Bland & Associates, P.C. aumenta l'efficienza operativa e dei servizi di consulenza su contabilità e contratti governativi grazie a Smartsheet

Il cardine del successo di uno studio specializzato in revisione ufficiale dei conti (CPA, Certified Public Accountant) con sede a Omaha sono i dettagli, dai servizi tradizionali di audit, contabilità fiscale e gestione finanziaria fino ai servizi di consulenza per i contratti governativi. Il tracciamento di tali dettagli richiede una costante scrupolosa attenzione, indipendentemente che il team sia distribuito in vari uffici regionali o che lavori da casa durante una pandemia. Bland & Associates P.C. (Bland) usa Smartsheet per automatizzare e semplificare le operazioni dello studio, l'auditing, la gestione dei progetti e la supervisione degli appalti pubblici, e altro ancora. Grazie alla maggiore efficienza, i suoi processi hanno aiutato l'impresa a fronteggiare le interruzioni dovute alla COVID-19 senza compromettere l'alta qualità dei risultati consegnati ai clienti.

"Abbiamo notato subito l'esigenza in termini di gestione dei progetti per poi ampliare il campo includendo tracker, dashboard e strumenti di visualizzazione", afferma Jason Tonjes, partner di Bland. "Negli ultimi sei mesi abbiamo iniziato a vedere che un numero sempre maggiore di team usava Smartsheet come mezzo di comunicazione. Tutto era iniziato prima che la COVID esplodesse, ma quando siamo passati a lavorare da remoto come è avvenuto nella maggior parte degli Stati Uniti, uno strumento come questo ci ha aiutato ad evitare il caos nelle caselle di posta. Siamo riusciti realmente a passare all'automazione e a rendere lo studio più efficiente."

Bland usa Smartsheet per gestire il lavoro, tra cui i processi di audit, di sviluppo aziendale, di sviluppo dei contenuti di marketing e di soddisfacimento delle necessità operative. Un ufficio di gestione dei progetti di recente costituzione usa Smartsheet Control Center per standardizzare i suoi processi. Smartsheet fonde potenti capacità con una struttura semplice da utilizzare e flessibile, che aiuta i manager a bilanciare la coerenza in tutto lo studio con le esigenze esclusive dei singoli clienti e degli incarichi.

"Al momento, ogni project manager esegue i suoi progetti come ritiene opportuno", afferma Abby Fargo, Project Manager di Bland. "Di recente abbiamo creato un ufficio di gestione dei progetti e stiamo sviluppando dei modelli; la linea guida è, mantenendo le stesse colonne, poter aggiungere il numero di righe necessarie sui fogli dei contratti personali. Nel tentativo di ottenere una maggiore uniformità, immettiamo le stesse informazioni in ogni contratto per avere un quadro generale migliore del punto in cui siamo."

Risparmiare tempo e trasformare gli stili di gestione

Prima di adottare Smartsheet, i team in Bland gestivano molto del loro lavoro tramite e-mail e fogli di calcolo, con moduli cartacei che dovevano essere firmati e scannerizzati. Era difficile garantire che i colleghi avessero le versioni più recenti e accurate di un file, soprattutto quando tutti si affrettavano a inserire contemporaneamente i loro aggiornamenti per rispettare la scadenza di una reportistica. I dirigenti volevano informazioni dettagliate per prendere decisioni sui progetti in corso senza chiedere ai project manager di interrompere ciò che stavano facendo per inserire i dai.

Tonjes afferma che le prime soluzioni Smartsheet adottate dallo studio erano essenzialmente fogli di calcolo molto potenti, ma gli utenti hanno presto iniziato a esplorare le molteplici capacità della piattaforma. Presto sono iniziati a proliferare dashboard, moduli di richiesta e strumenti di reportistica. Secondo Tonjes, probabilmente la cosa più sorprendente era la possibilità non solo di organizzare le informazioni, ma ripensare il modo in cui potessero essere strutturate e comunicate.

"Smartsheet ci ha aiutato a cambiare i nostri stili di gestione", afferma Tonjes. "Per i primi mesi, quando qualcuno lavorava da remoto, c'era tutta questa reportistica per gli advisor sottoposti. Doveva essere messo tutto insieme e comunicato al nostro direttore delle operazioni, e veniva fatto tutto via e-mail. Abbiamo immesso il processo in Smartsheet, e ora tutte le informazioni vengono aggregate in modo più semplice, con meno lavoro per chi deve rivedere. Ricevo una e-mail che mi mostra dove ci sono problemi o se qualcuno sta rimanendo senza lavoro."

Non ne beneficiano solo i manager; i membri dei team che lavorano da casa possono essere più efficienti se non devono interrompere il lavoro per aggiornare il loro stato. Ciò fa procedere i progetti in tempo e stimola la fiducia tra colleghi.

"Abbiamo stipulato uno dei contratti più attivi negli ultimi mesi e buona parte dell'intero team lavora da casa", afferma Justin Iske, Bland Team Lead. "Molti di loro lavorano da casa con i figli. Non puoi chiamarli quando vuoi, perché magari i figli sono impegnati nella didattica a distanza. Avere una dashboard disponibile da consultare per verificare a che punto è un audit ha migliorato molto la nostra efficienza. Non avremmo potuto completare gli audit in alcun modo in questo ambiente se non avessimo avuto Smartsheet."

Esecuzione più efficiente degli appalti correnti e apertura di nuovi

Per gli audit, Bland integra i suoi flussi di lavoro Smartsheet e il tracciamento con l'archiviazione dei documenti in Box. I revisori possono immettere facilmente i loro commenti, spuntare i passaggi del processo e confermare che tutti i documenti necessari siano disponibili e completi.

L'uso che lo studio fa dei report e delle dashboard ha trasformato il modo in cui i manager pianificano i progetti e vi assegnano il personale. Prima di Smartsheet, i dipendenti dovevano scrivere e-mail ai loro manager quando erano prossimi alla fine di un'assegnazione per avere altro lavoro, quindi i direttori del progetto dovevano sentire i loro colleghi per capire chi poteva includere un'altra persona al proprio programma. Oggi, i dipendenti comunicano il loro stato in una dashboard. Manager e direttori di progetto possono vedere chi è disponibile nelle settimane a venire, e le notifiche automatizzate accelerano il processo di costituzione di un team per il lavoro in arrivo.

Aggiudicarsi nuovi appalti è più semplice con un portale di sviluppo aziendale Smartsheet. Lo studio può tracciare le fasi del ciclo di vita di un'opportunità, spuntare i passaggi mentre una proposta viene sviluppata e salvare i componenti di ogni presentazione come risorsa per opportunità future. La dashboard include informazioni come il numero di opportunità per i prossimi 30, 60, 90 o 120 giorni oppure la quantità di contratti con i vari enti pubblici. Rappresenta quindi per tutti un unico posto di riferimento dove cogliere le nuove opportunità.

"Operiamo in ambienti molto regolamentati", dichiara Garrett Gilbert, Senior Director of Strategy presso Bland. "E con eventi come la COVID, dobbiamo stare al passo con le tante dinamiche che stanno cambiando. Poter integrare le nostre informazioni e visualizzarle rapidamente ci aiuta quindi a prendere decisioni aziendali migliori. L'ambiente in cui operiamo è molto competitivo, con molti grandi studi che svolgono lo stesso tipo di lavoro. Dobbiamo pensare a ciò che ci differenzia. Smartsheet ci consente di dimostrare meglio il valore che apportiamo, quindi di posizionarci meglio per spiegare la nostra proposta di valore ai clienti."

Una piattaforma semplice da imparare che promuove l'innovazione

Lo studio usa continuamente Smartsheet con modalità nuove, ad esempio per gestire la creazione e la consegna dei contenuti di marketing, ottimizzare le richieste in un unico modulo online, analizzare il lavoro dei clienti per capire come aggiungere valore e altro ancora. Essendo semplice da capire, i nuovi utenti Smartsheet dedicano meno tempo a studiarne il funzionamento e più tempo a osservare come può risolvere i loro problemi specifici.

"Ci sono persone entusiaste di fronte alle novità e altre che esitano un po'", dichiara Rebecca Goodwin, Bland Project Manager. "Ma appena inizi a far vedere a qualcuno un caso d'uso e gli fai scoprire cosa è in grado di fare lo strumento, credo che decidere di usarlo avvenga in automatico. Le persone si entusiasmano e iniziano a dire: "Ma davvero sa fare questo e questo? Che succede se lo uso per questo processo o questa attività?" E questo le stimola a fare ricerche, a partecipare a webinar e a provarlo per il loro scenario specifico."