Decision Foundry usa Smartsheet per automatizzare il monitoraggio dei progetti, la comunicazione coi clienti e guidare la crescita aziendale

In qualità di global integrator della popolare piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) Salesforce, Decision Foundry è specializzata nella connessione di punti di dati eterogenei per aiutare le aziende a ottenere il massimo dai propri dati. L'azienda tecnologica con sede a New York si concentra sul supporto di Salesforce Marketing Cloud, un fornitore di software e servizi di automazione digitale del marketing. "Integriamo diverse sorgenti di dati in applicazioni che costruiamo sulla base di Salesforce per aziende del settore automotive, multimediale, della pubblicazione, della sanità e delle scienze naturali", ci spiega Ross Jenkins, Chief Executive Officer di Decision Foundry.

Ogni giorno, Decision Foundry usa il software Smartsheet per gestire il flusso di tutti i dati del progetto di implementazione, fornendo informazioni sullo stato in tempo reale a ciascuno, dai project manager agli account executive, fino ai clienti. "Smartsheet ci aiuta ad automatizzare la procedura di comunicazione e creare un livello elevato di trasparenza e affidabilità in alcuni progetti di consegna di prodotti di dati molto complessi", afferma Jenkins. "Smartsheet coinvolge tutti per mantenere un livello di affidabilità nell'ambito di tutti i nostri stakeholder".

Prima di iniziare a usare Smartsheet, Decision Foundry gestiva i progetti attraverso diversi strumenti, come fogli di calcolo basati su cloud, file semplici, fogli di calcolo legacy e presentazioni con diapositive. Con la crescita dell'azienda e l'aumento della complessità delle implementazioni, tuttavia, Decision Foundry ha realizzato di aver bisogno di un approccio più lineare e semplice alla gestione dei progetti. "Molti dei nostri progetti Salesforce richiedono qualche settimana, ma se dobbiamo progettare applicazioni personalizzate per eventi più importanti, quella timeline può protrarsi a diversi mesi o più, a causa di tutte le dipendenze e delle varie attività", afferma Jenkins. "Spesso abbiamo 25 stakeholder che gestiscono 50-60 progetti al mese e dobbiamo sapere chiaramente quali progetti sono nella pipeline, la velocità con qui questi progetti procedono e chi si sta occupando di ciascun passaggio del processo. In passato, tutte queste informazioni erano salvate su diverse piattaforme e dovevamo contattare i clienti telefonicamente o tramite e-mail per aggiornarli, metodo tutt'altro che efficiente".

Monitorare fino a 60 progetti di implementazione al mese grazie a Smartsheet

Alla fine del 2020, Decision Foundry ha iniziato a usare Smartsheet per monitorare tutti i progetti di integrazione e implementazione dall'inizio alla fine. L'azienda inserisce le informazioni di budget e i dati di pianificazione dei progetti per ciascuna richiesta di lavoro dei clienti in modelli Smartsheet. Queste informazioni includono tutti i milestone dei progetti e dei rispettivi proprietari.

"Ora, ciascuna riunione inizia con l'apertura del sistema Smartsheet che viene poi utilizzato per fornire al cliente una panoramica dell'intero processo di implementazione", spiega Jenkins. "Mostriamo al cliente come monitoriamo ciascun passaggio e questo genera molta fiducia nel nostro lavoro".

Circa 125 analisti di Decision Foundry lavorano in Smartsheet quotidianamente, monitorando lo stato di oltre 60 progetti al mese. L'azienda usa dashboard Smartsheet per dare ai clienti visibilità su ciascun progetto, dall'onboarding alla discovery e alla costruzione, fino alla produzione. "Le dashboard sono aggiornate quotidianamente e mostrano chiaramente le probabilità di completamento del lavoro nei tempi previsti", spiega Jenkins.

Decision Foundry ha anche configurato flussi di lavoro Smartsheet automatizzati che sono attivati ogniqualvolta un project manager o un analyst apporta una modifica o un aggiornamento a un progetto. Le modifiche sono inviate automaticamente tramite e-mail agli account executive a scopo di visibilità. Un altro flusso di lavoro automatizzato di Smartsheet attiva un sondaggio che viene inviato via e-mail a ciascun cliente man mano che il progetto procede nelle varie fasi di completamento. "I sondaggi chiedono sostanzialmente ai clienti di fornire feedback, così ciascun milestone è un'opportunità per noi apportare correzioni, qualora fosse necessario", ci dice Jenkins.

Inoltre, Decision Foundry usa Smartsheet per campagne di marketing legate al lancio di nuovi prodotti e servizi. L'azienda usa Smartsheet anche per gestire dati finanziari come tassi di fatturazione e il valore transazionale è per i progetti.

Comunicazione automatizzata e maggiore affidabilità 

Decision Foundry utilizza Smartsheet per automatizzare la comunicazione, sia internamente che con i clienti, creando maggior fiducia nella consegna dei progetti.

"In un mondo in cui la comunicazione non sempre è efficace, Smartsheet ci ha aiutati nel diventare migliori comunicatori su scala", afferma Jenkins. "Attraverso la comunicazione automatizzata, ci stiamo assicurando di far conoscere ai nostri project manager e ai nostri clienti lo stato del progetto in qualsiasi momento. Di conseguenza, stiamo migliorando la soddisfazione dei clienti aumentando anche le opportunità di ricavo".

Automatizzando la comunicazione interna ed esterna, Decision Foundry riesce a garantire più facilmente il rispetto dei tempi e del budget previsti per i progetti di integrazione e implementazione. "L'affidabilità è estremamente importante, a prescindere da quanto spende un cliente, 100 dollari o un importo a sette cifre", afferma Jenkins "In qualsiasi momento posso accedere a Smartsheet e vedere la cronologia di ciascun passaggio di un progetto fino alla data corrente. Questo ci ha aiutati ad aumentare la nostra produttività aziendale poiché abbiamo una migliore visibilità nei nostri 60 progetti mensili che stiamo monitorando". L'azienda sta diventando anche più efficiente grazie alla possibilità di accedere alla cronologia completa di ciascun progetto. "Imparare dagli errori del passato ci aiuta a essere un'azienda più matura", afferma Jenkins. "Le aziende di questo tipo non creano sempre lo stesso tipo di cose, ma prendono processi esistenti, li sottopongono a "pressure test" con i clienti e migliorano in quello che fanno".

Molte ore a settimana risparmiate per le presentazioni ai clienti

Grazie all'automazione in Smartsheet, Decision Foundry non ha più bisogno di dedicare molte ore alla creazione di presentazioni con diapositive per ciascuna riunione con i clienti.

"Solitamente ci volevano almeno cinque ore per creare una serie di diapositive da condividere con un cliente durante ciascuna riunione", afferma Jenkins. "In media, incontriamo i clienti due volte a settimana, specialmente nelle prime fasi del lavoro, quindi stiamo risparmiando molte ore nella preparazione delle riunioni ogni settimana".

Decision Foundry attualmente si trova in una fase di crescita e ha in programma di adottare altre funzionalità Smartsheet, come Resource Management di Smartsheet, per automatizzare ulteriormente la gestione della pipeline dei progetti e guidare una nuova crescita dell'azienda. "Siamo una piccola azienda con grandi idee e grandi talenti, ma abbiamo anche bisogno della tecnologia adatta poiché abbiamo un budget limitato e il margine di errore è ancora più ridotto", afferma Jenkins. "Smartsheet ha svolto un ruolo chiave nella nostra crescita dal 2020 e continuerà a essere la piattaforma per il coinvolgimento dei clienti e per l'automazione della nostra azienda". 

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.