8x8 supporta le offerte cloud in rapida crescita con una piattaforma scalabile e affidabile

L'attività di un cloud provider come 8x8, che deve collegare le organizzazioni con i suoi dipendenti e clienti, deve basarsi su processi e tecnologie altamente scalabili e affidabili. Smartsheet aiuta 8x8 a favorire la sua espansione aziendale con un'infrastruttura di gestione della collaborazione e dei progetti matura, fidata e rapidamente scalabile, per permettere una crescita strategica ed efficiente.

"Con l'aumento del numero dei clienti e della complessità dei progetti, sapevamo di aver bisogno di uno strumento in grado di condividere informazioni con i clienti e interagire con loro senza essere limitati dai nostri firewall", dichiara Brian Myers, Senior Manager di Central Delivery for Professional Services di 8x8. "Uno dei motivi della scelta di Smartsheet è stata la possibilità di creare un ambiente di collaborazione separato, dedicato esclusivamente ai clienti. Ma è anche uno strumento per la pianificazione e la gestione generale dei progetti che oltretutto ci ha aiutato a migliorare i processi".

Dalla startup che era circa 30 anni fa, 8x8 è cresciuta fino a diventare un cloud provider di livello mondiale con oltre 1.600 dipendenti e piani per accelerare la propria espansione nei prossimi anni. E questo impone degli oneri non solo riguardo alle offerte di prodotti, ma anche sull'infrastruttura a supporto dei processi dell'azienda, che spaziano dall'IT allo sviluppo di prodotti fino alle risorse umane. Una tale crescita chiedeva a Myers e colleghi di cercare una piattaforma per gestire comunicazioni e piani interni che fosse facile da imparare e usare e che non gravasse sul budget.

"Per il nostro team, doveva essere scalabile sotto ogni aspetto", dichiara Myers. "Il nostro portfolio continua a crescere, ma questo non sempre vuol dire che si può aumentare l'organico per restare al passo con le richieste. Pertanto stiamo esaminando attentamente come ottimizzare l'efficienza del nostro team".

Smartsheet ha offerto a 8x8 una piattaforma per collaborare e comunicare con i clienti, gestire i progetti e analizzare e migliorare i processi.

Una piattaforma scalabile, per soddisfare le innumerevoli richieste

Molte grandi aziende globali, ma anche piccole e medie imprese, si affidano a 8x8 per la fornitura di servizi regolari e affidabili, tra cui comunicazioni unificate e Contact Center as a Service (CCaaS), e per connettere direttamente i sistemi interni con app per dispositivi mobili e di messaggistica popolari, così da interagire con i clienti nelle modalità da loro preferite. La capacità di poter soddisfare le richieste assicurando al contempo l'affidabilità non è solo una questione di fiducia, è un imperativo categorico per le operazioni. 8x8 esige la stessa affidabilità dai suoi partner tecnologici, ed è per questo che Alban Penot, Senior Director del Technical Center of Excellence di 8x8, ha accolto con piacere la notizia della partnership tra Smartsheet e Amazon Web Services (AWS) a sostegno dell'infrastruttura di Cloud Computing e del servizio SaaS (Software as a Service).

"8x8 si occupa di adattare il business", dichiara Penot. "Dobbiamo poter dire alle nostre grandi aziende clienti che, se desiderano aggiungere 20.000 o 100.000 licenze in più, siamo in grado di soddisfare la loro richiesta immediatamente. L'infrastruttura è estremamente importante quando discutiamo del processo con il nostro prossimo fornitore, che deve avere una strategia di adattamento. AWS è un partner importante e un consulente di fiducia per Smartsheet, e così ci sentiamo tranquilli".

Risparmiare tempo e creare maggior valore con l'automazione

Le funzioni di automazione offerte da Smartsheet hanno molto favorito 8x8 in termini di efficienza, perché è stato possibile risparmiare tempo e lavoro in attività manuali e ripetitive. Prendiamo ad esempio il processo per inviare la build per un cliente a un team di sviluppo all'estero. Configurando i requisiti di progetto in Smartsheet e condividendoli con pochi clic, Penot e il suo team possono assicurare la visibilità di ogni fase del lavoro, a prescindere dall’ubicazione geografica.

"Adoro i promemoria automatici. Grazie a loro i PM non devono rincorrere le persone", dichiara Penot. "In questo modo i PM hanno più tempo da dedicare ai reparti e allo scambio di idee su come ottimizzare l'automazione. E questo li aiuta molto ad avere più visibilità all'interno dell'azienda. Spesso dimentichiamo che acquisire familiarità con tutta questa tecnologia consente loro di relazionarsi in modo diverso, di avere più contatti e di espandere la loro rete di influenza. Il loro branding è il nostro".

Grazie alle dashboard, sia i clienti che i dirigenti dell'azienda possono monitorare le attività e creare report in modo trasparente. L'impegno dei clienti viene gestito da un workspace collaborativo basato su Smartsheet, facilmente accessibile da una dashboard che raduna tutti i dati necessari in una vista unificata. I project manager 8x8 possono registrare informazioni dettagliate sull'uso dello spazio da parte dei clienti per capire come vengono trasmesse le informazioni e quali particolari funzioni potrebbero essere le più efficaci per specifici utenti.

"Quando parliamo direttamente con i 'piani alti', questi vogliono sempre avere una comprensione rapida del come, del quando e del perché", spiega Penot.  "Il modo in cui Smartsheet ci aiuta a infondere il buonsenso operativo all'interno del nostro protocollo di sviluppo è ben chiaro ai nostri vertici. E sono felici di capire quali sono le capacità, quali sono le prospettive e cosa possiamo automatizzare. Perché più attività automatizziamo e più abbiamo la possibilità di impegnare risorse in lavori meno ripetibili e più personalizzati, con un margine superiore".

Con l'app mobile di Smartsheet, Myers e il suo team possono risparmiare altro tempo, gestendo con flessibilità i loro progetti. Afferma che si tratta di una potente funzione, che fa la differenza rispetto ad altri sistemi.

"È mobilità a 360 gradi. L'app di Smartsheet funziona", dichiara Myers. "Io e il mio team la usiamo in ogni occasione. È una forza della natura, contrariamente alle app mobili di tanti software e strumenti per la gestione dei progetti che sono pessime. Con l'app mobile di Smartsheet posso realmente svolgere il mio lavoro anche in aereo; posso mandare un paio di aggiornamenti dal mio telefono senza dover necessariamente accendere il mio laptop. Questa è produttività, non perdita di tempo".

Un contenitore di funzioni e connettori intuitivi e versatili

Oltre all'app mobile, 8x8 usa Smartsheet DataMesh per aggregare informazioni sparse in numerosi fogli e il connettore Jira per integrare il sistema di ticketing aziendale. È in programma l'implementazione di Control Center e del connettore Salesforce per integrare al massimo i processi. Penot apprezza molto Smartsheet perché è veloce da implementare e facile da scalare, oltre alle sue enormi capacità da sfruttare in termini di risoluzione dei problemi.

"Non serve un grande investimento per iniziare, ma, una volta fatto, vorrai qualcosa in più, e potrai scegliere tra vari pacchetti quello di cui hai bisogno", afferma Penot. "Desideriamo una soluzione scalabile e automatizzata per evolverci al passo con la nostra presenza mondiale, in base al modo in cui sono strutturati i team e i loro KPI, e agli obiettivi che devono raggiungere. Quello che mi piace di Smartsheet è che ogni volta che parlo con un rappresentante mi dice sempre "Lo puoi già fare e ti spiego come" oppure "Ti serve un altro tipo di pacchetto. Facciamo venire gli esperti a spiegartelo". C'è sempre una risposta a ogni esigenza; non è solo nella roadmap. Quindi per noi è davvero attendibile e scalabile".