A.G. Coombs snellisce i processi di lavoro e rispetta i protocolli di sicurezza pandemici con Smartsheet

La tecnologia digitale è fondamentale per la progettazione e la costruzione di edifici nuovi e innovativi. Fondata nel 1945, A.G. Coombs Group è un'azienda leader nella fornitura di servizi edili e fornisce una serie di servizi tecnici integrati per tutti gli impianti di un edificio, dall'aria condizionata alla protezione antincendio, agli impianti elettrici e illuminotecnici e ai sistemi di controllo.

L'uso di Smartsheet ha permesso ad A.G. Coombs di snellire i numerosi processi di lavoro, contribuendo a migliorare standard di sicurezza, gestione operativa e consegna dei servizi ai clienti.

"Gli strumenti sicuramente più utili che assicurano la flessibilità sono quelli basati sul cloud", dichiara Gavin Cheetham, Group Building Information Modelling (BIM) Manager presso A.G. Coombs. "Possono essere usati ovunque, in ufficio, a casa, in caffetteria, e ci permettono di inviare e-mail, condividere file e comunicare ovunque ci troviamo."

Tra i massimi esperti dell'azienda in informatica digitale, Cheetham si occupa soprattutto di fornire ai clienti un approccio coerente all'implementazione e all'utilizzo della tecnologia digitale, dai primi passi della progettazione fino alla fornitura dei servizi e alla gestione operativa. 35 anni di esperienza nel settore gli hanno insegnato che la tecnologia può essere un potente fattore distintivo sia nelle operazioni sul campo sia nella gestione dei processi aziendali. Smartsheet fa parte del suo set di strumenti digitali e permette ad A.G. Coombs di aumentare la redditività del capitale investito, o ROI, per i processi interni e i servizi ai clienti.

"Abbiamo messo a confronto le redditività generate con i processi manuali e con i processi Smartsheet e constatato l'enorme differenza tra le due", sostiene Cheetham. "Il tempo risparmiato può essere notevole. Inoltre, è importante misurare quello che facciamo prima di arrivare a un risultato e dopo averlo conseguito. Per ottenere un ROI superiore, devi chiaramente valutare attentamente lo scenario che si potrebbe delineare dopo aver effettuato un cambiamento. Uso Smartsheet per registrare gli investimenti fatti nel corso del tempo e i promemoria mensili per registrare una serie di metriche strategiche. Ciò dimostra come gli investimenti possono far risparmiare tempo e denaro."

La digitalizzazione per prepararsi all'imprevisto

A.G. Coombs usa Smartsheet dal 2017 per digitalizzare i processi cartacei ed eliminare duplicati e inefficienze. Cheetham afferma che se i processi amministrativi hanno usufruito dei maggiori benefici, Smartsheet ha permesso di ridurre i tempi anche nella progettazione tecnica, nella gestione della sicurezza sul cantiere e in altre attività rivolte al cliente. L'azienda ha reso completamente digitali un numero crescente di processi aziendali; ciò ha aiutato a superare il difficile periodo della pandemia e i lunghi lockdown.

"L'anno scorso, in prossimità delle vacanze natalizie, abbiamo intensificato il nostro lavoro al fine di realizzare sistemi per la collaborazione unificata", racconta Cheetham. "Allo stesso tempo abbiamo fatto qualcosa di simile per Smartsheet, quindi quando è arrivato il COVID eravamo pronti. Abbiamo formato i nostri dipendenti ai nuovi sistemi e incentivato l'uso di Smartsheet. Aver realizzato i sistemi in anticipo è stato davvero importante. Abbiamo formato le persone in modo che potessero allinearsi agli standard interni, e senza gli standard già definiti non avremmo potuto contare sulla fiducia della nostra forza lavoro. Stiamo ancora lavorando a molte modifiche perché vogliamo essere certi di non dimenticare nessuno."

Supportare i requisiti di conformità previsti dalle politiche di contenimento del COVID-19

Il settore edile non si è fermato durante la pandemia, ma è stato necessario implementare un gran numero di requisiti di sicurezza per cercare di limitare il numero di persone presenti sul cantiere, monitorare e documentare la conformità alle normative e contenere le esposizioni al contagio con il tracciamento dei contatti. Ciò ha richiesto l'acquisizione e il tracciamento di un'ampia varietà di dati.

Le soluzioni Smartsheet per affrontare la pandemia usate da A.G. Coombs includono una lista delle attività di sanificazione degli uffici con promemoria dettagliati, la mappatura del cantiere per registrare esattamente la posizione dei lavoratori durante la giornata e una sorveglianza giornaliera per rilevare eventuali sintomi e tracciare i contatti con altre persone. Tutte queste informazioni hanno permesso al team delle risorse umane di adottare le misure adeguate per i casi di contagio confermati tra i membri del personale o, se necessario, tra i loro contatti.

"Abbiamo adottato un sistema per il tracciamento e l'isolamento dei contatti con l'indispensabile supporto di Smartsheet, tanto che continuiamo a usarlo ancora oggi", dichiara Cheetham. "Anche ora che i casi sono diminuiti, i nostri governi richiedono il rispetto rigoroso di ciò che chiamiamo piani COVIDSafe e in questo Smartsheet svolge ancora un ruolo importante."

I dati vengono acquisiti in un pannello di controllo che permette ai manager di monitorare lo stato dei propri team, mentre i promemoria automatici assicurano che le persone completino i sondaggi e le liste di controllo richiesti dal loro ruolo. Poiché Smartsheet è facile da usare e capire, A.G. Coombs ha potuto sviluppare e distribuire rapidamente una varietà di soluzioni specifiche per soddisfare le norme governative in tutte le sedi di lavoro e per tutte le attività.

"Abbiamo creato in Smartsheet circa 50 soluzioni per la gestione del COVID", afferma Cheetham. "Queste soluzioni includono fogli, metriche, report e pannelli di controllo. Lo dico sinceramente, non avremmo potuto farcela senza Smartsheet. Ci ha aiutato anche a creare il nostro sondaggio COVID giornaliero in circa un'ora. È una soluzione semplice, elegante e adatta allo scopo e non richiede particolari conoscenze da sviluppatori."

Una piattaforma per la crescita e l'innovazione

Cheetham sostiene che Smartsheet è una componente importante della strategia di adattamento dell'azienda alle diverse condizioni di lavoro causate dalla pandemia, anche perché aiuta a riprodurre quella comunicazione naturale tipica degli uffici fisici. Anche quando i lockdown cesseranno, comunicare resterà un'abilità importante per un'azienda che prevede di crescere.

"Abbiamo assistito a una notevole diffusione nell'utilizzo della tecnologia, in particolare in termini di collaborazione unificata", spiega Cheetham. "Parliamo di video, audio conferenze, chat, tutti strumenti che sono diventati ora la norma. Abbiamo assistito anche a un aumento dei processi di approvazione digitali, ovviamente con il supporto di Smartsheet."

Tra i progetti Smartsheet in corso, è presente anche un'iniziativa che riguarderà l'intera azienda per sviluppare archivi standard centralizzati in cui trovare tutte le informazioni importanti. A.G. Coombs inoltre sta sviluppando iniziative per i clienti, ad esempio un sistema di gestione delle risorse che aggrega i segnali provenienti dai sensori e i dati ricavati dalle ispezioni in loco per monitorare lo stato degli impianti degli edifici e rendere possibile la manutenzione preventiva. Cheetham riconosce che l'aumento del numero di progetti richiederà un approccio olistico alla formazione, supportato dall'enorme volume di informazioni disponibili nel Centro di apprendimento di Smartsheet e con le community online.

"Ciò che apprezziamo veramente di Smartsheet è la quantità di contenuti disponibili online nel Centro di apprendimento", dichiara Cheetham. "I contenuti disponibili sono eccellenti, in particolare su come usare le formule che a volte possono essere un po' complesse, soprattutto se riguardano più fogli."

Smartsheet aiuta i dipendenti di A.G. Coombs anche a lavorare in modo più efficace. Cheetham afferma che secondo un recente report circa 100 utenti con licenza hanno potuto condividere le informazioni con oltre 1000 collaboratori esterni.

"È un risultato davvero straordinario", sostiene Cheetham. "Persone che non pagano per le licenze ma possono comunque collaborare con A.G. Coombs. Questi numeri continuano a crescere più ci addentriamo nel percorso Smartsheet. Stiamo ottimizzando i nostri tempi di lavoro e abbiamo raggiunto risultati molto sorprendenti."

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