Boomi ha aumentato la sua produttività del 70% e la scalabilità per la crescita con Smartsheet

Boomi, un'azienda di Dell Technologies, aiuta da 20 anni le aziende a integrare i loro sistemi e processi. Vista la crescita di Boomi da poche centinaia di clienti a oltre 13.000, la leadership dell'azienda si è resa conto che gli strumenti e i metodi utilizzati per la gestione dei processi e del lavoro dovevano poter essere altrettanto scalabili. Smartsheet ha aiutato Boomi ad automatizzare i processi, migliorare efficienza e trasparenza e consentire la visualizzazione dei dati, rimanendo al contempo assolutamente semplice da imparare e accessibile da qualsiasi località tramite il cloud.

"Smartsheet è stata la chiave per avviare e accelerare la nostra cultura in termini di innovazione e spirito imprenditoriale", afferma Chris Port, Chief Operations Officer presso Boomi. "Ci domandiamo costantemente: con oltre 13.000 clienti, come possiamo promuovere l'innovazione nelle loro organizzazioni? Come possiamo innovare sempre di più il nostro prodotto mantenendo la posizione di leadership? Smartsheet è stato il catalizzatore che ha consentito realmente alle persone di innovare, di portare avanti il loro spirito imprenditoriale all'interno di Boomi e di creare soluzioni, applicazioni, dashboard e progetti esclusivi."

Una delle maggiori sfide per gran parte delle aziende di oggi è la frammentazione dei sistemi aziendali, indipendentemente che si tratti di dati compartimentalizzati, piattaforme multiple per una singola funzione quale quella finanziaria o logistica, o canali di comunicazione disparati. Boomi offre una gamma di soluzioni integration Platform as a Service (iPaaS) che connettono tutte le informazioni in un ecosistema digitale aziendale.

L'azienda ha visto un boom nella crescita negli ultimi anni, forzando i limiti dei suoi sistemi per la gestione dei progetti, i processi aziendali e la comunicazione. Boomi ha iniziato a cercare una piattaforma che offrisse una scalabilità semplice e informazioni in tempo reale, consentisse la visualizzazione dei dati e fosse accessibile da qualunque posizione tramite il cloud. Smartsheet è ciò che fa al caso nostro.

L'automazione che potenzia efficienza e visibilità

Oggi Boomi usa Smartsheet per acquisire e ottenere visibilità in tempo reale da diverse funzioni in tutta l'azienda, tra cui assistenza clienti, acquisti, pianificazione strategica e altro ancora. L'azienda usa le dashboard per visualizzare le priorità giornaliere, tracciare le operazioni finanziarie e le spese e per monitorare lo stato dei siti dislocati in tutto il mondo. Una dashboard speciale creata per la pandemia da COVID-19 traccia non solo lo stato di salute e il benessere dei dipendenti, ma anche le necessità dei clienti e le previsioni aziendali e gli adattamenti richiesti man mano che l'imprevedibile crisi sanitaria va sviluppandosi.

I selling point chiave per Smartsheet sono stati la sua semplicità di adozione, il dinamismo, l'automazione e i flussi di lavoro che migliorano l'efficienza in tutta l'organizzazione.

"Ricordo distintamente quando cercavo queste caratteristiche e funzionalità specifiche", dice DJ Krebsbach, Chief of Staff, a Chris McNabb, CEO di Boomi. "Il flusso di lavoro interfunzionale, la possibilità di disporre istantaneamente di dati in tempo reale e di viste diverse. Un CEO non ha bisogno di vedere le stesse cose del nostro CFO o di qualche tecnico, ma tutti loro devono poter vedere come si sta svolgendo il progetto. Questa possibilità, cioè il flusso di lavoro interfunzionale, era il primo elemento che cercavo in un prodotto, gli altri venivano dopo."

L'automazione è un altro aspetto importante che ha fatto risparmiare a Boomi molto tempo per diversi processi. Krebsbach chiama il suo set di promemoria automatizzati "Nag-Bot 2000", perché le consentono di promuovere la responsabilizzazione nell'ambito dei progetti da lei gestiti senza dover controllare manualmente tutte le persone coinvolte. Ogni parte del progetto può potenzialmente influire sui risultati dell'azienda: l'automazione aiuta a garantire che queste parti vengano eseguite senza che richiedano troppo tempo o sforzi per il proprietario del progetto. Inoltre, chiunque può includere l'automatizzazione nelle proprie soluzioni.

"Una delle caratteristiche più potenti di Smartsheet è la possibilità, per utenti singoli o anche un team, di automatizzare determinate funzioni autonomamente", afferma Port. "Tutte persone in Boomi traggono vantaggio da questo aspetto. La nostra funzione di approvvigionamento è un esempio perfetto. Con la COVID, abbiamo abbassato la soglia di spesa che i leader possono spendere senza ulteriori approvazioni. Oltre tale soglia, si apre per me un flusso di lavoro automatizzato. Posso porre domande a persone specifiche prima di approvare o rifiutare la richiesta, ma posso anche approvarla direttamente nello strumento. È un altro livello di precisione, che abbiamo messo in atto per essere consapevoli di tutto quello che spendiamo, tutto completamente automatizzato."

Portare l'integrazione tecnologica a un altro livello

Grazie a Smartsheet, Boomi integra facilmente i dati provenienti da diverse tecnologie in soluzioni per creare un'unica vista del business, non diversamente da come Boomi integra le tecnologie dei clienti a livello middleware per promuovere l'efficienza aziendale. 

"Con Smartsheet, puoi avere tutto", afferma Krebsbach. "Puoi prendere le cose da Power BI o Google Sheets e connetterle con JIRA e tutte queste applicazioni e sistemi. È il collante per tutto quello che devi fare. Ma siamo in grado di fare un ulteriore passo e usare Smartsheet con la nostra tecnologia e renderla più efficiente per i nostri utenti. È una piattaforma unica per la collaborazione, i deliverable e anche i flussi di lavoro."

Christine Lindgren, Purchasing Advisor, riesce a risparmiare tempo per lei e i suoi colleghi usando Smartsheet Data Shuttle e Smartsheet per Salesforce Connector per immettere le informazioni in Smartsheet senza dover reinserire manualmente i dati. Riesce ad aggiornare i record delle vendite e dei clienti in modo rapido e ottenere una vista in tempo reale dell'azienda.

Digitalizzare il processo di acquisto trasforma il metodo di lavoro del team

Lindgren ha usato Smartsheet per digitalizzare i processi di acquisto cartacei di Boomi. Ha iniziato con un semplice modulo per raccogliere e inoltrare le approvazioni dei crediti; ora ha un sistema automatizzato che acquisisce le informazioni su acquisti e credito in un'unica posizione e avverte gli stakeholder per fornire loro le informazioni e vedere quali azioni devono intraprendere. 

"Smartsheet dà all'azienda molta più visibilità su tutte le richieste, e ogni stakeholder ha la massima visibilità sulle proprie richieste", afferma Lindgren. "Ci fa risparmiare un sacco di tempo. Invece di pagare qualcuno per eseguire queste attività, lasciamo che sia Smartsheet a farle al posto nostro. Consente veramente al nostro team di fare cose meno noiose, così possiamo concentrarci su lavori più importanti e più interessanti dell'immissione di dati."

Lindgren dice che è semplice risolvere i problemi usando Smartsheet. Ad esempio, quando uno dei processi aziendali procedeva troppo a rilento, ha ideato una soluzione con avvisi e un'istantanea giornaliera che aiuta il team a priorizzare le aree problematiche. E quando la pandemia da COVID-19 ha costretto i team a lavorare da remoto, il sistema di acquisto già accessibile tramite il cloud ha aiutato tutti a lavorare senza ulteriori interruzioni.

Da nuovo utente a vincitore pluripremiato in pochi anni

Uno dei principali motivi per cui Boomi è riuscita a ottenere così tanto con Smartsheet, è che la piattaforma è semplice da imparare e usare. Port afferma che anche se ci sono utenti esperti in azienda, chiunque può iniziare semplicemente rispondendo a un invito a partecipare a un foglio. Lindgren aggiunge che è semplice imparare altro grazie alla documentazione online e i tutorial di Smartsheet nel Centro assistenza e di apprendimento, nella community di Smartsheet e durante la Conferenza ENGAGE con i clienti di Smartsheet annuale. Lindgren ha conseguito la certificazione Smartsheet e di recente ha vinto un premio dal CFO di Dell per le soluzioni per gli acquisti da lei sviluppate: un grande riconoscimento della differenza che ha fatto in Boomi con il suo lavoro.

"Smartsheet ha reso la mia vita incredibilmente più efficiente e semplice", afferma Lindgren. "La quantità di lavoro che riesco a portare a termine grazie a queste automazioni è semplicemente incredibile. È stato grandioso, per la mia carriera, poter raggiungere queste prestazioni in questo modo. Posso fare tantissime cose, perché alle spalle ho uno strumento come Smartsheet."

Anche Krebsbach attribuisce a Smartsheet la sua capacità di realizzare di più. Pur essendo una "amante delle bacheca", dice lei stessa, è riuscita a sostituire pennarelli e post-it con una soluzione collaborativa accessibile a tutti. I suoi colleghi hanno visto quanto è diventata efficiente e vogliono seguire il suo esempio.

"Adoro quando partecipo a un meeting e il dirigente chiede: 'Dov'è il link Smartsheet a questa cosa?'”, afferma Krebsbach. "È un momento in cui mi sento fiera, perché sanno dove guardare e cosa cercare, invece di chiedere se tutto procede correttamente. È fantastico che tutto proceda bene, ma da cosa dipende? Quali sono i prossimi passi da fare? Come creiamo quel deliverable visto che il team esecutivo vuole crearlo? Mi sento molto soddisfatta quando dicono: 'Grazie per l'aggiornamento, ma non voglio un PowerPoint. Dov'è il link Smartsheet?’"

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