Motus risparmia tempo e previene i problemi prima che si verifichino grazie a Smartsheet

In qualità di Manager delle operazioni strategiche presso Motus, un'azienda che offre soluzioni di rimborso, Shea Pivnicka si occupa di determinare i punti di efficienza e le soluzioni scalabili in tutti i team dell'azienda, in particolare in quello addetto alle operazioni. Grazie all'implementazione di questi punti di efficienza, Shea aiuta i team di supporto di Motus, che si occupano di fornire ai clienti una soluzione per rimborsare con precisione i dipendenti relativamente alle spese correlate al lavoro.

"Il nostro obiettivo è migliorare la vita lavorativa delle persone, proponendo, ai nostri clienti e ai loro dipendenti, soluzioni di rimborso", ha detto Pivnicka. "L'azienda è suddivisa in tre aree settoriali, dedicate a veicoli, dispositivi e località e, tramite ciascuna di esse, forniamo diverse soluzioni per consentire ai clienti di rimborsare correttamente i dipendenti quando utilizzando i loro beni personali per scopi aziendali".

Alla piattaforma di soluzioni per rimborso proprietaria dell'azienda collaborano vari team diversificati, per cui Pivnicka deve comunicare ogni giorno con più reparti. I team di supporto avevano pensato di migliorare i prodotti sfruttando le interazioni con gli utenti finali; tuttavia, non era in atto alcun processo per l'immissione corretta del feedback. In passato, Motus aveva usato Slack e le e-mail per le comunicazioni con i dipendenti, ma il team di Pivnicka ha creato un processo di feedback in Smartsheet che ha consentito ai membri dei team di immettere suggerimenti sui prodotti, che venivano poi girati al team dei prodotti. 

"I membri del team per le operazioni avevano avuto una buona idea circa il feedback per il team dei prodotti, ma non avevamo una piattaforma che facilitasse la conversazione e consentisse effettivamente di tradurre in azioni le idee del team per le operazioni", dichiara Pivnicka. 

Oltre ad aver aiutato Motus a migliorare la comunicazione tra reparti, Smartsheet ha consentito al reparto delle operazioni di risparmiare circa 15 ore al mese sull'elaborazione dei dati. "Ecco in cosa i pannelli di controllo di Smartsheet si rivelano particolarmente utili", afferma Pivnicka. "Li creiamo, li consegniamo alla leadership e sono sempre lì se vogliono dare un'occhiata". 

Pivnicka dice di aver ricevuto "feedback estremamente positivi" dai clienti che potevano vedere i dati in tempo reale sui loro pannelli di controllo Smartsheet. "Avendo ricevuto feedback così positivi dai nostri pannelli di controllo implementazione esterni, prevediamo di utilizzare i pannelli di controllo Smartsheet per altre opportunità orientate ai clienti". 

Sfruttare le possibilità

Nel 2019, Motus ha iniziato a usare Smartsheet per i punteggi di solidità dei clienti, creati dal team di Pivnicka usando il Connector Salesforce di Smartsheet. "In passato tracciavamo il sentimento generale di un cliente, ad esempio come andavano comunicazione e relazioni tra i nostri Account Manager e Customer Success Manager e i clienti", ha affermato.

"Ma solo quando abbiamo iniziato a usare Smartsheet per calcolare il punteggio di solidità del cliente siamo riusciti ad analizzare questo parametro in modo più approfondito e a tracciare regolarmente i cambiamenti dell'account. Ciò ci ha consentito di intraprendere conversazioni più proficue sui clienti e di prevedere in modo più accurato i rinnovi annuali".

L'acquisto di Smartsheet Advance, un bundle di funzionalità come Control Center e Dynamic View, ha permesso a Pivnicka di fare ancora di più con Smartsheet. Ad esempio, Motus ha creato ticket in JIRA durante la fase di omologazione di uno dei suoi prodotti. I membri dei team coinvolti nell'omologazione identificavano eventuali problemi o bug e li immettevano come ticket JIRA per il team dei prodotti. Quando Motus ha implementato il Connector JIRA di Smartsheet, Pivnicka ha affermato che l'azienda "poteva ora mostrare in Smartsheet l'avanzamento dei vari ticket JIRA. Abbiamo creato di fatto un secondo pannello di controllo per la fase successiva dell'omologazione, ed è stato estremamente utile per verificare che tester, prodotti e gestione del progetto fossero tutti allineati".

La capacità di integrare Smartsheet e JIRA non è l'unico modo con cui Smartsheet Advance aumenta il valore della piattaforma. Aver automatizzato l'elaborazione dei dati ha fatto risparmiare tempo a Motus, offrendo al contempo una maggiore visibilità ai clienti durante il loro processo di implementazione, oltre a prevenire i problemi dovuti a errori umani prima della loro insorgenza. Smartsheet è in grado di contrassegnare i cambiamenti e i dati che fanno la differenza, così il personale Motus non deve controllare manualmente la coerenza dei dati o rilevare errori.

I modelli in Control Center hanno inoltre consentito a Motus di inserire più clienti, più rapidamente. Grazie all'uso di Smartsheet per la gestione del personale e per tracciare in modo più accurato ricambio e organico, Motus riesce a stimare con maggiore precisione la possibilità di prendere altri lavori. Ecco un altro modo con cui Smartsheet aiuta l'azienda a pianificare la sua crescita. 

Espansione futura con le app Smartsheet

Il più grande vantaggio offerto da Smartsheet a Motus è probabilmente l'aver rimpiazzato i processi manuali con procedure automatizzate. Oltre a ridurre il margine di errore umano e fornire dati in tempo reale, grazie a Smartsheet il team di Pivnicka può "consentire l'accesso come amministratore a determinate persone, ma coloro che necessitano dell'accesso solo per la visualizzazione non possono intervenire sui dati sottostanti o il pannello di controllo. Essendo una persona che lavora molto sull'analisi dei dati, credo che Smartsheet sia una soluzione grandiosa". Ora può mantenere aggiornati i dirigenti, controllare la loro possibilità di modificare i dati e condividere questi ultimi con vari team tramite diverse opzioni di condivisione.

Le capacità di Smartsheet in termini di automazione e consolidamento sono utili, come fa notare Pivnicka, per "tutto ciò che in genere le formule non coprono. Non puoi fare tutto con le formule, per cui molti di noi [che usano Smartsheet Advance] le usano per ampliare le analisi dei dati e per espandere l'uso di Smartsheet tra i nostri team".

Pivnicka è entusiasta di immergersi in Dynamic View e Pivot in futuro. "Sono certa dell'ulteriore beneficio che queste funzionalità apporteranno a persone che ricoprono ruoli simili al mio", afferma. "Siamo alla costante ricerca di soluzioni scalabili che rendano i team più efficienti, in modo da offrire prodotti migliori, facendolo nel modo più proficuo ed efficiente possibile".

A detta di Pivnicka, la cosa migliore era l'assenza di una curva di apprendimento importante quando ha iniziato a usare Smartsheet. "Sono un'autodidatta, ed è uno strumento abbastanza facile da comprendere, per cui la semplicità d'uso è un aspetto molto interessante", prosegue, "soprattutto quando si tratta di collegare i fogli tra loro e creare calcoli in cui sono coinvolti più fogli. Quello che preferisco è che, da un foglio sottostante di grandi dimensioni, posso presentare solo determinati sottogruppi di informazioni a determinate parti interessate o team. Cosa che si è rivelata ancora più semplice del previsto". 

Sia Pivnicka, che ha imparato a usare Smartsheet da autodidatta, che altri dipendenti Motus hanno dato un riscontro positivo sulla facilità d'uso del programma, il che significa che in futuro continueranno a utilizzarlo per progetti sempre più ambiziosi. Grazie all'automazione dei processi e alla comunicazione migliore, Smartsheet offre a Motus gli strumenti necessari per continuare a crescere costantemente nel tempo. 

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