Scosche usa Smartsheet per ottimizzare la gestione dei progetti, risparmiare tempo e raddoppiare il numero di lanci di prodotti

Entra in un qualsiasi superstore: molto probabilmente sugli scaffali ci saranno prodotti Scosche. Fondata nel 1980, Scosche Industries è un'azienda pioniera in elettronica e tecnologie per il consumatore, con oltre 400 brevetti e marchi commerciali e con prodotti distribuiti in oltre 50 paesi. I prodotti dell'azienda includono la famiglia di supporti magnetici per telefoni MagicMount™, il sistema di carica modulare BaseLynx™, altoparlanti Bluetooth® portatili BoomBottle™ e smartwatch Rhythm. 

Il team di sviluppo dei prodotti di Scosche usa il software Smartsheet per gestire progetti e pianificazioni dello sviluppo di prodotti, tracciare i costi di produzione e comunicare con la leadership. "Smartsheet è lo strumento principale per lo sviluppo di tutti i nostri prodotti e per l'esecuzione di tutti i nostri progetti", afferma Steve Sawyer, Program Manager, Product Development, Scosche Industries. "Sono l'esperto di Smartsheet dell'azienda, e quindi il punto di riferimento per tutto ciò che riguarda Smartsheet".

In passato Scosche usava diversi fogli di lavoro e soluzioni software di presentazione per gestire l'intero ciclo di vita dello sviluppo di prodotti. Il processo era completamente manuale, e nessuna delle informazioni veniva condivisa in tempo reale. Il personale inviava tramite e-mail i fogli di lavoro, quindi si ponevano sempre problemi sul controllo delle versioni. Scosche teneva meeting settimanali con i dirigenti per esaminare nuovi piani di sviluppo dei prodotti. Per preparare ciascun meeting, il team di sviluppo aggiornava centinaia di slide. E, una volta finito il meeting, doveva apportare ulteriori aggiornamenti. "Perdevamo tutto il lunedì a preparare il meeting del martedì", ammette Sawyer. "Uno dei membri del nostro team lavorava tutta la settimana alla gestione delle presentazioni. Era un sistema molto poco efficiente. Il mio obiettivo era trovare una soluzione per automatizzare il maggior numero possibile di processi".

Scosche ha scoperto inizialmente Smartsheet quando Chris McSweyn, Engineering Manager, stava cercando una soluzione più flessibile per creare sequenze temporali e diagrammi di Gantt. "Mi è sembrato uno strumento grandioso per ottimizzare anche il processo di gestione dei progetti del nostro team, quindi ero curioso di provarlo", afferma McSweyn.

Scosche ha iniziato a importare i dati sullo sviluppo dei prodotti in Smartsheet e a sfruttare i flussi di lavoro automatizzati per taggare i project manager e inviare loro notifiche sulle attività. Ogni volta che un nuovo progetto o prodotto veniva aggiunto in Smartsheet, i relativi team di sviluppo del prodotto e i singoli project manager venivano automaticamente avvisati dal sistema. "Non dobbiamo più contattare ogni singolo membro del team per assegnargli una determinata attività del progetto: gli viene ricordata automaticamente", afferma Sawyer.

Ogni volta che viene creato un nuovo prodotto, il team di sviluppo immette i dati in Smartsheet il giorno in cui il prodotto viene concepito. Potrebbe essere l'iterazione di un articolo esistente o un'idea completamente nuova che qualcuno ha disegnato su un tovagliolo. Indipendentemente da questo, gli viene assegnato un numero di parte e un numero SKU in Smartsheet, e viene tracciato dal momento della sua progettazione fino alla consegna al magazzino Scosche, fino alla spedizione a un cliente. I dati per ciascun prodotto includono immagini, stato, distinta base, sequenza temporale con diagramma di Gantt e informazioni dettagliate su costi e prezzo di mercato. Ogni prodotto viene inoltre assegnato a un responsabile specifico, in modo da poter essere tracciato rispetto alle milestone del progetto.

Infine, Scosche ha adottato Smartsheet Control Center, una funzionalità che permette di automatizzare la creazione e il tracciamento dei progetti, per creare pannelli di controllo in Smartsheet. "Control Center è stato il punto di svolta, perché ci ha permesso di implementare tutti i modelli di file di progetto necessari per ogni prodotto nuovo e di aggiornare automaticamente i pannelli di controllo quando le informazioni sul prodotto vengono aggiornate", aggiunge Sawyer. Il team usa pannelli di controllo che elencano tutti i prodotti Scosche per categoria; i membri del team fanno semplicemente clic su ciascun prodotto per visualizzare un pannello di controllo più dettagliato per il prodotto in questione. Esiste una gerarchia per i pannelli di controllo, da riepiloghi di alto livello per i dirigenti, con diagrammi e grafici, fino agli stati in dettaglio dei progetti.

Inoltre, il team di sviluppo utilizza Calendar App di Smartsheet, che offre una visualizzazione interattiva del calendario, per mostrare le nuove pianificazioni dei prodotti per giorno, settimana o mese.

Una vista più particolareggiata dei processi di sviluppo dei prodotti

Scosche si affida ora a Smartsheet per avere un quadro più completo dello stato di tutti i progetti riguardanti i prodotti dell'azienda. Di conseguenza, l'azienda riesce ora a tracciare più agevolmente l'intero ciclo di vita del prodotto, dalla progettazione alla spedizione. "Grazie a Smartsheet e a funzionalità come Control Center, il team può vedere lo sviluppo del prodotto come mai prima d'ora. I membri del team possono sapere esattamente, in qualsiasi momento, a cosa sta lavorando ciascuno, quando il prodotto viene assemblato, quando esce dalla fabbrica e quando è in arrivo", afferma Sawyer.

Risparmio di 40 ore a settimana e durata dei meeting dimezzata

Grazie ai dati in tempo reale dei pannelli di controllo Smartsheet, Scosche accede rapidamente e facilmente alle informazioni più recenti su ciascun prodotto, nonché al suo stato di sviluppo. Ora i dirigenti devono semplicemente visualizzare il pannello di controllo Smartsheet per trovare i dati in un batter d'occhio. Kasidy Alves, Co-President, Scosche, lo considera il vantaggio principale dal punto di vista dirigenziale. "Quando vogliamo sapere quanti SKU sono stati lanciati lo scorso anno, o se ci serve un elenco di tutti i progetti di caricatori wireless, ad esempio, abbiamo accesso a tali informazioni. Le domande che ci ponevamo abitualmente, in Smartsheet avevano già una risposta", dice Alves.

Grazie alla maggiore efficienza offerta dai pannelli di controllo, un membro del team che prima dedicava 40 ore a settimana alla gestione delle presentazioni con slide ha altre mansioni, e non deve più curare le presentazioni. In aggiunta, i meeting settimanali sullo sviluppo dei prodotti si tengono a settimane alterne, e durano appena due ore e non quattro.

Numero di lanci di prodotto raddoppiati

Grazie a visibilità ed efficienza migliori, legate all'uso di Smartsheet, Scosche accelera lo sviluppo di nuovi prodotti. "Con Smartsheet riusciamo a gestire più prodotti e a svilupparne di nuovi più rapidamente", afferma Mark Larson, Direttore della gestione dei progetti presso Scosche. "Stiamo lanciando il doppio dei prodotti rispetto a cinque anni fa, quindi riusciamo a innovare velocemente".

Scosche usa Smartsheet anche per tracciare meglio i costi. "Negli ultimi due anni abbiamo riscontrato che i costi di trasporto si sono quintuplicati, ma Smartsheet ci offre una migliore visibilità su quei costi (cioè per prodotto), per cui riusciamo a individuare le possibilità di risparmio", dichiara Steve Klinger, CFO.

Smartsheet aiuta Scosche anche nell'abbattimento dei costi per lo sviluppo di nuovi prodotti. "Avviamo tantissimi progetti che potremmo veder andare in fumo se l'acquirente al dettaglio perdesse interesse. Nel tempo, la visibilità che abbiamo guadagnato usando Smartsheet ci ha permesso di vanificare un minor numero di progetti", spiega Larson. "Riusciamo a gestire più agevolmente tutti i nostri progetti e sprechiamo quindi meno risorse per lo sviluppo".

Scosche sta implementando sempre di più Smartsheet nell'azienda, con reparti quali vendite, marketing e risorse umane che iniziano a usare il software per gestire anche i loro progetti. L'adozione di Smartsheet sta crescendo a livello organico e l'azienda vuole continuare su questa strada. Il livello di dettagli e i risultati che hanno conseguito hanno superato le aspettative dei dirigenti Scosche. Smartsheet è uno strumento veramente potente per le aziende.

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