Tellepsen Builders aiuta i dipendenti ad avanzare grazie a Smartsheet

Tellepsen Builders è un'azienda a conduzione familiare che opera a Houston da più di 100 anni, concentrandosi su progetti che fanno la differenza nella vita delle persone, come sedi aziendali, ospedali e scuole. Il team di gestione dei progetti edilizi è uno dei più grandi dell'azienda, oltre che uno dei più attivi. I project manager lavorano presso i cantieri per organizzare tutte le operazioni sul posto.

Kendall Pouland, direttrice dello sviluppo professionale, ha scalato i ranghi della gestione dei progetti. Passare 10 anni a lavorare in cantiere armata di elmetto le ha insegnato che il lavoro di un PM è complesso e che un feedback chiaro è essenziale per dare il meglio nel proprio lavoro.

Sebbene i PM di Tellepsen sapessero come si costruisce un edificio, l'azienda non aveva ideato una chiara struttura per la crescita della carriera dei dipendenti e la loro promozione. L'ambizioso gruppo di PM era impaziente di lasciare un segno sia nella loro carriera che nella comunità, mentre gli assistenti dei PM volevano avanzare ai livelli successivi il prima possibile. Pouland scoprì che i criteri per la promozione e le competenze non erano standardizzati, il che causava confusione riguardo chi fosse pronto per avanzare, nonché sulla formazione necessaria per farlo.

Pouland aveva bisogno di un modo migliore per gestire la formazione per le competenze e il processo di avanzamento per il team di ambiziosi project manager in continua crescita, perciò ha collaborato con il team per identificare 66 diverse competenze per la gestione dei progetti in cinque macrocategorie, con sei livelli di competenza che andavano dall'assistente appena arrivato al membro senior con molta esperienza.

Individuare lo strumento giusto

Per comunicare le competenze e i livelli, Pouland ha scelto Smartsheet. Ha creato una matrice delle competenze e una griglia con i dettagli dei 396 livelli di competenza, organizzati in fogli individuali per ciascun project manager.

"Quando l'ho creata ho messo lo stato di tutti i punti su "incompleto", e se qualcuno voleva avanzare nell'organizzazione, avendola a disposizione, aveva ora la possibilità di farlo e tutte le informazioni necessarie", dice Pouland. "Se hai bisogno di aiuto per qualcuna delle competenze, è nostro compito fornirtelo: mio, del tuo capo o di un altro PM, ma sei fautore del tuo destino."

Una codifica a colori per dare feedback

La codifica a colori aiuta i PM a identificare quali competenze padroneggiano e su quali invece devono ancora lavorare. Quando un PM contrassegna una competenza come completata, il foglio avvisa un manager via e-mail, che può approvare o dare un feedback specifico sulle ulteriori competenze da apprendere. I manager possono accedere alla matrice delle competenze dei membri del proprio team, aggiornarla da dispositivo mobile e inviare un feedback direttamente dal cantiere, da qualsiasi sala riunioni o anche da casa, senza dover aspettare di trovarsi in ufficio.

"L'utilizzo da dispositivo mobile era molto importante per noi", dice Pouland. "Semplificava il lavoro degli approvatori. Sono molto impegnati e non stanno al computer tutto il giorno, né sono esperti di tecnologia: poter effettuare le approvazioni dal telefono con solo un paio di clic è vantaggioso."

Man mano che un PM apprende le competenze necessarie, le celle nel foglio passano da rosso a giallo e infine a verde. Più la matrice delle competenze è verde, più il PM è pronto per la promozione. Se il foglio cambia colore in verde troppo lentamente è semplice identificare i motivi.

"Un responsabile a volte ha la sensazione che qualcuno non sia pronto per la promozione, ma ha difficoltà a determinarne il motivo", spiega Pouland. "In questo modo il responsabile può dire: 'Devi lavorare sulla comunicazione', oppure 'Devi migliorare nel tracciamento e nel monitoraggio delle attività'."

Semplificazione dei processi delle risorse umane

La matrice delle competenze, oltre a rendere più semplice l'avanzamento di carriera, rende anche più efficienti le revisioni annuali delle prestazioni. Grazie alla comunicazione continua durante tutto l'anno tra i PM e i loro responsabili, il processo di revisione è privo di sorprese e può essere completato con un breve questionario. Durante il primo anno di adozione della matrice delle competenze su Smartsheet, il team di gestione dei progetti ha completato le revisioni delle prestazioni in una settimana, mentre altri team hanno impiegato quasi un mese.

Pouland sta lavorando per estendere l'uso della matrice delle competenze ad altri team, una divisione per volta, così che tutti i dipendenti dell'azienda possano gestire in modo più chiaro le proprie carriere.

"Qui ci sono molte persone con una personalità di tipo A", dice Pouland. "Questa soluzione ha semplificato le conversazioni più difficili, perché abbiamo un comitato che si è preso la briga di elencare tutto quello che bisogna saper fare. Ha senza dubbio aiutato le persone a concentrarsi sui primi passi per avanzare."