Vantaggi e svantaggi della gestione di un portfolio di progetti

La gestione del portfolio di progetti offre diversi vantaggi. Probabilmente il più evidente è che consente di creare un sistema standardizzato di best practice per la tua organizzazione. L'adozione della PPM può anche ridurre al minimo i rischi, massimizzare i profitti e garantire un'allocazione intelligente delle risorse.

Alan Zucker, un professionista della gestione di progetti con oltre 25 anni di esperienza, riassume così: "Il vantaggio che ci si aspetta dalla PPM è che l'azienda può gestire, controllare e governare i suoi investimenti di progetto per massimizzare il ritorno sull'investimento (ROI) e garantire che tutti gli sforzi siano allineati con la strategia aziendale".

Inoltre, la PPM può aiutare la tua azienda nei seguenti modi:

• Ridurre al minimo i rischi per massimizzare l'impatto sulle attività: il rischio è insito in ogni impresa, ma la PPM può aiutare a identificare e mitigare i rischi prima che diventino problemi. Anche un approccio standardizzato al processo decisionale può aiutare le aziende a rilevare i rischi meno evidenti confrontando nuovi potenziali progetti con sforzi simili del passato.
  
  "Sebbene la parola 'rischio' abbia una forte connotazione negativa, a volte è inevitabile. A causa della probabilità, del tipo e dell'impatto dei vari rischi, è necessario esplorare le varie opzioni attraverso un piano efficace di gestione del rischio per mantenere i progetti in carreggiata", afferma Daniel Carter, Debt Advisor di IVA Advice. Continua: "I rischi hanno ripercussioni finanziarie e di programma e ridurli aiuta a evitare di sottovalutare lo sforzo richiesto per le iniziative, sia potenziali che in corso".
• Migliorare la velocità di completamento dei progetti: implementando un approccio standardizzato al processo decisionale, si riduce il tempo necessario per stabilire le priorità e scegliere i progetti e, di conseguenza, il tempo necessario per completarli.
  
  "Abbiamo visto una diminuzione di circa il 15% della durata media dei nostri progetti da quando abbiamo utilizzato una strategia di gestione dei progetti di portfolio e un software PPM collaborativo", afferma  John Li, CTO per la Portfolio Project Management di Fig Loans. "Quasi ogni parte dei nostri progetti procede più speditamente, dalla scelta del progetto alla pianificazione e all'esecuzione della strategia. Ora che disponiamo di informazioni in entrata e uscita da un'unica fonte integrata, la gestione e gli attori chiave possono applicare meglio la nostra strategia di progetto nell'esecuzione effettiva. In poche parole, con gli attori chiave che hanno tutti una visione chiara dei compiti e della strategia, completiamo più progetti in tempo e nel rispetto del budget."
• Consenti un maggiore allineamento del budget: crea uno schema realistico dei costi per tutti i potenziali progetti e utilizza queste proiezioni per valutare la preparazione del progetto. "Il metodo PPM può aiutare a identificare le discrepanze di budget tra l'attività pianificata ed effettiva in tempo reale, il che consente di ridurre al minimo i rischi finanziari dopo l'avvio di un progetto", afferma Carter. "Il software PPM può avvisarti di una sovraesposizione di sforzi non attuabili, evidenziando possibili sforamenti di denaro, ritardi di pianificazione e difetti tecnologici. Impedisce a questi rischi di manifestarsi durante la consegna del progetto, offrendoti iniziative di valore più elevato e a basso rischio."
• Ottimizzare la gestione delle risorse: impegnandoti nella gestione del portfolio di progetti, puoi determinare tutte le risorse necessarie di cui avrai bisogno per potenziali progetti. Con queste informazioni, puoi decidere se intraprendere il progetto in base alle tue capacità.

"Un'allocazione competente delle risorse consente alla tua azienda di sfruttare al meglio risorse e competenze disponibili, indirizzandole verso i compiti più importanti", afferma Daniel Foley, specialista SEO di CloudTech24. "Ad esempio, la profilazione delle risorse fornisce un inventario aggiornato delle competenze, che aiuta a garantire che i periodi di picco della domanda non siano influenzati da una carenza di competenze. Valuta la capacità e ridistribuisce le abilità in diverse attività in proporzioni calcolate scientificamente. È quindi possibile prevedere la domanda di progetto in base a questa capacità di risorse, che consente di concentrare le risorse su progetti più importanti senza sovraccaricarle o svalutarle. "

• Incoraggiare la collaborazione nel processo decisionale: la gestione del portfolio di progetti può aiutare a incoraggiare la collaborazione tra esperti PPM, project manager e program manager quando si tratta di scegliere i progetti. Poiché la PPM promuove un processo decisionale basato sui dati, i membri del team non devono basarsi su preferenze personali per collaborare, ma possono  rafforzare relazioni e fiducia lavorando insieme.
• Dimostrare il valore del progetto alle parti interessate: i dirigenti avranno chiaro il motivo per cui i team hanno dato priorità a determinati progetti rispetto ad altri. "Presentare un portfolio di progetti piuttosto che solo singoli progetti può migliorare la comunicazione, perché aiuta a colmare il divario tra i manager di quei progetti e i dirigenti che li finanziano", afferma Miles.
• Aumentare il tasso di successo dei progetti: utilizzando la PPM, potrai concentrarti e sequenziare i progetti che offrono il massimo successo sia per il singolo progetto che per l'organizzazione generale. Di conseguenza, ciò può costituire un vantaggio sul piano concorrenziale, poiché avrai un sistema affidabile di selezione dei progetti che lascia poco spazio a rischi, ritardi o progetti falliti.
  
  "La PPM tende ad attirare l'attenzione della dirigenza su ogni fase del progresso del progetto, il che ci aiuta a ottenere prestazioni migliori. Una corretta gestione del progetto riduce il rischio che il progetto fallisca perché si svolgono troppe attività contemporaneamente", afferma Olga Voronkova, Digital Marketing Strategist di KeyUA.

Joe Pusz, fondatore e CEO di The PMO Squad, valuta i vantaggi della PPM: "Il vantaggio di una strategia PPM ben eseguita è la realizzazione di progetti che forniranno il massimo ritorno sull'investimento per l'organizzazione. Troppo spesso un manager avvia un progetto perché un leader vuole un miglioramento localizzato all'interno del proprio reparto, anche quando il progetto apporta un valore minimo all'organizzazione sovrastante.

"Mentre il ROI è un vantaggio diretto offerto da una PPM adeguata, i vantaggi indiretti includono dipendenti felici e team con alte prestazioni. L'utilizzo delle risorse è direttamente influenzato da scelte di PPM sbagliate e spesso porta alla demoralizzazione e a una mancanza di fiducia nella leadership. Quando si assegnano i membri del team a troppi progetti senza un'adeguata valutazione di PPM, la risorsa sopporta l'onere di ore extra, qualità inferiore e, in definitiva, una scarsa valutazione delle prestazioni ", afferma.

  Detto questo, Zucker spiega che i vantaggi della PPM non sono né binari né automatici. Non si tratta semplicemente di raccogliere o meno i vantaggi; i risultati non sono immediatamente visibili. La realizzazione dei vantaggi della PPM in tutta la loro portata dipende piuttosto dal livello di disciplina all'interno dell'organizzazione, nonché dalla dedizione e dal continuo adattamento ai processi messi in atto.

 " I vantaggi legati allo sviluppo e alla maturazione di un processo di PPM rappresentano un continuum", afferma Zucker. "Ad un estremo c'è il caos: denaro speso in progetti senza controllo, allineamento o responsabilità. All'altro estremo c'è un processo efficiente e trasparente. L'azienda può gestire efficacemente i propri investimenti per garantire l'allineamento e massimizzare i propri investimenti. Ciò significa trasparenza nello stato dei progetti e dei programmi, in modo da intraprendere azioni correttive appropriate in caso di problemi."