La St. Edward’s University gestisce le risorse IT accademiche e supporta l'apprendimento a distanza con Smartsheet

In qualità di scuola di materie umanistiche improntata sulla mission, la St. Edward’s University di Austin, Texas, si vanta di offrire una formazione che copra ogni aspetto della persona attraverso attenzioni personali e rigorosi programmi accademici. A supporto di questi, tutte le università devono garantire risorse IT e processi di gestione dei progetti il più possibile sofisticati ed efficienti. Durante la pandemia da COVID-19, Smartsheet ha aiutato la St. Edward's a mantenere operativi programmi e servizi di vitale importanza con il minimo staff, assistendo i vertici nelle decisioni strategiche a supporto della missione educativa dell'università.

Danny Lorenty, Associate Vice President per la gestione delle risorse IT presso la St. Edward’s University, ha iniziato a usare Smartsheet nel 2015 nel suo precedente ruolo di Project Manager IT, quando aveva bisogno di un modo migliore per gestire progetti IT grandi e complessi per migliorare pianificazione, previsione e gestione del ciclo di vita dell'inventario del team IT. Aveva appena ottenuto la certificazione di Project Management Professional (PMP®) ed era cosciente che strumenti frammentati come le e-mail e i fogli di calcolo non sarebbero stati utili al suo obiettivo di creare una struttura semplice per condividere le informazioni con i vari stakeholder. Smartsheet ha offerto l'opportunità di standardizzare i processi del team incoerenti e automatizzare le attività ripetitive. Nel suo ruolo successivo, il portafoglio fu ampliato per includere la gestione del budget IT.

"Il primo passo di qualsiasi tipo gestione è sapere cosa hai in mano", dichiara Lorenty. "Ho iniziato con un portafoglio di tutti i servizi: contratti, date di rinnovo e rinnovi. Quindi sono passato alle risorse, lavorando con ogni reparto per registrare tutti i server, le scrivanie, i computer dei laboratori e via dicendo, e tutto ciò ha portato alla luce dettagli critici sul nostro budget. Abbiamo potuto determinare il momento in cui era necessario procedere alle sostituzioni in base alla data di acquisto originale. Avevamo una buona previsione quinquennale, tutta creata su Smartsheet, che ha immediatamente spinto l'ufficio di gestione delle risorse a diventare una risorsa strategica per l'università."

Acquisire e condividere i dati in modo coerente per migliorare la trasparenza

Attualmente, il team IT della St. Edward's usa Smartsheet per eliminare il lavoro manuale su monitoraggio e rinnovi dei contratti, gestione e inventario delle risorse, gestione dei progetti e previsione e pianificazione di aggiornamenti e sostituzioni. Lorenty gestisce i diversi aspetti del budget IT con un sistema di fogli (compilati come WorkApps) per garantire che tutti i dati importanti siano il più possibile in tempo reale. Le dashboard forniscono delle viste aggiornate che consentono ai vertici di prendere decisioni informate in risposta ai mutevoli vincoli finanziari.

"In origine, il nostro obiettivo era informare in modo trasparente il gruppo dirigente e il CIO riguardo lo stato delle nostre finanze, del portafoglio di servizi e delle risorse", dichiara Lorenty. "Ora è fornire il giusto livello di consapevolezza al nostro staff IT. Senza le informazioni giuste, puoi veder emergere tutti questi grossi contratti e farti un'idea sbagliata sull'afflusso di denaro; d'altro canto, tutte queste conversazioni sui vincoli di budget possono darti la sensazione che le cose stiano andando male e che tutto dovrebbe fermarsi. Quindi, nel mio ruolo, è molto importante stabilire il giusto tono e verificare che i fatti vengano raccontati per quello che sono. E Smartsheet è la piattaforma che racconta i fatti."

Smartsheet ha aiutato il team IT anche a servire al meglio gli studenti che avevano bisogno di computer portatili o di hotspot Wi-Fi per restare al passo con lo studio quando i programmi dell'università divennero totalmente virtuali in risposta alla pandemia da COVID-19. Lorenty ha creato un foglio per il programma di prestito di tecnologia che usa Smartsheet Dynamic View per condividere le informazioni in modo selettivo con coloro che lo richiedono, proteggendo la privacy degli studenti. Una volta che il team dell’Ufficio Studentesco stabilisce che uno studente ha necessità di risorse, Dynamic View assicura che i partner tecnologici Verizon e Ricoh e lo spedizioniere FedEx visualizzeranno solo i dettagli necessari per consegnare l'apparecchiatura corretta agli studenti.

Una piattaforma adattabile che soddisfa una vasta gamma di esigenze

Lorenty sostiene che la flessibilità è una delle migliori caratteristiche di Smartsheet; poiché è facile da imparare e usare, servono solo poche settimane per passare dall'idea della soluzione alla sua realizzazione in tutta l'università. Non ha bisogno di valutare e ricorrere a una piattaforma specializzata, né di andare in cerca del budget per finanziarla. Basta solo verificarla e reiterarla con Smartsheet finché non arriva esattamente dove deve arrivare.

"Ritengo che il lavoro in sé, l'analisi finanziaria e la previsione, possano essere eseguiti indipendentemente da Smartsheet", dice Lorenty. "Ma dobbiamo essere grati a Smartsheet, per il fatto di averlo potuto fare e contemporaneamente di aver creato un impatto sulla cultura con la trasparenza. Non si tratta del solo fare analisi affinché le persone le vedano, ma anche di averle per poter raccontare i fatti. Se qualcuno dovesse mai chiederci dove abbiamo speso i nostri soldi lo scorso anno, abbiamo la traccia, la richiesta di budget e il progetto associato. È tutto lì. Una piattaforma che può essere adattata a tale scopo ha un valore inestimabile."

Lorenty apprezza anche il fatto che Smartsheet aggiunge di continuo caratteristiche e funzionalità alla piattaforma; stando a quel che dice, "La frequenza con cui Smartsheet continua a far uscire nuove funzionalità significa che le possibilità d'uso sono praticamente infinite." Questa continua innovazione mantiene sempre Smartsheet al passo con le necessità dell'università. Lorenty ha visto le precedenti piattaforme, adottate inizialmente con grande clamore, cadere in disgrazia in meno di un anno. Alla St. Edward’s, Smartsheet sta ancora andando forte.

Facile adozione in tutta l'università

Oltre al team IT, Smartsheet viene usato dai dipartimenti universitari compresi il reparto finanziario, fatture passive, gestione dei rischi, servizi, eventi e risorse umane. Di recente l'organizzazione IT è stata accorpata alla biblioteca universitaria, aggiungendo la supervisione finanziaria al portafoglio di Lorenty, e ha implementato Smartsheet per la gestione delle collezioni.

Uno dei più importanti vantaggi di Smartsheet è che riduce il tempo e il lavoro per la gestione delle funzioni amministrative essenziali, come i rinnovi contrattuali e gli appalti. La St. Edward’s non fa eccezione alle sfide che l'istruzione superiore ha dovuto fronteggiare in questi ultimi anni, e ha dovuto adattare il suo budget per affrontare tali problematiche, in particolare quelle insorte a causa della pandemia. Smartsheet aiuta Lorenty a fare di più senza dover competere con il budget per il personale, sempre più scarso.

"Senza esagerare, credo che abbiamo potuto mettere in piedi molte di queste nuove funzioni aziendali in IT solo grazie a Smartsheet", sostiene Lorenty. "Per la biblioteca, ci sono oltre 200 contratti che devono essere rinnovati ogni anno. Sarebbe un lavoro a tempo pieno e avrei bisogno di uno specialista dei rinnovi per smaltirlo. Ma poiché abbiamo creato un processo per i rinnovi in Smartsheet, posso assumere uno studente che se ne possa occupare. Un altro esempio è la definizione di una roadmap per l'IT. Se ogni capo reparto non avesse creato una propria roadmap per l'anno e non l'avesse distribuita all'intera divisione, avrei avuto bisogno di un gestore del portafoglio a tempo pieno. Approvvigionamento dell'IT, rinnovi e preparazione del bilancio sarebbero tutte attività a tempo pieno. E invece non dovrò trascorrere 100 ore a settimana al lavoro."

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