Borrego Solar dimezza i tempi delle attività con Smartsheet per Salesforce

"Non potevi avere piena fiducia dei dati", dichiara Emily Tam, Director of IT and Infrastructure presso Borrego Solar Systems, con sede a San Diego. Si riferisce ai problemi affrontati dal team tecnico per mantenere i progetti in carreggiata ed evitare slittamenti di date, risorse incoerenti e informazioni imprecise.

Erano tutti problemi che sembravano dipendere da un inserimento illogico dei dati di progetto.

Borrego Solar si occupa di sviluppare, installare e manutenere pannelli solari e sistemi di accumulo di energia per clienti commerciali e governativi negli Stati Uniti. Un progetto per l'installazione di un pannello solare in cima a una discarica coperta ha permesso alla città di North Adams, in Massachusetts, di raggiungere l'obiettivo di funzionare al 100% con energia solare.

Una piccola decisione con un impatto duraturo

All'inizio i membri del team tecnico usavano Microsoft Project per gestire i progetti offline, quindi inserivano manualmente le date chiave in Salesforce da diffondere in tutta l'azienda. Erano frustrati. "Ci sembrava davvero molto difficile tenere traccia dello stato e dei ritardi di tutti i progetti", dichiara Tam.

Mosso dal desiderio di avere un maggior controllo e informazioni più dettagliate sui progetti, il responsabile per lo sviluppo tecnico iniziò a cercare uno strumento accessibile che aiutasse il team a stilare una lista di attività, tenere traccia dei ritardi e catturare le milestone per più progetti simultaneamente. Dopo aver esaminato Smartsheet, trasferì rapidamente tutti i suoi progetti in questa piattaforma di esecuzione del lavoro.

Aggiornamenti automatici ai dati Salesforce

Tutti i dipendenti di Borrego Solar si erano affidati a Salesforce per oltre un decennio e volevano continuare a usarlo. Ma per farlo, Smartsheet e Salesforce dovevano lavorare insieme.

Salesforce conteneva tutte le date fondamentali dei progetti dell'azienda. "Con Salesforce però, non riuscivamo a ottenere il livello di dettaglio di cui avevamo bisogno", dichiara Tam. "I nostri tecnici usavano Smartsheet per gestire il loro lavoro quotidiano e il calendario generale. Ma dovevano inserire i dati anche in Salesforce, così che il resto dell'azienda potesse visualizzarli e usarli".

E questa operazione richiedeva tempo, che invece avrebbe potuto essere investito meglio negli stessi progetti.

Perciò il team implementò Smartsheet per Salesforce, che sincronizza automaticamente i dati tra i due, indipendentemente dal programma da cui vengono inseriti i dati. I tecnici aggiornano il progetto una volta, e gli stakeholder possono essere assolutamente certi della precisione.

Borrego Solar ne ha riconosciuto i vantaggi sin dal primo momento. "Una volta configurato un progetto", dichiara Tam, "il connettore ne trasferisce le date e altri dettagli in Salesforce mantenendoli aggiornati, in modo che tutti nella nostra azienda, compreso il management, sappiano a che punto si trova il progetto".

Una maggiore efficienza favorisce l'innovazione

Ora che i tecnici dell'azienda aggiornano solo Smartsheet, senza il timore che i dati vengano inseriti da più punti, l'efficienza è migliorata. Anche gli altri reparti ora usano Smartsheet sin dalle fasi iniziali della gestione dei progetti, migliorando la comunicazione tra i team.

Tutte quelle attività che in passato richiedevano 12 giorni di lavoro ora possono essere completate in metà tempo. Alcuni cambiamenti sono difficili da quantificare ma sono altrettanto significativi. Tam afferma, "Il personale ha più tempo per l'innovazione e per dedicarsi alla gestione dei progetti, a tutto vantaggio del reparto e dell'intera azienda".

Ora Borrego Solar può concentrarsi sul'innovazione, lasciando il compito di aggiornare i dati a Smartsheet.