Banco Rioja abbraccia la trasformazione digitale per accelerare l'innovazione

Analogamente a molte istituzioni finanziarie in tutto il mondo, Banco Rioja doveva modernizzare le sue operazioni e trasformare le pratiche bancarie tradizionali per adeguarle al 21° secolo. I vertici aziendali sapevano che creare nuovi servizi e prodotti che sfruttano big data, intelligenza artificiale e machine learning avrebbe nettamente distinto Banco Rioja dalla concorrenza. Tuttavia, lo sforzo richiedeva un processo di gestione dei progetti più snello e standardizzato rispetto a quello che la banca aveva sviluppato nei suoi anni di attività.

Collaborando con Systec, un Platinum Solution Partner di Smartsheet, Banco Rioja ha adottato Smartsheet Control Center per trasformare le sue operazioni e gettare le basi per accelerare crescita e innovazione.

"Siamo parte di un grande cambiamento che interessa il settore finanziario e il modello di business bancario in generale", sostiene Pablo Noriega, PMO Lead di Banco Rioja. "Se non ci affrettiamo, potremmo perdere terreno a favore della concorrenza, e non mi riferisco solo ad altre banche ma anche ai nuovi arrivati come le fintech. Nella peggiore delle ipotesi, potremmo perdere anche i nostri clienti. Le grandi banche tradizionali possono trovarsi in difficoltà in termini di agilità, tuttavia siamo anche ben posizionati perché possediamo risorse, incluso il potere dei big data, che i concorrenti minori potrebbero non avere".

PMO Lead standardizzati per una trasformazione costruttiva

Banco Rioja ha sede nella capitale della provincia di La Rioja nel nord ovest dell'Argentina, con filiali a Rioja, cinque comunità provinciali più piccole, e Buenos Aires come parte del distretto finanziario principale del paese, ed è interamente posseduta dal governo provinciale. Banco Rioja viene incontro alle crescenti richieste dei clienti riguardo il digital banking, deve affrontare un aumento della concorrenza da parte delle società di tecnologia finanziaria (fintech) ed è impegnata a offrire il suo contributo allo sviluppo sociale ed economico della regione.

Per perseguire i suoi ambiziosi obiettivi, Banco Rioja doveva standardizzare la sua organizzazione di gestione dei progetti (PMO) e migliorare la collaborazione tra i team. I team stavano creando progetti innovativi, ma non possedevano un unico modo centralizzato per il monitoraggio e la rendicontazione né un processo di configurazione e analisi comparativa uniforme. Pertanto, il lavoro e gli obiettivi dei membri del team non erano sempre in linea con le strategie aziendali.

"Uno dei maggiori problemi dipendeva dal fatto che l'organizzazione non possedeva metodologie standardizzate". dichiara Noriega. "Il modo in cui gestivamo i progetti era più informale. Avevamo tantissime iniziative, ma non un piano o degli obiettivi. Poiché il numero di progetti da gestire stava aumentando, avevamo bisogno di una soluzione che ci aiutasse a lavorare in modo più efficace su una più ampia scala".

Banco Rioja ha lavorato con Systec, uno studio di consulenza di soluzioni di terze parti con sede in Messico e che serve il mercato dell'America Latina, per sviluppare e implementare una soluzione Smartsheet. Systec non ha solo creato e installato lo strumento software, ma ha anche fornito una guida per riprogettare le strutture dei processi e automatizzare le fasi più importanti, inclusa l'adozione di Smartsheet Control Center per semplificare la supervisione dell'esecutivo e la gestione dei lavori in corso.

Attualmente, la soluzione Smartsheet di Banco Rioja ha istituito una metodologia coerente per la creazione, la pianificazione e l'attuazione di progetti aziendali tra i vari team. L'implementazione è iniziata con il team IT e si è ampliata fino a includere i processi di conformità normativa, tra cui audit e revisioni della banca centrale nazionale (BCRA), e il programma di ammodernamento delle filiali. Noriega ha in programma di estendere l'uso di Smartsheet ai progetti delle risorse umane, della sicurezza informatica, dell'analisi dei rischi operativi e della continuità aziendale e ad altri settori chiave.

"Lavorare con Systec è stata una bella esperienza perché ci hanno aiutato ad automatizzare e migliorare i nostri processi", dichiara Noriega. "Nel nostro cammino volto ad adottare nuove migliorie e a implementare altre soluzioni e app premium, saranno una parte importante nella nostra trasformazione".

Riunioni più efficaci con le dashboard 

Con Smartsheet Control Center, Banco Rioja ha creato delle dashboard che offrono una visione in tempo reale dello stato e delle problematiche dei progetti ai proprietari dei progetti stessi e ai vertici della banca. Le riunioni con le autorità di regolamentazione e la dirigenza sono più dinamiche, perché i partecipanti possono valutare e decidere in base alle informazioni più aggiornate, senza attendere relazioni di follow-up e chiarimenti. 

Anche i team MO possono lavorare con più efficacia con i proprietari dei progetti tra diverse sedi e reparti, in particolare con i lavoratori a distanza. Smartsheet semplifica anche la condivisione delle informazioni di progetto con fornitori di terze parti, migliorando la comunicazione e l'integrazione di iniziative importanti.

Gestire una quantità di progetti 10 volte superiore

Smartsheet ha permesso a Noriega e colleghi di espandere notevolmente il numero di progetti da gestire in un dato momento. Quando Noriega iniziò a lavorare per Banco Rioja poco più di due anni fa, il team IT stava gestendo circa 10 progetti importanti. Semplificando l'amministrazione e l'automazione delle componenti chiave del processo, Smartsheet ha permesso al team di gestire l'attuale portfolio composto da 70-80 progetti. E Noriega prevede di portare questo numero a 100 per la metà del 2020.

Una delle maggiori difficoltà di Banco Rioja era migliorare il suo rating regolamentare, che era sceso al livello più basso durante il periodo della crisi economica nazionale che si era abbattuta sulla provincia di La Rioja in maniera abbastanza drammatica. Usando Smartsheet per gestire le iniziative digitali e di regolamentazione, la banca ha potuto apportare miglioramenti duraturi a prassi e prestazioni aziendali, ottenendo un nuovo rating dall'audit dei sistemi della BCRA e riguadagnando un'ottima reputazione.

Il miglioramento delle prestazioni associate alla regolamentazione di Banco Rioja è frutto del duro lavoro svolto dalla banca per trasformare i processi e la gestione aziendale. Smartsheet Control Center ha contribuito in larga misura a questa trasformazione; poiché è una soluzione facile da imparare, i dipendenti di Banco Rioja hanno subito familiarizzato con i nuovi processi e standard necessari per favorire la trasformazione digitale dell'azienda.

"Smartsheet ci ha offerto un gran numero di funzioni e strumenti facilissimi da usare", dichiara Noriega. "Se avessimo scelto una soluzione differente, è probabile che sarebbe stato difficile implementare le nostre metodologie aziendali a causa delle difficoltà nel familiarizzare con lo strumento. Con Smartsheet invece è stato molto semplice perché il personale ha accettato la soluzione e ha imparato a usarla velocemente".