Special Olympics crea community in tutto il mondo, migliorando visibilità e collaborazione grazie a Smartsheet

L'idea di Special Olympics International è di offrire competenze e opportunità a bambini e adulti con disabilità intellettive, non solo con gli sport familiari a molte persone, ma anche con formazione manageriale, iniziative per la salute e senso di comunità. Smartsheet aiuta Special Olympics a integrare dati di progetto e comunicazioni in un unico punto centrale, assicurando al contempo la visibilità alla dirigenza e in tutta l'organizzazione. 

"Stiamo risparmiando tempo, denaro e forza lavoro", dichiara Laura Jones, Director of Project Management per Special Olympics International. "Smartsheet è un investimento che ci aiuta a risparmiare sulla manodopera dandoci la possibilità di valutare il nostro modo di collaborare. Possiamo dire addio ai processi duplicati e iniziare a collaborare al meglio sullo stesso processo."

Jones afferma che Special Olympics struttura tutto il suo lavoro sotto forma di progetti, dagli eventi pubblici ai programmi collaborativi, fino alle operazioni interne. Il suo ruolo è definire il processo e gli strumenti di organizzazione della gestione dei progetti (PMO) nell'intero organismo, in linea con un'iniziativa strategica iniziata qualche anno fa.

"Quando sono stata assunta, mi sono resa conto che avevamo anche bisogno di essere trasparenti", dichiara Jones. "Non c'era visibilità. Una regione non aveva la benché minima idea di cosa facesse l'altra, a meno che i membri dello staff non comunicassero tra loro. Non esisteva un punto centralizzato dove il personale potesse guardare e dire, 'Oh, ecco a cosa sta lavorando questo team.'"

Quando Jones fu assunta, il team dirigenziale aveva già deciso di usare Smartsheet, e fu quindi molto entusiasta di poter creare le basi di programma con uno strumento che già conosceva bene. Lavorando con il team di eccellenza organizzativa e con il supporto della dirigenza, diede il via a un approccio per fasi, presentando la soluzione a ogni singolo team in modo che tutti acquisissero familiarità e sicurezza.

"I nostri team IT e HR sono stati tra i primi ad averlo adottato quando ho iniziato la formazione in gruppo sulla gestione dei progetti", dichiara Jones. "Ci siamo assicurati che una parte del team fosse già al lavoro sulla gestione dei progetti e su Smartsheet, che fossero stati istruiti e che avessero capito come funzionasse. Il sostegno della dirigenza per l'intero processo e le motivazioni che avevano spinto all'adozione ci hanno veramente aiutato a convincere il resto dei team a iniziare a usarlo."

Una piattaforma che supporta la comunicazione

Nel primo anno di implementazione, Jones e i suoi colleghi hanno introdotto 20 progetti nella loro soluzione Smartsheet. Oggi ne hanno oltre 150, e l'uso di Smartsheet si sta diffondendo speditamente poiché gli utenti si sono resi conto di quanto visibilità e automazione possano semplificare il loro lavoro.

Una delle principali applicazioni di Smartsheet è nella gestione degli eventi. Jones rivela che lo staff che organizza i World Games usa Smartsheet per ogni fase, dalla procedura di gara alle competizioni di prova, fino ai veri e propri eventi dal vivo. Anche se la pandemia da COVID-19 ha interrotto il programma delle gare, Smartsheet fornisce una struttura di pianificazione ed esecuzione pronta all'azione man mano che gli eventi tornano ad essere sicuri da organizzare.

"Uno dei nostri ex atleti, membro del team per lo sport e le competizioni, sta organizzando gli Unified Beach Games ai Caraibi", dice Jones. "Lo ha già fatto ed è stato un vero successo. Perché no? Sono i Beach Games, ed è ovvio volervi partecipare, ai Caraibi. Sono entusiasta perché ora abbiamo la capacità di tenere tutto sotto controllo in Smartsheet, facendogli documentare tutto quello che sta facendo. Ha già messo insieme il programma e il piano di progetto. Ora bisogna solo avere la certezza che il COVID stia alla larga (per i giochi del prossimo anno) così da poter mandare avanti il processo."

Durante la pandemia, Special Olympics ha usato Smartsheet per rimanere in contatto con gli atleti, aiutandoli a recuperare una parte del senso di comunità e della connessione che erano andati perduti con l'interruzione delle gare in presenza. Smartsheet ha aiutato le organizzazioni locali e regionali a seguire comunicazioni, programmi di sensibilizzazione, ad esempio screening sanitari, e forniture di risorse come occhiali e ausili per la mobilità. La piattaforma Smartsheet offre un canale di comunicazione che consente ai team di riunirsi anche quando non possono incontrarsi.

"Esiste un comitato organizzativo locale che collabora con i nostri team per organizzare gli USA Games", dichiara Jones. "Hanno iniziato a usare Smartsheet, e ora siamo in grado di condividere reciprocamente una miriade di informazioni per lavorare a stretto contatto gli uni con gli altri lasciando delle note con la funzionalità di comunicazione di Smartsheet. Questa funzionalità può informare automaticamente una persona che qualcuno ha fatto il suo nome nel foglio. Si tratta di un componente cruciale."

L'organizzazione usa Smartsheet anche per gestire i processi aziendali e interni, dai cicli dei benefit delle risorse umane alla formazione e al monitoraggio delle risorse IT. Le licenze software possono essere richieste tramite un modulo Smartsheet e monitorate per i rinnovi e gli aggiornamenti. Gli avvisi automatici aiutano i team a rispettare le scadenze e a tenersi al corrente sulle conversazioni.

Collaborazione semplice che fa risparmiare tempo e risorse

Special Olympics risparmia tempo e denaro utilizzando Smartsheet per favorire la collaborazione tra i team e fornendo al personale la visibilità sull'operato dei loro colleghi. Prima di Smartsheet, i vari team in tutto il mondo potevano lavorare sullo stesso tipo di progetto senza sapere che i colleghi avevano trovato una soluzione rapida a un problema o un modo più spedito per lanciare un'iniziativa. Jones conosce un caso in cui tre differenti team sono stati in grado di condividere suggerimenti e soluzioni per un progetto comune e risparmiare quindi più di 45 ore del personale al mese per ogni team.

I dati generati in programmi e iniziative confluiscono nelle dashboard che mantengono informati i vertici in tempo reale riguardo i progressi. Jones e colleghi possono visualizzare e condividere informazioni senza dover compilare report e perdere tempo per i briefing.

"I nostri vertici adorano le dashboard", dichiara Jones. "Mi vedo con il CEO ogni mese e, prima ancora di iniziare la conversazione, ha già esaminato i dati e li ha visti prendere forma. Posso raccontare una storia, ma un dirigente impegnato non può sempre concedersi il lusso di starla a sentire, quindi è piacevole poter fare la parte dello spettatore, per sapere esattamente cosa sta succedendo, senza che io debba partecipare."

Anche automazioni e modelli fanno risparmiare tempo, poiché entrambi velocizzano la configurazione di nuovi progetti e creano approcci standardizzati che permettono di tracciare i progressi e misurare i successi con più facilità.

"Sono davvero entusiasta dell'implementazione di Control Center", dice Jones. "Avendo un processo di avviamento dei processi estremamente valido, possiamo usarlo ed essere trasparenti in tutta l'organizzazione. È davvero importante per noi, ma servirebbe tantissimo lavoro se dovessi gestire ogni portafoglio da sola. Control Center è una semplificazione; il personale non deve aspettare che io carichi un modello per loro. Tutto quello che occorre è lì, devono solo prenderlo, lavorarlo e agire."

Promuovere l'adozione entusiastica a un nuovo livello

Jones sostiene che Smartsheet è una risorsa potente per la sua organizzazione in termini di programmazione, pianificazione e analisi. Consente agli utenti SOI di osservare cosa accade con i progetti e quali problemi e opportunità possono presentarsi.

È anche rimasta molto colpita dalla facilità con cui il personale ha adottato la piattaforma. Mentre altre organizzazioni potrebbero preferire un'implementazione più rapida e completa, Special Olympics è stata in grado di attuare un'adozione graduale per generare entusiasmo e consenso in tutta l'organizzazione. A mano a mano che si diffondeva, il personale che inizialmente non era convinto ha potuto toccare con mano quello che Smartsheet aveva da offrire. Ora Jones guarda al futuro e alla migliore strategia per mantenere e rafforzare la piattaforma.

"Abbiamo completato la fase di formazione iniziale con la gestione dei progetti", dice Jones. "Poi passeremo agli strumenti avanzati di Smartsheet e al modo di migliorare il lavoro di progetto. La sfida adesso è come sostenerlo e assicurarci che chiunque entri a far parte della nostra organizzazione usi la gestione dei progetti e Smartsheet. Ero davvero entusiasta di lanciare il nostro corso online sui processi di Special Olympics International e indirizzare le persone ai video del Centro di eccellenza Smartsheet per avere maggiori informazioni."

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