Che lavoro svolge un program manager?
Un program manager gestisce e supervisiona un programma, che può includere più progetti e aree di lavoro all'interno di un'azienda. Il program manager assicura che tutti i lavori siano in linea con gli obiettivi generali dell'azienda.
Quali sono le responsabilità principali di un program manager?
Un program manager è responsabile di tutta la pianificazione strategica a livello di programma e della gestione delle dipendenze tra i singoli progetti. Inoltre, il program manager gestisce il budget complessivo e aiuta i membri del team a collaborare.
Ecco un elenco dettagliato di alcune delle principali responsabilità di un program manager:
- Sviluppare e implementare la strategia per il team di programma.
- Coordinare la creazione del piano di gestione dei programmi.
- Supervisionare tutte le attività associate al programma per garantire la realizzazione degli obiettivi prefissati.
- Individuare e definire gli obiettivi del programma.
- Gestire le scadenze e i risultati finali del programma.
- Scegliere i membri del team di programma e assegnare loro le attività.
- Individuare i progetti necessari per realizzare gli obiettivi del programma.
- Coordinare i progetti interdipendenti che fanno parte del programma.
- Comunicare con i project manager.
- Monitorare le attività del programma.
- Misurare e monitorare gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) e la redditività (ROI).
- Risolvere i problemi e gestire i ritardi nella realizzazione del programma.
- Gestire il budget del programma.
- Gestire le risorse di tutti i progetti che compongono il programma.
- Contribuire ad assicurare la collaborazione tra i team di progetto.
- Gestire i rischi del programma e coordinarne le misure correttive.
- Produrre e archiviare la documentazione relativa al programma.
- Stabilire e gestire la conformità del programma agli standard e ai principi di governance.
- Gestire le comunicazioni con gli stakeholder.
- Produrre dei rapporti sulle prestazioni del programma da presentare ai vertici aziendali.
- Assicurarsi che il programma sia allineato alle finalità e agli obiettivi di business dell'azienda.
Kit di base per program manager
Questo kit di base ti aiuterà a comprendere i principali compiti di un program manager. Il kit contiene PDF scaricabili con l'elenco di responsabilità e l'elenco delle comuni attività giornaliere di un program manager.
Scarica il kit di base per program manager
Per iniziare, puoi scaricare anche un'ampia gamma di modelli gratuiti per la gestione dei programmi.
Elenco delle responsabilità del program manager
Scarica l'elenco delle responsabilità del program manager - Adobe PDF
Usa questo documento gratuito disponibile per il download come riferimento di tutte le comuni responsabilità di un program manager elencate nella sezione precedente. L'elenco è formattato come lista di controllo, in modo da poter spuntare le singole voci durante tutto il ciclo di vita del programma.
Elenco delle attività giornaliere del program manager
Scarica l'elenco delle attività giornaliere del program manager — Adobe PDF
Questo documento fornisce un esempio di elenco delle attività giornaliere di un program manager, tra cui:
- Monitorare e adattare le attività giornaliere in base alle necessità.
- Monitorare gli indicatori di prestazioni chiave per l'avanzamento dei singoli progetti e del programma.
- Comunicare con i capo progetto sull'avanzamento del programma e su eventuali problemi.
- Monitorare le risorse e il budget.
- Coordinare le interdipendenze tra i progetti e il lavoro.
- Gestire i rischi e adottare misure correttive dove necessario.
- Gestire le comunicazioni con gli stakeholder.
- Accertarsi che la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team siano efficaci.
Elenco dei risultati finali del program manager
Scarica l'elenco dei risultati finali del program manager — Adobe PDF
Questo documento fornisce un esempio di elenco dei risultati finali che i program manager devono spesso completare durante il ciclo di vita del programma. Scarica e salva il documento e spunta le voci dell'elenco man mano che vengano completate.
I risultati finali inclusi in questo modello sono:
- Creare programmi in sintonia con la mission dell'azienda.
- Creare un piano di gestione del programma.
- Sviluppare un budget del programma e un piano per la distribuzione delle risorse.
- Sviluppare e implementare la strategia complessiva per il team di programma.
- Sviluppare un piano di mitigazione dei rischi.
- Presentare al gruppo dirigenziale rapporti sulle prestazioni del programma.
- Produrre un report conclusivo al completamento del programma.
Modello di program charter
Scarica il modello di program charter — Microsoft Excel
I program manager e gli altri responsabili possono usare un modello di program charter per creare una panoramica del programma e delinearne gli elementi chiave. Il modello di program charter prevede anche lo spazio per approvare i parametri del programma e ottenere l'autorizzazione per l'avvio.
Modello di piano di governance del programma
Scarica il modello di governance del programma — Microsoft Excel
Questo modello è stato progettato per i responsabili dei programmi e i comitati di governance che devono definire le linee guida per il processo decisionale del programma. Puoi usare il modello per pianificare le fasi di controllo intermedie (tecnica stage-gate) e le revisioni delle prestazioni e per stabilire quando svolgere le revisioni.
Piano di comunicazione del programma
Scarica il modello del piano di comunicazione del programma - Microsoft Excel
Usa questo modello per creare un piano di comunicazione per il programma che includa un riepilogo della strategia complessiva. Il modello consente inoltre di descrivere in dettaglio l'approccio da adottare per le comunicazioni in modo da adattarlo alle varie parti del programma e assegnare le responsabilità ai vari membri del team.
Modello di bozza del processo di gestione dei programmi
Scarica il modello di bozza del processo di gestione dei programmi — Microsoft Excel
Questo modello di pianificazione della gestione dei programmi è stato progettato per aiutarti a creare rapidamente un piano del programma in un foglio di calcolo. Puoi modificare il modello in modo da includere sezioni diverse a seconda delle esigenze e degli elementi specifici inclusi nel programma.
Priorità del program manager
Un program manager deve sempre valutare l'avanzamento dei singoli progetti che fanno parte del programma. Il program manager deve anche pensare in modo strategico all'assegnazione delle risorse e considerare le necessità degli altri progetti.
Conclusioni: come gestire i costi e i budget dei programmi
Uno dei compiti più importanti di un program manager è monitorare i costi e i budget dei progetti e mantenerli sotto controllo. I dirigenti aziendali si aspettano che i programmi vadano avanti senza intoppi e non vogliono avere sorprese o dover affrontare un aumento dei costi.
Un buon program manager sarà in grado di individuare le attività ridondanti e le inefficienze tra i vari progetti. Quindi, lavorerà per snellire ed eliminare le attività ridondanti, facendo risparmiare tempo ai membri del team e denaro all'azienda.
Differenze tra program manager e Project Manager
Un project manager è responsabile della gestione di un team allo scopo di fornire i risultati finali definiti. Il program manager ha un ruolo più strategico, coordina molti progetti il cui scopo complessivo è realizzare obiettivi aziendali più ampi.
I project manager e i program manager condividono alcuni ruoli e competenze: entrambi devono essere in grado di creare piani, delegare le attività e pensare in modo critico, devono essere eccezionalmente organizzati e in grado di supervisionare molti elementi che cambiano continuamente.
Tuttavia, un project manager supervisiona un progetto definito, con obiettivi definiti e un termine definito. Un program manager supervisiona un lavoro più ampio che coinvolge una serie di progetti diversi e probabilmente coinvolgerà obiettivi organizzativi più generali e strategici. Spesso i program manager supervisionano programmi che possono durare anni.
Puoi saperne di più sulle differenze tra programmi e progetti nella nostra guida.
In questa tabella sono riepilogate alcune delle differenze tra un program manager e un project manager:
| program manager | Project Manager |
|---|---|
| Fornisce la roadmap o il quadro di riferimento per integrare molti progetti | Gestisce le attività giornaliere di un singolo progetto |
| Gestisce programmi a lungo termine | Gestisce progetti a breve termine con scadenze certe che si chiudono formalmente al loro completamento |
| Si concentra sulla strategia | Si concentra sui dettagli tattici e tecnici |
| Fornisce un risultato aziendale | Fornisce risultati finali tangibili |
| Influenza il fatturato complessivo dell'azienda | Lavora con un unico budget |
| Gestisce l'ambito, la programmazione, il budget e il piano | Gestisce l'ambito, la programmazione, il budget e il piano |
Differenze tra coordinatore di programma e program manager
Un program manager supervisiona un intero programma e ne è responsabile. Un coordinatore di programma supervisiona generalmente le operazioni amministrative giornaliere di un programma e spesso presenta dei rapporti direttamente al program manager.
Come diventare un program manager
Puoi acquisire le competenze per la gestione dei programmi con corsi di studio o di formazione e l'esperienza diretta. Dovrai imparare le metodologie di gestione dei progetti e dei programmi oltre a impegnarti nel portare a termine le attività ed essere organizzato, un leader naturale e un team builder.
Un program manager deve avere competenze tecniche e tattiche, deve saper pensare in modo strategico e concentrarsi sugli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione.
Un program manager può guadagnare dagli 80.000 ai 125.000 USD all'anno. Questi stipendi sono generalmente più alti nelle grandi città e in settori come l'Information Technology e lo sviluppo dei software. A partire da maggio 2022, Glassdoor riporta una retribuzione totale media per i program manager negli Stati Uniti di 98.580 USD all'anno.
Oltre alla sede e al settore, i program manager possono aspettarsi stipendi più alti se:
- Ottengono una certificazione PMI (Project Management Institute) in gestione dei progetti o in gestione dei programmi.
- Acquisiscono ulteriori competenze aziendali oltre alla gestione dei programmi.
- Hanno una vasta esperienza lavorativa come project o program manager.
Per avere successo, i program manager devono sviluppare le seguenti competenze:
- Comunicare il quadro generale o la vision a tutti in modo coerente.
- Essere proattivi nella risoluzione delle sfide.
- Stabilire obiettivi e tempistiche che siano realistici.
- Promuovere la semplicità e il buon senso.
- Gestire la capacità di collaborare con gli altri.
- Avere una chiara comprensione delle esigenze e degli obiettivi aziendali.
- Articolare chiaramente l'ambito del programma.
- Delegare secondo necessità.
- Promuovere la realizzazione degli obiettivi aziendali e il cambiamento.
- Ottenere l'impegno degli stakeholder principali.
- Dotare il team di strumenti e conoscenze.
- Gestire l'incertezza e i conflitti.
Certificazioni e corsi di formazione in gestione dei programmi
Il Project Management Institute (PMI) offre certificazioni e corsi di formazione sulla gestione dei progetti e sulla gestione dei programmi. Queste certificazioni si concentrano sulle competenze principali per avere successo in ciascuno dei due settori.
L'istituto PMI è leader riconosciuto nei programmi di certificazione aziendale specializzati, che includono l'esame Project Management Professional (esame PMP®) e la classe di certificazioni Program Management Professional (certificazione PgMP®). Per essere ammesso a questi esami, occorre aver completato diverse migliaia di ore di lavoro come project o program manager.
Il PMI offre anche una Guida PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), una fonte di riferimento ampiamente consultata che include protocolli e norme per la gestione dei progetti, dei programmi e dei portfolio dei progetti.
Opportunità di formazione per program manager
Puoi imparare molto sulla gestione dei progetti e dei programmi con i programmi PMI. Sono disponibili anche altri programmi di formazione che ti aiuteranno a diventare un project manager o un program manager migliore.
In generale, questi corsi ti insegneranno elementi di leadership aziendale e di gestione, ti mostreranno come usare alcuni programmi software e come acquisire competenze organizzative.
Ad esempio, la University of California a Santa Cruz offre l'unico programma di studi in gestione dei programmi e dei progetti della Silicon Valley. La UC-Santa Cruz ha definito il programma del corso di studi accademico proprio con le certificazioni PMI. La maggior parte dei docenti lavora come project o program manager.
Puoi controllare anche l'offerta formativa della tua comunità locale o i corsi di quattro anni offerti dai college.
Offerte di lavoro: cosa cercano i reclutatori in un program manager
Molti program manager hanno una vasta esperienza nella gestione dei progetti. Ciò non significa che tutti i project manager sono program manager validi. I reclutatori che cercano program manager valutano le competenze in pianificazione e leadership. Cercano persone che sappiano lavorare e confrontarsi con i vertici aziendali.
"Molti project manager guardano ai program manager sperando un giorno di trovarsi al loro posto", afferma Janis Strathearn, direttore della JKS Talent Network, Inc con base a Vancouver. "Eppure", aggiunge, "non è questo il percorso professionale di tutti i project manager. Oggi le aziende hanno una mentalità diversa e gestiscono i programmi con un approccio diverso. Una persona valida come project manager potrebbe non essere bravo come program manager. Non tutti sono tagliati per gestire i programmi."
E questo perché i program manager devono avere autorità di tipo dirigenziale ed esperienza nella gestione di più progetti. Devono inoltre prestare attenzione ai vincoli di budget e agli obiettivi finanziari a lungo termine. "Un project manager può perfezionare queste competenze, ma deve sapere anche cogliere le opportunità di usare e far crescere le competenze strategiche", afferma Strathearn.
Paula Dieli, dirigente nel settore software e autrice del libro Get on Track: How to Build, Run, and Level Up Your Program Management Office, afferma di cercare competenze "soft" o "relazionali" nei program manager.
"Non è possibile insegnare a qualcuno come andare d'accordo con le persone", afferma. "Né è possibile insegnargli come essere simpatico e alla mano. O come orientare o convincere le persone." Eppure, sostiene, sono tutte abilità fondamentali per un buon program manager.
Ruolo di program manager nello sviluppo software
Un'azienda potrebbe avviare una serie di progetti per sviluppare diverse parti di un software. Il program manager assicura il coordinamento di tutti questi progetti in modo efficiente e in modo da avere il miglior prodotto software possibile.
Semplificare le attività di gestione dei programmi con la gestione delle risorse di Smartsheet
10,000ft di Smartsheet è un potente software di gestione delle risorse che aiuta a gestire tutte le persone, i dati e la logistica dei progetti. Con 10,000ft, puoi creare più facilmente il miglior team per un progetto, tenere traccia delle pianificazioni e dei budget dei progetti e ottenere con fiducia previsioni accurate sull'azienda. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Guarda una demo gratuita per vedere 10,000ft in azione.