Smartsheet aiuta The Scout Association a diffondere i suoi stimolanti programmi nel Regno Unito

Ogni settimana, The Scouts aiuta i giovani ad apprendere "conoscenze per la vita", sviluppando le loro vite private con l'amicizia e le attività all'aperto. Le sezioni Castori, Lupetti, Scout ed Esploratori, di età compresa tra i 6 e i 18 anni, fanno campeggio, escursionismo, nuoto, discesa in corda doppia, ciclismo e canoa e lavorano in squadra per affrontare nuove sfide.

Quando il Senior Project Manager Dirk Grobler si unì al quartier generale di The Scouts negli antichi boschi di Epping Forest, desiderava una piattaforma che stimolasse il suo team a collaborare con i volontari in prima linea del movimento. E per ottenere una comprensione definitiva dell'operato mensile di The Scouts, Grobler aveva bisogno di una soluzione che fungesse da fonte centrale di informazioni per un variegato portafoglio di progetti e da strumento per creare report coerenti e accurati.

Nella sua esperienza di gestione dei progetti Grobler aveva usato Microsoft Project, ma temeva che la piattaforma sarebbe stata troppo "impegnativa" per i volontari a corto di tempo e troppo cara da scalare per un'associazione no-profit. La necessità di una piattaforma che fosse facile da adottare, che richiedesse una formazione minima e che facesse risparmiare sui costi lo spinse a sperimentare Smartsheet all'interno del suo team.

Dopo tre mesi di prove, Smartsheet fu scelta come soluzione di gestione dei progetti per The Scout Association. "È stato un processo di miglioramento continuo ma Smartsheet ha aggiunto così tanto valore che non ho avuto remore ad adottarlo in tutti i nostri processi", ha detto Grobler.

Smartsheet ha aiutato The Scouts a organizzare in modo efficiente le sue avventure che cambiano la vita e ad aumentarne l'impatto nel Regno Unito.

Migliorare la diffusione delle sue strategie

Utilizzando la funzione di riepilogo del foglio di Smartsheet, Grobler e il suo team ottengono una visione di macro-livello di ogni progetto attivo e possono determinare segnali premonitori di ritardi. Questa soluzione supporta anche coloro che si occupano di governance dei progetti, aiutandoli a scavare in informazioni di micro-livello che rivelano dettagli fruibili per mantenere vivo lo slancio nelle loro attività.

Un altro esempio di come Smartsheet abbia migliorato la gestione dei progetti è l'uso di modelli ufficializzati. Ad esempio, i project manager collaborano con i coordinatori volontari per creare un documento di avvio progetto semplificato che contenga dati importanti con un piano aggiornato che preveda le tempistiche.

"Usare i modelli significa che i volontari non partono da zero, ma sanno come iniziare. E che i risultati riportati vengono registrati e standardizzati in un modo mai visto prima", ha dichiarato Grobler.

Estendere l'approccio "digital first" del movimento

Smartsheet viene usato per rafforzare l'entusiasmante progresso digitale di The Scouts, ad esempio per reclutare e fidelizzare i membri del personale. L'associazione usa una suite di nuovi strumenti e moduli di Smartsheet che ora consentono di raccogliere ed elaborare le nuove candidature.

Modernizzare la rendicontazione con Smartsheet

Oltre a ripensare alle sue funzioni per la gestione operativa e le risorse umane, Smartsheet ha aiutato il team di gestione dei progetti a migliorare la rendicontazione. Ora, grazie all'automazione, i report mensili possono essere raccolti più facilmente e, con i modelli standardizzati, i dati visualizzati hanno guadagnato in coerenza. I team possono correggere tempestivamente le loro prestazioni o perfezionare strategie di successo ricevendo aggiornamenti apportati a livello di progetto e poi trasferiti a livello di portafoglio. Questo assicura la disponibilità per tutti di informazioni in tempo reale accurate.

"Rendicontare e mantenere il nostro portafoglio è diventato un processo molto più intelligente. Chiunque, dall'amministratore delegato fino al team di gestione del portafoglio può vedere esattamente le stesse informazioni nel medesimo formato, rendendo più semplice la responsabilizzazione", ha affermato Grobler. E ha aggiunto che la rendicontazione mensile richiedeva un'intera settimana mentre ora bastano poche ore.

Avendo di fronte le grandi capacità di Smartsheet, altri reparti di The Scouts hanno iniziato a esplorarne il potenziale nelle loro soluzioni. E con un costo di proprietà allettante, l'uso in The Scouts è aumentato dalle 25 alle 130 licenze, a dimostrazione del grande apprezzamento di Smartsheet da parte di tutta l'organizzazione.

Smartsheet ha permesso a The Scouts di distribuire nuovi processi su larga scala e di offrire ai team di gestione dei progetti maggiore visibilità e semplicità di rendicontazione. Ha aiutato i volontari a organizzare eventi coinvolgenti e ha permesso a team sparpagliati di collaborare e di portare il progresso digitale in uno dei suoi processi chiave. Con al fianco una piattaforma dinamica, il movimento è pronto a raggiungere i suoi obiettivi e a continuare a fare la differenza nelle vite dei giovani.

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