JLL utilizza Smartsheet per collegare i sistemi aziendali e costruire relazioni più forti con i clienti

Come molte grandi aziende globali, il leader del settore immobiliare aziendale JLL ha investito risorse significative per creare soluzioni di dati personalizzate per gestire il portafoglio di lavoro dell'azienda. Ma quando un importante cliente commerciale ha chiesto di non utilizzare il sistema JLL a causa delle sfide di interoperabilità con la propria tecnologia proprietaria di gestione dei progetti, JLL aveva bisogno di un altro strumento per estrarre i dati e gestire la supervisione e la rendicontazione dei programmi. Il cliente ha raccomandato a Smartsheet di colmare questo divario digitale. Oggi Smartsheet ha dimostrato di essere più che in grado di semplificare il processo di condivisione e tracciamento di grandi volumi di dati di progetti immobiliari tra le due società.

“Stiamo realizzando progetti di costruzione in tutta la nazione", afferma Betsy Solomon, leader delle operazioni account JLL. “Ciò che stiamo gestendo è la pipeline complessiva e la collaborazione all'interno delle organizzazioni clienti, dal loro team legale immobiliare al team di esecuzione al team di strategia. Ci assicuriamo che tutti abbiano accesso alla pipeline di lavoro che stiamo attualmente eseguendo, nonché da uno a due anni in futuro, e ciò che abbiamo fatto in passato”.

Solomon e il project manager associato Becca Fecht lavorano a stretto contatto con il loro cliente globale per gestire un lungo elenco di proprietà commerciali, dall'inizio del processo di acquisizione fino al rinnovamento, allo sviluppo e alla chiusura della costruzione. In qualsiasi momento, devono conoscere lo stato dei dettagli del progetto, come le prestazioni degli appaltatori generali, i permessi di costruzione, la conformità alle normative municipali o regionali applicabili, lo stato della conduttura della proprietà e altro. E devono essere in grado di condividere informazioni pertinenti con diversi team sia all'interno di JLL che nell'organizzazione client.

“La tendenza degli ultimi due anni per la maggior parte dei settori è l'informazione: Dati e analisi”, afferma Solomon. “Cosa possiamo fare con tutti i dati che stiamo raccogliendo e come può essere utile nei nostri progetti? E la mentalità che sta pervadendo l'industria in questo momento è quella di formare le persone ad andare alla fonte dei dati invece di farci produrre i dati e inviarli”.

Per rendere i dati cruciali facilmente accessibili a tutta la gamma di persone che ne hanno bisogno, Solomon e Fecht raccolgono le informazioni dal sistema del cliente in una soluzione Smartsheet che presenta avvisi sulla sequenza temporale, pannelli di controllo e altro. Le funzionalità di Smartsheet consentono a Solomon e Fecht di acquisire i dettagli più piccoli, aggregarli in viste complete e utilizzare pannello di controllo per condividerli in tempo quasi reale con le parti interessate.

“Elimina l'attrazione delle informazioni", afferma Fecht. “Abbiamo già espulso tutto e possono accedervi. Prima ricevevamo richieste una tantum; ora che è nel pannello di controllo, possiamo semplicemente rimandarli a quello. È stato utile per ridurre il numero di email che vanno avanti e indietro”.

Prima di usare Smartsheet, Solomon e Fecht stavano compilando i dati nelle cartelle di lavoro dei fogli di calcolo e distribuendo aggiornamenti settimanali e mensili Oggi i dati dei clienti acquisiti in Smartsheet sono aggiornati al minuto e tutti gli utenti possono ottenere informazioni accurate da un'unica fonte. Con il tempo che Solomon e Fecht dedicavano agli aggiornamenti e ai rapporti sui fogli di calcolo, possono concentrarsi sull'orientamento strategico e sulla supervisione del portafoglio di progetti del cliente. Solomon ammette di essere preoccupata di perdere il controllo dei dati, ma in realtà ha acquisito intuizione e visibilità e ha fornito maggiore visibilità e proprietà per i team che ne hanno maggiormente bisogno, ottimizzando al contempo la comunicazione tempestiva tra le due organizzazioni.

“Mi ha davvero stressato pensare che stavo per aprire l'origine dati ai 225 utenti che abbiamo sul nostro Smartsheet principale, ma sono rimasto sorpreso", dice Solomon. “Penso che una delle più grandi vittorie di Smartsheet sia stata la possibilità che il cliente fosse in grado di ottenere diversi gruppi che erano stati messi in difficoltà all'interno della propria azienda per iniziare a collaborare in modo più efficace, il che stava avendo un impatto positivo sui progetti che stavamo eseguendo”.

Solomon e Fecht sono stati in grado di fare un passo indietro semplicemente segnalando i dati e osservando più da vicino ciò che i numeri stanno dicendo loro. Possono esaminare l'intero portafoglio e vedere se ci sono troppi inizi di progetto programmati per un determinato periodo di tempo, il che potrebbe portare a colli di bottiglia durante le fasi di revisione del cliente. Possono eseguire il drill down per vedere se il lavoro si sta muovendo a un ritmo adeguato in una determinata regione o eseguire lo zero su siti specifici per scoprire perché la costruzione è in ritardo o in anticipo rispetto al programma. I flussi di lavoro automatizzati consentono loro di indirizzare potenziali problemi alle persone giuste presso JLL o nei team legali o di esecuzione del cliente, abbastanza presto per prevenire importanti ritardi nel progetto.

Smartsheet ha inoltre semplificato il reporting con la leadership di entrambi i clienti e JLL. Solomon e Fecht possono fornire le proprie intuizioni, supportate da viste Smartsheet che sono facili da capire e approfondire. Poiché i documenti e le immagini possono essere caricati nel tracker del progetto, è facile supportare valutazioni e raccomandazioni con fatti concreti e passare più rapidamente dall'analisi all'azione.

“I numeri non mentono”, afferma Solomon. “Se sono in grado di visualizzare i numeri e sono in grado di visualizzare i dati, non devi passare il tempo a parlare del perché siamo qui; possiamo arrivare al punto su come possiamo risolvere ciò. Stanno iniziando a intravedere alcune delle possibilità e ora sperano che prendiamo i dati e continuiamo a dare loro di più”.

Per ulteriori informazioni

Per ulteriori informazioni su Smartsheet, visitare https://www.smartsheet.com/.

Per ulteriori informazioni su JLL, visitare https://www.us.jll.com/.