Climate Pledge Arena e i Seattle Kraken semplificano la gestione degli eventi e le vendite dei biglietti grazie a Smartsheet e Brandfolder

Climate Pledge Arena, situato presso il Seattle Center nel centro di Seattle (Washington), da 50 anni è il cuore degli eventi sportivi e di intrattenimento della città. Inaugurato come Seattle Center Coliseum durante la Seattle World’s Fair del 1962, l'edificio è stato rinnovato e battezzato col nome "KeyArena" nel 1995, prima della nuova ristrutturazione e riapertura come il nuovissimo Climate Pledge Arena nel 2021.

Oggi, lo stadio ospita i Seattle Kraken della National Hockey League, i Seattle Storm della WNBA e centinaia di concerti e altri eventi ogni anno. È inoltre un luogo attento alla sostenibilità ed è il primo stadio al mondo ad essere stato certificato a emissioni zero, grazie all'alimentazione solo da energia rinnovabile. Lo Sports Business Journal ha nominato la Climate Pledge Arena "Stabilimento dell'anno" nel 2022. 

Il team di marketing della Climate Pledge Arena si concentra sulla vendita di biglietti e sul garantire che gli eventi procedano senza problemi. "Il nostro obiettivo è essere uno dei primi cinque stadi del paese in termini di vendita di biglietti", dichiara Rosie Selle, Vice presidente per il marketing per Climate Pledge Arena. "Quello che vogliamo è vendere più biglietti possibile e offrire a fan e ospiti un'esperienza fantastica". Similmente, il team di vendita e servizi dei Seattle Kraken punta ad aumentare le vendite degli abbonamenti e dei biglietti per le singole partite, nonché le vendite di suite premium per eventi di intrattenimento e di altro tipo presso lo stadio. "Pensiamo costantemente a nuove e diverse strategie su come aumentare le vendite relative a partite ed eventi", afferma Dan Souder, Vice presidente vendita e servizi per i Seattle Kraken. Entrambi i team di marketing dello stadio e quello addetto a vendite e servizi dei Kraken usano Smartsheet per organizzare le informazioni di tutti gli eventi in tempo reale, gestire le pianificazioni degli eventi e collaborare con altri colleghi per tenere in carreggiata i progetti.

"Smartsheet ci aiuta a essere efficienti sotto ogni punto di vista, dagli annunci dei concerti fino alla vendita dei biglietti", dichiara Selle. Aggiunge Kim Jurgensen, direttore dei servizi premium e dell'ospitalità dei Seattle Kraken, che "Smartsheet ci consente di mantenere tutto in ordine e di accedere a un'unica posizione centrale per consultare le informazioni più recenti dei progetti".

Prima di adottare Smartsheet, il team di marketing dello stadio si affidava a un foglio di calcolo tradizionale e alle e-mail per gestire gli eventi e le comunicazioni interne. Tuttavia, le difficoltà nella pianificazione emerse con la pandemia hanno complicato la gestione dei progetti. "Per ogni concerto dobbiamo tracciare quattro date importanti: l'annuncio dello spettacolo, la prevendita dei biglietti, la vendita effettiva e l'evento stesso. Spesso dobbiamo gestire queste date anche per sette eventi a settimana", afferma Janice Jimenez, direttore marketing per Climate Pledge Arena. "In un caso, un artista ha cambiato la data sette volte: situazioni come questa richiedevano tantissime comunicazioni via e-mail, che non era lo strumento giusto". Il team di marketing usava le e-mail e anche applicazioni drop box online per conservare e condividere risorse creative, come grafici e altri asset digitali usati per promuovere gli eventi. L'andirivieni di file digitali di grandi dimensioni prendeva molto tempo e non era ottimale. "Si trattava pur sempre di un sistema basato su link a un archivio, per cui invio e ricezione di file spesso erano lenti", ricorda Jimenez. 

Il team vendite e servizi dei Seattle Kraken dipendeva inoltre dalle e-mail e da software per fogli di calcolo, che rendevano macchinose le comunicazioni. "Ogni giorno lavoriamo con biglietterie, team di vendita, marketing, team operativi e team dello stadio distinti: comunicare con tutti era veramente complicato", aggiunge Jurgensen. 

Tracciamento di eventi, asset digitali e inventario di suite con Smartsheet

Per vincere tali sfide, il team marketing della Climate Pledge Arena ha integrato Smartsheet nel flusso di lavoro creativo e nei processi di gestione degli eventi. Il team ora usa un foglio organizzativo completo, contenente tutte le informazioni aggiornate sull'evento, incluse le quattro date chiave per ciascun evento. Quando un membro del team marketing aggiunge o aggiorna un evento, l'informazione popola un foglio di marketing dell'evento, che attiva una lista di controllo di 18 diversi asset da strutturare prima di annunciare un evento. "Il foglio dell'evento è un trampolino di lancio per qualunque progetto", afferma Beth Baker, Art, Design, and Creative Manager del team di marketing della Climate Pledge Arena. Baker e il suo team usano i flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet anche per notificare quando un nuovo progetto deve essere inserito in un foglio.

I dipendenti dell'area marketing dello stadio usano anche Brandfolder, un sistema di gestione degli asset digitali di Smartsheet pluripremiato, per conservare tutti gli asset di branding dello stadio e dell'evento, ad esempio i kit di supporti digitali dello stadio.

"Dopo che abbiamo terminato la preparazione dell'annuncio dello spettacolo, condividiamo gli asset digitali con il team o l'artista in Brandfolder", afferma Baker. "In questo modo, i nostri partner possono trovare velocemente e facilmente gli asset di branding di cui hanno bisogno".

La biglietteria e il team delle vendite dei Seattle Kraken sfruttano i vantaggi offerti da Smartsheet per gestire l'inventario dei biglietti con suite premium, completo di pianificazioni, disponibilità, ordini di cibi, donazioni e contatti primari. "Usando Smartsheet, riusciamo a vedere rapidamente quante suite sono disponibili per ciascun evento, il costo e i servizi inclusi nel noleggio", dichiara Jurgensen. Jurgensen e il suo team usano codici a colori in Smartsheet per offrire una migliore visibilità alle biglietterie e al team addetto all'ospitalità dei Kraken. In aggiunta, il team usa l'app mobile Smartsheet per accedere in tempo reale ai dati dell'inventario di suite dallo smartphone personale. 

Pianificazione degli eventi e vendita di biglietti e suite più efficienti 

Grazie a Smartsheet, il team marketing della Climate Pledge Arena ottimizza e automatizza i suoi processi di gestione degli eventi e le vendite dei biglietti. "Poter vedere cosa sta accadendo e cosa sta per accadere è molto importante per questa squadra. Smartsheet ci dà le informazioni dettagliate di cui abbiamo bisogno per tracciare agevolmente ogni concerto ed evento sportivo per verificare che tutto proceda secondo i piani", afferma Selle. "È uno strumento semplice che ci offre tutte le informazioni sull'evento, ad esempio date chiave e vendite dei biglietti, in un unico posto per vari reparti, accessibile in qualsiasi momento. Smartsheet ci aiuta a rendere maggiormente efficienti tutti i nostri processi. Abbiamo annunciato da poco cinque spettacoli e abbiamo aperto le vendite, con 18 asset per ogni spettacolo. È andato tutto liscio grazie a Smartsheet".

Grazie a Brandfolder, il team marketing ha semplificato la gestione e la condivisione degli asset digitali. "Brandfolder, insieme a Smartsheet, offre un processo maggiormente ottimizzato, così non dobbiamo più mandare e-mail su e-mail alle persone ogni volta che viene annunciato un nuovo evento", afferma Baker. "Quando annunciamo uno spettacolo, è una cosa in meno da fare. I nostri partner sanno dove andare per scaricare gli asset che gli servono. Mi fido ciecamente di Smartsheet nell'esecuzione giornaliera delle mie attività e di quelle del mio team".

Anche il team vendite e servizi dei Seattle Kraken sta riscontrando quanto sia efficiente Smartsheet per tracciare le vendite di suite. "Riusciamo a trovare tutto quello che ci serve per le suite in un unico posto in Smartsheet, invece di dover sfogliare cartelle su cartelle ed e-mail per trovare le informazioni aggiornate", dice Jurgensen. Il team usa anche report personalizzati in Smartsheet, risparmiando 4-5 ore a settimana, che prima dedicava a generare manualmente i report sui biglietti.

"Smartsheet ci fa risparmiare tempo, e questo ci lascia più tempo da dedicare ad altre sfide e, magari, per elaborare nuovi modi di promuovere le vendite", afferma Souder.

Migliore comunicazione, sia internamente che esternamente 

Grazie a Smartsheet, l'area marketing della Climate Pledge Arena ha migliorato le capacità comunicative al suo interno e anche con venditori esterni. Ad esempio, disporre di una posizione centrale in cui sono presenti tutti i dati aggiornati di biglietti e vendite garantisce che ogni membro del team consulti sempre la stessa pagina. "Le date degli eventi si spostano continuamente, e quando questo avviene il foglio principale di Smartsheet popola immediatamente tutti gli altri fogli con le date corrette", aggiunge Baker. "L'accuratezza è sempre al 100%, aspetto fondamentale per il nostro settore".

Il team vendite e servizi dei Seattle Kraken ha anche migliorato la comunicazione grazie all'app Smartsheet per dispositivi mobili. "La usiamo sui nostri smartphone mentre siamo in giro per lo stadio durante gli eventi, e rappresenta un modo semplice per comunicare con il personale addetto ai servizi per gli ospiti e all'ospitalità segnalando le necessità dei nostri clienti con suite, senza dover rientrare in ufficio per vedere le informazioni", ha affermato Jurgensen. Grazie alla possibilità di comunicare in modo più veloce, il team riesce a offrire un'esperienza complessivamente migliore agli ospiti.

"Essendo un'organizzazione, vogliamo fare le cose in modo diverso rispetto agli altri stadi", dichiara Souder. "Grazie a Smartsheet, possiamo usare l'app per dispositivi mobili e raggiungere le persone e salutarle più spesso, cosa che ci aiuta a dedicarci di più alle relazioni con i clienti". 

Climate Pledge Arena sta ora esplorando l'implementazione di Smartsheet in altri reparti, per migliorare l'efficienza complessiva dell'organizzazione. "In questo settore si lavora a ritmo frenetico e a volte si potrebbe non riuscire a tenere il passo", dice Selle. "Uno strumento come Smartsheet ci lascia uno spazio di manovra perché semplifica il nostro lavoro".

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