In che modo Twin Cities Habitat for Humanity coordina i volontari e le raccolte fondi

La missione di Twin Cities Habitat for Humanity (TCHFH) è di eliminare il degrado abitativo dall'area di Twin Cities e di rendere l'accesso a rifugi dignitosi per tutti una questione di coscienza. Per realizzare questa missione, l'organizzazione aveva bisogno di organizzare gli eventi completi e i piani dei volontari, mettendo al primo posto la collaborazione.

Brian Juntti, Direttore Marketing e Comunicazioni presso Twin Cities Habitat for Humanity, aveva bisogno di uno strumento che lo avrebbe aiutato a gestire diversi programmi di comunicazione marketing: da aggiornamenti di siti web a campagne di marketing.

"Il tipo di lavoro che viene gestito all'interno dell'organizzazione è ampio e va dalla pianificazione degli eventi e del raggio d'azione dei donatori fino alla costruzione di alloggi", afferma.

Inoltre, aveva bisogno di una soluzione che mantenesse tutti connessi. Ad esempio, quando nei fogli di calcolo degli eventi venivano apportate delle modifiche, era essenziale che l'intero team ricevesse una notifica. La soluzione è stata Smartsheet.

"Smartsheet ci consente di essere sempre informati su tutto", afferma Juntti, che di recente ne ha ampliato l'uso oltre i piani dei volontari, aggiungendo la gestione degli eventi in Smartsheet, che automatizza le parti chiave del flusso di lavoro.

Un elemento che fa risparmiare un sacco di tempo sono i moduli Smartsheet. Juntti ha sfruttato lo strumento per raccogliere i RSVP provenienti da centinaia di VIP, tra cui membri del consiglio, donatori di rilievo, sponsor e pubblici ufficiali, per una settimana di eventi che rientrava nel 27° anniversario Jimmy and Rosalynn Carter Work Project nell'area metropolitana Minneapolis-Saint Paul, a ottobre del 2010.

I moduli Smartsheet consentono di raccogliere le informazioni RSVP fornite dai partecipanti e di popolare automaticamente i dati in un modulo Smartsheet, che può quindi essere usato al check-in, e per portare avanti la cultura dei donatori. Inoltre, il team imposta avvisi su righe specifiche in caso di modifica delle informazioni, ad esempio quando fotografi volontari caricano foto su Smartsheet viene inviata una e-mail ai membri del team.

"Il mio personale può quindi pubblicare immediatamente queste immagini sul sito web o sui nostri social", ha aggiunto Juntti. "Significa ore e ore in meno di comunicazioni tramite e-mail."