Quiddity consente ai clienti di risparmiare migliaia di ore all'anno offrendo servizi aziendali efficienti con Smartsheet

Jasmin Romic capì che era venuto il tempo di aprire un nuovo ufficio quando si rese conto che il reparto finanziario composto da 2,5 persone della sua azienda di servizi a conduzione familiare stava portando avanti lo stesso volume di lavoro di un team di 10 persone di un'azienda di simili dimensioni di un amico. Lei e la sorella avevano fondato Quiddity inizialmente con l'intento di offrire alle piccole e medie imprese (PMI) lo stesso livello professionale di supporto ed efficienza goduto dalle grandi aziende e, in definitiva, di aumentare al massimo il valore che può essere creato da un'organizzazione di qualsiasi dimensione. 
    
"Una persona può avviare un'attività con pochissimi ostacoli e una formazione minima, ma ha l'obbligo legale di conoscere tutte le norme vigenti o può assumere una carica direttiva e beneficiare solo della somma delle sue esperienze individuali", dichiara Romic. "E può trovarsi in una situazione in cui, pur lavorando sodo, crea solo un minimo impatto o valore. Ritengo che tutte le attività abbiano bisogno di un supporto professionale con una vasta esperienza, in ogni reparto, servendosi di persone che sanno cosa fare. Offriamo la struttura che consente ai nostri clienti di avere il controllo finanziario sulla loro attività; ci serviamo di tecnologia e soluzioni e cerchiamo i modi per aiutare le aziende a creare operazioni scalabili."

Quiddity usa Smartsheet per automatizzare i processi aziendali, semplificare il lavoro quotidiano, ridurre i rischi e standardizzare e documentare le attività di tutto il personale dell'azienda. La piattaforma è fondamentale alla mission dell'azienda di sfruttare tecnologia e soluzioni software per aiutare le PMI a creare operazioni scalabili e le organizzazioni più grandi a ottimizzarsi per la fase successiva di crescita. Smartsheet ha plasmato il loro modo di interagire con i clienti e di operare come azienda, promuovendo prestazioni efficienti e miglioramento continuo. 

"Un'azienda cercherà e svilupperà IP nelle aree che contemplano la loro offerta di prodotti. Tuttavia, quando l'azienda cresce e si espande, anche il reparto finanziario deve crescere di pari passo, e i reparti finanziari che gestiamo sono corredati di IP integrato", dichiara Romic. "Ora che le persone lavorano maggiormente da casa, non è fondamentale che ci sia un team finanziario seduto in ufficio. Ma è ancora molto importante trovare quella competenza e una soluzione a cui poter delegare un intero compito, e sapere che il lavoro verrà consegnato con i massimi standard per soddisfare le necessità di un'organizzazione in crescita."

Standardizzare per favorire scalabilità e innovazione 

Romic ha condiviso tre delle più riuscite storie di successo Smartsheet di Quiddity in occasione dell'ENGAGE APAC. La prima riguarda un documento interno di ambito master che automatizza il ciclo di vita per i clienti con flussi di lavoro e dipendenze e che garantisce che ogni dettaglio venga affrontato. Le informazioni passano dal reparto vendite a onboarding, operazioni e consegne e gestione della qualità; esiste anche un modo standardizzato di gestire l'onboarding e il fine rapporto di clienti e dipendenti.

Il documento di ambito master usa Dynamic View per condividere informazioni applicabili con i clienti in un formato facile da utilizzare. Romic sostiene che una delle più importanti funzioni del documento è favorire la coerenza prestazionale e il trasferimento efficiente delle informazioni, anche quando i membri del team passano ad altri ruoli. 

"L'impatto che sta avendo sulla nostra organizzazione, il livello di visibilità e controllo rispetto al costo amministrativo della sua gestione è assolutamente fenomenale", dichiara Romic. "Accorpiamo quello che stiamo facendo in Smartsheet, gli elenchi delle attività automatizzati e centralizzati, i promemoria e le funzioni di controllo integrate in Smartsheet, insieme al nostro sistema di ticketing, e abbiamo la totale visibilità su quanto sta accadendo nell'organizzazione. Gli elenchi delle attività del personale sono tutti automatizzati, ma questo non li priva della creatività e della possibilità di modificare o migliorare le attività che competono al loro ruolo. Semmai, offre loro più tempo da dedicare al lavoro creativo, avendo ridotto gli oneri amministrativi delle riunioni per l'assegnazione del lavoro. Come azienda, desideriamo mantenere i flussi di lavoro per ciascun ruolo, dato che i migliori performer potrebbero inevitabilmente andarsene. Il maggior vantaggio è la capacità di vedere all'istante il costo di ogni attività ed essere in grado di valutare se il beneficio supera il costo. Questa soluzione riguarda l'eliminare il lavoro riempitivo, agevolando il passaggio di ruolo, ottimizzando l'impatto che ha ciascun ruolo, e l'acquisire la scaltrezza per contenere i costi di amministrazione al crescere dell'attività."

Risolvere i problemi finanziari prima che diventino debiti insoluti 

Quiddity usa Smartsheet come base per una soluzione di gestione dei debitori per un cliente che doveva fare i conti con centinaia di migliaia di dollari l'anno in debiti insoluti. I sistemi software precedenti del cliente limitavano la supervisione e la gestione dei problemi di contabilità dei clienti, per cui era difficile adottare le azioni necessarie e risolvere i problemi prima che raggiungessero la fase di riscossione e di insolvenza. Il team di Quiddity si rese conto che un sistema chiaro di avvisi e comunicazioni avrebbe potuto trasformare la gestione contabile da reattiva a proattiva. Per lavorare con efficienza con il cliente, c'era bisogno di una soluzione che trasferisse le comunicazioni in un'unica piattaforma, e Smartsheet aveva l'agilità e le funzioni intuitive adatte allo scopo.

"Non è efficiente inviare e-mail di escalation a manager occupati quando i conti di un cliente sono in ritardo e a rischio; è un grosso impegno per chiunque dare priorità a un elevato volume di comunicazioni in una casella di posta strapiena" dice Romic. "Mancava la visibilità per tracciare tutte le comunicazioni in uscita o la responsabilizzazione per inviare una risposta. Utilizzando Smartsheet, possiamo procedere all'escalation dei conti in ritardo assegnando la linea contabile del cliente, inclusa la cronologia, alla persona più adatta e tutti potranno vedere quale sarà la fase successiva. Se l'elenco è vuoto, vuol dire che hai fatto tutto quello che c'era da fare, in caso contrario, c'è ancora qualcosa da fare."

Quiddity ha sviluppato una soluzione Smartsheet che consente ai manager di vari reparti di visualizzare e intervenire in anticipo sui dati dei debitori. Migliora la collaborazione interna e promuove un approccio sistematizzato e strategico alle riscossioni, oltre che la comunicazione con i clienti per prevenire potenziali problemi di credito. Gli aggiornamenti dei dati in tempo reale nella soluzione Smartsheet aiutano a rispondere rapidamente ai clienti e a controllare a che punto si trova il processo di riscossione.

"Siamo stati in grado di sviluppare una soluzione man mano che andavamo avanti, aggiungendo potenziali migliorie quando si presentavano e all'evolvere dei processi. Tutto questo grazie alla natura flessibile di Smartsheet", dice Romic. "E se avessimo dovuto assumere uno sviluppatore per creare una soluzione? Quanto tempo ci sarebbe voluto per svilupparla e mantenerla efficiente? Abbiamo bisogno della capacità di adattarci alle opportunità che identifichiamo man mano che lavoriamo a una soluzione. Ha a che vedere con l'uso continuo delle informazioni disponibili per migliorare in termini di modo di operare, di quanto ancora possiamo offrire e con che velocità, ed è tutto misurabile."

Romic sostiene che la soluzione di gestione dei debitori ha motivato il team di recupero crediti e trasformato i risultati di riscossione dei clienti. Oggi, solo una piccola percentuale di debiti passa di mese in mese, mentre si sta lavorando per ridurre i debiti insoluti di oltre l'80% dagli anni precedenti.

Integrare le piattaforme per favorire attività di startup 

Utilizzando Smartsheet, Quiddity ha sviluppato una soluzione operativa completa per una startup il cui modello di business riguarda la locazione di beni a breve termine in diversi stati. Il cliente non poteva permettersi un software personalizzato, per cui Quiddity ha lavorato insieme a loro per creare una soluzione Smartsheet che collegasse il team operativo e il team finanziario per semplificare pagamento dei contraenti, fatturazione, monitoraggio di locazione e reddito, pianificazione dei contraenti e pianificazione dei beni. 

La soluzione integra la CRM Pipedrive del cliente con Smartsheet tramite il connettore app Zapier, trasferendo i dati in Smartsheet che automatizza i flussi di lavoro passo dopo passo per semplificare il processo di locazione e installazione dei beni. 

Gli appuntamenti per l'installazione e la disponibilità dei contraenti sono gestiti con la funzione calendario di Smartsheet. I contraenti ricevono le informazioni sul lavoro sui loro dispositivi mobili, corredate da foto dei beni, convalida dell'indirizzo Google, elenchi di controllo della qualità condizionali, mentre le firme elettroniche sono gestite da Appsheet e integrate con Smartsheet. Quiddity è stata in grado di creare la soluzione rapidamente, senza i ritardi e i costi aggiuntivi derivanti dall'eventuale assunzione di uno sviluppatore di app. La soluzione soddisfa le esigenze di tutti i reparti, compreso quello finanziario.

"In una manciata di minuti puoi creare un modulo Web e condividerlo con il cliente o l'utente finale e iniziare a raccogliere in modo efficiente le informazioni. Tutto questo ha un impatto positivo sulla reputazione perché stai lavorando in maniera innovativa e i vantaggi per un'organizzazione sono enormi", dichiara Romic. 

"Quando puoi sfruttare una simile tecnologia e possiedi le competenze per utilizzarla per risolvere i problemi quotidiani, migliorare l'efficienza dell'azienda del tuo cliente e rendergli il tutto così semplice e fluido, lo renderai a tutti gli effetti dipendente e praticamente diventerai sinonimo di soluzione."

Processi affidabili che funzionano senza la sorveglianza dei vertici

Con Smartsheet, Quiddity può portare avanti la propria attività con meno perdite di tempo, riducendo il lavoro duplicato e le comunicazioni frammentate. I processi automatizzati possono essere replicati e adattati a nuove esigenze per un'erogazione coerente del servizio. 

Romic sostiene che il valore reale della soluzione sta nel fatto che il team dirigenziale può concentrarsi su obiettivi più strategici ed essere soddisfatto di come viene diretta l'azienda. Per la maggior parte dei leader, essere in grado di allontanarsi con fiducia e sicurezza è vitale per la crescita di un'organizzazione.

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.