Processo di implementazione della gestione del portafoglio di progetti
Il processo di implementazione della gestione del portafoglio di progetti (PPM) è un impegno organizzativo. L'azienda stabilisce un piano d'azione e un framework di governance, quindi standardizza nuove pratiche relative a questi elementi. Per implementare con successo il PPM, è necessario guidare il cambiamento a tutti i livelli.
"Dal punto di vista operativo, la maggior parte delle organizzazioni concentra i propri sforzi sulla selezione dei progetti, sulla governance e sulla supervisione. La selezione dei progetti è il processo di revisione delle richieste o delle proposte di progetto e della decisione dei progetti da perseguire in base all'allineamento strategico, al ritorno sugli investimenti o ad altri fattori specifici dell'azienda. La governance e la supervisione sono i processi per la creazione di modelli di consegna standardizzati, il reporting sulle prestazioni dei progetti e l'adozione di azioni correttive quando necessario", afferma Alan Zucker, fondatore di Project Management Essentials.
La gestione del portafoglio di progetti è uno strumento di governance efficace per il coordinamento e la gestione di molti progetti. Per ulteriori informazioni sulla PPM, consulta questa guida alla gestione del portafoglio di progetti.
Come implementare la gestione del portafoglio di progetti
La gestione del portafoglio di progetti è una filosofia senza una metodologia unica e universale; tuttavia, tutti gli approcci di implementazione richiedono il consenso dell'intera organizzazione, l'adesione al framework scelto e un'attenta considerazione degli obiettivi e dei valori dell'azienda.
Alcuni manager adottano un approccio diretto con unico obiettivo la gestione del portafoglio, mentre altri preferiscono la versatilità offerta dagli approcci Agile. Il tuo primo obiettivo è trovare la giusta soluzione per la tua azienda.
"Quando si tratta di gestione del portafoglio di progetti, si ha un unico obiettivo: identificare e migliorare i rendimenti di un progetto. L'identificazione di un approccio dovrebbe derivare dalle domande relative al progetto in esame, indipendentemente dal fatto che si tratti di produttività, qualità o efficacia complessiva dei costi. Quando si ha in mente lo scopo, diventa evidente identificare le aree di miglioramento e amplificazione", afferma Alex Mastin, fondatore e CEO di Home Grounds.
Per delineare il tuo approccio alla gestione del portafoglio, definisci innanzitutto i tuoi obiettivi: "Ottieni in anticipo obiettivi molto chiari", suggerisce Jake Carroll, fondatore di Create Kaizen. Continua: "Assicurati che gli obiettivi, i requisiti di reporting, ecc., siano chiari fin dall'inizio: apportare anche una piccola modifica a queste considerazioni potrebbe cambiare drasticamente il modo in cui si riferisce la gestione del portafoglio."
Inoltre, la missione della tua azienda (così come le sue dimensioni e il settore) influisce pesantemente sul modo in cui gestisci il tuo portafoglio. La volontà della tua azienda di adattarsi ai cambiamenti è un altro fattore che aiuta a determinare il tuo approccio al PPM. Inoltre, è necessario scegliere un approccio che renda i tempi e gli altri obiettivi ragionevoli e, quindi, raggiungibili.
Assicurati fin da subito che tutti i membri del team siano coinvolti nel tuo approccio. Il modo migliore per farlo è identificare un campione per il tuo processo che sia un leader nell'azienda. Se hai il supporto da parte dei dirigenti, il resto seguirà presto. È inoltre fondamentale garantire il supporto di altri leader e manager di reparto, poiché la gestione del portafoglio richiede processi coerenti e standardizzati. Se un team sta facendo le cose in modo diverso, il tuo approccio sarà molto più difficile da implementare.
"Ogni organizzazione configura le proprie pratiche di gestione del portafoglio in modo leggermente diverso. Le piccole aziende potrebbero avere un unico portafoglio, mentre le grandi aziende potrebbero averne molti. In genere, un senior manager dovrebbe guidare il team di gestione del portafoglio. Il team può essere all'interno del reparto finanza, pianificazione o tecnologia, ma i membri devono sempre riferire a un leader senior", raccomanda Zucker.
Stabilisci un framework per il tuo approccio di gestione del portafoglio di progetti che evidenzi ciò che la tua azienda apprezza di più. Imposta una sequenza temporale per la definizione delle priorità e comprendi che con il passare del tempo potrebbe essere necessario rivedere continuamente la definizione delle priorità dei progetti. Il framework dovrebbe delineare gli obiettivi più importanti per la gestione del portafoglio e deve essere tenuto presente per tutte le decisioni da prendere.
Sei fasi per l'implementazione della gestione del portafoglio di progetti
L'implementazione della gestione del portafoglio di progetti avviene tramite sei fasi. In primo luogo, è necessario definire il tuo approccio e assicurarsi il supporto da parte dei dirigenti. Quindi, presenta il tuo piano al team. Poi raccogli i dati del portafoglio e stabilisci la priorità. Infine, monitora e gestisci il tuo portafoglio.
Fase 1: definisci l'approccio alla gestione del portafoglio di progetti
Definisci il tuo approccio alla gestione del portafoglio di progetti determinando gli obiettivi della tua azienda, stabilendo il tuo framework e analizzando la volontà e la capacità della tua azienda di cambiare al fine di creare una sequenza temporale realistica per il tuo lavoro.
"Il primo passo è decidere cosa è importante per l'organizzazione in termini di selezione e supervisione dell'esecuzione del progetto. Il secondo è progettare e implementare un processo di base che soddisfi quelle esigenze minime. Utilizza strumenti cartacei o leggeri per implementare la prima iterazione del processo perché vuoi essere in grado di implementare rapidamente gli aggiornamenti o le modifiche al processo, man mano che impari", afferma Zucker.
Fase 2: Supporto sicuro dei dirigenti per il tuo piano di portafoglio di progetti
I cambiamenti organizzativi richiedono un forte sostegno e esempi da parte della leadership. Assicurarsi che i tuoi dirigenti siano coinvolti con nuove pratiche è il modo migliore per incoraggiare gli altri a partecipare.
Fase 3: Supporto sicuro del team per il tuo piano di portafoglio di progetti
Una volta coinvolti i dirigenti, contatta gli altri responsabili della gestione e i capi reparto per interessarli. La gestione del portafoglio di progetti riguarda tutti i progetti e i team, quindi è necessario stabilire un precedente per assicurarsi di soddisfare i nuovi standard in tutta l'azienda.
Fase 4: raccogli i dati del portafoglio
Crea un elenco completo dei progetti aziendali attuali e potenziali. Assicurati di disporre di dati su questi progetti, come tempistiche, milestone, rischi potenziali, esigenze di risorse e ROI.
Fase 5: assegna priorità al tuo portafoglio di progetti
Assegna priorità ai progetti in base al tuo framework. Potresti scegliere di privilegiare i progetti con ROI più elevato indipendentemente dal rischio, oppure potresti preferire un approccio più avverso al rischio. Qualunque sia l'approccio scelto, sii obiettivo, tenendo a mente gli obiettivi aziendali.
Fase 6: impara ed evolvi con il tuo portafoglio di progetti
Le situazioni cambiano nel tempo, e lo stesso vale per i portafogli. È fondamentale valutare il tuo portafoglio a cadenza regolare per garantire che il framework e l'approccio attuali continuino ad essere allineati agli obiettivi dell'azienda.
Non aver paura di apportare modifiche quando necessario: "Dopo aver acquisito una certa esperienza con il processo, valutala. Sollecita il feedback dei leader senior, dei team di gestione e di progetto. Vengono selezionati i progetti "giusti"? Il processo è trasparente e leggero? In base al feedback, apporta le modifiche necessarie", raccomanda Zucker.
Leggi questa guida al processo, alle fasi e ai flussi di gestione del portafoglio di progetti per saperne di più sulla gestione del portafoglio dopo l'implementazione.
Strategia di implementazione della gestione del portafoglio di progetti
Costruisci la tua strategia di implementazione per offrire i migliori risultati nel tempo più ragionevole possibile. Consenti una certa flessibilità per accogliere più reparti con deliverable diversi, ma assicurati di mantenere lo stesso approccio fondamentale.
Organizza i tuoi portafogli utilizzando criteri di classificazione coerenti a tutti i livelli. Assicurati di riportare le stesse informazioni e di tenere le stesse riunioni chiave su tutti i progetti potenziali e in corso.
Roadmap di implementazione della gestione del portafoglio di progetti
Una roadmap per l'implementazione è una versione semplificata e di facile lettura del piano di implementazione. Definisci il tuo approccio, assicurati il supporto da parte dei dirigenti, coinvolgi il team, raccogli informazioni sui progetti, organizzali e assegna loro le priorità e modifica continuamente il tuo approccio secondo le necessità.
Costi di implementazione della gestione del portafoglio di progetti
L'obiettivo finale della gestione del portafoglio di progetti è apportare miglioramenti ai processi che sono più importanti dei costi.
Questi costi non sono solo finanziari; potrebbero includere investimenti in formazione, software e tempo. Tuttavia, i vantaggi di un'implementazione vincente sono l'aumento del successo del progetto, un migliore ROI e una maggiore efficienza.
Pat Khumprakob, consulente indipendente per i prodotti e l'innovazione IT, condivide la sua esperienza sui costi di implementazione della gestione del portafoglio di progetti: "I costi sono enormi, soprattutto per le organizzazioni che sono fortemente regolamentate o che operano da molto tempo in modo prestabilito. Sebbene ci siano costi associati all'aumento del personale, noto costi maggiori per quanto riguarda il cambiamento del personale esistente per adattarsi a nuovi modelli."
Khumprakob aggiunge: "Negli ultimi 20 anni la tecnologia è cambiata moltissimo, e chiedere ai dipendenti di lunga durata di adattarsi a cose come Agile, DevOps, design thinking e altro ancora può farli sentire molto a disagio. Sono abituati a un sistema in cui, se svolgono il loro lavoro, questo risulta libero da bug e viene consegnato in tempo, ottengono i loro bonus e vengono promossi. Provare qualcosa di nuovo mette a rischio il sistema di ricompensa.
"Molti costi continuano a cambiare", continua Khumprakob. "Come incoraggiamo il cambiamento dei dipendenti, dei processi, dei sistemi esistenti e di altro ancora per adattarsi a nuove pratiche e tecniche? Come facciamo a preparare, formare e guidare il personale per comprendere l'ecosistema, consentendo loro di portare nuovi punti di vista o anni di esperienza? È molto difficile."
Khumprakob afferma: "Collaboravo con un'azienda per realizzare un'organizzazione di prodotti digitali a livello di team. Quando ho iniziato il lavoro, ho presto scoperto che non c'era alcun supporto ai livelli più alti per questa iniziativa. Business e IT non erano allineati (e questa era un'iniziativa IT); non c'era una leadership direttiva o una mentalità, e si è trasformato in un incubo. I dipendenti qualificati se ne sono andati rapidamente perché si sono resi conto che non esisteva un'infrastruttura per il successo.
"Quando si implementa una nuova struttura di gestione, è necessario iniziare dai vertici con qualcuno che ha la visione, la direzione e l'influenza per coinvolgere altri leader. Da lì, puoi iniziare ad aggiornare o selezionare i migliori talenti per guidare la visione. Quindi, includerai i talenti junior, che puoi formare e guidare.
"Se eseguita bene, una nuova struttura gestionale può fornire grandi risultati. Se fatta male, può costare più di un paio di assunzioni chiave", conclude Khumprakob.
Per saperne di più sui vantaggi e le sfide del PPM, leggi questo confronto dei pro e dei contro della gestione del portafoglio di progetti.
Modello del piano di implementazione della gestione del portafoglio di progetti
Scarica il modello di implementazione della gestione del portafoglio di progetti
Puoi utilizzare questo modello per organizzare l'implementazione del piano di gestione del portafoglio. Utilizzalo per delineare i tuoi obiettivi e la tua struttura, identificare i membri chiave del tuo team e elencare e organizzare facilmente il tuo portafoglio di progetti.
Consulta questa pagina modello per ulteriori modelli di gestione del portafoglio di progetti.
Sfide dell'implementazione della gestione del portafoglio di progetti
L'implementazione della gestione del portafoglio di progetti può essere un processo difficile e complicato. I manager di portafoglio devono superare molte sfide, dall'assunzione di nuovo personale alla formazione del team su nuove procedure e all'organizzazione e all'assegnazione delle priorità ai progetti e ai dati esistenti.
Ecco le principali sfide che si devono affrontare nell'implementazione della gestione del portafoglio di progetti:
- Garantire il consenso: garantire il consenso dei dirigenti e dei responsabili di reparto o di progetto può essere difficile. È necessario riunire i diversi requisiti e stili di gestione in modo da soddisfare le esigenze di tutti. "L'implementazione della gestione del portafoglio di progetti comporta le difficoltà iniziali del lancio. Assicurati di indicare chiaramente quale sarà il costo operativo per i principali stakeholder e di ottenere il consenso prima dell'implementazione", avverte Carroll.
- Utilizzo di un approccio unico: tutti i progetti sono diversi, quindi eliminare le sfumature nel processo di gestione e di definizione delle priorità può produrre risultati sia positivi che negativi. Assicurarsi che il framework di definizione delle priorità rispecchi veramente i valori aziendali può aiutare a migliorare gli aspetti positivi e a ridurre il potenziale negativo.
- Formazione e ristrutturazione: l'assunzione e la formazione sono costose. Le nuove strategie di gestione del portafoglio di progetti possono richiedere l'assunzione di nuovi gestori di portafoglio e richiederanno sicuramente una formazione dei project manager di reparto esistenti su tutte le nuove procedure.
- Conoscere i tuoi limiti: comprendere i limiti delle tue risorse e del tuo team è fondamentale nell'implementazione della gestione del portafoglio di progetti. "Devi sapere dove puoi estendere le tue risorse e dove devi trattenerle. Le tue entrate dipendono non solo dalla durata di un progetto, ma anche dalla quantità di risorse che investi in esso. Le variabili fanno parte del business e le risorse possono essere variabili. Rimanere flessibili e aperti al cambiamento è molto importante", afferma Mastin.
- Affrontare la complessità: "È molto facile trovarsi in difficoltà durante l'implementazione della gestione del portafoglio di progetti creando un sistema complesso che richiede più impegno di quanto valga. Questo problema è duplice: uno, offusca i dati e i risultati e ciò si traduce in un cattivo processo decisionale; due, si riduce l'importanza percepita della gestione del portafoglio all'interno della propria azienda. La gestione del portafoglio di progetti è uno strumento molto potente, ma un processo decisionale scarsamente informato può portare ad un percorso lungo e difficile verso l'adozione e il recupero", ammonisce Carroll.
- Raccolta di dati: quando si inizia con la gestione del portafoglio di progetti, si dispone di un'enorme quantità di dati da raccogliere e organizzare, il tutto probabilmente in formati diversi con diverse strutture di denominazione su server diversi tra reparti differenti. "Analizza i dati per un periodo di tempo prima di prendere qualsiasi decisione. Uno degli errori che fa la maggior parte dei principianti nella gestione del portafoglio di progetti è essere troppo precipitosi nel processo decisionale. La pazienza viene premiata con risultati più calibrati. È necessario identificare i vantaggi a lungo termine per garantire la longevità dell'azienda", osserva Mastin.
- Affrontare le mutevoli priorità dei progetti: gestire i progetti con un nuovo modello è difficile. Ad esempio, se stai gestendo diversi progetti in corso e i dirigenti decidono di assegnare una priorità più alta ad altri progetti, i tuoi progetti una volta ad alta priorità potrebbero essere rinviati o completamente abbandonati.
- Sostenere i costi in denaro e tempo: l'implementazione della gestione del portafoglio di progetti è costosa in termini di denaro e di tempo. La pianificazione e la raccolta di dati, l'assunzione e la formazione di nuovo personale, il pagamento degli stipendi in corso, il tempo trascorso tra i vari processi e gli investimenti in nuovi software sono tutti esempi dei costi associati all'implementazione.
| Sfide | Soluzione |
|---|---|
| Garantire il consenso | Inizia a livello esecutivo. Il consenso iniziale di alto livello incoraggia la cooperazione a livello inferiore e interdipartimentale. |
| Adozione di un approccio unico | Assicurati che il tuo framework di definizione delle priorità rispecchi veramente le esigenze e gli obiettivi della tua azienda. In questo modo si possono ottenere i progetti migliori e, quindi, si garantisce di spendere le risorse nel modo più efficiente. |
| Formazione e ristrutturazione | L'assunzione, la formazione e la ristrutturazione sono componenti costosi ma necessari dell'implementazione della gestione del portafoglio di progetti. Mettere in atto un solido piano di implementazione e garantire la collaborazione di tutti i reparti può aiutare a ridurre al minimo questi costi continui. |
| Conoscere i propri limiti | Comprendere i limiti delle risorse e del team richiede esperienza e competenza. Monitora da vicino i progetti in corso per assicurarti di non spingere il tuo team al di là di ciò che può portare a termine con successo |
| Raccolta di dati | Implementa una struttura di denominazione e archiviazione a livello aziendale per progetti e report, indipendentemente dal reparto. In questo modo puoi mantenere i progetti e i report organizzati e accessibili. È inoltre necessario creare un sistema di reporting standardizzato, in modo da poter confrontare alcuni KPI tra i progetti. |
| Affrontare le mutevoli priorità del progetto | Avvia il processo di implementazione lentamente e, se possibile, attendi che tutti i progetti principali siano terminati prima di avviare eventuali modifiche su larga scala. Inizia nuove procedure di reporting e definizione delle priorità quando iniziano i nuovi progetti invece di implementare queste procedure quando i progetti sono già in corso. |
| Sostenere i costi in denaro e tempo | L'implementazione della gestione del portafoglio di progetti è, di per sé, un progetto su vasta scala. Stima i costi e le risorse di cui hai bisogno per l'implementazione, proprio come faresti con qualsiasi altro progetto, e assicurati che il tuo budget consenta di utilizzare tutte le risorse e le spese necessarie. |
Suggerimenti per l'implementazione della gestione del portafoglio di progetti
È possibile utilizzare molte strategie per garantire il successo dell'implementazione della gestione del portafoglio, dalla creazione di un piano dettagliato alla facilitazione della comunicazione visibile e aperta. Qui di seguito troverai un elenco dei consigli degli esperti:
- Crea un piano dettagliato: crea un piano di implementazione dettagliato con un framework che rispecchi gli obiettivi aziendali. Dai al tuo piano la possibilità di lavorare, ma non aver paura di cambiare le cose quando necessario.
- Facilita la visibilità e la comunicazione aperta: fin dall'inizio, istruisci tutti i soggetti coinvolti sulla natura del piano e, durante l'implementazione, mantieni visibili i progressi.
- Crea un team di implementazione: scegli più campioni a più livelli in più reparti che riferiscano tutti ad un unico leader esecutivo. Esegui spesso una verifica e assicurati che tutto proceda per il verso giusto.
- Usa software disponibile: scegli uno strumento software per la gestione del portafoglio di progetti che integri il tuo approccio. "I dati possono raccontare molte storie e l'infrastruttura che si occupa della gestione del portafoglio di progetti rifletterà gli eventuali dati che si ottengono da essa. Fai le tue ricerche e scegli lo strumento che si adatti al tuo team e al tuo processo, non viceversa", consiglia Carroll.
- Sfrutta la cultura aziendale esistente: dai un'occhiata alla cultura e ai processi aziendali esistenti e crea un piano che funzioni all'interno di quella struttura. "Quando si implementa un programma di gestione del portafoglio di progetti, è importante comprendere il contesto organizzativo e culturale. Molti nuovi programmi falliscono perché stabiliscono pratiche fuori dal contesto. I programmi di successo stabiliscono obiettivi aziendali chiari in base alla cultura esistente. Quindi, questi programmi stabiliscono processi e pratiche che iniziano a dirigere l'organizzazione nella nuova direzione", osserva Zucker.
- Scegli la semplicità: la gestione del portafoglio di progetti è un processo complesso che può diventare rapidamente complicato. "Trova la soluzione più semplice e flessibile per servire i tuoi casi d'uso. Scegli la semplicità. Gli strumenti e i processi possono diventare rapidamente complicati, quindi per garantire l'agilità nel tempo, ricorda che le cose semplici funzionano meglio", suggerisce Carroll.
- Organizza: organizza tutti i dati di progetto esistenti e crea una struttura di denominazione e organizzazione per l'archiviazione dei dati e il riferimento ai progetti in futuro.
- Automatizzare il più possibile: più è possibile automatizzare i report di gestione del portafoglio di progetti per un product manager o un team lead, maggiore sarà la qualità dei dati; migliori sono i dati, più sono affidabili le informazioni dettagliate ricavate da questi dati.
- Apporta modifiche se necessario: consenti alle cose di procedere, ma sappi quando apportare modifiche. "Raramente le implementazioni di strumenti e processi vanno come previsto, quindi assicurati di stabilire i punti di contatto in anticipo e spesso. In questo modo è possibile ottenere feedback, così da poter reagire mentre le cose sono ancora flessibili", sottolinea Carroll.
- Sostieni i tuoi team: il tuo team è una delle risorse più preziose e diventa più esperto e prezioso solo nel tempo. "Uno dei nostri principi fondamentali è "finanziare i team invece del progetto". Ciò significa che finanziamo i team di consegna del progetto e poi decidiamo quali team devono eseguire quali lavori o progetti. Questa pratica riduce l'interruzione della formazione e lo scioglimento dei nostri team di progetto. I processi di gestione del portafoglio di progetti leggeri consentono di stabilire rapidamente le priorità dei progetti. Quando i team completano un progetto, si assegna il progetto successivo (cioè quello in cima alla loro pila prioritaria)", spiega Zucker.
Caso di studio sull'implementazione della gestione del portafoglio di progetti
Blackboard, un gigante del software aziendale nel settore dell'istruzione, aveva bisogno di uno strumento per organizzare e gestire i suoi numerosi portafogli di progetti.
Con migliaia di utenti, ognuno dei quali aveva esigenze e sfide specifiche, Blackboard aveva bisogno di una soluzione facile da usare e da implementare in numerosi ecosistemi diversi. L'azienda ha scelto Smartsheet come software per soddisfare le sue esigenze.
Prima di adottare Smartsheet, il team ha avuto problemi con la gestione del portafoglio di progetti su larga scala. La storia del cliente include la seguente testimonianza di David Minutella, PMP, Senior Manager dei servizi clienti di Blackboard Transact:
"Inviavamo molte e-mail avanti e indietro e lavoravamo con documenti Excel. È stato davvero complicato e difficile gestire il controllo della versione in questo strumento", afferma. "Questo problema stava dando un'impressione di non professionalità del cliente."
L'implementazione di Smartsheet come strumento di gestione del portafoglio di progetti ha consentito a Blackboard di apportare due miglioramenti critici: uno, l'azienda è stata in grado di stabilire meglio le aspettative con i potenziali clienti; e due, è stata in grado di fornire ai clienti esistenti e in corso una migliore visibilità nei processi del progetto (per tutta la durata di un progetto).
Da quando sono state apportate queste due modifiche, Blackboard è stata più capace di distribuire i carichi di lavoro relativi a numerosi clienti e ha potuto migliorare la visibilità dei principali stakeholder. L'azienda sta risparmiando migliaia di ore di riunione all'anno raccogliendo aggiornamenti e report sull'avanzamento in un unico posto in tempo reale.
Grazie al miglioramento di questi processi, l'azienda ora offre un aspetto più professionale ai potenziali clienti e, a sua volta, genera maggiori vendite e l'adozione della propria piattaforma.
Per ulteriori informazioni sul PPM aziendale, consulta questa guida completa alla gestione del portafoglio di progetti aziendali.
Migliora la collaborazione e aumenta la velocità del lavoro con la gestione del portafoglio di progetti in Smartsheet
Dalla semplice gestione delle attività e pianificazione dei progetti, alla complessa gestione delle risorse e del portfolio, Smartsheet ti aiuta a migliorare la collaborazione e ad aumentare la velocità del lavoro, consentendoti di ottenere di più. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con report di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.