Che cos'è la gestione del portfolio di progetti?
La gestione del portafoglio di progetti (PPM) si riferisce alla pianificazione, al monitoraggio e alla gestione consolidati di processi, progetti e tecnologie per aiutare i project manager a gestire e valutare i progetti, sia esistenti che proposti, in base a dettagli specifici.
Utilizzando il PPM, le organizzazioni mirano a raggiungere i propri obiettivi strategici, considerando al contempo fattori come le condizioni del mercato, i concorrenti, i desideri e le esigenze dei clienti e i requisiti governativi.
Il PPM mira anche a creare un portale di informazioni che copra tutti gli obiettivi e le iniziative orientati al progetto. Questo aiuterà i membri del team e gli stakeholder chiave a visualizzare facilmente tutti i dati chiave di progetto, organizzazione e prestazioni, in modo da poter valutare quali progetti aiutano o ostacolano l'azienda.
Gli obiettivi aggiuntivi del PPM includono i seguenti:
- Fornire ampie informazioni in modo che i principali stakeholder possano prendere le decisioni aziendali migliori e più informate su progetti, priorità e risorse
- Mantenere una visibilità generale e granulare su tutte le informazioni chiave del progetto in tutta l'organizzazione
- Implementare un modo per collaborare tra tutti gli stakeholder così da raggiungere un consenso rapido nell'allineare i progetti agli obiettivi aziendali
Laddove la gestione generale dei progetti si concentra su un progetto specifico alla volta, il PPM stabilisce un processo attraverso il quale le organizzazioni possono collaborare collettivamente, concordare e agire su programmi specifici che supportano gli obiettivi aziendali generali.
Processo di gestione del portafoglio nella gestione dei progetti
I team utilizzano il PPM nella gestione dei progetti per creare e mantenere processi che tengono continuamente in considerazione tutti i progetti rispetto agli obiettivi aziendali generali e strategici, il che aiuta a dare priorità e convalidare i progetti man mano che si presentano.
Questo processo aiuta anche le organizzazioni a finanziare e assegnare risorse in modo appropriato ai progetti.
Fasi della gestione di un portafoglio di progetti
Il processo PPM mira a stabilire fasi specifiche in cui i membri del team vengono informati delle diverse milestone del progetto, come ad esempio quando si soddisfano le soglie delle risorse, sorgono conflitti o i budget superano i propri importi.
Le fasi del processo PPM aiutano a creare un legame strategico tra l'azienda nel suo complesso, la selezione dei progetti e la loro esecuzione.
Gruppo di processo di allineamento (fasi 1-7) del processo PPM
Il primo gruppo di fasi del processo PPM è il gruppo del processo di allineamento, che ruota intorno a tutto il lavoro preparatorio che un team deve completare prima di approvare o avviare un progetto.
- Identificazione: documenta tutti i processi e i progetti in corso e nuovi che devono essere gestiti tramite il PPM.
- Categorizzazione: ordina questi processi e progetti in gruppi o unità aziendali appropriati.
- Valutazione: valuta ogni processo o progetto per determinarne il valore aziendale. La valutazione deve basarsi sui dati, ma può essere derivata sia da variabili qualitative che quantitative.
- Selezione: scegli i processi o i progetti più preziosi ed efficaci dalla fase di valutazione e crea un elenco completo.
- Priorità: classifica ogni processo o progetto in base a categorie strategiche specifiche, come il rischio rispetto al rendimento, il risparmio sui costi, l'innovazione, il vantaggio competitivo, ecc. Il più delle volte, le organizzazioni determinano il rango utilizzando un modello di punteggio, che è una forma di analisi in cui i responsabili decisionali valutano il progetto con varie domande che distinguono i progetti superiori (in genere su una scala 1-5 o 0-10). Questo punteggio serve da misuratore del valore del progetto per l'azienda, ma include anche strategia, leva e altri fattori, oltre alle misure finanziarie.
- Bilanciamento del portafoglio: organizza i progetti in base al valore e crea un business plan ragionevole in base alle loro priorità.
- Autorizzazione: comunica le priorità e la strategia identificate nelle fasi precedenti, ottieni l'approvazione del budget e delle tempistiche e assegna le risorse in modo appropriato.
Vantaggi del gruppo di processo di allineamento del processo PPM
Il vantaggio principale del gruppo di processo di allineamento è che consente alle organizzazioni di valutare tutti i progetti e i processi e quindi di selezionare solo quelli che forniscono il maggior valore all'azienda e si allineano al meglio con gli obiettivi aziendali generali.
Sfide del gruppo di processo di allineamento del processo PPM
Il gruppo di processo di allineamento può essere difficile da gestire perché sfida le organizzazioni a elencare tutti i progetti e i processi attuali e quindi a classificarli in base al ritorno sugli investimenti (ROI) e all'allineamento agli obiettivi aziendali, che possono essere difficili da identificare.
Gruppo di processo di monitoraggio (fasi 8-9) del processo PPM
La fase successiva del processo PPM è il gruppo del processo di monitoraggio, che prevede l'analisi, il reporting e la revisione di un progetto. In questa fase, i team PPM esaminano tutti i progetti e i processi associati e li modificano secondo le necessità.
- Revisione e reporting periodici del portafoglio: raccolta e analisi di tutti gli indicatori chiave di prestazione (KPI) rispetto agli obiettivi aziendali. Rivedi questi KPI periodicamente per migliorare costantemente i processi interni.
- Modifiche strategiche: analisi e ottimizzazione ulteriori dei tuoi processi strategici secondo le necessità, in base alla tua analisi nel passaggio precedente.
Vantaggi del gruppo di processo di monitoraggio del processo PPM
Il vantaggio principale del gruppo di processo di monitoraggio è che fornisce fasi specifiche nell'analisi e nella revisione di tutti i progetti rispetto agli obiettivi aziendali utilizzando KPI predeterminati. Ciò consente alle organizzazioni di migliorare costantemente i propri progetti e processi.
Sfide del gruppo di processo di monitoraggio del processo PPM
Il gruppo di processo di monitoraggio può essere impegnativo, perché richiede alle organizzazioni di giudicare i progetti e i processi rispetto a KPI specifici, che devono essere aggiornati strategicamente in base a ciò che funziona o non funziona.
Processo componente (fase 10) del processo PPM
L'ultima fase del processo PPM è il processo dei componenti, in cui si analizzano le prestazioni dei componenti coinvolti nel processo PPM complessivo.
Esecuzione e reporting dei componenti: analizza le prestazioni di ogni componente e determina il successo relativo di ciascuno di essi per ottenere un feedback sulla forza complessiva del tuo processo PPM.
Vantaggi del processo dei componenti del PPM
Il gruppo di processo dei componenti offre il vantaggio di determinare i componenti che hanno successo e di consentire alle organizzazioni di rafforzare il loro processo PPM complessivo.
Sfide del processo dei componenti del PPM
La sfida principale del processo dei componenti è l'analisi effettiva dei vari componenti, che possono essere difficili da esaminare individualmente per poterne giudicare il successo.
Che cos'è il processo di gestione del portafoglio di progetti?
Il processo di gestione del portafoglio di progetti è un processo continuo, anche se segue ancora una serie specifica di fasi che valutano in modo appropriato ogni progetto o insieme di progetti.
Di seguito troverai il processo PPM delineato, dall'identificazione all'esecuzione e al reporting:
Come definire un processo di gestione del portafoglio di progetto
Il PPM prevede un processo continuo di identificazione, selezione, pianificazione, monitoraggio e gestione di progetti che forniscano il massimo valore aziendale e ROI e che siano in linea con gli obiettivi strategici.
Il PPM è un processo decisionale dinamico che definisce il miglior utilizzo delle risorse e determina tempistiche e budget appropriati e realistici per i progetti, in linea con gli obiettivi aziendali generali.
Passaggi del processo di gestione del portafoglio di progetti
I passaggi del processo PPM sono come le fasi, che sono costituite da tre gruppi principali (allineamento, monitoraggio e componenti), come descritto più in dettaglio sopra.
Modello di processo di gestione del portafoglio di progetto
Utilizza questo modello per creare un processo coeso per i componenti PPM. Inizia identificando ed elencando tutti i tuoi progetti e termina con un'analisi completa dei tuoi componenti. Questo modello fornisce una struttura per un processo PPM che puoi implementare in tutta l'organizzazione.
Scarica il modello di processo di gestione del portafoglio di progetto
Consulta questo articolo per ulteriori modelli relativi al PPM, inclusi modelli orientati al processo.
Flusso di processo di gestione del portafoglio di progetto
Il processo PPM è un flusso agile e vivo che include fasi, dettagliate sopra, in cui si valuta accuratamente ogni progetto e programma rispetto agli obiettivi aziendali generali.
Esempio di processo di gestione del portafoglio di progetti per le aziende
Un processo PPM di livello aziendale deve prestare particolare attenzione all'allineamento di progetti e programmi con gli obiettivi strategici dell'intera organizzazione, che possono facilmente non essere chiarissimi in una grande azienda.
Ecco un esempio di un processo PPM per aziende che consente di acquisire tutti i progetti all'interno dell'organizzazione, valutarli in base a criteri specifici e stabilire le priorità e le risorse, nonché di controllarli durante il ciclo di vita per garantire che mantengano l'allineamento agli obiettivi aziendali.
Consulta questo articolo per saperne di più su PPM specifico per le aziende.
Best practice per il processo di gestione del portafoglio di progetti
Per creare e implementare il processo PPM più efficace nella tua organizzazione, inizia identificando gli obiettivi aziendali.
Ciò aiuterà te e il resto della tua organizzazione a sviluppare un piano d'azione specifico con cui andare avanti, in base a come si allinea alla tua visione strategica.
Altre best practice da utilizzare durante lo sviluppo del processo PPM includono:
- Stabilire un ufficio di gestione dei progetti (PMO): un PMO è una business unit specifica destinata a supervisionare l'intero processo PPM e coordinare gli sforzi di progetto e programma in tutta l'organizzazione, per garantire che i progetti siano in linea con la strategia aziendale.
- Crea criteri specifici di valutazione del progetto: questi criteri aiuteranno l'organizzazione a rivedere, valutare e stabilire le priorità dei progetti in modo efficace, in modo da poter determinare facilmente quali progetti possono procedere e quali inserire nel backlog. Considera le seguenti domande:
- In che modo il progetto guida gli obiettivi aziendali?
- Quali sono i risultati attesi del progetto?
- C'è già un altro progetto in corso che può ottenere risultati simili?
- Qual è il profilo di rischio-rendimento del progetto?
- Di quali risorse hai bisogno per il progetto e hai la larghezza di banda e le finanze per ottenerle?
- Sviluppa una strategia di gestione dei rischi: crea un modo per valutare i rischi potenziali e intrinseci di un progetto, nonché un modo per condurre valutazioni dei rischi durante il progetto.
- Ricerca e implementa una soluzione o strumento PPM: uno strumento PPM può aiutare ad aumentare la visibilità del processo PPM, in modo che tutti gli stakeholder e i membri del team possano vedere come i progetti si muovono attraverso il processo dall'inizio alla fine.
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