La Reale Federazione Spagnola di Calcio consegue sinergia, visibilità ed efficienza grazie a Smartsheet

Probabilmente conosci già la squadra di calcio spagnola che ha dominato il calcio a livello mondiale, ma dietro a questo club c'è la Reale Federazione Spagnola di Calcio (RFEF). Fondata nel 1909, l'organismo che governa il calcio in Spagna gestisce le competizioni e le varie categorie del sistema calcistico spagnolo. Inoltre, ha il compito di nominare i dirigenti delle squadre nazionali di calcio e di calcio a cinque. Come organismo che governa il calcio in Spagna, la RFEF ha al momento oltre 1.000.000 di calciatori registrati, rappresentati all'interno di 30.000 club calcistici registrati. Per gestire un tale livello di scala e complessità, Carlos Nadal, Coordinatore della strategia e delle relazioni internazionali per la RFEF, sa che "Il lavoro di squadra è fondamentale. Lo vediamo ogni giorno sul campo da calcio, e possiamo affermare di implementarlo anche nella gestione della Federazione." 

Ridare forma a una rete disconnessa e complessa

Con club calcistici distribuiti in 23 territori che comprendono 30.000 organizzazioni, può essere difficile creare una pianificazione strategica comune di portata nazionale e allineare tutti a tale piano. Ma l'esecuzione di tale pianificazione strategica, e soprattutto l'esecuzione in scala, può essere una sfida veramente difficile da vincere.

“Uno dei pilastri fondamentali del piano di azione strategico per la Spagna è stata la trasformazione digitale. Inizialmente usavamo i fogli di Excel per il tracciamento. Ma era complicato dover seguire, e in un certo senso controllare, l'intero sviluppo delle varie federazioni territoriali, nonché tracciare e gestire il lavoro all'interno della Federazione stessa", afferma Francesc Solanellas, Consulente UEFA per la pianificazione strategica della RFEF.

Quindi, con piani e ambizioni grandiosi da portare avanti, la RFEF ha iniziato a cercare una soluzione digitale che avrebbe agevolato il lavoro dell'organizzazione in un modo più strutturato. “Avevamo bisogno di tracciare i nostri obiettivi con una maggiore automazione, nonché di ottimizzare collaborazione e comunicazione", aggiunge Solanellas. La RFEF necessitava inoltre di un accesso migliore ai dati rilevanti, per garantire che l'organizzazione prendesse decisioni basate sui dati. 

Alla ricerca di una soluzione semplice e agile

La RFEF ha iniziato a considerare diverse piattaforme che avrebbero aiutato a promuovere una collaborazione globale sugli obiettivi strategici.

“Smartsheet offriva la flessibilità e la scalabilità di cui avevamo bisogno. Inoltre, ci permetteva di integrare lo strumento con alcune altre soluzioni che usavamo quotidianamente", afferma Nadal.

Per la RFEF, era inoltre essenziale implementare una soluzione che fosse facile da adottare e usare per i suoi utenti, dislocati in vari luoghi. L'organizzazione si è rivolta a Uniendo Nodos, un partner ufficiale di Smartsheet, per farsi guidare nell'implementazione e nella formazione dei dipendenti. 

Delegare ruoli, attività e approfondimenti

Con Smartsheet, la RFEF ha dato una struttura al lavoro, delegando obiettivi sia strategici che secondari a ciascuna federazione territoriale. La piattaforma centralizzata ha consentito di riunire attività, budget, calendari, verbali e report con indicatori di salute specifici per ciascun obiettivo. "Usiamo anche Dynamic View, WorkApps, Calendar App, Data Shuttle, per migliorare collaborazione e visibilità, e lavoriamo in modo più efficiente", dichiara Rafa Serrano, CTO presso Uniendo Nodos. A tutti i team responsabili sono stati assegnati ruoli specifici all'interno della piattaforma, attribuendo loro vari livelli di accesso a diversi strumenti e dati. Ad esempio, i manager territoriali possono lavorare sui fogli dei progetti per i loro rispettivi territori con tutor che possono solo visualizzare i fogli e le scorecard relativi ai territori loro assegnati. La RFEF ha usato inoltre Data Shuttle di Smartsheet per integrare la piattaforma con altre soluzioni e si è affidata a Data Mesh per agevolare l'eliminazione di errori come refusi, duplicazioni di dati e lavoro non necessario. E, se da un lato era importante parlare di una tale struttura nel corso dell'implementazione, è il caso di sottolineare che gli utenti finali non devono necessariamente conoscere i componenti specifici che costituiscono la piattaforma usata dalla RFEF per poter promuovere un cambiamento strategico: possono semplicemente focalizzarsi sul lavoro e sui dati di cui sono responsabili. 

Un team unito

"La nostra sfida era allineare il lavoro di molte federazioni territoriali su quattro obiettivi strategici comuni. Tali obiettivi prevedevano diversi ruoli: da mentori a manager", afferma Solanellas. Grazie a un sistema centralizzato e fattibile, la RFEF e la sua rete complessa di federazioni territoriali possono ora lavorare come una macchina ben oliata. La soluzione ha anche offerto una vista dall'alto di ogni progetto od obiettivo strategico.

"Avere la completa visibilità di ciascun programma, progetto o attività ci ha aiutato a prendere decisioni più informate, cosa che ci ha reso più veloci, efficienti e concentrati, in tutta l'organizzazione. Smartsheet è l'azienda che ci aiuta ad avere una visione globale, che possiamo quindi presentare al Consiglio di amministrazione", aggiunge Nadal. 

"Smartsheet ci ha fatto passare da una cultura del lavoro più tradizionale a una cultura di collaborazione sui progetti, così che siamo tutti concentrati sullo stesso obiettivo", conclude Nadal. Guardando avanti, la RFEF continua la sua trasformazione digitale e la sua modernizzazione, con lo scopo di permettere agli atleti locali di liberare il loro pieno potenziale e portare avanti la tradizione del calcio spagnolo.