L'EIS ottimizza la gestione di programmi sulla salute, quali le analisi PCR per le Olimpiadi di Tokyo Games, grazie a Smartsheet

Con sede a Manchester (Regno Unito), l'English Institute of Sport è un ente governativo che eroga servizi di scienza e medicina dello sport ad atleti professionisti all'interno del Regno Unito, inclusi i partecipanti alle Olimpiadi e Paralimpiadi. 

I servizi dell'EIS hanno visto un'espansione esponenziale nei suoi 20 anni di vita, passando dal supporto tradizionale alle attività sportive (ad esempio con servizi medici, fisioterapia, allenamento e condizionamento della forza) ad altri servizi, ad esempio di biomeccanica, innovazione prestazionale, stile di vita e performance e salute mentale. Con oltre 350 dipendenti che seguono oltre 40 sport n tutto il paese, l'organizzazione ha contribuito alla vittoria di oltre 1000 medaglie olimpiche e paralimpiche. 

Analisi PCR per le Olimpiadi con l'aiuto di Smartsheet

Quando la pandemia da COVID-19 si è abbattuta sul mondo intero, molti eventi sportivi, quando non sono stati annullati, sono stati organizzati in circostanze veramente molto difficili. Le organizzazioni sportive sono passate a strumenti digitali per ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare l'efficienza. Il team Athlete Health dell'EIS, che usava già Smartsheet per molti dei suoi programmi interni, ha deciso di adottare questo strumento anche per i casi d'uso più recenti posti dalla pandemia. 

"Nel 2021, siamo stati incaricati di eseguire tutte le analisi PCR su atleti, personale, parti interessate e che venivano a Tokyo, sia per le Olimpiadi che per le Paralimpiadi. Le analisi dovevano essere eseguite da medici del paese in un determinato arco di tempo previsto per gli eventi, cioè 14 giorni, 96 ore e 48 ore prima della partenza", ricorda Faye Hodson, Coordinatrice Athlete Health presso l'English Institute of Sport. Con oltre 500 atleti da testare, in aggiunta ai 600 membri dello staff di supporto, la sfida era notevole. "Senza Smartsheet, sarebbe stato incredibilmente difficile per noi".

Puntando come sempre a prestazioni di altissimo livello, Hodson e il suo team hanno creato un piano del progetto usando Smartsheet, affidandosi ai diagrammi di Gantt inclusi, che ha consentito al team di assegnare attività con scadenze e di automatizzare i promemoria. Tutte le informazioni venivano raccolte e posizionate in un unico posto. Ciò ha consentito ad atleti, medici e autorità di essere costantemente aggiornati, indipendentemente da dove si trovassero.

"Senza lo strumento giusto, avremmo dovuto mandare in giro diverse e-mail e fogli vari", racconta Hodson. "E sicuramente prima o poi qualcuno li avrebbe scaricati senza poi ricaricarli correttamente. Ma usando Smartsheet per la refertazione delle analisi PCR, è andato tutto liscio". 
Non era solo una questione di ottenere i dati, ma anche di accessibilità e comodità. "Un aspetto positivo dei moduli era che potevamo mandarli agli atleti tramite WhatsApp", aggiunge Hodson. "È una cosa che adorano! Tutti hanno un telefono, ma non tutti stanno sempre davanti a un PC". Questa facilità d'uso ha aiutato l'EIS a portare a termine la sua missione senza intoppi.

Gestione della salute degli atleti con uno sportello unico 

L'EIS ha iniziato a usare Smartsheet anni prima delle Olimpiadi di Tokyo. Nel 2018, l'organizzazione ha dato vita al team Athlete Health, per ridurre malattie e infortuni tra gli atleti. Questo gruppo di esperti è responsabile della salute fisica e mentale, della salute delle vie respiratorie, della salute femminile e dei dati prestazionali degli atleti. Le attività includono analisi nell'arco di un anno per tracciare l'evoluzione della popolazione di atleti, prendendo in considerazione elementi come la categoria sportiva o la stagione. "Disponiamo anche di un sistema personalizzato di cartelle mediche, chiamato Performance Data Management System (PDMS)", afferma Hodson.

Data la complessità di questo compito, i dirigenti del team hanno capito fin da subito di aver bisogno di una soluzione software per la gestione di progetti e collaborazioni che fosse economicamente conveniente. "Ci serviva uno strumento che consentisse l'accesso, a parti sia interne che esterne, in un ambiente assolutamente sicuro, in quanto avevamo a che fare con atleti e allenatori, non solo con le parti interessate interne all'EIS", aggiunge Hodson. "Ho consultato diverse opzioni per qualche settimana, e Smartsheet è risultato il migliore. È semplice da usare e garantisce un accesso sicuro, sia internamente che esternamente. Può essere usato per la gestione dei progetti e rientra nel nostro budget".

Il team si è subito messo all'opera integrando progetti e dati. Una volta configurato l'ecosistema, le persone hanno iniziato a usare la nuova soluzione, scoprendo diversi modi per portare a termine le attività giornaliere. 

"Grazie a Smartsheet possiamo creare pannelli di controllo per i dirigenti senior che vogliono dare una rapida occhiata, senza dover vedere tutto", spiega Hodson. "Si può eseguire il drill-down dei permessi limitandoli a una singola cella, aspetto utile in funzione del RGPD. Se è necessario un aggiornamento, basta mandare un'e-mail e chiunque può intervenire direttamente, senza dover accedere a un altro sistema. Il fatto che potesse essere integrato in Microsoft Teams si è rivelato utilissimo in termini di collaborazione".

Monitoraggio delle attività e tracciamento del coinvolgimento sul lungo termine

Al di là delle circostanze straordinarie poste ad esempio da una pandemia, il team Athlete Health dedica molto tempo al monitoraggio delle attività e al tracciamento del coinvolgimento. Poter accedere a dati in tempo reale è una parte fondamentale del lavoro. "Il direttore può vedere un pannello di controllo in tempo reale delle nostre spese. Lo troviamo estremamente utile", precisa Hodson. 

Ma per Hodson, il vantaggio più grande è l'accuratezza dei dati. "L'uso di Smartsheet ha ridotto il numero di errori commessi, perché i dati risiedono sempre e solo in un unico posto", afferma. 

"Usiamo Smartsheet dal 2018, e ancora continuiamo a scoprire nuovi utilizzi", fa notare Hodson. "Puntiamo a un suo ulteriore impiego nella pianificazione di progetti e risorse, nella continuazione dell'attività di monitoraggio e nel tracciamento del budget. Inoltre, intendiamo usare i moduli a scopo di feedback. Ad esempio, possiamo chiedere alle organizzazioni sportive e agli atleti opinioni sulle nostre prestazioni, e usare tali informazioni per analizzare il nostro lavoro". 

Dopo un'esperienza così positiva con Smartsheet, che ha migliorato l'efficienza nei progetti del team Athlete Health, l'EIS pensa inoltre di implementare lo strumento in altri processi e reparti all'interno della sua organizzazione.

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