Report di Smartsheet "Future of Work Management" 2023
La riuscita della gestione dei progetti dipende dall'efficacia dei processi che la supportano
Gennaio 2023
Metodologia
Il sondaggio inaugurale del report di Smartsheet "Future of Work Management" è stato condotto nel mese di settembre del 2022 da Wakefield Research e ha coinvolto 8.000 adulti occupati di età compresa tra i 18 e i 74 anni che lavorano presso società con almeno 50 dipendenti, distribuite uniformemente tra i seguenti mercati: Stati Uniti, Regno Unito, Australia e DACH (Germania, Austria, Svizzera). Tutti gli intervistati hanno riferito personalmente di essere impegnati in lavori basati su progetti, definiti come "progetti con un inizio e una fine".
Questi professionisti di progetto, che rappresentano circa il 60% del pubblico adulto occupato in società con oltre 50 dipendenti, sono distribuiti in una vasta gamma di settori, tra cui IT, servizi aziendali, sanitario, farmaceutico, bancario, finanziario, edile e manifatturiero. Ricoprono anche un'ampia gamma di posizioni e livelli all'interno delle organizzazioni in cui lavorano, compresi vertici (C-suite) e dirigenti senior (13%), alta e media dirigenza (28%) e singoli collaboratori come analisti, capi contabili e altri specialisti (27%), personale di supporto amministrativo (15%), operatori che lavorano a contatto con il pubblico (15%) e quelli il cui lavoro rientra nella categoria "altro" (2%).
Introduzione: lo stato attuale della gestione dei progetti
Nell'ambiente aziendale moderno, il lavoro basato su progetti non è nient'altro che il modo di lavorare. Ed è sempre più probabile che ti ritroverai a gestire un progetto, a prescindere dal fatto che tu abbia un'istruzione formale, gli strumenti adatti o il ruolo di "project manager".
Per farla breve, nelle organizzazioni che si occupano di qualsiasi tipo di lavoro basato su progetti, tutti sono project manager. In effetti, oltre l'80% degli intervistati ha dichiarato che la gestione dei progetti viene eseguita, almeno qualche volta, da persone la cui posizione o descrizione professionale nulla ha a che vedere con il gestire progetti.
Gruppi distinti di project manager
Sebbene al giorno d'oggi la gestione dei progetti venga affidata praticamente a chiunque, ciò non significa che tutti abbiano lo stesso livello di esperienza in materia. In realtà, dal sondaggio sono emersi tre gruppi distinti di project manager:
I cosiddetti citizen project manager finiscono nella gestione dei progetti per una serie di motivi. Il motivo più comune è semplicemente per necessità. Il 65% dichiara di assumersi le responsabilità della gestione dei progetti perché nessun altro entra nel ruolo di PM, i membri del team abbandonano l'azienda o devono velocemente prendere il posto di qualcun altro. Inoltre, il 45% dei citizen project manager dichiara di gestire i progetti semplicemente su richiesta del proprio supervisore, il che indica la natura ad hoc di questa responsabilità.
I punti dolenti perdurano tra i vari gruppi di gestione dei progetti
Stranamente, questi tre distinti gruppi di project manager, con differenti livelli di esperienza, riferiscono punti dolenti simili riguardo allo stato della gestione dei progetti attuale.
Quasi tutti gli intervistati (91%) dichiarano che la loro organizzazione è in difficoltà per quel che riguarda la gestione dei progetti, perché i dipendenti vengono spostati da un progetto all'altro (45%), a causa del lavoro a distanza (40%), per congedo prolungato (34%) o per altre ragioni. Tra le persone che riscontrano le suddette difficoltà, l'85% dichiara di sentirsi oberato dai ritmi e dalle scadenze dei progetti.
Le persone riferiscono anche sentimenti negativi dovuti a questa disfunzione: quando i progetti falliscono, il sentimento principale è la frustrazione (58%), seguita da esaurimento (31%), disagio (27%), rabbia (26%) e apatia (25%). Di conseguenza, quasi il 30% denuncia conseguenze dirette sulla carriera, come la ricerca di un altro lavoro o la perdita di una promozione.
I punti dolenti interessano tutte le regioni e le aziende di ogni dimensione
È importante notare che queste difficoltà non riguardano una singola regione o dimensione di un'azienda ma vengono riferite più o meno con la stessa frequenza da ogni segmento.
Sebbene il sondaggio abbia riguardato sette nazioni in quattro distinti mercati, le difficoltà riferite sono rimaste ovunque molto simili.
Nel complesso, queste risposte, indipendentemente da posizioni lavorative, regioni o dimensioni dell'azienda, raffigurano un quadro chiaro: nel suo stato attuale, la gestione dei progetti non è né sostenibile né ottimizzata per il successo. E nessuno è esente dalle difficoltà causate da una gestione dei progetti scadente, che non influenza solo i risultati aziendali ma determina anche un costo emotivo sul benessere dei dipendenti.
Pertanto la questione diventa: dato che la gestione dei progetti è destinata a durare, in che modo possiamo andare avanti per promuovere sistematicamente il successo, sia in termini di parametri aziendali che di benessere dei dipendenti?
I punti dolenti perdurano tra i vari gruppi di gestione dei progetti
Stranamente, questi tre distinti gruppi di project manager, con differenti livelli di esperienza, riferiscono punti dolenti simili riguardo allo stato della gestione dei progetti attuale.
Quasi tutti gli intervistati (91%) dichiarano che la loro organizzazione è in difficoltà per quel che riguarda la gestione dei progetti, perché i dipendenti vengono spostati da un progetto all'altro (45%), a causa del lavoro a distanza (40%), per congedo prolungato (34%) o per altre ragioni. Tra le persone che riscontrano le suddette difficoltà, l'85% dichiara di sentirsi oberato dai ritmi e dalle scadenze dei progetti.
Le persone riferiscono anche sentimenti negativi dovuti a questa disfunzione: quando i progetti falliscono, il sentimento principale è la frustrazione (58%), seguita da esaurimento (31%), disagio (27%), rabbia (26%) e apatia (25%). Di conseguenza, quasi il 30% denuncia conseguenze dirette sulla carriera, come la ricerca di un altro lavoro o la perdita di una promozione.
I punti dolenti interessano tutte le regioni e le aziende di ogni dimensione
È importante notare che queste difficoltà non riguardano una singola regione o dimensione di un'azienda ma vengono riferite più o meno con la stessa frequenza da ogni segmento.
Sebbene il sondaggio abbia riguardato sette nazioni in quattro distinti mercati, le difficoltà riferite sono rimaste ovunque molto simili.
Nel complesso, queste risposte, indipendentemente da posizioni lavorative, regioni o dimensioni dell'azienda, raffigurano un quadro chiaro: nel suo stato attuale, la gestione dei progetti non è né sostenibile né ottimizzata per il successo. E nessuno è esente dalle difficoltà causate da una gestione dei progetti scadente, che non influenza solo i risultati aziendali ma determina anche un costo emotivo sul benessere dei dipendenti.
Pertanto la questione diventa: dato che la gestione dei progetti è destinata a durare, in che modo possiamo andare avanti per promuovere sistematicamente il successo, sia in termini di parametri aziendali che di benessere dei dipendenti?
Nel complesso, queste risposte, indipendentemente da posizioni lavorative, regioni o dimensioni dell'azienda, raffigurano un quadro chiaro: nel suo stato attuale, la gestione dei progetti non è né sostenibile né ottimizzata per il successo. E nessuno è esente dalle difficoltà causate da una gestione dei progetti scadente, che non influenza solo i risultati aziendali ma determina anche un costo emotivo sul benessere dei dipendenti.
Pertanto la questione diventa: dato che la gestione dei progetti è destinata a durare, in che modo possiamo andare avanti per promuovere sistematicamente il successo, sia in termini di parametri aziendali che di benessere dei dipendenti?
Tre punti salienti per rendere più agevole la gestione dei progetti
Una gestione dei progetti di successo richiederà un grosso cambio di mentalità, accantonando l'idea dei progetti autonomi e concentrandosi verso la creazione di processi scalabili e ripetibili, a favore dell'agilità del lavoro e di una migliore collaborazione tra i team.
Per facilitare questa transizione, abbiamo identificato tre punti salienti:
Nelle sezioni seguenti, esamineremo più nei dettagli ciascuno di questi punti. Analizzeremo i dati del sondaggio che portano a queste conclusioni ed esamineremo in che modo questi punti dolenti possono influenzare i tuoi profitti. Quindi, proporremo alcune raccomandazioni concrete su come apportare modifiche per collegare al meglio persone, progetti e processi agli obiettivi della tua organizzazione.
Punto 1: il lavoro di progetto quotidiano è ciò che più conta
Come tutte le belle storie, i progetti hanno un inizio (pianificazione), una parte centrale (esecuzione) e una fine (scadenza). Ma spesso si avverte una quantità sproporzionata di stress, e di sforzi, volti al rispettare la scadenza.
Ovviamente le scadenze sono sempre state una parte importante nel garantire che il lavoro venga svolto. Ma la realtà è che le scadenze (e lo stress che procurano) sono destinate a durare: circa il 50% dei professionisti di progetto prevede che, in futuro, le scadenze rimarranno le stesse, mentre il 26% si aspetta che le tempistiche verranno ridotte.
Sebbene sia forte la tentazione di imputare a queste scadenze sempre più serrate la colpa delle tensioni che possono insorgere in un progetto, non esiste un reale fattore decisivo per il successo di un progetto. In altre parole, una scadenza più lunga potrebbe non migliorare la probabilità di successo, mentre una tempistica ravvicinata non è necessariamente sinonimo di fallimento.
La chiave invece è concentrarsi sul lavoro intermedio: quello che avviene giorno dopo giorno man mano che i team lavorano per portare a termine il progetto, come creare flussi di lavoro affidabili, completare gradualmente piccole attività, comunicare in modo soddisfacente e collaborare come una squadra.
Sebbene la pianificazione e le scadenze siano ancora pezzi cruciali del puzzle, è questo lavoro eseguito giorno dopo giorno (e il modo in cui viene eseguito) che determina davvero il successo di un progetto. Sostanzialmente, il modo in cui un team svolge questo lavoro intermedio rappresenta un ottimo indicatore della riuscita di un progetto rispetto al considerare se riuscirà o meno a soddisfare una scadenza.
Il prezzo della disfunzione di un progetto
I maggiori ostacoli al successo di un progetto sono dovuti a un lavoro intermedio disfunzionale e non alla capacità di rispettare una scadenza. Tra i problemi di progetto comunemente riferiti sono inclusi la duplicazione del lavoro già svolto (37%), il dover gettare lavoro superfluo o irrilevante (27%) e l'invio di informazioni obsolete o scorrette (23%).
Le persone subiscono anche conseguenze professionali dovute alle costanti interruzioni all'interno del lavoro intermedio. Il 29% degli intervistati si è visto ridurre o addirittura togliere le responsabilità, mentre il 13% è stato personalmente escluso o è stato testimone dell'esclusione di un collega da un progetto. In più, queste problematiche costanti influiscono negativamente sull'equilibrio tra vita professionale e vita privata delle persone: il 50% degli intervistati ha dovuto o ha sentito la necessità di lavorare più ore.
Un lavoro intermedio più fluido assicura un maggiore successo del progetto
Ma esiste un risvolto positivo in tutto questo. Se dedichi più tempo e sforzi a migliorare il lavoro intermedio, hai l'opportunità di ottimizzare la gestione dei progetti per un successo duraturo e, inutile dirlo, per sollevare il morale del team.
Secondo gli intervistati, quando un progetto procede senza intoppi (invece di essere semplicemente consegnato in tempo), le persone notano che il lavoro sembra più soddisfacente (56%), che i livelli di stress sono ridotti (54%) e che hanno maggiore controllo sulla loro giornata lavorativa (49%). I progetti che procedono lisci permettono inoltre ai membri del team di prestare maggiore attenzione ai loro contributi al progetto durante il lavoro (42%).
Questi benefici producono anche effetti a catena positivi. I progetti che procedono al meglio tendono a portare a rapporti lavorativi migliori, sia tra colleghi (47%) che con i vertici aziendali (41%). Questi vantaggi si estendono anche al di fuori del lavoro: quando i progetti procedono in modo scorrevole, gli intervistati dichiarano di avere più energie per relazioni e attività (36%) e di pensare meno al lavoro alla fine della giornata lavorativa (30%).
E questo è particolarmente importante nella forza lavoro distribuita dei nostri giorni, in cui isolamento ed esaurimento (spesso dovuti ai sottili confini che separano vita professionale e vita privata) stanno diventando un male sempre più comune.
Morale della favola: abbracciare il lavoro intermedio
Favorire il successo dei progetti richiederà un cambiamento sostanziale, ossia smettere di fissarsi sulle scadenze e impegnarsi piuttosto al fluido procedere dei progetti, concentrando l'attenzione sui passaggi e le risorse necessari a tale scopo. Per aumentare al massimo il successo dell'organizzazione, sia per offrire risultati ineccepibili che per migliorare il benessere dei dipendenti, la chiave è concentrarsi affinché il lavoro intermedio quotidiano sia svolto al meglio delle possibilità.
Punto 2: il tuo team necessita di più strumenti e risorse per avere successo
Ma ecco la buona novella: tutti livelli dell'organizzazione concordano sul fatto che, se la gestione dei progetti viene svolta in modo ottimale, sia l'organizzazione che il suo personale saranno più efficienti. I professionisti di progetto, dalla dirigenza ai ruoli esecutivi, dichiarano che i progetti con a capo project manager esperti determinano una migliore qualità del lavoro (57%), una maggiore efficienza (49%), rientrano nel budget stabilito (42%), vengono completati nei tempi previsti (39%) e favoriscono la collaborazione (40%).
Ma, pur capendo i vantaggi offerti dall'efficacia del lavoro intermedio, come puoi facilitare la transizione a favore di una maggiore fluidità dei progetti? Innanzitutto, i leader dell'organizzazione devono assumersi la responsabilità di offrire il sostegno di cui i team hanno tanto bisogno.
Colmare il divario tra i dirigenti senior e il resto dell'azienda
Il sondaggio ha fatto emergere un'enorme disconnessione tra i dirigenti e i singoli collaboratori in merito al reale significato di "sostegno adeguato". Mentre il 60% dei dirigenti senior dichiara che la loro azienda sta facendo gli opportuni investimenti sugli strumenti necessari a risolvere le complicazioni comuni ai progetti, solo il 36% del personale non dirigente concorda con questa osservazione.
Detto in un altro modo, solo il 20% dei leader dirigenziali ritiene che i team di progetto siano solitamente a corto di personale, rispetto al 36% dei vertici aziendali, al 41% dei quadri intermedi e al 43% delle persone che svolgono il vero e proprio lavoro (ad esempio, singoli collaboratori, personale di prima linea o dirigenti junior). E, guardando al futuro, il 72% dichiara che probabilmente la loro azienda chiederà ai team di progetto di realizzare di più con meno.
Ciò rivela una grossa disparità tra la dirigenza e il resto dell'azienda, sia riguardo lo stato presente che la capacità futura. Per risolvere questi problemi prima che sfuggano al controllo, è fondamentale che la dirigenza e i leader senior capiscano le necessità tattiche dei loro team e che si impegnino quindi a soddisfarle.
I software di gestione dei progetti sono sottoutilizzati
Una forma di sostegno viene dai software di gestione dei progetti, sviluppati per supportare attività e progetti specifici intrapresi dai team. Sfortunatamente, solo il 35% degli intervistati riferisce di usare questi strumenti per il loro lavoro. Tra i citizen project manager (un gruppo già noto per essere in rapida crescita e gravemente a corto di risorse), solo l'11% fa uso di questo tipo di software.
Si tratta di un'enorme opportunità mancata per le organizzazioni di ogni settore e dimensione, che potrebbero risparmiare tempo, denaro e risorse implementando un software di gestione dei progetti. In più, il 78% dei professionisti di progetto che si avvalgono di un software di gestione dei progetti dedicato dichiarano che l'approccio della loro azienda è a favore dell'equilibrio tra vita professionale e vita privata, rispetto al 67% di quelli che usano un software generico e al 57% di quelli che non fanno uso di software.
I team hanno bisogno dell'opportuno sostegno per raggiungere i loro obiettivi
Per favorire la riuscita dei progetti e migliorare il benessere dei dipendenti a lungo termine, le organizzazioni devono capire il concetto di "sostegno sufficiente" e investire in strumenti e risorse adeguati per coloro che svolgono un lavoro basato su progetti. Morale della favola: la tua gente lo reclama e ora è il tuo turno di rispondere.
Punto 3: la validità di un progetto dipende dall'efficacia dei processi su cui si fonda
Anche se puoi gestire un singolo progetto fino al successo, avrai bisogno di processi affidabili e ripetibili così da trasformare in scala tale sforzo. È ormai inutile pensare ai progetti come iniziative una tantum perché, in realtà, il lavoro basato su progetti avviene di continuo e il successo di questa attività costante è direttamente collegato alla validità e alla scalabilità dei processi sottostanti.
I team hanno bisogno di una maggiore visibilità nei processi passati e negli insegnamenti appresi
Per creare processi validi, ti serve innanzitutto avere visibilità su quanto appreso dai progetti passati. Sfortunatamente, queste informazioni non sono realmente disponibili: mentre il 94% si basa sugli insegnamenti appresi da altri progetti per svolgere con efficacia il proprio lavoro, l'85% dichiara di non riuscire ad accedervi facilmente. E il 35% degli intervistati afferma che gli insegnamenti riguardanti i processi di progetto non vengono condivisi regolarmente nell'organizzazione.
Un modo per combattere questi silos di informazioni è implementare un software di gestione dei progetti che offra ai team la visibilità in tutti i lavori in corso nell'organizzazione e che ti consenta di acquisire e archiviare i dettagli sui progetti passati. Tra gli intervistati che fanno uso di un software di gestione del lavoro formale, il 70% dichiara di avere l'opportunità di conoscere in dettaglio e su base regolare quello che funziona e quello che non funziona.
Con un accesso affidabile ai dati di progetti passati potrai esaminare cosa funziona e cosa no. Quindi, sfrutta questi insegnamenti per creare processi snelli e ripetibili. Si tratta di un nodo cruciale per migliorare il modo in cui il lavoro viene svolto, sia per far raggiungere il traguardo a ogni singolo progetto sia per scalare i tuoi sforzi a favore di un successo a lungo termine.
Aumentare al massimo l'efficienza e ridurre al minimo il lavoro manuale
Dopo aver sviluppato processi validi e ripetibili, vale la pena cercare opportunità per ridurre ulteriormente le ridondanze e risparmiare tempo, vale a dire riducendo i processi manuali. È probabile che la tua organizzazione si affidi ancora ad alcuni lavori manuali: il 53% degli intervistati dichiara di usare lunghi processi manuali per inviare aggiornamenti e promemoria sui progressi ai team di progetto.
Un software di gestione dei progetti può aiutarti ad automatizzare alcune attività, promemoria e aggiornamenti, così da lasciare più tempo al tuo team per concentrasi sul lavoro più impattante. In effetti, più del 50% di coloro che usano un software di gestione dei progetti è passato ai processi automatizzati, rispetto al solo 30% di quelli sprovvisti di software.
L'automazione contribuisce anche ad aumentare la visibilità: il 45% degli utilizzatori di un software di gestione dei progetti dichiara di ricevere regolarmente aggiornamenti importanti sui progetti, rispetto al 21% che non ne fa uso.
È tempo di cambiare forma mentis, spostando l'attenzione dal progetto al processo, ed esistono degli strumenti adatti a questo scopo
E questo riporta alla necessità di un software di gestione dei progetti, che non solo aiuta a creare processi automatizzati scalabili e ripetibili per portare avanti i progetti ma ne assicura la completa visibilità, sia di quelli passati che attuali, così da poterne perfezionare, rafforzare e ottimizzare i processi. In definitiva, è il processo che ti fa diventare forte, e un software di gestione dei progetti può aiutarti in tal senso.
Conclusione: il successo organizzativo continuo dipende da una gestione più fluida di progetti e processi
Se c'è una cosa che abbiamo imparato sulla gestione dei progetti nell'ultimo anno, è che tutti ne prendono parte, indipendentemente dal loro ruolo "ufficiale" o meno di project manager. Per essere all'altezza della situazione e raggiungere gli obiettivi aziendali, tutti hanno bisogno di un modo affidabile e sostenibile di lavorare sui progetti dall'inizio alla fine, ripetutamente.
Questo aspetto è particolarmente cruciale per il crescente numero di citizen project manager, che solitamente non dispongono degli strumenti necessari a svolgere al meglio il loro lavoro. Un valido software di gestione dei progetti può aiutare a colmare le lacune relative a formazione ed esperienza avvertite da questo gruppo, poiché può fornire visibilità in tempo reale e favorire la collaborazione tra i team.
Una gestione dei progetti di successo esige un cambio di mentalità, ossia accantonare l'idea di progetti una tantum e compartimentalizzati a favore di un lavoro basato su progetti che sia continuo, integrato e collaborativo. Per farlo servono tre imperativi fondamentali:
Il cambiamento non avverrà dall'oggi al domani, ma con al fianco gli strumenti giusti diventerà più veloce e facile nel tempo. Un software di gestione dei progetti, sviluppato in modo specifico per alleggerire gli oneri delle difficoltà di progetto comuni, può aiutarti a ottenere visibilità nel lavoro, automatizzare attività ripetitive e creare processi snelli che ti porteranno dalla consegna di un singolo progetto al progresso costante a livello di organizzazione.
Sei pronto a vedere la magia all'opera? Guarda una demo di Smartsheet, una potente soluzione di gestione dei progetti che può aiutarti a ridimensionare gli sforzi e a raggiungere il successo a lungo termine.