Overtime centralizza la gestione dei file video e punta a una crescita con Smartsheet e Brandfolder

Overtime sta costruendo una rete e un brand per la prossima generazione di appassionati di sport. Con oltre 40 serie originali pubblicate su Youtube, Snapchat e IGTV, Overtime sta creando esperienze inclusive e coinvolgenti per gli appassionati di sport che non vogliono solo vedere le partire, ma anche essere in contatto con gli atleti. Smartsheet e i suoi prodotti Premium, tra cui WorkApps, Brandfolder, Dynamic View e Resource Management da Smartsheet, supportano Overtime nella gestione più rapida e semplice di grandi quantità di contenuti video e nella pianificazione lavorativa, su una piattaforma che è pronta a crescere con la rete.

"Stiamo puntando al nostro pubblico vedendoli come la nostra famiglia", afferma Tanya Cuadra, Senior Production Manager presso Overtime. "Siamo totalmente concentrati su ciò che vogliono. Parliamo con loro; abbiamo una pagina Overtime VIP in cui è possibile accedere e interagire con le persone che lavorano in Overtime e con i vari atleti. Stiamo facendo un ulteriore passo in avanti. Non siamo solo ciò che viene trasmesso in televisione quando si fa clic; facciamo veramente parte delle loro vite."

Il ruolo di Cuadra è di supervisionare la logistica per il team video, ogni cosa dai viaggi al settore assicurativo alle apparecchiature di approvvigionamento e fornitura. I momenti caldi che deve affrontare durante una tipica giornata comprendono la compilazione degli elenchi dei turni di lavoro del personale per specifici spettacoli, l’attività di generazione di report sulle performance degli episodi di una serie o delle maratone, e la registrazione di tutti i comunicati stampa importanti che sono necessari prima che un video possa andare in diretta. Nel momento in cui Overtime aggiunge personale e dà il via libera a nuove serie, Cuadra ha un numero esponenzialmente maggiore di dati da gestire, senza alcuna tregua nei ritmi lavorativi.

"Crescendo, vogliamo rendere questa crescita una transizione semplice", afferma Cuadra. "Lo abbiamo fatto negli ultimi tre anni e mezzo in cui io sono stata qui: non ci siamo mai fermati. Proprio adesso vorrei che ci organizzassimo in modo da far continuare la crescita che è già in corso: abbiamo dei processi in atto a cui ognuno può adattarsi molto facilmente."

Uno dei bisogni più importanti di Overtime è un luogo unico per la gestione dei file video delle serie, con indicazioni chiare di dove si trova un taglio nel processo di revisione e qual è la versione finale e approvata per la pubblicazione. In precedenza l’azienda utilizzava Slope, acquisito da Smartsheet nel 2019. Quando Cuadra decideva come far fronte a questa transizione, sapeva di aver bisogno di un sistema di gestione dei file che potesse aiutarla a portare ordine nel monitoraggio di grandi quantità di informazioni, e che fosse veloce da imparare e facile da utilizzare.

"Siamo tantissime menti creative che si muovono ad alta velocità, e avevamo bisogno di un po’ più di organizzazione", dice Cuadra. "Avevamo bisogno di qualcosa che potesse essere adatto per noi, in cui fosse possibile vedere tutti i tempi dei dipendenti, con informazioni aggiuntive sul nostro budget, e avere tutti i nostri video in un unico posto piuttosto che doverli mischiare e combinare."

Cuadra e il suo team facevano un utilizzo combinato di più strumenti per organizzare i video e la logistica, compresa la gestione dei file su Slope e Box, il monitoraggio delle informazioni su Google Docs e la comunicazione e gli aggiornamenti via e-mail e messaggi di testo. Overtime si fregia di essere veloce (per esempio con gli highlight di una partita caricati entro cinque minuti dal fischio finale), ma era difficile soddisfare quel ritmo se non era chiaro quale versione dei file cercare.

"Se andiamo a una partita di basket, avremo gli highlight caricati prima di chiunque altro", dichiara Cuadra. "Non essere in grado di caricare qualcosa velocemente, di trovare il file ed essere certi che sia quello giusto, tutto questo danneggia la nostra attività se non pubblichiamo le cose in modo puntuale e se siamo più lenti di altre aziende per via di questa cosa."

Il team di produzione ha valutato una varietà di piattaforme per la gestione di file e progetti. Alcune avevano funzionalità interessanti, come facilità d’uso o una solida struttura di caricamento e archiviazione. Ma solo Smartsheet combinava tutte queste funzionalità con un programma reattivo e di grande supporto che ponesse la consulenza esperta e il problem solving a disposizione di Cuadra in qualsiasi momento. E la versatilità di Smartsheet significa che una molteplicità di team in Overtime, tra cui il reparto finanziario, le risorse umane, il dipartimento di vendita e quello di progettazione, potranno beneficiare della piattaforma, con un risparmio sui costi per una startup.

Eliminare la confusione dalla gestione dei file multimediali

Quando una serie ha il via libera, Cuadra stabilisce un workspace per la produzione della stessa in Smartsheet. Calcola i budget e segnala eventuali problemi di costo, raccoglie i moduli di consenso e altri documenti necessari e crea strumenti di rilevamento per episodi, versioni di file video e contenuti sui social media. I flussi di lavoro automatizzati indirizzano le pubblicazioni completate nella cartella della serie corretta e aggiornano le dashboard. Brandfolder elimina tempo e confusione fissando un unico posto per ogni serie e spostando in automatico le versioni del file nei posti giusti man mano che viene completato ogni passaggio del processo.

"Facciamo maratone di tutti i nostri spettacoli, dove ogni singolo episodio è combinato in un episodio unico", afferma Cuadra. "Con quelli, non vogliamo utilizzare il taglio finale di Youtube perché questo ha "successivo", "precedente" e tutte le grafiche. Abbiamo bisogno della versione naturale, senza grafiche e senza musica, così che se successivamente vogliamo rifare qualcosa ci verrà molto semplice. E nel momento in cui mettiamo dei tag sui file nei fogli, quelle colonne vanno direttamente in Brandfolder, quindi sarà più semplice se vogliamo cercare qualsiasi cosa per "Hello Newmans" o Julian Newman, e avere automaticamente tutto a portata di mano."

Smartsheet registra tutti i dati necessari per prendere decisioni, dalle visualizzazioni alle ore del personale per ogni episodio all’analisi del budget, che mostrano se una serie sta generando dei ricavi rispetto ai suoi costi. Cuadra ha creato viste delle dashboard che consentono ai dirigenti di vedere le performance in tutta la rete o porre particolare attenzione sui dettagli per programmi specifici.

"Con le dashboard, il nostro CEO può fare clic e vedere ogni cosa, e questo è davvero incredibile", dichiara Cuadra. "In qualsiasi momento in cui i nostri superiori si stanno chiedendo come sta andando uno spettacolo come "Bunchie", possono vedere i dati di analisi della stagione precedente, il confronto tra i budget e le cifre effettive, e quante persone stanno lavorando a questo spettacolo. Possono vedere se vale la pena continuare a produrre uno spettacolo con il numero di persone che ci stanno lavorando e gli importi di denaro che lo spettacolo sta generando. Tutto questo è molto più semplice da assimilare per loro rispetto a dover partecipare a sette diverse riunioni."

Cuadra sta implementando Resource Management per semplificare il processo di tracciabilità del tempo di lavoro sia per ragioni di contabilità che per la pianificazione delle risorse. In passato, annotava il tempo di ogni dipendente in un foglio di calcolo, con diverse schede per ogni settimana e facendo un calcolo manuale delle ore spese per ogni spettacolo. Spesso il collega della contabilità si presentava con numeri diversi, obbligandoli a rifare tutto da capo e risolvere la discrepanza. Adesso, quando inserisce i giorni di lavoro del personale, il numero popola un calendario che mostra le cifre di contabilità individuali, oltre ai costi degli stipendi per ogni spettacolo. Attende i dati per avere una guida sulle decisioni relative a rinnovi di serie, assegnazioni del personale e assunzioni.

Portare ordine in processi disordinati

La prima soluzione di Smartsheet da presentare in Overtime era un posto automatizzato e un processo di produzioni di talento. Prima di Smartsheet, Cuadra avrebbe inviato richieste di approvazione di luoghi per le riprese e comparse in un video, ma non aveva un modo centralizzato per monitorare quali richieste erano tornate indietro e quali erano ancora in sospeso. Adesso ha creato moduli di consenso standard e un foglio che tiene traccia di tutte le richieste, e quindi è facile controllare le ultime autorizzazioni in sospeso nel percorso di pubblicazione di una serie online.

"Lo amo assolutamente, perché non stiamo perdendo pubblicazioni", dice Cuadra. "Prima avrei spedito una pubblicazione negli abissi, e non ero la persona che chiedeva il contatto per firmarla. Adesso posso andare e chiedere facilmente come sta andando una pubblicazione specifica. Dire che mi fa risparmiare tempo è riduttivo: è più come avere tutto organizzato, laddove prima c’era solo una grande confusione."

Uno dei vantaggi più importanti per Overtime è il livello di assistenza che Smartsheet fornisce. Cuadra dice che mentre altri fornitori assegnavano un solo contatto per ogni account, Smartsheet mette a disposizione un team che le insegnerà come creare soluzioni specifiche, controllare le richieste per assicurarsi di stare ottenendo il giusto livello di funzionalità per un prodotto e che la contatta proattivamente quando stanno per essere presentate funzionalità nuove o aggiornate.

Un team di assistenza che consente una rapida crescita

Cuadra si sta occupando del processo di creazione di WorkApps per fornire spazi di lavoro personalizzati per ogni dipendente. Le app includono una dashboard personalizzata, una "Bibbia" per la produzione, elenchi delle attività e link a tutto ciò che i dipendenti necessitano per gli spettacoli ai quali stanno lavorando. Le viste personalizzate significano che i dipendenti non devono cercare tra i file o la documentazione qualcosa che è al di fuori delle loro aree di responsabilità, con un risparmio di tempo e riducendo il rischio di sovraccarico o smarrimento delle informazioni.

"Sto ancora cercando di capire come renderlo migliore per il nostro team", afferma Cuadra. "Ma è stato divertente essere in grado di fare clic su "Hello Newmans", e vedere tutte le cose per lo spettacolo in un unico posto, e quindi inviarlo a quel team e dire "in un paio di settimane, questo è ciò che lanceremo". Mi hanno già mandato dei messaggi dicendomi che sono molto entusiasti."

Le soluzioni aggiuntive che Cuadra sta pianificando includono il monitoraggio dei dati di produzione, per esempio il tempo di modifica medio per ogni editor. È anche interessata a utilizzare la funzionalità di caricamento guest in Brandfolder per rendere più semplice per gli shooter iPhone la condivisione di video con gli editor di uno spettacolo. E dato che la ripresa dalla pandemia di COVID-19 consente ai dipendenti di viaggiare di più, l’app mobile Smartsheet fornirà loro lo stato del progetto e i file per l’approvazione quando non è possibile il collegamento da un laptop.

"La cosa straordinaria di Smartsheet è che il processo di implementazione ci sta aiutando a creare modelli su cui possiamo costruire nel momento in cui cresceremo", dice Cuadra. "Avendo sempre più canali, abbiamo già un modello del modo in cui stanno funzionando i nostri canali originali, e possiamo crescere partendo da lì. E abbiamo una comunicazione straordinaria con Smartsheet, quindi se abbiamo bisogno di qualsiasi cosa che possa aiutarci a passare a un livello successivo, possiamo rivolgerci a loro. Sentiamo davvero di avere un supporto da Smartsheet, ma sappiamo anche che, crescendo, saremo in grado di gestire questa cosa in maniera autonoma."

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