Fox Sports Australia ha aumentato del 10% - 20% l'efficienza di pianificazione delle trasmissioni

Pianificare e mandare in onda trasmissioni televisive di 1.000 eventi sportivi dal vivo all'anno richiede un'enorme organizzazione e la supervisione di ogni minimo dettaglio. Il team Outside Broadcast diFox Sports in Australia desiderava snellire e automatizzare i processi. Con il supporto dei consulenti per la produttività di 6STEP, e con le funzionalità di Smartsheet, Fox Sports risparmia tempo e lavoro nell'offrire programmi sportivi a una nazione di tifosi appassionati.

"Il nostro presupposto è assicurarci di definire tutto il necessario per ogni evento senza tralasciare nulla", dichiara Steve Barnes, Outside Broadcast Manager di Fox Sports. "Smartsheet ha lavorato veramente bene per noi e l'automazione della gestione dei cambiamenti è eccellente. I produttori inseriscono le informazioni, mentre io riesco a liberarmi per concentrarmi sulla problematica del giorno. Siamo sempre indaffarati tra riunioni di strategia e compiti urgenti, per cui è un sollievo sapere che c'è Smartsheet dietro le quinte a mandare avanti il lavoro nel rispetto delle norme".

Soluzione necessaria per gestire il costante cambiamento

Barnes è a capo di un team che si occupa della trasmissione di programmi di gruppi sportivi specializzati e di cronache in diretta delle competizioni dal vivo, tra cui le partite dell'Australian Football League (AFL) e del Super Rugby, incontri di box, vela, hockey, freccette e altro ancora. Ogni evento trasmesso ha una lunga lista di dettagli da gestire, come l'orario di inizio e di fine dell'evento e della trasmissione, il numero di telecamere da usare, i presentatori, le attrezzature necessarie come il banco o il podio del presentatore e i droni per le riprese aeree dal vivo. I colleghi di Fox Sports si coordinano tra i team per pianificare i dettagli di copertura, l'archiviazione e la registrazione, la compilazione delle statistiche, la connettività satellitare o in fibra ottica e la pubblicità anticipata.

Il cambiamento è una costante e restare al passo era di per sé un compito molto gravoso in termini di tempo. I membri del team dovevano cercare manualmente i nuovi aggiornamenti nei fogli di calcolo o affidarsi ai loro colleghi per la compilazione e l'invio di e-mail. I team che si occupano di sport possono essere composti da 10-20 persone, fino ad arrivare alle centinaia per gli sport più popolari; pertanto la quantità di aggiornamenti e e-mail può essere sconvolgente.

"Ancora non abbiamo trasferito [su Smartsheet] il nostro team dedicato al cricket", afferma Barnes. "Continuano a mandarci un imponente foglio di calcolo molto accurato, con una copertina che evidenzia le modifiche apportate. In alta stagione, mandano tre o quattro e-mail di questo tipo ogni giorno. Di conseguenza, la tua giornata subisce una battuta di arresto perché devi leggere le e-mail, vedere cosa è cambiato e considerarne l'impatto. E non puoi garantire che il personale le leggerà sempre. Non vediamo l'ora di farli passare a Smartsheet per ricevere tutti questi avvisi in tempo reale".

Barnes iniziò a cercare un partner di soluzioni in grado di capire le necessità specifiche di Fox Sports. Un contatto della casa di produzione NEP Group suggerì 6STEP, un Platinum Partner di Smartsheet nella regione Asia-Pacifico. Il fondatore e CEO Rohann Chapman, insieme al suo team, ha lavorato con Barnes per sviluppare una soluzione che potesse semplificare la programmazione delle trasmissioni ed essere rapidamente implementata, così da evitare interruzioni di programmi e copertura.

Le dashboard consentono ai team di visualizzare le informazioni essenziali in tempo reale

Barnes e il suo team di Fox Sports usano una serie di dashboard Smartsheet per mandare in onda le dirette. Dal momento che ogni team sportivo configura i propri codici di trasmissione in modi leggermente diversi, la soluzione Smartsheet usa DataMesh per raggruppare e inviare i dati alle dashboard e creare opzioni di visualizzazione standardizzate che non richiedono riformattazione. L'app Calendario, un componente aggiuntivo premium,  consente ai team di programmare le trasmissioni imminenti per mese, settimana o giorno, per soddisfare le loro necessità immediate.

L'automazione ha trasformato il modo di lavorare di Outside Broadcast. Ogni aggiornamento o scadenza attiva un avviso per le persone interessate a quei dettagli. Non serve far partire una nuova discussione via e-mail ogni volta che una lista di atleti viene aggiornata o uno spareggio riprogrammato. Non si corre il rischio di dimenticare di informare tutte le persone interessate da tali attività. Lo staff della logistica è al corrente di tutte le nuove richieste ricevute, occupandosene prima di arrivare in un'arena; i presentatori in diretta ricevono programmi personalizzati in tempo per prepararsi alla partita.

Poiché Smartsheet è facilmente accessibile da dispositivo mobile, gli ultimi aggiornamenti sono sempre a portata di mano dei membri dei team. Un tempo i team sul campo si affidavano alle stampe del programma più aggiornato da attaccare all'annuncio, contrassegnandole a mano in caso di modifica dell'ultimo minuto. Ora, lo staff dell'evento può confermare come procedere senza dover attraversare mezza arena. Un bel risparmio di tempo e una preziosa comodità durante le trasmissioni dal vivo.

"Smartsheet su dispositivo mobile è il non plus ultra", afferma Barnes. "Questo sabato potrei non andare al lavoro ma abbiamo in programma 15 trasmissioni esterne. Posso dare una rapida occhiata a Smartsheet per controllare l'orario della trasmissione e verificare che siamo in onda, che la grafica funzioni e che tutto vada per il meglio. E così posso continuare a fare la spesa o qualsiasi altra cosa stessi facendo".

Una fonte centrale di dettagli aumenta l'efficienza dal 10% al 20%

Barnes sostiene che il maggior vantaggio di Smartsheet è quello di far risparmiare tempo e di migliorare al contempo la precisione. Dal momento che gli aggiornamenti sono visibili nella dashboard sin da subito, non serve più andare a scovare le modifiche in lunghe liste di e-mail, eliminando così il rischio di lavorare in base a un piano obsoleto. La collaborazione risulta semplificata perché è più facile per i colleghi dei team controllare chi ha la responsabilità di specifici aspetti. Secondo la stima di Barnes, il suo team ha guadagnato dal 10% al 20% in efficienza.

"Prima di adottare Smartsheet, passavo ogni giorno a ricevere telefonate di persone che mi chiedevano l'ora di inizio o di fine di un evento", dichiara Barnes. "Nel nostro settore, esiste un'ora di inizio di un evento che però potrebbe non coincidere con quella della messa in onda. Senza contare che l'ora della trasmissione internazionale potrebbe essere ancora diversa. Inoltre, in Australia abbiamo diversi fusi orari che richiedono un controllo incrociato. Ora tutto questo è inserito chiaramente in Smartsheet. E non riceviamo più quel tipo di chiamate. Solo per me è un'ora al giorno risparmiata, e ho un team di sette persone che devono rispondere a molte più domande".

Barnes si compiace anche del fatto che un dipendente a tempo pieno è stato designato come utente esperto per formare gli altri, e ha così evitato di dover assumere altro personale per introdurre i team al sistema delle dashboard. La collaborazione tra il suo team e Chapman e i suoi esperti 6STEP ha creato una piattaforma che può essere facilmente scalata man mano che vengono incorporati altri team sportivi.

"Il fattore determinante del successo di questo progetto è stato l'impegno a sostenerlo all'interno dell'organizzazione Fox Sports", sostiene Chapman. "Noi di 6STEP abbiamo creato soluzioni per diversi settori tra cui produzione, formazione, ricerca, intrattenimento e medico. Il nostro ingaggio in un'emittente televisiva è stato un po' un azzardo per Fox Sports e per Steve, ma fa parte della nostra natura verificare che qualsiasi cosa produciamo e creiamo con i nostri clienti funzioni sempre al meglio. E ora è totalmente integrato nel loro sistema.  Nel mercato australiano, stiamo scoprendo che le difficoltà condivise nell'intero settore sono abbastanza simili, sebbene descritte in modo diverso.  6STEP ha creato un ampio portfolio di prodotti nuovi di zecca e soluzioni già pronte all'uso o che possono offrire un punto di sviluppo avanzato per soluzioni su misura".

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