Toshiba Global Commerce Solutions trasforma rapidamente l'innovazione in commercializzazione grazie alla soluzione di PPM moderno di Smartsheet

Toshiba Global Commerce Solutions, parte del produttore giapponese globale Toshiba Tec Corp., fornisce soluzioni tecnologiche ad alcuni dei più grandi rivenditori al mondo. L'azienda ha installato più di tre milioni di punti vendita e casse self-service in tutto il mondo, aiutando le catene di alimentari e altri negozi al dettaglio a migliorare le prestazioni, aumentare il controllo operativo e offrire una migliore esperienza del cliente.

L'azienda usa la soluzione di PPM moderno di Smartsheet come ambiente di esecuzione per i processi di gestione end-to-end dei progetti e dei portfolio (PPM). "La soluzione di PPM moderno di Smartsheet ci aiuta a tradurre la nostra strategia in soluzioni specifiche, che in ultima analisi porta alla commercializzazione di nuovi prodotti", afferma Brian Taylor, Director of Solution Strategy di Toshiba Global Commerce Solutions. "L'intero processo è interfunzionale, coinvolgendo tutte le business unit dell'organizzazione."

Per Taylor e altri manager, i processi PPM erano tutt'altro che semplificati prima dell'adozione di Smartsheet, perché i numerosi team di prodotto e di progetto dell'organizzazione utilizzavano un mix eterogeneo di database, fogli di calcolo, archivi di documenti e strumenti di gestione dei progetti. "Tutti i nostri team hanno gestito i processi in modi unici e non c'era coerenza", afferma Taylor. "Abbiamo anche faticato a migliorare la visibilità della leadership sui rischi, i problemi e le azioni del progetto." Ogni team aziendale trascorreva ore e ore alla settimana a preparare diapositive per mostrare ai dirigenti gli aggiornamenti sullo stato del progetto. "Nel complesso, il nostro ambiente di esecuzione del programma non era ideale perché non era automatizzato e standardizzato tra i team per supportare la reportistica di riepilogo agli stakeholder", afferma Taylor. "Il risultato netto è stata un'incoerenza e una mancanza di visibilità nei progetti. Ciò rendeva difficile monitorare i progressi e risolvere rapidamente i problemi, il che a volte portava a problemi e ritardi."

Toshiba Global Commerce Solutions sapeva di aver bisogno di un processo che potesse accelerare la messa in commercio dei nuovi prodotti. "Avevamo bisogno di un modo migliore per prendere qualcosa di nuovo e innovativo e trasformarlo da un'idea in un prodotto commerciabile", afferma Taylor.

Tracciamento di portfolio di progetti e processi grazie alla soluzione di PPM moderno di Smartsheet 

Toshiba Global Commerce Solutions aveva già lavorato con Smartsheet in altre aree dell'azienda, il che lo rendeva interessante per i program manager.

"Smartsheet ci consente di creare una serie di strumenti attorno ai nostri processi, invece di dover adattare i processi agli strumenti disponibili", afferma Scott Graham, Senior Program Manager di Toshiba Global Commerce Solutions.

"I modelli personalizzabili di Smartsheet ci consentono di implementare rapidamente modifiche continue e incrementali ai processi in tutti i progetti."

L'azienda usa la soluzione di PPM moderno di Smartsheet per monitorare oltre 40 progetti nel suo portfolio e gestire i processi di introduzione di nuove soluzioni. Qualsiasi business unit può avviare un progetto, dando il via a un flusso di lavoro automatizzato in Smartsheet.  Ogni nuovo progetto attiva il provisioning di un blueprint in Smartsheet Control Center, che tiene traccia del progetto dall'inizio alla fine. I program manager, i team di vendita e marketing, i dipendenti finanziari e i responsabili dello sviluppo possono quindi monitorare i progetti, i rischi, le azioni e i problemi in modo standardizzato. Le automazioni dei flussi di lavoro inviano anche promemoria sulle milestone e sulle scadenze chiave del progetto agli stakeholder. 

Toshiba Global Commerce Solutions sfrutta i vantaggi offerti dalle dashboard Smartsheet per offrire ai program manager una visione dettagliata e a colpo d'occhio dell'avanzamento dei singoli progetti. L'azienda usa inoltre dashboard a livello di portfolio per presentare istantanee del progetto ai proprietari dei portfolio e ai dirigenti di tutta l'azienda. "I nostri team di leadership possono usare Smartsheet per ottenere una visione rapida di tutti i progetti nel portfolio, per vedere lo stato, i rischi o i problemi e cosa deve essere fatto se un progetto è in ritardo o non in linea", afferma Graham. 

Smartsheet Professional Services offre una soluzione PPM end-to-end 

Quando ha adottato inizialmente Smartsheet, Toshiba Global Commerce Solutions si è rivolta a Smartsheet Professional Services per assistenza nella configurazione di modelli Control Center. "Avevamo alcune idee iniziali su come volevamo che funzionasse il nostro ambiente, quindi abbiamo avuto conversazioni con il team Professional Services", afferma Graham. "Una delle cose che i nostri dirigenti volevano erano diversi parametri complessi. C'erano alcune tecniche che non ci sarebbero mai venute in mente, perché non siamo esperti, ma sono una seconda natura per Smartsheet Professional Services. Il team Professional Services ci ha guidato passo dopo passo nell'intero processo, dal perfezionamento dell'architettura alla costruzione e al collaudo dell'ambiente. Alla fine abbiamo ottenuto qualcosa di molto più grande di quanto mi aspettassi inizialmente e Professional Services ci ha permesso di avere una soluzione più sostenibile, gestibile e scalabile."

Durante la progettazione e l'implementazione della soluzione, Smartsheet Professional Services ha fornito una dashboard a Toshiba Global Commerce Solutions per visualizzare rapidamente il numero di ore impiegate e la pianificazione dettagliata del progetto per ogni fase. "Se qualcuno mi chiedeva un aggiornamento dello stato, potevo semplicemente recuperare le informazioni e condividere la user story o il diagramma dell'architettura", afferma Graham. 

Senza l'assistenza di Smartsheet Professional Services, Toshiba Global Commerce Solutions probabilmente non sarebbe stata in grado di creare la propria soluzione nei tempi previsti. "Per quanto Smartsheet sia semplice, non siamo ancora esperti nel realizzare cose complesse", afferma Graham. "Chissà cosa avremmo costruito senza l'aiuto di Smartsheet Professional Services. Probabilmente sarebbe stato ingestibile. Il reparto Professional Services è stato prezioso nel guidarci sulla strada giusta."

Gestione del portfolio di progetti standardizzata e coerente 

Grazie alla soluzione di PPM moderno di Smartsheet, Toshiba Global Commerce Solutions dispone ora di un kit di strumenti di processo standardizzato per immettere le soluzioni sul mercato, offrendo ai program manager e ai product manager chiarezza e coerenza per quanto riguarda attività, ruoli e responsabilità. Invece di affidarsi a strumenti diversi e senza visibilità sul progetto, i team possono ora monitorare facilmente lo stato di ogni progetto nel portfolio dell'azienda.

"Grazie a Smartsheet, tutti i nostri progetti hanno blueprint, dashboard e metodologie coerenti per la gestione completa del programma nell'intero processo", afferma Graham. "Indipendentemente dalla business unit, siamo tutti pienamente allineati ai nostri progetti."

Messa in commercio più rapida per i nuovi prodotti

Toshiba Global Commerce Solutions ha sfruttato al massimo l'automazione e la coerenza di Smartsheet per creare team di progetto più piccoli e agili, in grado di concettualizzare rapidamente le soluzioni. "Usando Smartsheet, possiamo sperimentare di più e creare e fallire rapidamente", afferma Taylor. "Smartsheet consente di passare dall'innovazione alla commercializzazione integrando tutte le divisioni dell'azienda, dal marketing alle vendite fino allo sviluppo e all'assistenza dei prodotti. Avendo standardizzato i nostri processi e allineato i nostri team su ogni progetto, i nostri processi ora culminano in un passaggio alla produzione di successo, con cui riusciamo a commercializzare e rendere operative le nuove soluzioni più rapidamente rispetto al passato."

Più valore all'azienda, l'obiettivo principale 

Toshiba Global Commerce Solutions ha sfruttato al massimo l'automazione e la coerenza di Smartsheet per creare team di progetto più piccoli e agili, in grado di concettualizzare rapidamente le soluzioni. "Usando Smartsheet, abbiamo guadagnato in efficienza in termini di coordinamento dei progetti, reporting e gestione delle riunioni", afferma Taylor. "Non siamo più in un ambiente in cui dobbiamo creare presentazioni per diverse business unit ogni settimana. Ora operiamo in tempo reale, in modo che le persone possano facilmente monitorare le attività e modificare le date di consegna dei progetti, ad esempio, così non devo rincorrere le persone per gli aggiornamenti di stato."

I responsabili dei programmi e dei prodotti dell'azienda hanno ridotto il tempo dedicato in precedenza alla creazione di diapositive sullo stato e altri materiali da presentare durante le riunioni. "Abbiamo riscontrato un aumento del 25% in termini di efficienza grazie all'uso di Smartsheet per la gestione dei programmi", afferma Taylor.

"Ad esempio, abbiamo condotto un sondaggio tra i program manager che ha rivelato che dedicano oltre quattro ore in meno ogni settimana a preparare report sullo stato di avanzamento e verbali delle riunioni. Con più tempo a disposizione, i program manager possono contribuire all'azienda concentrandosi su attività di valore più elevato. Il risparmio di tempo significa inoltre avere la capacità di occuparci di più progetti, il che ci aiuterà a far progredire l'azienda offrendo nuove soluzioni innovative ai nostri clienti." 

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