Un semplice strumento di gestione dei progetti? Access Information Management Corporation ("Access") usa Smartsheet per gestire l'espansione in nuovi mercati e supportare gli obiettivi aziendali

I fogli di calcolo Excel e SharePoint hanno diversi limiti, secondo Jeni Hinds,

che ha raggiunto tale valutazione dopo aver acquisito una notevole esperienza al riguardo. È direttrice del reparto Global Integration Management per Access, il più grande fornitore privato di servizi di gestione delle informazioni e dei registri a livello mondiale. Hinds è responsabile dell'integrazione delle aziende acquisite da Access e della supervisione dei project manager che implementano tali integrazioni. 

Ogni acquisizione viene gestita come un progetto (un progetto molto, molto complesso) per integrare aree funzionali chiave (ad esempio finanza, risorse umane e IT) nella società madre, mantenendo al contempo un'esperienza cliente positiva e senza soluzione di continuità.

Tradizionalmente, i manager di Access tenevano traccia di tutto questo con fogli di calcolo Excel pubblicati su pagine SharePoint. La soluzione non era ideale. Secondo Hinds, i fogli di calcolo erano difficili da usare e le modifiche erano possibili solo attraverso l'invio di ticket al reparto IT. Di conseguenza, ciascuno dei suoi project manager riusciva a gestire solo uno o due progetti di integrazione all'anno. 

Poiché Access aveva grandi obiettivi di crescita, questi processi manuali non erano utili né scalabili.

Più di una semplice gestione dei progetti

Hinds conosceva Smartsheet da quando ci aveva lavorato in passato e lo apprezzava molto come soluzione per la gestione dei progetti. Ma non è per questo che Access l'ha adottato. Hinds e i suoi colleghi hanno invece valutato diverse tecnologie della concorrenza, per poi scegliere Smartsheet.

"Abbiamo scelto Smartsheet per le capacità che offriva anche al di là della gestione dei progetti, come la possibilità di estendere e condividere facilmente i processi con i vari reparti dell'azienda", afferma Hinds. "Smartsheet si è rivelata anche molto conveniente rispetto ad altre aziende. E ho apprezzato molto l'interazione che abbiamo avuto con Smartsheet durante il nostro processo di due diligence per i vari accordi di adozione."

Access ha iniziato a implementare Smartsheet con una dashboard e i report e le metriche di supporto necessari. Ha utilizzato i servizi di installazione di Smartsheet per velocizzare l'implementazione. In soli 45 giorni, 200 persone in Access stavano usando Smartsheet. 

"In quattro mesi dall'avvio del processo Smartsheet qui in Access, ho aumentato la mia produttività del 60%", afferma Hinds. "Siamo passati da una funzione di project manager tattica a una molto più strategica. Grazie ai riepiloghi e alle automazioni di Smartsheet, il proprietario dell'attività può apportare aggiornamenti mentre il project manager è in grado di concentrarsi sul quadro generale di più progetti contemporaneamente.  I project manager non devono più scorrere SharePoint riga per riga per creare manualmente un report di riepilogo. Ciò che prima richiedeva ore e giorni di lavoro manuale ora viene riepilogato automaticamente nella dashboard Smartsheet. In passato, organizzavamo una chiamata di 1 ora con ogni reparto per analizzare le loro attività settimanali. Ora organizziamo una chiamata generale di 30 minuti ogni due settimane, con tutti i reparti che mostrano le dashboard o i report Smartsheet. Tutti questi cambiamenti hanno portato a una maggiore efficienza e agilità nello stabilire le priorità delle attività. Non possiamo che esserne contenti!

Non è stata l'unica a riscontrare una maggiore produttività. Dalla gestione di uno o due progetti all'anno, i project manager di Access hanno presto iniziato a gestire 10 o 12 progetti, con un aumento da 5 a 12 volte. E ciò nonostante chiedevano a Hinds altri progetti da gestire. 

"I nostri project manager non si limitavano a prendere più lavoro, ma comprendevano meglio i loro progetti e come, ad esempio, le interazioni con la contabilità influenzassero la finanza e, quindi, il marketing", afferma Hinds. "Inserire il lavoro in Smartsheet e creare queste interdipendenze ha reso possibile tutto questo."

Prendiamo ad esempio il Marketing

Uno dei reparti di Access che ha adottato Smartsheet è stato proprio il Marketing. Lì, i modelli di calendario e budgeting hanno sostituito i calendari isolati e talvolta ridondanti. I membri del team avevano calendari indipendenti in Excel, Word e SharePoint per la gestione dei progetti di marketing tra le campagne. Un membro del team, ad esempio, poteva avere un calendario per la gestione delle e-mail, un altro per i blog e un altro ancora per i webinar. 

"Siamo passati dal lavorare ognuno in maniera separata a una collaborazione semplice e rapida con Smartsheet, tramite processi coerenti e rigorosi", afferma Jude O'Neill, Director, Digital Strategy & Marketing di Access. Di conseguenza, i marketer hanno una maggiore visibilità sulla programmazione dei progetti attraverso tutti i canali e i prodotti. 

Bridge di Smartsheet sostiene la collaborazione internazionale, la diversità culturale e l'inclusione

Access è una società con sede in Nord America e con una vasta impronta internazionale in espansione. Un numero crescente di dipendenti e partner parla lingue native diverse dall'inglese. Access usa Bridge per creare flussi di lavoro automatizzati in modo da tradurre documenti chiave all'interno di Smartsheet e colmare il divario linguistico, così che chi parla spagnolo, portoghese, francese e inglese possa lavorare insieme agli altri in modo più fluido e produttivo. 

Con Bridge di Smartsheet, le informazioni chiave del modello vengono ora tradotte automaticamente in più lingue con il modulo Google Traduttore e gli stakeholder possono accedere facilmente alle informazioni di progetto tradotte tramite le dashboard Smartsheet, promuovendo una comunicazione produttiva.

"Le chiamate scorrono in modo più fluido e, quando persone di madrelingua diversa ne terminano una, sanno con maggiore certezza che gli altri partecipanti hanno capito tutto", afferma Hinds.

"Come risultato dell'utilizzo dei servizi di traduzione all'interno di Bridge di Smartsheet, le persone sentono di essere ascoltate e culturalmente accettate. La diversità e l'inclusione sono importanti per noi, e questo è un modo eccellente per implementare tali valori."

Hinds e i suoi colleghi hanno configurato Bridge di Smartsheet con un partner Smartsheet nel giro di poche settimane. Lo hanno trovato facile da mantenere e applicare a nuovi fogli e modelli da soli. 

La rapida adozione ne ha incoraggiato e favorito l'uso in tutta l'azienda

Access sta ora implementando Smartsheet in modo più ampio all'interno dell'azienda. Per Hinds, "Vedere Smartsheet usato da più persone e per più usi è come guardare un'onda attraversare l'oceano." I manager stanno riuscendo anche a sfruttare questa tecnologia nel gruppo di servizi professionali, nel Project Management Office, nei reparti di contabilità e assistenza clienti e in altri modi ancora.

"Smartsheet è così facile e intuitivo da usare che è davvero facile da adottare rapidamente", afferma Hinds.

O'Neill è d'accordo. "Prima di Smartsheet, la maggior parte dei marketer aveva i propri modi unici di gestire i calendari e altre funzioni. Non era così scontato che avrebbero accettato di buon grado di abbandonare quelle modalità. Il nostro team, tuttavia, ha riconosciuto i vantaggi di Smartsheet abbastanza rapidamente e questo ci ha spinto a esplorare diversi modi per utilizzarlo, ad esempio nella gestione del budget."

Smartsheet è diventato uno strumento importante che molti dipendenti di Access utilizzano in tutta naturalezza per svolgere il lavoro in modo più efficace. 

"Le persone ora pensano automaticamente a inserire i propri progetti in Smartsheet", afferma Hinds. "E ci informano in modo proattivo dei cambiamenti dei processi perché capiscono come questi possono influenzare gli altri. Abbiamo visto maggiori accettazione e coinvolgimento nei processi e maggiori comprensione ed entusiasmo per il miglioramento dei processi in tutta l'azienda, grazie a Smartsheet."

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