Qual è l'obiettivo di un progetto?
Un obiettivo di progetto elenca i risultati desiderati di un progetto fin dall'inizio, compresi gli obiettivi e i deliverable. Un obiettivo deve essere specifico e misurabile e identificare qualsiasi il tempo, il budget ed eventuali vincoli di qualità.
Gli obiettivi possono essere utilizzati nella pianificazione dei progetti per aziende, pubbliche amministrazioni, organizzazioni no profit e anche per uso personale (ad esempio, nel curriculum, per descrivere la posizione esatta che vuole ricoprire il candidato). Un progetto può avere un obiettivo, più obiettivi paralleli o diversi obiettivi che devono essere raggiunti in sequenza. Per offrire il massimo vantaggio, gli obiettivi devono essere definiti all'inizio del ciclo di vita del progetto, nella fase due, ossia la fase di pianificazione.
I vantaggi di un obiettivo ben scritto
Un obiettivo ben scritto è fondamentale perché può influire su ogni fase del ciclo di vita del progetto. Quando crei un obiettivo specifico, fornisci ai membri del team maggiori possibilità di raggiungere l'obiettivo grazie a una conoscenza approfondita di ciò per cui stanno lavorando Degli obiettivi di progetto chiari pongono anche l'attenzione sulla gestione generale della qualità: ogni membro del team può considerare sé stesso responsabile della qualità, perché l'intero team può vedere il risultato desiderato fin dall'inizio del progetto.
Tutti gli sforzi possono contribuire alla realizzazione degli obiettivi. A livello individuale, puoi utilizzare un obiettivo per pensare esattamente cosa pianificare. Ad esempio, magari sai già che desideri studiare all'università, ma trovare un obiettivo ti aiuterà a capire che vuoi prendere una laurea in sociologia presso un'università della tua zona e laurearti entro 6 anni. Una piccola associazione senza scopo di lucro può utilizzare gli obiettivi per determinare che un programma di educazione al riciclaggio dei rifiuti ha avuto successo quando il 40% delle famiglie di un comune richiede i bidoni dei rifiuti organici gratuiti. Un'azienda edile potrebbe utilizzare gli obiettivi per assicurarsi che un progetto edilizio rispetti i tempi e il budget previsti.
Indipendentemente dal tipo di progetto, i modelli possono semplificare il lavoro, dalla creazione delle dichiarazioni degli obiettivi alla pianificazione del progetto.
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La tassonomia delle definizioni del progetto
Esistono diverse definizioni di obiettivi, come dichiarazioni di visione e obiettivi aziendali. Sebbene questi termini siano spesso utilizzati in modo intercambiabile, abbiamo delineato i rapporti tra di essi per aiutarti a utilizzarli correttamente:
Dichiarazione di visione: Auna dichiarazione che esprime l'intento di alto livello di un progetto (spesso con obiettivi elevati o non raggiungibili). Ad esempio, una scuola può mirare a una frequenza perfetta degli studenti o a un'azienda vuole impegnarsi a soddisfare i clienti al 100%.
Obiettivi aziendali: un'azienda crea questi obiettivi per descrivere i risultati generali che vuole raggiungere in un determinato periodo di tempo. Gli obiettivi aziendali vengono inseriti nei piani di business.
Traguardi: una definizione di alto livello, ampia, non specifica e a lungo termine di ciò che il gruppo o l'organizzazione vuole realizzare. I traguardi non sono misurabili e possono essere necessari diversi progetti separati per raggiungere un obiettivo. Alcune persone affermano che non è necessario definire i traguardi del progetto, a condizione che un project manager comprenda gli obiettivi aziendali. Tuttavia, gli obiettivi di progetto sono sempre necessari. In un'azienda, gli obiettivi di progetto sono influenzati dagli obiettivi aziendali.
Obiettivi: influenzato dai traguardi, un obiettivo è una descrizione di basso livello dei risultati specifici e misurabili desiderati di un progetto. Le attività e i deliverable più probabilmente contribuiscono al raggiungimento dell'obiettivo. Il progetto e i suoi obiettivi devono sempre contribuire all'obiettivo, altrimenti il progetto non deve essere tentato.
Bottomline: i traguardi sono dichiarazioni generali di alto livello sulle finalità del progetto, mentre gli obiettivi sono dichiarazioni dettagliate su ciò che il progetto dovrebbe realizzare.
Attività: ciò che il tuo team farà per raggiungere l'obiettivo. Un'attività può essere un'azione specifica o un processo; per raggiungere gli obiettivi possono essere necessarie molte attività. Come per ogni aspetto della gestione dei progetti, la considerazione principale sulle attività è che contribuiscono direttamente al raggiungimento dell'obiettivo, e quindi del traguardo.
Deliverable: un prodotto o un oggetto specifico o tangibile, come un report o un'applicazione software. Uno o più deliverable possono contribuire al raggiungimento di un obiettivo, ma è importante non definire l'obiettivo come deliverable. In altre parole, se l'obiettivo è scritto a un livello troppo basso, si rischia di creare i deliverable sbagliati. Piuttosto, l'obiettivo serve per aiutare te e il tuo team a determinare quali prodotti o processi sono necessari. Ad esempio, supponiamo che tu abbia difficoltà a dormire la notte. Potresti stabilire che il tuo obiettivo è acquistare una tisana alla camomilla rilassante. Bere la tisana può aiutare, ma se l'obiettivo fosse stato assicurarsi almeno sette ore di sonno per il mese successivo, avresti potuto esplorare altre soluzioni che avrebbero offerto maggiori vantaggi, come ad esempio fare un'ora di esercizio fisico al giorno.
Requisiti: una descrizione delle caratteristiche e delle funzioni. Gli obiettivi non devono includere caratteristiche e funzioni.
Come definire gli obiettivi di S.M.A.R.T.
Gli obiettivi SMART sono specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e validi per un periodo di tempo limitato. Per scrivere traguardi SMART, prendi in considerazione gli indicatori chiave di prestazione (KPI) specifici per la tua azienda o per il tuo progetto.
Specifici: definisci chiaramente i tuoi obiettivi, nel dettagliato, senza lasciare spazio per l'interpretazione. Pensa alle cinque "w" ("who, what, when, where, why", ovvero "chi, cosa, quando, dove, perché").
Misurabili: dichiara le misure e le prestazioni specifiche che utilizzerai per determinare se hai raggiunto i tuoi obiettivi.
Raggiungibili o accessibili: scegli obiettivi che il team ha ragionevoli possibilità di completare.
Realistici: stabilisci obiettivi che il team di progetto creda di poter raggiungere. Gli obiettivi pertinenti sono in linea con i traguardi del gruppo o dell'azienda.
Validi per un periodo limitato: includi la data o un periodo specifico entro cui raggiungere gli obiettivi.
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Obiettivi e indicatori
In alcune guide per la gestione dei progetti si possono trovare anche obiettivi e indicatori. Si tratta di un modo diverso di esprimere i criteri S.M.A.R.T. Un obiettivo può essere dichiarato, come ad esempio "I bambini della regione x devono migliorare nella lettura". In questo caso, gli indicatori sarebbero: "il 60% dei bambini di età inferiore a 13 anni hanno un livello di lettura appropriato per la loro età".
Best practice per scrivere obiettivi di progetto efficaci
Un obiettivo del progetto deve essere una breve dichiarazione di una frase che include traguardi attuabili e misurabili. Di seguito, abbiamo delineato alcune best practice per scrivere un obiettivo di progetto efficace
Tieni presente che un obiettivo non deve specificare come viene svolta un'azione; inoltre, prendi in considerazione il contesto e le linee guida dell'organizzazione a cui è destinata la pianificazione.
Ecco alcuni suggerimenti per scrivere la dichiarazione:
- Scrivi l'obiettivo prima di iniziare il progetto.
- Identifica tutti gli obiettivi all'inizio.
- Un obiettivo non può essere scritto in modo isolato. Ottieni supporto da tutti i livelli del team. Se il team non crede nell'obiettivo, non lavorerà verso di esso e gli stakeholder non forniranno le risorse. Se gli stakeholder non sono d'accordo con l'obiettivo, collabora con loro fino a ottenere una dichiarazione che metta d'accordo tutto.
- Sii conciso: aumenta le probabilità di lettura e comprensione degli obiettivi.
- Sii chiaro: non fornire un elenco di opzioni o un intervallo di cifre da raggiungere. Chiedi ciò di cui hai bisogno e ciò che ti aspetti.
- Usa un linguaggio semplice, evitando gerghi, in modo che tutti possano comprendere l'obiettivo.
- Assicurati che gli obiettivi siano cose che puoi effettivamente controllare. Ad esempio, "invierò 50 candidature entro la prossima settimana" descrive un obiettivo da raggiungere. "Otterrò 15 lavori la prossima settimana" non è qualcosa che puoi controllare, perché spetta a qualcuno altro assumerti.
Esempi di obiettivi di progetto
Sebbene le guide per la gestione dei progetti e le organizzazioni abbiano idee divergenti su come devono essere utilizzati i verbi in un obiettivo, tutte le fonti concordano sul fatto che un obiettivo deve essere dettagliato per essere efficace. Di seguito sono riportati esempi di come scrivere e come non scrivere un obiettivo.
Obiettivi scritti male
- Personali: guadagnare più denaro.
- Personali: andare all'università.
- Ente non-profit: aiutare i bambini a leggere meglio.
- Business: creare una nuova app.
- Business: installare un nuovo sistema.
Esempi di obiettivi ben scritti
- Personali: il tuo traguardo può essere acquistare una casa, ma il tuo obiettivo è ottenere un appartamento a 250.000 euro con due camere da letto entro agosto.
- Business: il traguardo è aumentare i profitti dell'azienda nel futuro prossimo. L'obiettivo è aumentare del 10% le vendite di Super Widget entro il secondo trimestre dell'anno successivo.
- Business: il traguardo è rendere i clienti attuali più felici. L'obiettivo è migliorare il tasso di soddisfazione dei clienti del 50% entro il 30 giugno attraverso la formazione del team di servizio clienti.
- Ente non-profit: il traguardo è ripristinare un habitat naturale intorno al laghetto per fare in modo che gli uccelli e altre specie animali tornino a popolare l'area, e migliorare il filtraggio dell'acqua. L'obiettivo è supportare i residenti della zona attorno al lago per rimuovere e sostituire le piante non autoctone su un terzo dell'area designata entro dicembre.
- Ente non-profit: il traguardo è garantire che le donne senza tetto abbiano accesso a pasti regolari. Tre obiettivi che possono aiutare a raggiungere questo obiettivo:
- Obiettivo 1: individuare una cucina e uno spazio per mangiare, facilmente raggiungibile con l'autobus e in grado di servire 30 donne entro il 15 dicembre.
- Obiettivo 2: reclutare i volontari che lavoreranno in cucina per la colazione e la cena entro il 30 dicembre.
- Obiettivo 3: organizzare una regolare fornitura di cibo per le colazione e le cena tramite organizzazioni e ristoranti locali entro il 30 dicembre.
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