Colliers Wisconsin migliora i servizi sugli immobili commerciali grazie all'automazione e alle dashboard di Smartsheet

La sede del Wisconsin di Colliers International ha un obiettivo primario: fornire competenze full-service relative a immobili commerciali ai suoi clienti, dall'intermediazione e gestione dell'immobile fino ai servizi per gli investitori. L'offerta di servizi integrati dell'azienda dipende non solo dalla risposta alle necessità dei clienti, ma dalla loro comprensione e anticipazione. Smartsheet aiuta Colliers Wisconsin a fornire un servizio di prim'ordine anche di fronte a sfide impreviste.

"Come azienda full-service, uno dei nostri obiettivi consiste nel tenere conversazioni informative tra i vari reparti, in modo che tutti dispongano delle stesse informazioni", afferma Maggie Blair, direttore Marketing e Research di Colliers Wisconsin. "Penso che sia diventato un aspetto sempre più importante perché non siamo sempre tutti in ufficio nel corso della settimana. Le persone si spostano velocemente, e come loro anche le cose cambiano rapidamente. Quindi la domanda è come possiamo assicurarci che le informazioni siano accurate, trasparenti e coerenti indipendentemente da chi le sta consultando, dove le si stanno consultando e come verranno utilizzate."

Blair afferma che il settore degli immobili commerciali non è mai stato in testa per l'adozione e l'implementazione di tecnologie. Colliers Wisconsin usa Smartsheet dal 2012 per semplificare, automatizzare e accelerare diverse attività commerciali, in modo che gli esperti siano liberi di concentrarsi sulle mutevoli esigenze dei clienti.

"Smartsheet ci aiuta a creare un portafoglio di immobili e presentarlo in modo convincente, in modo che l'informazione sia corretta e più semplice da visualizzare", afferma Blair. "Dal punto di vista del marketing, abbiamo una base di dashboard per gestire tutti i nostri annunci pubblicitari, le campagne e-mail e i siti web nei quali è elencato un determinato immobile. Possiamo avere aggiornamenti sullo stato, ordini del giorno dei meeting, tutte le informazioni possibili in un unico posto, in modo che il nostro team possa sapere tutto ciò che serve su quell'immobile da un unico posto."

Un processo di progetto ottimizzato e scalabile secondo la crescita dei team

Colliers Wisconsin usa Smartsheet per automatizzare e ottimizzare diversi processi, garantendo un'unica fonte di informazioni aggiornate e accurate per tutti i team, accessibile in completa sicurezza da qualunque posizione. Prima di entrare in Colliers, Blair non aveva mai usato la piattaforma, ma ha presto sviluppato la capacità di creare nuove soluzioni per sostenere la ricerca e il marketing; oggi, uno dei suoi compiti principali consiste nella supervisione dei processi Smartsheet dell'organizzazione. Una delle soluzioni più importanti in uso è un modulo di richiesta che incanala l'intero lavoro di progetto in entrata in un unico foglio che Blair deve ordinare, assegnando i vari incarichi.

"Abbiamo un modulo delle immissioni che chiunque internamente può compilare per richiedere vari tipi di progetti", afferma Blair. "Abbiamo campagne e-mail, brochure degli immobili o siti web personalizzati; in realtà, qualsiasi cosa da una semplice ricerca o richiesta di analisi fino a materiale di marketing completo. Tutto confluisce in un unico modulo, caratteristica che semplifica molto il tracciamento. In passato era piuttosto semplice: le persone sapevano a chi rivolgersi perché eravamo pochi. Ora che stiamo crescendo, il posto in cui le persone possono richiedere tutto ciò che serve loro è solo uno, e non devono preoccuparsi di dover mandare l'e-mail alla persona giusta. Gestisco questo in back-end."

Grazie alla capacità di Smartsheet di integrarsi con Adobe Creative Suite, Blair e il suo team riescono a gestire revisione e bozze di contenuti marketing all'interno della soluzione, risparmiando tempo su feedback e aggiornamenti, evitando che file di grandi dimensioni intasino l'e-mail del team. La soluzione non solo fa risparmiare tempo e sforzi sulla creazione dei contenuti ma accelera l'integrazione dei neoassunti.

"Il nostro processo di immissione e tracciamento dei progetti all'interno del mio team è diventato uno strumento di formazione eccellente, cosa che non mi aspettavo", ammette Blair. "Quando ho inserito nuovi membri del team, è stato facile per me vedere a cosa stavano lavorando e cosa gli stava facendo perdere tempo. Non ho dovuto mandare e-mail chiedendo se avessero abbastanza da fare. Mi è bastato entrare nel tracker del progetto e vedere a cosa stavano lavorando. Se avevano una bozza pronta, ricevevo immediatamente una notifica: potevo aggiungere tre o quattro commenti e loro intervenivano subito. Era molto semplice collaborare e insegnare come stavo facendo una cosa."

Oltre al marketing, Colliers Wisconsin usa Smartsheet per la gestione dei progetti, la costruzione, il servizio ai clienti, le revisioni dei dipendenti, i rimborsi, la pianificazione aziendale, gli ordini del giorno dei meeting e altro ancora. Una soluzione che usa l'automazione per eliminare fatica e frustrazione da un processo è il sistema perfetto per la definizione degli obiettivi trimestrali. In passato i manager dovevano consultare i report per ricordarsi della scadenza imminente della definizione degli obiettivi e chiedersi se gli obiettivi erano stati raggiunti. Ora, un foglio centrale chiede ai dipendenti di definire i loro obiettivi e invia poi dei promemoria a 60 giorni, a 30 giorni e immediatamente prima della scadenza trimestrale, con un link a un modulo in modo da controllare facilmente il progresso in pochi clic.

Visualizzazioni più significative di una singola fonte di dati

Blair afferma che le dashboard hanno reso più proficui i briefing con i clienti, offrendo modi di visualizzazione dei dati più significativi rispetto a un foglio di calcolo. Inoltre aiutano a organizzare le risorse interne, ad esempio con link ai moduli del progetto o alle linee guida del processo. Raccogliendo gli asset correlati in un unico posto, le dashboard eliminano i problemi legati all'esistenza di versioni multiple o la necessità di chiedersi se un elemento è aggiornato o meno.

"Abbiamo una mole incredibile di informazioni: sono il nostro asset più importante", afferma Blair. "Le dashboard ci aiutano a sfruttare tali informazioni in modo da poterle utilizzare sia per nostra conoscenza personale che con i clienti. Grazie a loro possiamo visualizzare i dati in modo diverso e condividere le informazioni con i nostri clienti in maniera convincente. Il tipo di dashboard cambia in base al pubblico, ma basandola sul web e creandola per l'aggiornamento automatico, risparmiamo tempo e possiamo eseguire queste operazioni su larga scala."

Blair afferma che la flessibilità e la raccolta centrale di dati chiave e KPI rende Smartsheet uno strumento potente per accelerare la crescita e l'efficienza dell'azienda. Anche in caso di attività ridotte, afferma, le possibilità di automazione possono far risparmiare parecchio tempo; ogni processo ottimizzato contribuisce a una maggiore produttività per un team o l'intera organizzazione. E poiché la piattaforma è scalabile conformemente alla crescita e consente operazioni di delega ininterrotte, le soluzioni sviluppate per un team di piccole dimensioni continuerà a offrire risparmio di tempo e semplificazione anche a un gruppo più grande e per un elenco di attività più lunghe e complesse.

"Ricopro diversi ruoli", afferma Blair. "Se non fossimo stati in grado di ideare un modo per immettere queste informazioni in una piattaforma che potesse essere aggiornata da varie persone e assicurarci che fosse accurata, non sarei stata in grado di ricoprire vari ruoli, perché mi sarei dovuta concentrare su una cosa o su un'altra. Non avrei potuto neanche far crescere il team, perché ci sarebbero stati troppi duplicati e il sistema non sarebbe stato efficiente. Smartsheet ci ha permesso di crescere in maniera organica, sia in termini di efficienza che nei risultati che siamo stati in grado di conseguire."

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