UTHealth accelera le vaccinazioni dei dipendenti e il reporting dei dati con Smartsheet

Quando la Food and Drug Administration (FDA) degli Stati Uniti ha autorizzato l'uso in emergenza dei primi vaccini per il COVID-19, The University of Texas Health Science Center di Houston (UTHealth) aveva bisogno di un modo per gestire il processo di vaccinazione dei suoi 12.000 dipendenti. UTHealth ha lavorato con Smartsheet per definire una soluzione che semplificasse la pianificazione degli appuntamenti, i follow-up e la rendicontazione dei dati sanitari principali alle autorità statali e federali.

"La nostra missione è offrire a Houston e alle aree limitrofe la migliore assistenza possibile disponibile nella regione e in molti casi in tutta la nazione", dichiara Lindy Anderson-Papke, Director of Clinic Operations Performance Improvement della UT Physicians, uno studio associato di medici della McGovern Medical School presso l'UTHealth. "Il mio team lavora per migliorare operazioni e prestazioni e, per farlo, ci siamo serviti di Smartsheet."

UTHealth è leader regionale e nazionale in assistenza sanitaria e formazione medica e conta 12.000 dipendenti tra sei scuole e quattro ambulatori clinici. Con il suo staff in cima alla lista per le vaccinazioni COVID-19, l'UTHealth doveva istituire un processo amministrativo il più velocemente possibile.

"Quando i vaccini sono diventati disponibili, abbiamo valutato le nostre opzioni relative a documentazione e monitoraggio", afferma Anderson-Papke. "Le nostre scelte erano usare il cartaceo o trovare un modo digitale per farlo. Abbiamo usato Smartsheet per l'automazione, la raccolta di informazioni tramite moduli e la gestione e la rendicontazione dei dati."

Oltre a pianificare gli appuntamenti, lo staff dell'hub vaccinale doveva registrare i produttori e i numeri di lotto dei vaccini, nonché monitorare eventuali effetti collaterali sui dipendenti che avevano ricevuto la dose in varie sedi. L'UTHealth aveva inoltre bisogno di condividere i dati sul numero di vaccinazioni e sulle segnalazioni di follow-up con i vertici dell'organizzazione e i gruppi di sorveglianza sanitaria. Doveva anche riferire i dati quotidianamente al Texas Department of Emergency Management (TDEM), che poi li condivideva con i Centers for Disease Control and Prevention (CDC) degli Stati Uniti.

Istituire un sistema

Orapun Phuthomdi, BSIE, CLSSBB, Operations Performance Improvement Specialist presso l'UT Physicians, e Anderson-Papke si misero al lavoro con un team di Smartsheet per creare una soluzione, partendo con una serie di campi identificati dal sistema di cartelle cliniche elettroniche (EHR) dell'istituzione. La prima versione era pronta per l'implementazione in una settimana, con qualche rettifica apportata in base all'esperienza dell'UTHealth. Il framework creato per UTHealth gettava le basi per la serie di modelli per i vaccini COVID-19 offerta ora da Smartsheet.

Il processo di vaccinazione di massa dell'UTHealth per i dipendenti ebbe inizio con il fissare gli appuntamenti e venne gestito con i moduli Smartsheet. Gli appuntamenti sia per la prima che per la seconda dose erano preceduti dall'invio di promemoria automatici contenenti link a moduli da compilare e una guida con informazioni su dove parcheggiare e registrarsi. I membri dello staff UTHealth si alternavano per assistere una media di 200 dipendenti da vaccinare ogni giorno, sette giorni su sette.

Quando i dipendenti arrivavano per la dose, lo staff usava il sistema per registrarli, annotare i numeri di lotto delle dosi e segnalare eventuali sintomi riscontrati durante il periodo di osservazione post-vaccinazione. Dopo una dose, venivano inviate e-mail a intervalli regolari contenenti un semplice modulo che chiedeva ai dipendenti se avessero riscontrato qualche sintomo.

Reportistica

La soluzione ha aiutato il team a conteggiare in anticipo gli appuntamenti e a stabilire il personale sufficiente per le vaccinazioni di ogni giorno. La funzione aggiuntiva del sistema ha permesso allo staff di visualizzare solo i campi necessari per il check-in e la registrazione della dose. All'apice delle vaccinazioni, questo ha ridotto il tempo di attesa in fila per i dipendenti.

Phuthomdi ha creato delle dashboard per semplificare la rendicontazione al TDEM e all'ImmTrac, l'anagrafe vaccinale dello stato, alla leadership esecutiva dell'UTHealth e ai gruppi di salute e malattie infettive dei dipendenti dell'organizzazione. Alla chiusura dell'hub vaccinale alla sera, poteva rapidamente estrarre i dati in tempo reale per mostrare i progressi del giorno. Dal momento in cui era iniziato lo sforzo per l'immunizzazione, le agenzie chiedevano ancora più dettagli di rendicontazione e Phuthomdi ha potuto rispondere a queste richieste aggiornando le sue dashboard o creandone altre.

L'app mobile di Smartsheet ha aiutato Anderson-Papke durante le sue visite sul campo agli hub vaccinali. Poteva individuare una lista di appuntamenti e verificare se un dipendente aveva ricevuto una dose Pfizer o Moderna all'appuntamento precedente.

Fasi successive

Poiché la maggior parte dei dipendenti ha completato il ciclo vaccinale, Phuthomdi e Anderson-Papke stanno passando alla pianificazione delle fasi di immunizzazione successive dei loro colleghi. Le informazioni catturate in Smartsheet aiuteranno l'UTHealth a definire un processo per assicurare che i nuovi assunti abbiano l'opportunità di vaccinarsi e per pianificare la gestione delle dosi booster se le autorità sanitarie ne confermeranno la necessità.

"L'intero processo era nuovo per tutti noi", dichiara Anderson-Papke. "Ma siamo stati in grado di inviare tempestivamente le informazioni ai nostri vertici e alle entità statali e di altra natura."

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