La RMIT University acquisisce e visualizza i dati dei progetti per la pianificazione strategica e il reperimento delle risorse con Smartsheet

RMIT Studios collabora con tutti i college e le scuole della RMIT University, una delle più grandi università australiane, e sostiene l'istruzione universitaria sul piano non accademico. Quando Studios ha riorganizzato il suo modello operativo per rendere agile la gestione dei progetti, il dipartimento aveva bisogno di uno strumento tecnologico che si adattasse al nuovo modo di lavorare e fosse in grado di acquisire i dati fondamentali in un unico posto. Smartsheet ha dato a RMIT Studios maggiore visibilità sull'avanzamento dei progetti, sul reclutamento del personale e sulla preparazione al futuro.

"Faccio parte del team di strategia, pianificazione e consegna dei progetti di RMIT Studios", dichiara Kara Robinson, Partnership Coordinator presso RMIT Studios. "Studios offre servizi ed esegue progetti orientati al metodo di apprendimento degli studenti piuttosto che ai contenuti. Il nostro team è passato da un modello operativo waterfall (a cascata), molto statico, all'adozione e all'implementazione di una nuova metodologia Scaled Agile per la gestione di tutti i progetti e per l'erogazione dei servizi nell'intero dipartimento. A sostegno di questo nuovo modo di lavorare, avevamo bisogno di una soluzione che supportasse le tante nuove idee e che fosse scalabile e flessibile, per poter affrontare meglio l'ignoto."

Il dipartimento accoglieva team specializzati in tecnologie dell'apprendimento, design, occupabilità e percorsi professionali, nonché in analisi dei dati e strategia; pertanto i membri di un gruppo non sempre sapevano cosa stessero facendo gli altri o come assegnare la giusta priorità alle collaborazioni su progetti diversi.

"Non avevamo un processo adeguato", dichiara Robinson. "Era tutto diviso in compartimenti stagni, team diversi svolgevano attività diverse. Ecco perché avevamo bisogno di una soluzione che unificasse tutto. Quest'anno abbiamo ristrutturato adeguatamente l'intero dipartimento e adottato questo nuovo modello operativo. È stata per noi un'opportunità di promuovere l'unità tra le persone e la loro responsabilizzazione e di far convergere tutti i dati in un unico posto, in modo da poterci supportare a vicenda e vedere davvero cosa sta succedendo."

RMIT Studios necessitava inoltre di semplificare le comunicazioni con un elevato numero di parti interessate in tutta l'università, responsabili dell'approvazione dei budget e delle decisioni strategiche per progetti che potevano durare una settimana o più di un anno. Un collega di Robinson, esperto in metodologia Agile, ha consigliato Smartsheet come piattaforma flessibile che poteva offrire capacità di visualizzazione, tracciamento e reportistica su elevati volumi di dati complessi.

"Smartsheet ci ha permesso di acquisire tutte le nostre richieste di progetti e servizi, le sequenze temporali e le roadmap, e di far convergere tutti questi dati in tempo reale nelle dashboard", afferma Robinson. "Avevamo soprattutto bisogno di poter collegare tutti i nostri dati, dalle richieste iniziali e dalle approvazioni fino alla consegna dei servizi e dei progetti. Grazie al tracciamento, alla reportistica e alle dashboard di Smartsheet, tutto il nostro personale, sia interno che esterno al nostro team, ha potuto accedere alle informazioni necessarie. Ci serviva uno strumento che fosse in grado di soddisfare il personale interno di oltre 80 persone e i collaboratori esterni e di gestire gli oltre 90 progetti di quest'anno."

Una sola roadmap per diversi team specialistici

Robinson e i suoi colleghi hanno sviluppato una soluzione Smartsheet che offre un processo di configurazione e gestione dei progetti unificato. I moduli Smartsheet acquisiscono i dettagli richiesti per il progetto, associati ai modelli; all'inoltro di un progetto viene inviato un avviso agli sponsor aziendale e finanziario del progetto, che possono approvarlo o rifiutarlo. Dopo l'approvazione, i progetti convergono automaticamente nei fogli e diventano parte della roadmap complessiva del team.

La roadmap mostra l'intero portfolio di progetti del team, in modo che il team di Robinson possa verificarne lo stato e l'avanzamento rispetto al completamento finale in varie categorie. Secondo Robinson, le dashboard hanno trasformato il modo con cui RMIT Studios gestisce e stabilisce le priorità dei lavori che verranno svolte dai vari team del dipartimento. Permettono inoltre di tracciare la disponibilità e l'impiego dei membri dei team, in modo che le parti interessate possano vedere subito chi è disponibile per nuovi progetti, chi potrebbe essere riassegnato a un progetto più importante o chi potrebbe avere bisogno di riassegnare qualche attività perché oberato.

"L'intento era garantire che il team di leadership potesse pianificare tutto con almeno 12 mesi di anticipo", sostiene Robinson. "Oppure vedere dove fossero necessarie più persone, ad esempio dove potevamo aver bisogno di tre learning designer mentre ne era stato assegnato solo uno. O ancora verificare se le persone si sarebbero sovrapposte tra progetti e richieste di servizi di minore durata, se un'attività di tre giorni avrebbe reso non disponibile una persona del team. Potevamo avere una mappa completa di tutto il nostro personale in un unico posto, anziché usare una lavagna bianca situata in qualche ufficio o contare esclusivamente sulla memoria di qualcuno."

Una piattaforma concepita per una "patita delle formule"

Robinson ha sfruttato il vantaggio offerto dal potere delle formule Smartsheet per creare le viste delle risorse e i dettagli sulla pianificazione di cui RMIT Studios aveva bisogno. Autodefinitasi una "patita delle formule", in grado di descrivere in dettaglio le sue formule preferite, Robinson è entusiasta che le formule e la formattazione condizionale abbiano consentito al team di priorizzare i progetti in base ai parametri più importanti, di definire quali passaggi del processo siano i più critici per il completamento di un progetto o di flaggare precocemente i potenziali problemi in modo da poterli risolvere senza ritardi sui risultati.

Smartsheet rimane comunque uno strumento potente anche per chi non ama le formule; secondo Robinson, la sua semplicità e flessibilità consente al team di sfruttare i punti di forza dei singoli utenti, anziché forzarli ad adattarsi a un sistema non idoneo ai loro stili lavorativi.

"Una delle caratteristiche migliori è la possibilità di avere la Visualizzazione griglia, la Visualizzazione Gantt e la Visualizzazione cartellino in un unico foglio", dichiara Robinson. "Avere questi diversi tipi di rappresentazione visiva su un progetto ha enormemente semplificato il coinvolgimento delle persone, consentendo di soddisfare i vari bisogni in termini di competenze e familiarità con la tecnologia. È come dire: se questo è il tuo modo di lavorare, ti guidiamo in questo percorso. Qualcun altro guarderà lo stesso foglio in un modo completamente diverso, e andrà bene lo stesso."

Il potere della community di Smartsheet

È stato abbastanza facile per Robinson e i suoi colleghi creare una soluzione Smartsheet per RMIT Studios, in parte perché la piattaforma è facile e intuitiva e in parte perché la community di Smartsheet è una risorsa incredibile come guida e per la risoluzione dei problemi. Consente di risolvere la maggior parte dei dubbi con una rapida ricerca; Robinson immette le parole chiave sapendo che "qualcuno avrà già avuto lo stesso problema prima di me". RMIT Studios ha inoltre acquistato un servizio di consulenza per avere l'opportunità di parlare dei propri obiettivi, porre domande agli esperti e ricevere i loro pareri personalizzati.

"Non è che la consulente abbia risolto tutti i nostri problemi nell'ora che ci ha dedicato, ma ci ha lasciato parlare dei risultati che volevamo raggiungere e contestualmente ci ha offerto i suoi suggerimenti", racconta Robinson. "Ad esempio, ho parlato di un problema che avevamo in quel momento e lei ci ha suggerito di provare la formula della gerarchia. Quella formula ha risolto inaspettatamente tanti piccoli problemi che stavamo avendo, ci è stata di grande aiuto. E ora è una formula che usiamo praticamente su qualsiasi foglio. La consulente ci ha ascoltato veramente e ha capito tutti gli aspetti che stavamo cercando di tenere insieme."

Per saperne di più sull'uso di Smartsheet da parte della RMIT University, guarda la presentazione di Robinson in occasione della conferenza virtuale ENGAGE APAC 2020 oppure leggi il nostro case study.