Che cos'è la pianificazione delle capacità in Agile?
La pianificazione delle capacità Agile fa parte del processo di pianificazione Agile, in cui si calcola la capacità del team Agile. La pianificazione delle capacità aiuta il team a comprendere la quantità di tempo produttivo di progettazione disponibile in uno sprint.
Ad esempio, per eseguire la pianificazione delle capacità di un team Agile, è necessario raccogliere la disponibilità e le ferie di ciascun membro del team, quindi sommare le capacità individuali per calcolare la capacità complessiva del team. Inoltre è necessario tenere conto della durata dello sprint, di eventuali elementi di backlog, del numero standard di ore lavorate in un giorno e delle priorità concorrenti per valutare correttamente la capacità. Questo processo consente al team di impegnarsi con fiducia in un lavoro produttivo all'interno dello sprint.
I termini gestione della capacità IT e gestione della capacità e delle prestazioni ITIL si riferiscono a un processo simile per i team IT. Entrambi gli approcci contribuiscono a garantire che le risorse IT siano sufficienti per soddisfare le esigenze aziendali future.
Quando dovresti effettuare una pianificazione delle capacità Agile?
La pianificazione delle capacità Agile avviene prima di una riunione di pianificazione dello sprint. Questa pratica è nota anche come pianificazione degli sprint basata sull'impegno o pianificazione degli sprint basata sulla capacità.
Chi partecipa alla pianificazione delle capacità dello sprint?
La riunione di pianificazione delle capacità dello sprint coinvolge il product owner, lo Scrum Master e tutti i membri del team di sviluppo interessati. La riunione non dovrebbe durare più di 30 minuti senza interruzioni; in alcuni casi, la pianificazione delle capacità può avvenire senza una riunione in presenza.
Che cos'è la capacità del team in Scrum?
Il framework Scrum mira a migliorare la cooperazione tra i team, ma a volte i team Scrum devono affrontare delle difficoltà quando si impegnano troppo in uno sprint. La pianificazione basata sull'impegno o la pianificazione delle capacità Agile ti assicurano di avere la capacità sufficiente per completare le attività senza impegnarsi eccessivamente.
Qual è la differenza tra velocità del team e capacità del team in Agile?
La velocità misura il numero medio di attività o punti della storia che un team Agile può consegnare per ogni sprint in un determinato periodo di tempo. La capacità del team si riferisce al numero di ore di sviluppo disponibili per uno sprint.
Come viene calcolata la capacità in Agile?
Agile utilizza due metodi per la pianificazione delle capacità: la pianificazione della velocità, che utilizza i punti della storia, e la pianificazione delle capacità, che calcola le ore di tempo di progettazione disponibili. Di seguito troverai dettagli su come calcolare la capacità in punti storia e ore di disponibilità.
Come si calcola la capacità utilizzando i punti della storia?
Per calcolare la capacità utilizzando i punti della storia, la pianificazione degli sprint basata sulla velocità presuppone dimensioni coerenti del team, un lavoro simile tra gli sprint e lunghezze degli sprint coerenti.
Come suggerisce Shai Shandil, fondatore e CEO di softsolutions, "alcuni team più maturi possono scegliere di utilizzare i punti della storia come unità di misura (invece delle ore). Le ragioni sono diverse, ma la matematica è la stessa. L'unico cambiamento è che il team inserisce la velocità come capacità, non il numero di ore di lavoro. La velocità è di solito una media dei punti di lavoro completati negli ultimi sprint."
Alan Zucker, direttore fondatore di Project Management Essentials, LLC, illustra il contesto per cui i team Agile utilizzano la pianificazione delle capacità: "I progetti tradizionali stimano la durata delle attività in giorni o ore. Il programma del progetto viene sviluppato aggregando la quantità di tempo necessaria per completare il lavoro. Ma sia l'esperienza che i dati dimostrano che questi metodi di stima tradizionali non sono efficaci. Solo circa un terzo dei progetti viene completato nei tempi, nel budget e nell'ambito previsto. Il progetto medio supera il budget di circa il 75%.
"Agile adotta un approccio diverso", continua Zucker. "I team consegnano nuove funzionalità in iterazioni o sprint di durata fissa, spesso di due settimane. I team stimano la loro capacità (quanto lavoro possono completare durante lo sprint), l'impegno necessario per completare le storie degli utenti. All'inizio dell'iterazione, si tiene una breve riunione di pianificazione in cui il team confronta il lavoro che può svolgere con le sue capacità. È come riempire un secchio: i team prendono il lavoro dal backlog e lo versano nel secchio fino a riempirlo."
Piuttosto che stimare la capacità e il lavoro in ore, Zucker consiglia ai team di utilizzare i punti della storia in base alla sequenza di Fibonacci. "Abbiamo scoperto che le persone sono in grado di stimare rapidamente le dimensioni relative di diversi lavori. In altre parole, "Questa storia è due, tre o cinque volte più grande o più complessa di quella."
Zucker consiglia di non confrontare i punti della storia tra i team, perché in questo modo si favorisce una sorta di inflazione dei voti. "I punti della storia sono unici per un team. Ogni team svilupperà il proprio processo interno di stima delle dimensioni. Il modo migliore per stimare la capacità di un team si basa sulle sue prestazioni storiche. In altre parole, quanti punti della storia hanno completato nelle ultime iterazioni. Le stime di capacità per un'iterazione successiva devono essere adeguate agli eventi noti, come festività, ferie del team o una formazione imminente. Ad esempio, se il nostro team Agile ha 10 membri, la durata dello sprint è di 10 giorni. Il numero di punti della storia che il team ha completato in ogni sprint è 100. Se lo sprint comprendeva una festività, il team avrebbe ridotto la sua capacità di 10 punti per quello sprint. Se i membri del team prendevano altri giorni di ferie, la capacità sarebbe stata adattata di conseguenza."
Come si calcola la pianificazione degli sprint basata sulla capacità in ore?
La pianificazione degli sprint basata sulla capacità si basa su una stima delle ore necessarie per completare ciascun elemento del backlog. Tenendo conto delle ore di capacità di progettazione, il team selezionerà le attività che rientrano nello sprint.
Segui i passaggi seguenti per calcolare la pianificazione degli sprint basata sulla capacità:
- Calcolare la disponibilità dei membri del team: il primo passo consiste nel calcolare le ore di progettazione produttive disponibili.
- Calcolare la durata dello sprint: è fondamentale conoscere il numero di giorni assegnati a ogni sprint.
- Calcolare le ore standard al giorno: questa cifra comprende il numero di ore lavorate ogni giorno.
- Considerare altri fattori di disponibilità: durante il processo di pianificazione è necessario tenere conto di festività, ferie, chiusure e altri fattori che influiscono sull'orario di lavoro.
- Identificare altri lavori: considerare altri progetti e priorità che sottraggono gli ingegneri al lavoro produttivo dello sprint.
- Calcola il fattore di concentrazione: Il fattore di concentrazione è la percentuale effettiva di ogni giorno in cui il team può concentrarsi sugli obiettivi dello sprint senza interruzioni.
Esempi di pianificazione degli sprint basati sulla capacità
In questa sezione troverai tre esempi di pianificazione delle capacità. Il primo è un esempio di vita reale che si adatta a chiunque abbia giornate impegnative, mentre il secondo e il terzo illustrano la pianificazione delle capacità Agile in azione.
"Immaginate di fare un viaggio a New York per la prima volta e di avere un elenco di 20 luoghi diversi che volete vedere, 15 esperienze che volete fare e 10 ristoranti che volete provare, ma andrete solo per cinque giorni." È fisicamente impossibile fare tutto quello che c'è nell'elenco, quindi devi stabilire delle priorità e fare dei compromessi", afferma Saahil Panikar, consulente di Project & Team.
Panikar continua, "sai che per prendere il traghetto per Staten Island ci vorranno almeno due ore per il viaggio di andata e ritorno e che nessuno dei ristoranti in cui vuoi mangiare è vicino al porto, quindi lo metti in secondo piano. Sai anche che puoi passeggiare per Central Park, mangiare un bagel newyorkese e guardare un artista di strada contemporaneamente, quindi darai la priorità a questi elementi. Ora hai costruito il tuo viaggio per completare gli elementi con maggiore priorità. La pianificazione delle capacità consiste nel riconoscere i limiti del tuo tempo (o di quello del tuo team) e massimizzare il valore che ottieni in cambio."
Shandil condivide uno scenario simile di pianificazione delle capacità per un team Scrum: "L'evento di pianificazione delle capacità più utilizzato è la cerimonia di pianificazione degli sprint per i team Scrum", afferma. "I team Scrum organizzano regolarmente cerimonie per stimare il numero di ore (o di punti) necessario per completare le attività o le storie degli utenti e per classificare le attività in ordine di priorità. Quando la somma di tutte le stime è uguale alla capacità (o velocità) di quel team, la sessione di pianificazione è completa."
Shandil condivide anche il seguente esempio pratico di un team di tre persone che lavora 40 ore a settimana:
"Se nel nostro team ci sono tre persone, che lavorano tutte 40 ore alla settimana, e stiamo pianificando uno sprint di due settimane, la capacità è di 240 ore: 3 x 40 x 2 settimane = 240 ore di capacità."
Il team esamina quindi tutte le attività, assegna il tempo e determina ciò che è fattibile. "Il team utilizza una tecnica di stima per valutare le cinque attività da svolgere nella propria lista", come illustrato di seguito:
- Attività 1 - 50 ore
- Attività 2 - 80 ore
- Attività 3 - 60 ore
- Attività 4 - 70 ore
- Attività 5 - 40 ore
"Si nota che la stima per la quarta attività supera la capacità del team. In questo caso, il team rinuncerà alla quarta attività, ma si farà carico della quinta per mantenere lo sprint entro i limiti della capacità. Il lavoro ora è pari a 230 ore."
Sergii Zhuravel, ingegnere software capo di Absio, condivide un esempio di calcolo della pianificazione delle capacità Agile. "Immaginiamo di avere un team di cinque persone che lavorano per otto ore al giorno per uno sprint di due settimane (10 giorni). In primo luogo, calcoliamo la capacità totale del team [utilizzando questa formula]."
Numero di membri del team * Ora (ore) * Giorni = Capacità totale del team
5 * 8 * 10 = 400 ore
Zhuravel continua: "Il problema è che affidarsi al tempo totale può far esaurire il team, portare a un lavoro frettoloso e di bassa qualità e diminuire la soddisfazione del team. Un modo migliore per identificare la capacità reale è utilizzare il fattore di concentrazione. L'utilizzo di un fattore di concentrazione per calcolare la capacità aiuta a calcolare la reale capacità di concentrazione del team senza distrazioni. In questo esempio, l'intervallo per il fattore di concentrazione è 0,6 - 0,8. La capacità reale per lo sprint sarà 400 * 0,8 = 320 ore."
Modello di pianificazione delle capacità Agile
Scarica il modello di pianificazione delle capacità Agile
Utilizza questo modello completo di pianificazione delle capacità per calcolare la capacità di lavoro, la capacità effettiva e il tempo associato alle attività di sviluppo. Inizia inserendo il numero totale di dipendenti, le ore di lavoro e il tasso di utilizzo, quindi elenca il numero di ore necessarie per ogni progetto. La dashboard del piano di capacità calcola automaticamente la domanda totale, la capacità effettiva e la carenza di risorse.
Consulta la nostra raccolta di ulteriori modelli di pianificazione e gestione delle capacità Agile per completare le tue attività di pianificazione.
Suggerimenti per la pianificazione degli sprint basata sulla capacità
In questa sezione, gli esperti Agile forniscono i loro consigli per una pianificazione degli sprint basata sulla capacità. Questi suggerimenti ti aiuteranno a pianificare il tuo prossimo sprint, dal mantenere semplice la pianificazione delle attività alla preparazione per le interruzioni non programmate.
Shandil fornisce due consigli per iniziare la pianificazione degli sprint basata sulla capacità: "Mantieni la semplicità e non preoccuparti di una precisione perfetta all'inizio. L'idea è che il team sia proprietario delle stime e che l'accuratezza aumenti man mano che si procede. In secondo luogo, cerca di mantenere la stessa capacità da uno sprint all'altro: questo aiuta la curva di apprendimento".
Zhuravel fornisce un utile suggerimento per l'applicazione del valore del fattore di concentrazione. Suggerisce ai team di "utilizzare un fattore di concentrazione più basso, ad esempio 0,6, quando si dispone di un team meno esperto".
Quando si stima la capacità del team di fornire nuove funzionalità, è fondamentale considerare l'impatto delle altre cose che consumano il tempo di un team. "La capacità del team dovrebbe essere adattata al lavoro non pianificato", suggerisce Zucker. "Il lavoro non pianificato è tutto ciò che si presenta al di fuori del lavoro sul backlog del prodotto. Il lavoro non pianificato può essere costituito da riunioni di tutte le squadre, esercitazioni antincendio da parte del capo o problemi di produzione di supporto: in altre parole, tutte le cose normali che sottraggono ore alla nostra produttività. La nostra ipotesi potrebbe avere 100 punti di capacità senza interruzioni, ma pianificano le interruzioni e impostano la loro capacità a 90 punti".
Zucker sottolinea anche che la capacità e i punti di storia sono unici per un singolo team. "Non confrontare la capacità e i punti di storia dei team. Confrontare i risultati dei team significa inflazionare i voti e armare il processo. Ad esempio, si consideri che la capacità del team A è di 100 punti e quella del team B è di 200. Se diciamo al Team A che è bravo solo la metà del team B, può raddoppiare o triplicare le stime. Per evitare l'inflazione dei voti, imponi la regola che il team non può aspettarsi di fornire più capacità nello sprint successivo di quella che ha fornito in uno sprint recente."
Qual è il risultato della pianificazione degli sprint basata sulla capacità?
Il risultato della pianificazione degli sprint basata sulla capacità va oltre la definizione della capacità del team di sviluppo. Lo scopo è determinare gli elementi di backlog che il team consegnerà nello sprint. La capacità del team disponibile è stata attentamente valutata.
I vantaggi e l'importanza della pianificazione delle capacità Agile
La pianificazione delle capacità Agile aiuta i team Agile a impegnarsi e a completare le attività con precisione. Una pianificazione di qualità consente di anticipare meglio le sfide in termini di tempo e competenze delle risorse.
Di seguito sono riportati i principali vantaggi della pianificazione delle capacità Agile:
- Previsioni basate sull'evidenza migliori: Secondo Shandil, "la pianificazione delle capacità Agile consente ai team Agile di fare ciò che sanno fare meglio: imparare dagli errori del passato o dalle stime sbagliate e applicare immediatamente questi insegnamenti al nuovo sprint". Alla fine, le previsioni porteranno a un livello attuabile di prevedibilità per i leader."
- Prevedibilità aumentata: "L'intero mondo del software è stato afflitto da sforamenti di budget, ritardi nelle consegne e qualità atroce", afferma Shandil" "Questo perché, come professione, non abbiamo trovato un modo per prevedere grandi quantità di lavoro. La pianificazione delle capacità in Agile risolve questo problema. Sì, all'inizio del percorso di un team è imprevedibile, ma presto i team impareranno dai loro errori e intraprenderanno azioni per passare alla prevedibilità"
- Miglioramento del morale del team: "Una pianificazione efficace della capacità è così importante per un team Agile per rimanere in salute e funzionare in modo continuo. Quando hai un'organizzazione che onora e rispetta un team che dice: "Siamo al limite della capacità, cosa volete che rimuoviamo se volete che accettiamo un nuovo lavoro?", hai un'organizzazione che dice: "Ti consideriamo più di una semplice risorsa disponibile per la nostra azienda e vogliamo offrirti l'ambiente per avere il maggior successo possibile", condivide Panikar. "Questo atteggiamento genera lealtà e ispira le persone a dare sempre il massimo."
- Maggiore fiducia:
“La fiducia è il vantaggio più significativo della pianificazione delle capacità. Le conversazioni creano relazioni tra l'azienda e lo sviluppo che creano empatia da entrambe le parti", afferma Harry Koehnemann, SAFe Fellow e Principal Consultant presso Scaled Agile, Inc. "La capacità di fornire risultati prevedibili aiuta a risolvere la tensione tipicamente riscontrata tra l'azienda e lo sviluppo." - Maggiore fiducia nell'impegno: come spiega Zhuravel, "La pianificazione delle capacità aiuta a comprendere la reale capacità del team per lo sprint in corso e a prendere un impegno più preciso. La capacità di ogni sprint può essere diversa (a causa, ad esempio, di festività o ferie programmate). È bene conoscere in anticipo la capacità reale e impegnarsi in base alle capacità".
Sfide della pianificazione delle capacità Agile
Non è raro che, senza una pianificazione delle capacità, si faccia una promessa eccessiva e una prestazione insufficiente. E nonostante i vantaggi della pianificazione delle capacità, questa pratica può presentare le seguenti sfide comuni:
- Consegna incoerente: "Quando i team non sono dedicati, la capacità cambia da uno sprint all'altro", afferma Shandil. "La prevedibilità è impossibile quando si hanno 240 ore per uno sprint, 80 ore per lo sprint successivo e 300 per quello dopo ancora. La variabilità della capacità cambia qualsiasi elemento valido che potrebbe essere stato ricavato dalle prestazioni passate."
- Mancanza di limiti dello sprint: "I limiti dello sprint devono essere rispettati", afferma Panikar. "Le persone spesso aggiungono lavoro a uno sprint senza togliere nulla, il che porta a stime di capacità inutili, perché la capacità del team non viene rispettata."
- Scarsa definizione delle priorità: Continua Panikar, "La singola sfida più grande per una pianificazione efficace delle capacità è che il lavoro ad alta priorità e poco compreso sale spesso in cima al backlog, il che porta il team a impegnarsi in un lavoro poco chiaro, poiché i membri del team non capiscono i reali requisiti fino a quando non è in corso. Questa dinamica porta spesso a stime sbagliate, al rollover delle storie e al mancato rispetto degli impegni da parte dei team".
- Difficoltà di scalabilità: "Una delle maggiori sfide della gestione della capacità è la scalabilità. La pianificazione Agile è stata ampiamente utilizzata e ha avuto successo, a livello di team, per oltre due decenni senza grandi adattamenti", afferma Koehnemann. "La maggior parte delle organizzazioni richiede la collaborazione di moltissimi team. Le organizzazioni hanno faticato a scalare e a collegare la strategia all'esecuzione in tutta l'organizzazione in modo prevedibile".
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