I processi giusti aiutano a mandare giù la pillola

Le aziende farmaceutiche devono costantemente bilanciare la necessità di sbrigarsi, per portare i farmaci sul mercato il prima possibile, con quella di garantire in ogni fase la qualità e la conformità alle normative. Le aziende più piccole hanno il vantaggio di essere più agili e veloci rispetto alle grandi multinazionali che dominano l'industria. Quando Tunde Adesunloye si è unito a Sagent Pharmaceuticals come direttore della gestione dei progetti, pensava di lasciarsi alle spalle i ritardi e gli ostacoli affrontati da questi colossi dell'industria, ma invece ha scoperto che anche le aziende farmaceutiche più piccole incontrano difficoltà.

"Quando lavoravo con le grandi aziende farmaceutiche, ci lamentavamo perché i processi erano troppi", dice Adesunloye. "Arrivato in un'azienda più piccola, ho imparato in fretta che anche qui c'erano delle sfide da affrontare.  Quando una piccola azienda cresce e diversifica le attività, una delle maggiori difficoltà è mantenere l'agilità e lo spirito imprenditoriale dell'ente, garantendo al contempo che nella struttura sia presente il giusto mix di attività per la mitigazione del rischio." 

Sagent Pharmaceuticals (una società interamente controllata dalla giapponese Nichi-Iko) si trova a Chicago e collabora con organizzazioni di ricerca a contratto (CRO) e di produzione a contratto (CMO) per sviluppare prodotti farmaceutici per il mercato dell'America settentrionale, concentrandosi in particolar modo sui farmaci iniettabili. Il team statunitense di Sagent, composto dal oltre 150 dipendenti, coordina la pianificazione, lo sviluppo e i processi di approvazione regolamentare, e collabora con i partner per gestire la produzione e la distribuzione puntuale di prodotti di alta qualità.

Creare farmaci generici corrispondenti a quelli originali consolidati non è un processo veloce, né tantomeno semplice. Una volta prese le decisioni chiave su formulazione, processo di produzione, colore, confezione e altri dettagli, il prodotto generico deve superare le approvazioni normative per poter essere immesso sul mercato target. I problemi di una fase possono causare dei ritardi a cascata, perciò è fondamentale che tutte le persone coinvolte abbiano a disposizione informazioni accurate e aggiornate. Più sono le applicazioni usate dai membri del team per gestire un singolo progetto, più sono le varianti che possono insinuarsi nel sistema. 

Era chiaro che Sagent aveva bisogno di uno strumento che fornisse ai team di progetto accesso a una singola fonte di informazioni accurate e il cui utilizzo fosse semplice da imparare per i nuovi utenti. Mentre Adesunloye stava valutando di utilizzare il software formale per la gestione dei progetti a cui era abituato quando lavorava per le aziende più grandi, si mise a parlare con due colleghi di Sagent che usavano Smartsheet per gestire le proprie attività. L'interfaccia facile da usare e la possibilità di creare velocemente e in qualsiasi momento report con le informazioni necessarie accesero il suo interesse, e poco dopo Adesunloye aveva già configurato un sistema di monitoraggio dei progetti che si adattava al processo specifico per un prodotto in via di sviluppo.

Implementando Smartsheet, le parti interessate possono accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno in base al proprio ruolo o responsabilità. La leadership esecutiva di Sagent apprezza le dashboard, che forniscono una chiara panoramica visuale sullo stato e sulle attribuzioni dei progetti nella pipeline. I responsabili di medio livello usano il reporting flessibile per condividere dettagli quali i costi di sviluppo, la gestione del rischio e gli aggiornamenti sui progressi con diversi responsabili delle decisioni. E, in qualità di project manager, Adesunloye adora la linea temporale integrata che permette di tenere sotto controllo scadenze e assegnazioni, senza costringere gli utenti a passare da un'applicazione all'altra.

Sagent collabora con CMO e CRO di tutto il mondo, e Smartsheet permette ai team di progetto di comunicare e collaborare con i propri partner direttamente all'interno della soluzione, risparmiando tempo ed eliminando molta della potenziale confusione. I partner possono condividere le specifiche degli ingredienti utilizzati, evidenziare eventuali problemi da risolvere e illustrare le proprie strategie; Adesunloye e il suo team possono fornire feedback, mettere in discussione le loro supposizioni o condividere aggiornamenti normativi che potrebbero influire sul progetto. Poiché tutti condividono le stesse informazioni, è più semplice collaborare concentrandosi sulla risoluzione dei problemi e sui risultati.

"Al momento stiamo lavorando con un partner in Europa; tramite Smartsheet ha accesso alla nostra linea temporale e a diversi report.  Le richieste per la presentazione dei documenti normativi o i promemoria degli aggiornamenti vengono realizzati tramite Smartsheet prima delle riunioni. Dobbiamo solo condividere con loro qualche report, dirgli di cosa abbiamo bisogno e di riempire un modulo prima di rivederci", dice Adesunloye. "I partner apprezzano che condividiamo le informazioni con loro. Le informazioni non sono frammentate: possono vedere tutto ciò che gli serve in tempo reale, e questo ci permette di lavorare insieme in modo più semplice, sereno e produttivo. Questo miglioramento della collaborazione può rendere Sagent il partner prediletto delle CRO e delle CMO."

"Personalmente, vedo l'implementazione di Smartsheet come un'opportunità di usare gli strumenti per la gestione dei progetti per accrescere la cultura aziendale.  Le informazioni sullo sviluppo accurate e affidabili sono evidenti a tutti i livelli dell'organizzazione.  Le persone sono entusiaste di Smartsheet e non chiedono di smettere, ma di usarlo di più", afferma Adesunloye. "Al momento lo utilizziamo dallo sviluppo iniziale al lancio, ma ritengo che potremmo spingerci fino allo sviluppo della pipeline e alla gestione del portafoglio, cioè i programmi che si verificano prima dello sviluppo. Le possibilità sono infinite, e ne siamo entusiasti."