Sutter Roofing realizza un successo aziendale con accesso in tempo reale a dati accurati

Sutter Roofing Company è diventata un'azienda di spicco in coperture commerciali del sud-est impegnandosi in lavori complessi evitati da altre aziende. Sia che si tratti di installare strutture protettive per mantenere operativo e a norma un mixer durante un rifacimento totale del tetto o soddisfare i rigorosi standard dei clienti del settore manifatturiero e aerospaziale, questa azienda fondata quasi 120 anni fa ha costruito la sua reputazione grazie a una forza lavoro esperta di veterani del settore. Smartsheet aiuta il personale nell'organizzazione a gestire i dati necessari a conoscere sia il corpus di opere passate che le sue attuali risorse e disponibilità.

"Per poter crescere, dobbiamo avere di fronte dati precisi e fidati", dichiara John Kenney, Chief Operating Officer di Sutter Roofing. "Non c'è niente di peggio che fare promesse impossibili alle persone con cui devi lavorare".

La redditività aziendale dipende da un'accurata analisi preliminare e da una precisa assegnazione del prezzo di ogni nuovo lavoro. Sottostimare le ore di manodopera, i materiali o il tempo può tradursi in straordinari, carenze di approvvigionamento o scadenze non rispettate, tutti fattori che impattano gravemente sui profitti. In passato, Kenney e team si affidavano ai fogli di calcolo per tenere traccia dei dati aziendali ma non riuscivano a ottenere l'accuratezza desiderata. I diversi stakeholder salvavano versioni contrastanti di un documento ed era difficile capire chi aveva apportato le modifiche e quale fosse la versione più aggiornata su cui basare stime e pianificazioni.

Smartsheet entrò in scena tre anni fa, quando un nuovo assunto raccontò quanto gli fosse stato di aiuto con un progetto in un programma di costruzione del suo college. La prima impressione di Kenney fu di avere davanti agli occhi la soluzione più facile da imparare rispetto a quelle che aveva esaminato fino a quel momento. Quindi cominciò ad esplorarne tutto il potenziale per trasformare quasi ogni aspetto dell'attività di Sutter Roofing.

Stima, pianificazione e monitoraggio dei lavori

Con Smartsheet, i capi progetto di Sutter Roofing possono acquisire dati dettagliati di tutti i lavori di copertura completati negli ultimi decenni: costi dei materiali, durata, ore di manodopera necessarie, problemi imprevisti e altro ancora. Simili dettagli aiutano i periti dell'azienda ad avere un quadro chiaro per definire tutto l'occorrente per un nuovo progetto e la disponibilità delle squadre per iniziare i lavori.

"Conserviamo i dati storici di tutti i progetti completati negli ultimi 20 anni", afferma Kenney. "Siamo in possesso di tutte le garanzie possibili. Conosciamo le ore di lavoro che servono per completare il lavoro, carenze ed eccedenze di materiali e le attrezzature usate. La nostra squadra operativa può controllare quanto tempo è durato il progetto, in quale momento dell'anno è stato completato, il tipo di squadra e il numero di lavoratori. Tutti i dati sono lì pronti per l'uso".

La squadra operativa usa Smartsheet per pianificare ogni fase di un lavoro, monitorandone lo stato al suo avanzamento. I manager possono visualizzare in tempo reale lo stato di qualsiasi progetto, se il lavoro è stato completato al 30% utilizzando però il 40% dei materiali e della manodopera assegnati, i vertici possono accedere per identificare problemi, rivedere processi o previsioni e far andare le cose nel verso giusto.

"Prima di avere queste informazioni, potevamo arrivare a un 90% o 95% [di completamento] e non avere più il tempo di fare correzioni", dichiara Kenney. "Ora possiamo acquisirle sin dalle prime fasi e prendere le decisioni più adatte per salvare un progetto che poteva andare male".

Catturare i dettagli in tempo reale è più facile perché gli utenti possono accedere a moduli e dati dal loro telefono. Con tanti membri dello staff in movimento tra un cantiere e l'altro, l'accesso mobile permette loro di essere aggiornati su un lavoro prima dell'arrivo.

Smartsheet sveltisce anche il programma di formazione interna dell'azienda, soprannominato Sutter University. I dipendenti possono visualizzare le descrizioni dei corsi, iscriversi alla formazione e tenere traccia del completamento di ogni sessione. Sutter Roofing usa Smartsheet anche per tenere traccia delle certificazioni del settore, così da avere un quadro chiaro della manodopera qualificata a lavorare su specifici progetti che richiedono competenze o requisiti normativi speciali. In questo modo, è più facile mettere insieme le squadre più adatte, anche per i lavori più impegnativi.

Compiti di vendita e amministrativi

Sutter Roofing usa Smartsheet per snellire la gestione dei suoi processi aziendali che spaziano dal monitoraggio di contatti preselezionati alla sensibilizzazione al marketing fino alla revisione e approvazione dei contratti. Una delle caratteristiche più apprezzata da Kenney è la sua facile integrazione con i software di settore.

"Quello che veramente apprezzo di Smartsheet è il fatto che non si tratta di un pacchetto software tutto incluso", sostiene Kenney. "Ho un sistema di contabilità per i lavori di copertura, una CRM e una suite per le risorse umane. Ma tutte le informazioni finiscono in Smartsheet, ed è allora che avviene la magia".

I team di vendita possono tenere traccia di contatti e potenziali clienti, vendite, chiusure di contratti, provvigioni e rapporti di chiusura. I contratti si spostano attraverso il processo di approvazione con avvisi e approvazioni automatizzati che in automatico richiedono le firme necessarie e comunicano alla contabilità o all'organico specifiche necessità di verifiche finanziarie. A lavoro completato, i dettagli del contratto, gli appunti di lavoro, i registri della manodopera e i dati contabili vengono tutti trasferiti in un foglio di liquidazione per la revisione finale prima dell'archiviazione.

Rendicontazione per l'esecutivo e i clienti

Le dashboard consentono ai team addetti alle stime, alla vendita e alle operazioni di condividere con facilità le informazioni necessarie al processo decisionale dell'esecutivo e dei clienti.

"Credo che sul mercato non esista un programma migliore per sveltire i processi", dichiara Kenney. "Se occupi una posizione di livello C in una qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore, devi avere delle informazioni su cui lavorare e devi essere sicuro che siano esatte. Il bello di Smartsheet è che, una volta inserite le informazioni, sulle dashboard puoi visualizzare i KPI e i valori di riferimento aziendali predisposti tutti su un lato e i dati reali sull'altra metà. Puoi fare previsioni con numeri, grafici o qualsiasi altra cosa che funzioni e nel giro di cinque minuti puoi conoscere lo stato di salute della tua azienda".

Sutter Roofing possiede alcuni portali guidati, in cui sono presenti numerosi clienti importanti, contenenti dashboard che mostrano lo stato e le metriche dei progetti in corso, insieme alle stime riguardanti interventi di riparazione e manutenzione. 

"I nostri property manager e proprietari di edifici più importanti lo adorano senza riserve, perché possono trovare tutte le informazioni anche sui loro cellulari", dichiara Kenney. "E una volta che fornisci al cliente tutte le informazioni che desidera, difficilmente lo perderai, perché non vuole perdere il potere di sapere dove si trovano le sue informazioni".

Uno dei maggiori risultati offerti da Smartsheet a Sutter Roofing è la capacità di monitorare i materiali a magazzino ed evitare doppi acquisti, con oltre 200.000 dollari di risparmio in materiali, che possono essere impiegati per nuovi progetti. Kenney sostiene che anche il processo di preparazione agli incontri di vendita ne abbia giovato. Infatti, mentre in passato c'era bisogno di un assistente per 4-5 ore, da impiegare nella procedura di ricerca dei dati e di verifica della concordanza, ora bastano 45 minuti per elaborare un report Smartsheet e riesaminare i dati per sottolineare i punti salienti e le problematiche. Ed è felice di vedere con quanto entusiasmo i team cercano nuovi modi di usare Smartsheet, presentando proposte innovative.

Puoi chiedere a un dipendente qualsiasi se ritiene che i processi aziendali e il suo stesso lavoro siano stati agevolati o complicati da Smartsheet, e posso garantire al 100% che risponderà che è stato semplificato", afferma Kenney. "Perché non deve più perdere tempo a cercare informazioni che ora sono a portata di clic. La nostra azienda concorda senza riserve. Non ho mai implementato un programma, né in questa azienda né in qualsiasi altra durante la mia carriera, che sia stato così ampiamente accettato".