Qual è lo scopo dell'executive summary?
Un executive summary deve essere chiaro conciso, generalmente lungo una o due pagine e presentare i punti principali con un tono formale. Il suo scopo è quello di attirare la curiosità del lettore presentando fatti dai contenuti più ampi che riassume.
L'executive summary può essere una parte di un documento aziendale (un piano aziendale, una proposta di progetto o un rapporto) o articoli e documenti lunghi, comuni nelle community incentrate sulla ricerca e nel mondo accademico. Se creato correttamente, l'executive summary fornisce una panoramica delle informazioni e degli obiettivi nel documento più ampio. L'executive summary si distingue dal contenuto che riassume e dovrebbe includere le informazioni essenziali, le raccomandazioni, i risultati e la conclusione del documento più ampio.
I vantaggi di un executivy summary ben scritto
Un executive summary ben pianificato e ben scritto è uno strumento prezioso perché dà priorità al tempo del lettore e riduce lo sforzo richiesto per apprendere gli aspetti critici del contenuto. Il summary può trasmettere lo scopo del piano Business, della proposta di progetto, della presentazione di lancio del prodotto o della presentazione di vendita per mantenere il lettore coinvolto e farlo leggere ulteriormente o intraprendere un'azione. Anche se è l'unica cosa che il tuo pubblico leggerà, un executive summary solido creerà valore per il lettore come prima impressione. Usa l'executive summary per creare un business case, supportare una posizione o raccontare una storia. Il lettore dovrebbe sapere in che modo l'argomento dei tuoi contenuti influisce su di lui, avvantaggia il suo lavoro, la sua azienda o i suoi progetti dopo aver letto l'executive summary.
Vari settori utilizzano gli executive summary come strumento di comunicazione, tra cui sanità, istruzione, governi, tecnologia, immobiliare, finanza, giurisprudenza, ONG e altro ancora. Uno dei vantaggi dell'utilizzo di un executive summary è che non è vincolato a un unico tipo di comunicazione. Gli executive summary vengono impiegati in una varietà di casi d'uso, tra cui:
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Piani Business
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Note legali
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Piani di lancio di prodotti
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Sondaggi di campus universitari
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Rapporti di ricerca di mercato
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Studi ambientali
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Proposte progettuali
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Pianificazioni e valutazioni ospedaliere
Che cos'è il formato di un executive summary?
Ogni executive summary intende distillare le informazioni al lettore in anticipo, quindi in genere viene inserito al primo posto nel documento. A volte è una sezione separata di un documento aziendale formale elencato nel sommario.
Se usato in modo meno formale, l'executive summary è un paragrafo di apertura, un promemoria di riepilogo di una pagina separato o la prima pagina di un report. Ad esempio, se il tuo obiettivo è quello di raccogliere capitali, usa l'executive summary come un profilo di investitore che fornisce al lettore le informazioni necessarie per ottenere l'incontro o il finanziamento, senza ulteriori letture.
Il formato e la lunghezza variano in base allo scopo del contenuto che stai riassumendo; non c'è una struttura fissa da seguire. Ecco alcuni suggerimenti per la formattazione che puoi utilizzare per qualsiasi executive summary, indipendentemente dallo stile:
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Ordine di apparizione: oltre all'introduzione, decidi quali sezioni del summary sono più importanti per lo scopo del documento. Organizza i sottotitoli o le sezioni in questo ordine. Usa i punti elenco e molta spaziatura tra le diverse parti del summary per rendere il contenuto più accessibile a colpo d'occhio. In questo modo, si scartano naturalmente le informazioni più adatte al corpo del documento e si rispetta il tempo del lettore dando priorità al messaggio, alle raccomandazioni, alle conclusioni o alle soluzioni nel documento più lungo.
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Quando è troppo è troppo: gli executive summary variano in lunghezza in base al tipo di contenuto che riassumono o al loro scopo. Alcuni raccomandano di mantenere il summary a una percentuale specifica del documento complessivo, mentre altri indicano un determinato numero di pagine. Concentrati sul mantenere il summary breve ma completo, con le informazioni più importanti disponibili per il lettore.
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Obiettivo del pubblico: il tono e il linguaggio dell'executive summary devono corrispondere a quelli del pubblico di destinazione. Evita di utilizzare un gergo tecnico che richiede definizioni e presenta le informazioni in modo accessibile in base alle conoscenze e alle competenze del pubblico previsto. Non includere acronimi e non evidenziare dati che richiedono un ampio background per il contesto ed evita di usare toni casuali e informali. Detto questo, un executive summary utilizzato nelle comunicazioni interne avrà un tono e uno stile diversi da quelli utilizzati negli strumenti di comunicazione esterna.
Modello di presentazione aziendale di una pagina
Questo modello è pensato per contenere la tua presentazione aziendale in una sola pagina. Sfrutta i brevi paragrafi e i punti elenco per un documento conciso che tenga viva l'attenzione del lettore con le informazioni più interessanti. Organizza le informazioni più importanti personalizzando i sottotitoli per enfatizzarne l'importanza in base allo scopo del documento.
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Quali sono le insidie comuni degli executive summary?
Quando formatti e organizzi l'executive summary, fai attenzione alle seguenti insidie che affliggono i summary scritti male e mal pianificati:
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Fatto o persuasione: sostieni le tue motivazioni e l'obiettivo dell'executive summary con i fatti. Se il summary è per una proposta di vendita o un pitch deck, convinci il tuo lettore in anticipo con dati e informazioni, non parole d'ordine e cliché. Se l'executive summary include generalizzazioni o opinioni che non supporti all'interno del tuo materiale con ricerche di mercato, esempi di progetti, dati indipendenti, testimonianze, ecc., rischi di fuorviare il lettore. Evita di scrivere un summary che conduca clienti, responsabili politici o dirigenti a una raccomandazione o conclusione non supportata solo per persuaderli. Invece, concentrati sui fatti.
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Rilevanza e non ripetizione: per natura, l'executive summary è un riassunto ripetitivo del contenuto. Pertanto, includi solo i dettagli più rilevanti, quelli che riassumono il vero scopo del contenuto complessivo. Usa il resto del tuo piano aziendale, rapporto di ricerca o proposta del cliente per coprire in modo approfondito argomenti con informazioni di base pertinenti. Se provi a tagliare e incollare troppe informazioni e contesto dal tuo documento aziendale o di ricerca più lungo nel summary, i dettagli potrebbero oscurare l'impressione che vuoi fare sul lettore. Lo sfondo diventerà l'introduzione e si rischierà di perdere l'attenzione di un lettore (soprattutto un pubblico online).
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La coerenza è la chiave: l'executive summary evidenzia la sostanza del contenuto più ampio. Non presentare qui informazioni che non sono coperte nel corpo della proposta. Evita di utilizzare sottotitoli diversi per organizzare il testo nel corpo del report. Ad esempio, se si evidenziano "Milestone del progetto" nell'executive summary, non elencarle in una nuova sezione "Obiettivi del progetto" nella proposta commerciale. Usa il tono e il linguaggio che stabilisci nel summary in tutto il materiale. Se ti rivolgi a un pubblico senza esperienza in materia, non passare a un'analisi altamente tecnica nel testo del corpo. Infine, se tratti di qualcosa nell'executive summary, parlane di nuovo nel report. Non far sforzare il lettore per saperne di più su qualcosa che hai evidenziato nel summary.
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Traccia una conclusione chiara: scrivi un executive summary che arrivi a una conclusione e supporti il tuo scopo per la creazione del documento. Tieni presente l'interesse del lettore quando riassumi una lunga proposta di progetto o un report. Il lettore ha una chiara comprensione delle soluzioni che proponi? Può identificare i problemi che risolvi? Se l'executive summary è l'unica cosa che legge, può agire in base alle tue raccomandazioni o anticipare un risultato desiderato in base alle informazioni che hai incluso?
Modello di executive summary - PowerPoint
Usa questo modello gratuito per definire la tua prossima presentazione importante o tienilo aggiornato come verbale delle riunioni per documentare i piani business in evoluzione o le necessità di finanziamento. Le diapositive sono realizzate per definire gli elementi importanti di una presentazione aziendale formale. Puoi personalizzare le diapositive per adattarle all'ordine di importanza per lo scopo dei tuoi contenuti o estenderle. Utilizza le diapositive come struttura per tenere traccia del contenuto che vuoi riepilogare dopo ogni aggiornamento o bozza del report.
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Cosa includere in un executive summary
I componenti di ciascun executive summary si determinano in base al motivo per cui lo si sta redigendo e al pubblico target.
Ad esempio, un piano business per un pubblico esterno include informazioni finanziarie e dettagli sulle dimensioni e la scala di un'azienda; le startup in cerca di finanziamenti e gli investitori evidenzieranno i requisiti finanziari specifici e il modo in cui influiscono sulla strategia aziendale. Gli executive summary sono diversi per quanto riguarda i contenuti, ma ecco un quadro comune:
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Introduzione: la frase, il paragrafo o la sezione di apertura deve comunicare in modo chiaro lo scopo del documento e il contenuto che verrà presentato. Il modo in cui utilizzerai questa sezione dipende dal risultato desiderato per il lettore o il pubblico, che dovrebbe immediatamente trovare valore nelle informazioni che presenti. Pertanto, i dettagli inclusi nell'introduzione devono catturare e mantenere l'attenzione del lettore.
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Informazioni sull'azienda: quando si redige un executive summary per un pubblico esterno, si devono includere il nome dell'azienda, una descrizione della mission o dello scopo, le informazioni di contatto e le dimensioni e la portata della propria attività. In alcuni casi, l'executive summary presenta i fondatori, gli investitori e la leadership aziendale. Potrebbe includere informazioni di background di ciascuna di queste persone per descrivere le loro precedenti esperienze nel settore o in una startup o il contesto storico per lo stato attuale dell'azienda. Quando si usa un una presentazione o report su una ricerca, presenta il team che si occupa della presentazione o è responsabile dei risultati della ricerca.
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Prodotti e servizi: l'executive summary è il posto giusto in cui evidenziare il problema che risolvi o l'esigenza che soddisfi. Per un report, è il posto in cui sottolineare l'argomento della ricerca e ciò che il lettore deve sapere sui risultati. Per una proposta di progetto, includi che cosa intendi ottenere e di che cosa hai bisogno per un esito positivo. Per i piani di marketing o le presentazioni per lanci di prodotti, comunica al lettore il motivo per cui il tuo servizio o prodotto ha senso in questo particolare momento.
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Analisi di mercato: l'executive summary di un piano business può descrivere il cliente target e spiegare l'opportunità di mercato di un prodotto o servizio. Prendi in considerazione di rispondere a domande come: esiste un piano quinquennale per questo mercato? Come prevedi di ampliare la base clienti e migliorare la quota di mercato? Quali sono i punti salienti della tua ricerca sui clienti che il lettore dovrebbe conoscere?
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Analisi della concorrenza: questa sezione dovrebbe includere le risposte alle domande seguenti:
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Qual è il vantaggio competitivo della soluzione o del prodotto proposto e con chi o che cosa sei in concorrenza in questo mercato?
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Quali sono le opportunità ora e in futuro?
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Quali sono i rischi nel tuo mercato e nel tuo prodotto o servizio?
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Hai esperienze rilevanti con importanti concorrenti?
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Quali sono i progetti futuri per la crescita e quali ostacoli prevedi di affrontare?
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Dati economici :l'executive summary potrebbe riassumere i dati finanziari chiave importanti per il lettore o dati a supporto della tua ricerca. Se lo scopo è cercare finanziamenti, includi l'importo specifico che stai richiedendo. Assicurati di fornire un contesto per i dati finanziari o per qualunque numero che metti in evidenza nell'executive summary. Questa sezione è un ottimo strumento per evidenziare la crescita o per usare parametri che forniscano una panoramica precisa sull'azienda.
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Conslusioni: riassumi i risultati, il problema e la soluzione di cui hai parlato, o il progetto e il lavoro proposti. Se il lettore deve prendere una decisione, fai una domanda diretta. Metti bene in chiaro i risultati, ma lascia un po' di mistero per ciò che seguirà.
Come si termina un executive summary?
Sebbene l'executive summary inizi un documento, si conclude in modo da potersi staccare dal resto del contenuto ma essere comunque utile. Usa la conclusione per ricapitolare i tuoi risultati, formulare raccomandazioni e proporre soluzioni al problema.
Se c'è una decisione che vuoi che il lettore prenda, inserisci un invito all'azione in questa sezione. Se stai riassumendo un report di ricerca, riassumi i risultati e i metodi di ricerca utilizzati per concludere il lavoro. Rendi visibili i risultati o le raccomandazioni, ma escludi abbastanza dettagli in modo da incentivare il pubblico a continuare a leggere. Chiudi l'executive summary con una dichiarazione o una transizione forte che imposti il tema o il messaggio centrale per la storia che racconti nel report o nella proposta.
Cosa inserire nell'executive summary di un piano business?
I piani business tradizionali differiscono nel contesto e nel contenuto in base al fatto che il pubblico sia interno o esterno. Entrambi i segmenti di pubblico beneficiano di alcuni degli elementi precedentemente discussi dell'executive summary (come un'introduzione sostanziale).
Tuttavia, il riepilogo di un piano business interno non richiede una sezione che introduca la direzione o il personale chiave. Un piano business esterno si rivolge a un pubblico che si aspetta di trovare informazioni finanziarie cruciali nel riepilogo. Quando si sviluppa l'executive summary del piano business, determinare le informazioni da includere in base al gruppo di destinatari e allo scopo del documento.
Modello di presentazione di piano business
Questo modello di presentazione è pensato per far notare e leggere il tuo piano business. In questo scenario, stai presentando a un pubblico esterno e quindi dovresti includere maggiore attenzione ai dettagli con un documento di piano business standard. Usa punti elenco e un linguaggio formale chiaro per guidare il lettore verso le informazioni più importanti sulla tua azienda.
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Puoi trovare una varietà di modelli per vari settori ed esigenze leggendo "Modelli di executive summary gratuiti".
Cosa inserire nell'executive summary di un report?
Josh Bernoff ha trascorso 20 anni a scrivere e modificare report per Forrester Research. È un sostenitore della creazione di report fruibili che raccontano una storia. Crede che la sintesi sia cruciale.
"Se il report è una storia, il giusto executive summary è la stessa storia, scritta brevemente", scrive Bernoff. Si raccomanda di immaginare che i tuoi lettori ti facciano domande come "Qual è la cosa più bella in questo report?" e "Cosa hai scoperto?" mentre lo scrivi.
"La tua risposta, scritta direttamente al lettore, è l'executive summary", spiega Bernoff nel suo libro.
L'executive summary di un report richiede dettagli vividi che attirino l'attenzione dei lettori online in fretta. Secondo Bernoff, il summary riassume la storia che si vuole raccontare dietro tutte le parole del report. Utilizzando questo consiglio come guida, valuta la possibilità di includere le seguenti risposte a queste domande per creare il summary del tuo report:
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Qual è la trama centrale del tuo report?
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Perché questa storia è importante?
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Quali sono le scene più memorabili (esempi, dati, risultati di casi di studio, ecc.) dalle diverse sezioni del report?
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In che modo la tua ricerca affronta il conflitto centrale della storia (il problema risolto)?
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In che modo la tua ricerca supporta la conclusione della storia?
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Di quali azioni la storia vuole che il lettore sia a conoscenza?
L'executive summary di lunghi report di ricerca, in particolare quelli utilizzati in articoli accademici, riviste scientifiche, studi governativi o iniziative sanitarie, richiede ulteriori considerazioni di formattazione ed elementi non presenti nei piani business o nelle proposte. Considera le seguenti linee guida quando sviluppi l'executive summary di un report di ricerca:
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Presenta le sezioni dell'executive summary nello stesso ordine del report principale.
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Non includere informazioni o ricerche che non sono supportate e presentate nel corpo del report.
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Trai una conclusione con l'executive summary che giustifichi la ricerca e fornisca raccomandazioni.
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Usa un tono e un linguaggio per descrivere informazioni tecniche che i lettori senza conoscenze avanzate o competenze sull'argomento possano capire.
Ricorda che l'executive summary di un report è diverso da un abstract. Gli abstract sono panoramiche più brevi di un report e sono comuni nel mondo accademico. Familiarizzano il lettore con una sinossi della ricerca che è molto più breve di un executive summary. Puoi anche pensare a un abstract come a una dichiarazione autonoma che aiuta il lettore a determinare se continuerà a leggere. L'executive summary, al contrario, riassume la ricerca in una struttura che include il riassunto, i metodi, i risultati, le conclusioni e le raccomandazioni per il lettore senza che debba necessariamente leggere ulteriormente.
Modello di presentazione per report di ricerca
Utilizza questo modello per creare una sinossi dei risultati della ricerca per i report: questi saranno in genere più lunghi di un executive summary per un piano business e una proposta. Il modello è strutturato in modo da contenere report dettagliati che necessitano di spazio per diagrammi e tabelle contenenti i dati della ricerca. È pensato per riassumere le informazioni tecniche in modo conciso con sottotitoli chiari che comunicano i risultati chiave ai lettori di vari livelli di competenza e interesse.
Scarica il modello di presentazione per report di ricerca
Ottieni finanziamenti con il tuo executive summary
Le startup che cercano investimenti di capitale da fondi di venture capital e angel investor possono riutilizzare l'executive summary di un piano business come un profilo di investitore più conciso e meno formale.
Questo tipo di nota riassuntiva viene ridotto e focalizzato sui requisiti finanziari specifici e su come il finanziamento ha un impatto sulla strategia aziendale. È il modello perfetto per creare un profilo su siti Web di piattaforme di investitori come AngelList e Gust. Utilizza i seguenti suggerimenti per trasformare i summary dei piani business tradizionali in pitch che portano a una riunione o a un finanziamento:
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Includi l'importo in dollari specifico che stai richiedendo, lo scopo dei fondi raccolti e tutti i dati rilevanti come termini di rimborso, garanzie, informazioni sulle azioni azionarie, ecc.
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Mantieni i dati finanziari semplici e arrotondati all'importo in dollari intero più vicino.
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Elenca fondatori, partner e personale di gestione chiave ed evidenzia competenze specifiche di dominio o precedenti esperienze di startup.
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Descrivi il piano di crescita della tua azienda e la strategia di uscita proposta.
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Rimuovi qualsiasi parola d'ordine del settore, frasi prive di significato e cliché (ad esempio "l'Uber di ...", "rivoluzionario", "dirompente", "prossimo Facebook", "di classe mondiale", ecc.).
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Menziona risultati degni di nota, proprietà intellettuali, importanti partnership commerciali o informazioni sulle fasi di sviluppo del prodotto nei mercati di prova.
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Descrivi i lavori in corso ed evidenzia le informazioni pertinenti sulla crescita dei clienti, la domanda del mercato e lo sviluppo del prodotto.
Modello di presentazione aziendale per startup
Trasforma il tuo executive summary in un documento per gli investitori con questo modello. Funge da proposta di una pagina che rappresenta il profilo della tua azienda su queste piattaforme di investitori. È possibile convertire questo modello e salvarlo come promemoria in PDF per il prossimo incontro con gli investitori. Per ulteriori informazioni sui piani business per le startup, inclusi i modelli di budget gratuiti, leggi "Piano startup gratuito, budget e modelli di costo".
Scarica il modello di presentazione aziendale per startup
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