogno di aggiornamenti sullo stato. Ad esempio, il responsabile delle vendite può richiedere aggiornamenti sullo stato di avanzamento perché un cliente ha un interesse particolare nello sviluppo di una funzione.
Quando usare il RACI
Il modello RACI è uno strumento utile per la gestione generale dei progetti. Utilizza una matrice RACI quando i processi si bloccano a causa della confusione dei ruoli o quando l'autorità dei ruoli non è chiaramente delineata. Di seguito abbiamo illustrato alcuni casi d'uso comuni del RACI:
- Se il processo di approvazione è impantanato, la causa potrebbe essere la confusione dei ruoli.
- Se le decisioni vengono annullate spesso e in modo apparentemente arbitrario, anche questa è una situazione che può trarre vantaggio dal chiarimento dei ruoli.
- Un'altra situazione che si verifica di frequente è che molte persone eseguono gli stessi compiti di analisi. Quando i compiti non vengono portati a termine, è possibile che nessuno sappia chi dovrebbe svolgerli.
- Quando l'autorità di eseguire i compiti non è compresa, potrebbe essere il momento di definire ruoli e compiti, responsabilità e autorità.
Eliminare questo tipo di confusione e chiarire ruoli e compiti è la funzione principale di una matrice RACI.
Il RACI è uno dei modelli più diffusi, ma esistono diverse alternative, tra cui:
- PACSI - Utilizzato in situazioni in cui più parti interessate possono rivedere e porre il veto sul lavoro di un singolo responsabile. I ruoli comprendono Performed, Accountable, Control, Suggested e Informed.
- RAPID - Creato da Bain & Company per chiarire l’accountability delle decisioni attraverso una chiara delimitazione dei ruoli e delle responsabilità. I ruoli sono Recommend, Agree, Perform, Input e Decide.
Il valore di RACI
L'implementazione di un modello RACI ti aiuta a coinvolgere nei vostri progetti le persone più qualificate. I project manager possono utilizzare RACI per sviluppare rapidamente grafici che forniscano chiarezza al team. I principali vantaggi del modello RACI sono i seguenti:
- Eliminare la confusione dei ruoli.
- Evitare che le risorse vengano assegnate in eccesso a un progetto e in difetto a un altro.
- Definire chiaramente i ruoli a tutte le persone che li ricoprono (la chiara comprensione delle aspettative è fondamentale per un progetto senza intoppi e riduce la necessità di risolvere i conflitti in seguito).
- Assicurarsi che nessun compito venga trascurato nell'assegnazione delle risorse.
- Fornendo un modo rapido ed efficiente per riallocare le risorse in caso di turnover. I nuovi assunti possono identificare rapidamente il loro ruolo in un progetto e i ruoli di coloro con cui devono interagire.
Infine, poiché alla categoria Persona informata viene attribuito lo stesso peso, la matrice RACI incoraggia la comunicazione tra i ruoli. La comunicazione è la chiave per comprendere chiaramente le aspettative, e quindi per un progetto senza intoppi.
Matrici RACI
Una matrice RACI è una raccolta di tutte le attività del progetto assegnate alle persone o ai ruoli responsabili di ciascuna. La matrice deve includere tutti gli elementi del progetto, tra cui pianificazione, test, progettazione e supporto.
Per creare una matrice RACI, considera i seguenti passaggi:
- Decidere come tracciare la matrice: È possibile utilizzare diversi strumenti o modelli, tra cui un foglio di calcolo, una lavagna o una soluzione software.
- Identificare i compiti o i risultati del progetto: Incontro con le principali parti interessate per sviluppare un elenco di compiti del progetto. Per questa discussione, i compiti comprendono attività necessarie, come riunioni o eventi, e risultati tangibili, come caratteristiche o prodotti. Tracciare i compiti sull'asse X o Y della matrice.
Ad esempio, se si sta tracciando il grafico di un progetto software sviluppato in modalità Agile, la riunione dimostrativa dello sprint può essere un'attività obbligatoria e deve essere inclusa nella matrice come compito. Non dimenticare di aggiungere la manutenzione della matrice RACI come compito a sé stante. Il project manager di solito gestisce la matrice RACI. - Identificare i ruoli del progetto: I ruoli del progetto sono etichettati sull'altro asse della matrice. I ruoli del progetto rendono la matrice più comprensibile e possono essere utili per aggiungere dati dimenticati. Man mano che si identificano i ruoli, aggiungere i compiti che si applicano a tali ruoli sull'asse dei compiti. L'asse dei compiti è utile anche per identificare i ruoli e chiarire l'allocazione delle risorse. Questo è un buon momento per assegnare anche i nomi ai ruoli: un nome per ruolo è ottimale.
- Etichettare le intersezioni degli assi: Nel punto in cui gli assi X e Y si intersecano, etichettare l'intersezione con R, A, C, o I per completare la matrice con coloro che dovrebbero essere incaricati, responsabili, consultati o informati di ogni compito.
Linee guida RACI
Anche se le matrici RACI variano a seconda del progetto, ci sono sempre alcune linee guida generali da seguire. Soprattutto, la matrice deve incoraggiare il lavoro di squadra e informare tutte le persone dei propri ruoli e incarichi. Di seguito sono riportate ulteriori migliori prassi:
- Evitare più livelli di supervisione: un solo livello è sufficiente.
- Incoraggiare il lavoro di squadra
- Mantenere la fluidità del diagramma: apportare le modifiche necessarie e informare le persone quando le cose cambiano
- Assegnare un solo responsabile per attività
- Assicurarsi che gli assegnatari responsabili abbiano l'autorità per garantire il completamento del compito
- Evitare un numero eccessivo di consulenti, perché possono impiegare troppo tempo (in attesa di risposte, per raccogliere input, ecc.) mentre un numero troppo basso può danneggiare le prestazioni, quindi è necessario trovare il "punto giusto".
- Informare tutti coloro che hanno un ruolo del proprio incarico
Trovare il giusto modello RACI
I modelli RACI fanno risparmiare tempo e forniscono un punto di partenza per la costruzione del grafico. Scegli un modello semplice e personalizzabile per garantire che sia il più utile possibile per tutti i tipi di team e di progetto.
Alcuni modelli utilizzano l'asse X per le attività e la Y per i ruoli, altri fanno l'opposto. Se le attività superano i ruoli, come in genere accade, è più facile utilizzare l'asse X per le attività e l'asse Y per i ruoli, in quanto sarà possibile vedere a colpo d'occhio il maggior numero di ruoli per attività sulla maggior parte dei monitor dei computer. D'altra parte, potrebbe essere più facile filtrare un grafico in base al ruolo (ad esempio, filtrare per mostrare solo i ruoli “I” per una determinata attività) con le attività sull'asse X. Inoltre, la maggior parte dei modelli utilizza una forma di codifica a colori.
Indipendentemente dal modello scelto, l'utilizzo di uno di essi eliminerà molto lavoro di base nella costruzione del diagramma e permetterà di avere più tempo per definire ruoli e compiti.
Gestione del progetto RACI
La gestione del progetto RACI si concentra sulla creazione e sulla gestione di una matrice RACI per identificare e risolvere i conflitti nei ruoli e rivedere la categorizzazione dei ruoli. Dovresti affrontare l'analisi come team e incoraggiare tutti i ruoli a fornire un feedback.
Una matrice RACI viene analizzata in senso verticale e orizzontale. Ecco alcuni elementi da tenere in considerazione quando si esamina l'asse dei ruoli (che sia orizzontale o verticale):
- Se un ruolo ha troppe responsabilità, è necessario ridistribuirne alcune o assegnare più persone al ruolo?
- Se solo una persona è Responsabile dell’approvazione dell’attività, è ragionevole aspettarsi che quella persona prenda tutte le decisioni e potrebbe minacciare il progetto creando un rallentamento nella catena produttiva?
- Ecco alcuni elementi da tenere in considerazione quando si esamina l'asse delle attività (orizzontale o verticale):
- Se c'è un compito che non ha un Responsabile, bisogna assegnare qualcuno o eliminare il compito?
- Se c'è un'attività in cui nessuno è Responsabile dell’approvazione dell’attività, chi ha l'autorità decisionale?
- Se ci sono più persone Responsabili dell’approvazione di un’attività, evita i conflitti assegno questo ruolo a una sola persona.
- Se devono essere consultate troppe persone, valuta se è possibile assegnare una persona che parli con le altre persone coinvolte.
Nel corso di un progetto è frequente che i membri del team si trovino in una situazione di confusione di ruoli. Una matrice RACI è utile per identificare chiaramente i ruoli assegnati a un progetto e migliorare la produttività, soprattutto quando si soffre di confusione nel ruolo. Alcuni segnali di confusione di ruolo sono:
- Preoccupazione su chi prende le decisioni- Chi prende le decisioni viene solitamente etichettato come Responsabile dell’approvazione, ma è possibile che le decisioni vengano prese dal Responsabile. In questo caso, il team deve sapere chi prende le decisioni in ogni situazione.
- Dito puntato- Se il lavoro non viene completato in tempo, è possibile che si punti il dito verso qualcuno. La chiave per evitare tutto ciò è sapere chi è il Responsabile.
- Scarsa allocazione delle risorse- La matrice RACI dovrebbe rendere molto chiara l'allocazione delle risorse, ma a volte un singolo compito può essere estremamente impegnativo, il che porta ad alcuni problemi relativi a chi dovrebbe fare cosa e quando.
- Mancanza di azione a causa di comunicazioni inefficaci- Se qualcuno non è informato, potrebbe non sapere come eseguire un compito.
- Troppe consultazioni perché vengono consultate le persone sbagliate- Le persone consultate devono essere chiaramente etichettate per evitare di compromettere il calendario del progetto.
È compito del project manager intervenire se si sospetta una confusione di ruoli e chiarire i ruoli per garantire che tutti siano consapevoli delle aspettative.
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