Cos'è un modello di scoring nella gestione dei progetti?
Un modello di scoring è uno strumento utilizzato per assegnare un valore comparativo a uno o più progetti o attività. I modelli di scoring consentono ai team di governance di classificare i potenziali progetti in base a criteri quali il livello di rischio, i costi e i potenziali rendimenti finanziari.
Il tipo e il peso dei criteri scelti influenzano i risultati, quindi seleziona i fattori più critici per la tua organizzazione e valutali di conseguenza. Mentre i responsabili decisionali di più alto livello della tua azienda sceglieranno gli elementi più importanti, un project manager può facilitare questo processo decisionale fornendo un sondaggio o un modello per determinare i fattori più importanti per ogni intervistato.
Principi di un modello di scoring
Un modello di scoring dovrebbe essere semplice e personalizzabile, oltre a produrre risultati facili da comprendere. I modelli di scoring forniscono informazioni sul valore complessivo di un progetto, ma poiché il "valore" è soggettivo, il modello deve riflettere i valori della tua organizzazione.
Per mantenere il tuo modello semplice, scegli fino a cinque dei criteri di progetto più cruciali per la tua organizzazione. Una volta selezionati questi criteri, considera il peso da dare a ciascuno di essi; probabilmente troverai alcuni fattori più significativi di altri. Infine, indipendentemente dal tipo di modello di scoring utilizzato, assicurati che i risultati del modello siano facili da comprendere. Includi una legenda che il team può utilizzare per decodificare numeri o colori particolari.
Come utilizzare un modello di scoring di progetto
I modelli di scoring dei progetti sono uno strumento cruciale per la selezione dei progetti. Creando un elenco ponderato in base al valore per confrontare i potenziali progetti, un'organizzazione può facilmente identificare dove allocare le risorse e identificare la sua prossima linea d'azione.
L'obiettivo finale di un modello di scoring è quello di dare priorità a un elenco di potenziali attività o progetti in modo che il team possa comprendere meglio cosa affrontare e quando. Ad esempio, potresti non avere le risorse per iniziare subito un progetto ad alta priorità, ma potresti essere in grado di completare un'attività più piccola e a priorità inferiore in attesa che queste risorse diventino disponibili.
È possibile utilizzare molti tipi di modelli, ma in generale, un progetto che ha un punteggio più alto sulla matrice è più importante per l'azienda. I risultati del modello sono un ottimo punto di partenza, ma è necessario considerare anche altri fattori meno tangibili, come la potenziale interruzione di altri progetti, i conflitti interdipartimentali della timeline o il supporto complessivo al progetto da parte del team esecutivo.
Per saperne di più sulla selezione dei progetti, leggi la nostra guida alla selezione dei progetti.
Criteri di punteggio per i progetti
I criteri di punteggio più comuni per i progetti includono il costo complessivo, il tempo e il livello di rischio. I progetti sono più complicati delle semplici attività, quindi è essenziale creare una visione olistica di un'impresa quando si considerano i criteri da includere.
Semplifica le cose: scegli non più di cinque criteri durante la creazione del modello. La maggior parte dei modelli di scoring utilizza una numerazione di scala tra 0 e 5 per rappresentare l'importanza di ciascun criterio per l'organizzazione.
Di seguito sono riportate le categorie di criteri che si possono considerare nel modello di scoring:
- Criteri strategici: questa categoria rappresenta generalmente i criteri più intangibili, compresi elementi come le strategie aziendali complessive, le offerte o le linee di prodotti esistenti e la competitività del mercato. I criteri strategici possono talvolta essere difficili da quantificare e possono trarre vantaggio dalla misurazione insieme a considerazioni finanziarie.
"In fin dei conti, anche se un progetto non è un successo finanziario, può comunque essere buono per l'azienda. Ci chiediamo sempre: questo progetto contribuirà a rendere la nostra azienda migliore? Se sì, allora ha una priorità elevata", afferma Jeremy Lyman, CEO e co-fondatore di Birch Coffee. - Criteri finanziari: in genere questa cifra viene visualizzata come intervallo di costi per ogni elemento del progetto. Il calcolo finale classificherà i progetti in base alle esigenze complessive di budget. Questa cifra è importante ma non racconta l'intera storia del progetto, quindi è meglio combinarla e confrontarla con altri fattori.
- Fattori di rischio: considera i rischi come valori negativi o invertiti. Ad esempio, se l'obiettivo di un modello di scoring è determinare il progetto con punteggio più alto, i fattori ad alto rischio dovrebbero ridurre e non incrementare il totale. Per i fattori di rischio, prendi in considerazione la possibilità di impostare il valore a basso rischio a 5 e il valore ad alto rischio a 0, in modo che i fattori ad alto rischio non si aggiungano al punteggio totale.
In generale, è necessario ponderare alcuni di questi criteri l'uno contro l'altro per ottenere la migliore visione complessiva di un progetto complicato. La tua organizzazione dovrebbe trovare un accordo su quali fattori sono più importanti, quindi ponderarli e confrontarli di conseguenza. Prendi in considerazione la gestione di un sondaggio di selezione dei criteri con il tuo consiglio di governance per facilitare il processo di selezione e ponderazione.
Modello di priorizzazione dei criteri di assegnazione del punteggio ai progetti
Scarica il modello di priorizzazione dei criteri di assegnazione del punteggio ai progetti
Utilizza questo modello di criteri di assegnazione del punteggio per scegliere i criteri più importanti per la tua organizzazione. Registrando l'importanza di ogni criterio per ogni decisore, è possibile visualizzare il valore medio di ogni fattore e distribuire il peso di ciascuno nel modello di punteggio di conseguenza.
Modello di scoring semplificato nella gestione dei progetti
Non tutti i modelli di scoring devono riflettere un intero progetto. Potrebbe essere necessario un input su alcuni elementi o una classifica finale dei potenziali progetti. In questi casi, prendi in considerazione un modello a coppie o una matrice di Eisenhower.
Un modello a coppie è una semplice griglia che puoi utilizzare per confrontare più progetti o elementi l'uno con l'altro, uno alla volta, per creare un elenco in ordine di importanza. Una matrice di Eisenhower è una griglia di due per due ancora più semplice che puoi utilizzare per confrontare le attività in base all'urgenza e all'importanza.
Modello di priorizzazione dei progetti per coppie
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Utilizza questo modello per priorizzare un elenco di attività o progetti l'uno rispetto all'altro. Identifica l'elemento più importante in ogni riga classificandolo con il valore 1; il modello calcolerà il punteggio e creerà un elenco di attività in ordine di importanza decrescente.
Modello di scoring ponderato per la selezione dei progetti
Un modello di scoring ponderato crea un punteggio numerico ponderato basato sul valore per potenziali progetti, unico per il team. Selezionando attentamente i tuoi criteri e ponderandoli in base all'importanza, puoi generare un punteggio che ti aiuterà a confrontare i progetti.
Un modello di scoring ponderato ha il vantaggio di consentire a un team di classificare determinati criteri come più importanti di altri. Utilizzando questo modello, è possibile sottolineare le esigenze specifiche, tenendo sempre conto di più variabili nel processo di selezione.
Come costruire un modello di scoring nella gestione dei progetti in quattro fasi
Ci sono quattro fasi chiave per costruire modelli di scoring per qualsiasi tipo di progetto. È necessario avere un obiettivo in mente, determinare i criteri di punteggio, assegnare i punteggi relativi a tali criteri e confrontare i risultati dei dati aggregati.
"I team di gestione devono elaborare una strategia e quindi concordare criteri e fattori di ponderazione per dare priorità ai progetti", Randall Englund, consulente esecutivo di Englund Project Management Consultancy. "Confronta tutti i progetti l'uno con l'altro e ripeti il processo per ogni criterio. L'obiettivo è quello di elaborare un elenco ordinato di progetti."
- Identifica i criteri di scoring: coinvolgi il tuo consiglio di governance e determina i criteri di punteggio più rilevanti per i tuoi progetti. Se possibile, limita i criteri a non più di cinque fattori per facilitare il confronto.
- Pondera i criteri di scoring: determina il peso di ciascun criterio. Possono essere tutti di pari peso, oppure potresti scoprire che alcuni sono più essenziali di altri. Prendi in considerazione l'utilizzo del nostro modello di selezione dei criteri di punteggio per dare priorità ai tuoi criteri e semplificare questo processo.
- Registra il tuo input: inserisci i tuoi punteggi per ogni criterio e per ogni progetto. Prendi in considerazione la possibilità di trovare un punteggio medio per ogni elemento dai punteggi dei singoli membri del tuo team di selezione.
- Analizza i risultati: confronta i punteggi risultanti e determina se hai bisogno di ulteriori informazioni per raggiungere un consenso. Se due o più progetti ricevono lo stesso punteggio, prendi in considerazione la possibilità di confrontare budget o timeline specifici per restringere ulteriormente la scelta.
Modello di scoring in modello di esempio di Project Management
Scarica il modello di esempio di selezione di progetto ponderato
Usa questo modello per ponderare e selezionare i tuoi prossimi progetti. Inserisci facilmente i tuoi progetti, pesi e criteri per personalizzare questo modello in base alle tue esigenze. Questa matrice è stata progettata con molti criteri di esempio, ma puoi personalizzarla come preferisci.
Come si calcola la priorità del progetto?
Generalmente, assegna una priorità più alta ai progetti che hanno un punteggio più alto nel tuo modello di scoring rispetto a quelli che hanno un punteggio più basso. I modelli di scoring possono aiutarti a identificare ad esempio quali progetti hanno il rischio minore o le maggiori opportunità di ROI.
Stephen Light, the Co-Owner of Nolah Mattress, gives his take on why all small businesses should have a budget in place: “For small businesses, creating an effective budget is one of the most important tools to carve a successful path to profitability. Budgets are crucial for allocating funds efficiently and curbing any unnecessary or wasteful spending, [which is] an easy trap to fall into if you don’t have a framework or goalposts to stay within. Budgets are especially important to small business owners who might be using their personal funds.”
Stephen Light, CMO e co-proprietario di Nolah Sleep, condivide la sua esperienza con le matrici prioritarie. "Il modo migliore per dare priorità ai progetti è seguire la matrice di priorità delle attività, ovvero una guida visiva che suddivide le attività in quattro diverse categorie: urgente e importante, urgente e non importante, non urgente ma importante, non urgente e non importante.
"Può essere difficile sapere a quali progetti dare priorità, perché le persone non sanno come segregare ogni progetto di conseguenza. Con questo metodo, è facile vedere quali progetti hanno una priorità maggiore rispetto ad altri, in base all'urgenza e all'importanza. La gerarchia della attività nella matrice è in ordine decrescente, quindi dovresti completare le attività che si trovano a un livello superiore prima di quelle che si trovano al di sotto."
Per ulteriori informazioni sul calcolo della priorità del progetto, consulta i nostri modelli gratuiti di matrice delle priorità del progetto.
Modello di scoring per la priorizzazione dei progetti
I modelli di priorizzazione dei progetti confrontano una serie di fattori, sia materiali che intangibili. Un modello di definizione delle priorità potrebbe prendere in considerazione elementi come l'opinione dei clienti e i dati di budget concreti. I modelli di priorità ponderati sono utilizzati per classificare le opzioni per facilitare la selezione dei progetti.
Vantaggi dei modelli di scoring nella selezione dei progetti
L'utilizzo di modelli di scoring nel processo di selezione dei progetti comporta numerosi vantaggi. Hai la possibilità di confrontare i diversi tipi di progetti e puoi condividere facilmente tali risultati. Abbiamo chiesto ai nostri esperti di discutere più approfonditamente di questi vantaggi di seguito:
- Confronta i diversi tipi di progetto: i modelli di scoring possono aiutarti a confrontare e dare priorità a progetti di diversi tipi o strategie l'uno rispetto all'altro, utilizzando criteri più concreti.
"Decidi per un mix di progetti coerenti con la strategia aziendale, ad esempio il 50% dei progetti di piattaforma, il 20% di progetti derivati, il 10% di progetti rivoluzionari e il 10% di partnership", suggerisce Englund. "Ricorda che questi pesi ammontano solo al 90%: prendi spunto dalla gestione del portafoglio finanziario, diversificando l'insieme di progetti e investendo anche in alcuni progetti speculativi." - Classificazione meno distorta: i modelli di scoring aiutano a creare un elenco di progetti con meno decisioni emotive. Englund raccomanda che le aziende "siano attente a bilanciare i progetti importanti, piuttosto che cedere a richieste urgenti ma non così importanti."
- Sapere quando dire di no: alcuni progetti sembrano ottimi in apparenza, ma lo diventano meno quando si confrontano i criteri di scoring.
"Non solo si può essere più selettivi, ma è necessario esserlo. Dobbiamo lavorare con aziende che si allineano al nostro marchio e faremo progetti solo con tali aziende", afferma Lyman. - Facilità di confronto a colpo d'occhio: assegnare un punteggio numerico a ogni potenziale progetto aggrega criteri diversi in una forma semplice e comparabile. Utilizzando gli stessi criteri per ogni progetto di un elenco, puoi assicurarti che i punteggi si riflettano l'uno con l'altro in modo da poterli confrontare in modo affidabile.
- Organizzazione e facilità di condivisione: creare e utilizzare un modello di scoring è un ottimo modo per condividere le informazioni con un team. Piuttosto che avere un consiglio di governance che condivide le note delle riunioni, che potrebbero non raccontare tutto il quadro, il consiglio può condividere una copia del proprio modello, in modo che gli stakeholder possano vedere sia il processo che i risultati.
Svantaggi dei modelli di scoring nella selezione dei progetti
Nessun modello è perfetto e non esiste una soluzione unica per la selezione dei progetti. I nostri esperti condividono l'opinione che vi siano delle difficoltà nell'utilizzo dei modelli di scoring, tra cui la loro rigidità e la sfida legata all'assegnare valori numerici a concetti astratti.
- Richiede una ponderazione sufficiente dei criteri: può essere difficile ponderare i criteri l'uno rispetto all'altro in modo che riflettano veramente i valori di un'azienda. È anche possibile che l'importanza di questi criteri cambi nel corso di un progetto, il che potrebbe essere impossibile da riflettere nel modello.
- Risulta difficile concettualizzare concetti astratti: alcuni criteri di selezione e priorità sono più astratti di altri. Può essere difficile assegnare un valore numerico alla soddisfazione del cliente o alla diffusione della comunità, rispetto ai numeri di budget o alle timeline.
- Visualizzazione limitata dell'ambito: è impossibile anticipare ogni aspetto di una nuova impresa e un modello di punteggio può mostrarti solo una visione parziale. È possibile che si trascurino criteri importanti nel processo di selezione, il che può comportare grossi ostacoli lungo il percorso.
- Rigidità nel processo decisionale: i moduli e i modelli spesso sembrano più rigidi, il che può essere meno attraente per la gestione aziendale creativa o in stile startup.
Come afferma Lyman, "siamo un'organizzazione più piccola che non ha molte persone diverse sufficienti per creare più team ed eseguire più progetti di grandi dimensioni. Scopriamo che i modelli e i software a volte sono troppo rigidi e comportano perdite di tempo. Ci sediamo in una stanza, parliamo e sappiamo in modo intuitivo cosa è più importante." - Non sempre riflette la realtà: un modello non può sempre prevedere cosa succederà in un mercato di consumo o in una partnership con un'altra azienda. "Molte volte penso che le persone intraprendano un progetto con la promessa che porterà più affari", afferma Lyman. "Ci siamo impegnati molto per iniziative che alla fine non sono andate in porto, anche per colpa non nostra. A volte è necessario fare questi errori per imparare. Odio dire no a un nuovo progetto, ma a volte è necessario. Si impara dall'esperienza. Man mano che impari come marchio, hai più flessibilità per scegliere i progetti che funzioneranno per te."
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