Pricer ottimizza il lavoro di squadra e accelera la produttività con Smartsheet

Fondata in Svezia nel 1991, Pricer AB è leader mondiale nella fornitura di soluzioni digitali di etichette elettroniche da scaffale, che aiutano oltre 18.000 punti vendita in più di 70 paesi a migliorare le prestazioni e l'esperienza di acquisto dei clienti. Alla fine del 2019, l'azienda ha intrapreso un percorso di trasformazione per creare una soluzione di gestione di progetti e programmi che potesse modernizzare i suoi flussi di lavoro, favorire l'allineamento dei team e ridurre la proliferazione dei contenuti.

Semplificazione del flusso di documenti

Prima della trasformazione, molti reparti Pricer erano rimasti impantanati in tentacolari fogli di calcolo e sommersi da ingarbugliate discussioni via e-mail. In più, la mancanza di una soluzione di collaborazione standardizzata, rendeva discontinui i flussi di comunicazione e informazione. Tutto questo rallentava i progetti e rendeva frammentaria la cooperazione.

"Avevamo bisogno di uno strumento che aiutasse la gestione di progetti e programmi perché eravamo schiacciati dal peso di innumerevoli e-mail e file sparsi in varie posizioni", dichiara Giacomo Crucinio, Responsabile dei servizi professionali di Pricer. "Abbiamo sempre desiderato un sistema di gestione dei documenti perché ogni volta che ci occupiamo di un'installazione, il cliente ha bisogno di verificare il nostro operato. Ogni parte di un progetto viene registrata in vari documenti, di solito scritti con carta e penna." Pricer è passata a Smartsheet ed è diventata Platinum Partner AMX. 

"Tutti lavoravamo con i fogli di calcolo e pertanto cercavamo un modo per riunirli tutti e raggruppare le informazioni a livello di paese, di account e di esecutivo. Questo terzo livello ci ha messo di fronte uno schema di gestione dei programmi con un elenco di tutti i progetti, evidenziando quelli che al momento erano in lavorazione e quelli in ritardo", spiega Crucinio. "Ed ecco cosa abbiamo fatto utilizzando Smartsheet come base: abbiamo creato una piattaforma di gestione dei progetti proprietaria chiamata ProMETEOS." 

"Il nostro sistema inizia con il Control Center e la configurazione multilivello, che consente di raggruppare tutti i dati e i dettagli in una vista composta da più livelli", continua Crucinio.

La piattaforma include pannelli di controllo dinamici con approfondimenti in base al ruolo e ai privilegi dell'utente. Ogni dipendente e subappaltatore può accedere solo alle informazioni che lo riguardano per completare il lavoro, salvaguardando la sicurezza dei dati. E in più, grazie ai pannelli di controllo, tutto il personale può rimanere aggiornato e questo ci fa risparmiare parecchio tempo.

"Un tempo le nostre riunioni di progetto duravano almeno un'ora. Adesso, bastano 20 minuti, grazie ai pannelli di controllo che raggruppano tutte le informazioni necessarie", afferma Crucinio.

"Quello che abbiamo ottenuto creando ProMETEOS è stata una soluzione di gestione dei progetti collegata al processo, che prevede, per ogni passaggio, l'invio di messaggi che informano quando eseguire l'attività, con il sistema che tiene traccia dello stato del progetto. Non dobbiamo più sforzarci di ricordare l'ultimo stato di un progetto, perché da ora in poi potremmo sempre trovarlo in Smartsheet", fa notare Victor Broberg AMX Solutions Consultant.

Lavorare meglio con l'automazione

La soluzione usa interfacce di programmazione delle applicazioni (API) aperte per integrare sistemi di terze parti quali Salesforce e Microsoft Teams. Così facendo, spiega Crucinio, la produttività aumenta. "Avevamo intenzione di rivedere i dati degli account nel nostro SalesForce, in particolare i dettagli che potevano aver subito dei cambiamenti nel corso degli anni. Abbiamo avuto l'idea di scaricare i dati in SmartSheet, e questo ha permesso al nostro team degli ordini di individuare e risolvere le incongruenze in un giorno anziché in un mese."

Il team degli ordini si è avvalso anche dei flussi di lavoro automatizzati, che permettono di standardizzare le attività e contribuiscono a eliminare gli errori, a vantaggio di un'elaborazione degli ordini più veloce ed efficiente. "La piattaforma è stata integrata con il nostro sistema di gestione degli ordini per recuperarne i dati. Quando gli operatori sul campo entrano nel punto vendita e procedono alla conta dei prodotti, possiamo mettere a confronto i prodotti necessari in negozio con quelli nell'ordine. In caso di discrepanze, il team degli ordini viene avvisato immediatamente", dichiara Crucinio.

Pricer usa Smartsheet anche per estendere progetti più piccoli adattati a specifici team. Prendiamo ad esempio il nuovo strumento per le risorse umane, Pricer People. Questo strumento gestisce tutte le interazioni con i dipendenti nuovi, esistenti e in trasferimento.

"Grazie ai flussi di lavoro automatizzati, possiamo scambiarci informazioni in modo estremamente rapido. Quando inviamo un contratto che deve essere firmato e rispedito, risparmiamo tempo sul controllo e la verifica. Inserendo tutti i dati in Smartsheet possiamo ridurre del 60% i tempi di lavorazione dei contratti", spiega Crucinio.

Smartsheet stimola anche le attività dei servizi professionali. "In passato, tutte le richieste arrivavano via e-mail o tramite telefono", spiega Crucinio. "Servendoci di Smartsheet, abbiamo creato una soluzione che raccoglie tutte le richieste tramite un portale interno. Abbiamo eliminato tutte le richieste di intervento per e-mail e conserviamo tutti i dettagli in un unico punto." La soluzione usa la logica condizionale che mostra o nasconde specifici campi in base alla selezione personale dei campi precedenti. In questo modo, l'utente dovrà rispondere solo alle domande inerenti la sua richiesta. Inoltre, alcuni valori possono essere pre-caricati da un HTML di base. Tutto questo semplifica la compilazione dei moduli e consente di risparmiare ancora più tempo.

Prendere parte alla ricerca per ottenere di più

Pricer continua a perseguire gli obiettivi di produttività con Smartsheet, ossia portare tutti sulla stessa lunghezza d'onda, lavorare con efficienza ed eliminare i contrasti nella comunicazione. Il cammino prosegue, e nuovi progetti stanno emergendo.

Al momento, l'azienda sta lavorando sull'integrazione di DocuSign per semplificare l'approvazione dei documenti con le firme digitali.

"DocuSign conferisce affidabilità e struttura al flusso di lavoro di gestione dei documenti e permette a tutti gli stakeholder di avere una visione trasparente sul processo e un valido controllo sui documenti", sostiene Crucinio.

"Il grande vantaggio di Smartsheet sta nella capacità di individuare un punto di incontro con chiunque per mezzo di flussi di lavoro, formule e moduli per creare soluzioni aziendali", riassume Crucinio. E Pricer sta sfruttando al massimo questo potenziale per migliorare l'esperienza lavorativa del suo personale.

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