Cosa rappresenta l’organizzazione del progetto nel project management?
Il termine organizzazione del progetto si riferisce allo stile di coordinamento, comunicazione e gestione che il team di progetto utilizza durante il ciclo di vita del progetto. Applicando l'organizzazione del progetto, sarai in grado di ottimizzare le risorse, di fornire una comunicazione chiara sui ruoli e le responsabilità e di ridurre i potenziali ostacoli.
Perché l'organizzazione del progetto è importante?
I project manager utilizzano l'organizzazione dei progetti per allineare i membri del team prima e durante il progetto. Questa operazione riduce al minimo l'interruzione del flusso di lavoro e il conflitto tra i membri del team oltre a garantire la massima produttività dei membri del team coinvolti nel progetto.
Sebbene una strategia e un'esecuzione eccellenti dell'organizzazione del progetto siano importanti, è necessario considerare anche i costi di un progetto mal organizzato.
Anthony C. Taylor, socio dirigente e principale facilitatore presso la SME Strategy Management Consulting, lavora con la dirigenza senior per aiutare a implementare strategicamente la gestione organizzativa. Fa notare che gli aspetti positivi dell'organizzazione del progetto sono di stabilire le priorità e assegnare meglio le risorse, tenendo a mente che il progetto avrà vari stakeholder. Secondo Taylor, se l'organizzazione e la strategia non sono una parte essenziale di un progetto, è facile cadere nella trappola delle destinazioni multiple", in cui le persone non sanno dove stanno andando. Ciò crea diverse aspettative tra i membri del team, facendoli operare in cerchio ed evitando i rischi. Un'organizzazione di gestione dei progetti ben eseguita fa parte di ciò che crea una soluzione di "destinazione", afferma Taylor, dove tutti sanno dove stanno andando per offrire valore al business.
Taylor approfondisce il tema del costo opportunità: “Quanto costa se non funziona? Se i membri del team non sono concentrati sulle giuste priorità, faranno x, y e z al di fuori delle priorità del progetto, inibendo i progressi. Se le persone non hanno ben chiaro dove stanno andando, si licenzieranno, senza conoscere i desideri, le esigenze e le aspettative tutti coloro che le circondano. Quale sarà allora il costo per attrarre, assumere, riqualificare e perdere produttività?".
Creare e comunicare una struttura organizzativa dei progetti è uno strumento che aiuta a collegare la strategia e la visione di tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. Lo sviluppo di una struttura organizzativa del progetto riduce in definitiva interruzioni, sovrapposizioni, conflitti, insicurezza e confusione, ancor prima che inizi un progetto.
Cos'è la struttura organizzativa nel nel project management?
Una struttura organizzativa di project management serve a determinare la gerarchia e l'autorità delle persone coinvolte in un progetto specifico. La struttura definisce la funzione di ciascun membro del team e le righe di reporting su un grafico a cui i membri del team devono fare riferimento durante il progetto.
Tipi di strutture organizzative dei progetti
Esistono tre tipi di strutture organizzative nella gestione dei progetti: funzionale, a matrice e per progetti. Ogni struttura del progetto è determinata dall'autorità, dai ruoli e dalle responsabilità dei membri del team all'interno della struttura organizzativa esistente.
Poiché non esistono due progetti uguali, nessuna struttura organizzativa sarà esattamente uguale. Il ruolo del project manager cambia all'interno di ciascuno di questi contesti e la struttura organizzativa di ogni progetto è molto sfumata. Comprendere il coordinamento verticale o orizzontale di ogni struttura e il ruolo che ricoprirà il project manager, può aiutare a sviluppare una strategia di successo.
Struttura organizzativa funzionale per progetto
Una struttura organizzativa per progetti funzionale organizza la sua gerarchia attorno a reparti che funzionano in modo tradizionale. Un manager funzionale è a capo di ogni reparto e fa riferimento a un dirigente. I manager funzionali, e non altri membri del personale, coordinano il progetto e selezionano i membri del team di ogni reparto per supportare il progetto, oltre alle loro responsabilità operative.
Struttura organizzativa per progetto
Una struttura organizzativa basata su progetti crea una sezione dedicata al progetto, all'interno di un'azienda. Il coordinamento del progetto opera in verticale sotto questa sezione. I project manager mantengono l'autorità esclusiva per il progetto e sono assegnati a personale dedicato che lavora per il raggiungimento degli obiettivi del progetto.
Struttura organizzativa a matrice
Una struttura organizzativa a matrice è impostata su una griglia per poter dimostrare gli schemi di reporting del personale a più di un'autorità. Si tratta di un ibrido tra le strutture organizzative funzionali e quelle progettuali, in cui i responsabili di progetto condividono l'autorità con altri responsabili di programma. A seconda del potere decisionale del project manager, una struttura a matrice può essere di tre tipi: debole, equilibrata o forte.
Struttura debole
Una struttura debole è simile alla struttura organizzativa funzionale, in cui il coordinamento avviene orizzontalmente tra il personale senza un responsabile di progetto designato. La differenza principale tra una matrice debole e una struttura funzionale è che il personale in tutti i reparti, anziché i responsabili funzionali, coordinano il progetto (ma il responsabile funzionale detiene il potere decisionale).
Struttura equilibrata
In una matrice equilibrata, anche il project manager ricopre una posizione di staff e non utilizza il ruolo di project manager al massimo delle sue capacità. Il project manager detiene sempre il potere decisionale sul progetto, sul budget, sul personale, ecc., e funge principalmente da persona di contatto e coordinatore.
Struttura forte
Una matrice forte è più simile a una struttura organizzativa a progetto. In essa, un project manager dedicato fa capo a un reparto funzionale di gestione del progetto, dispone di uno staff interfunzionale ed è supportato da un manager di tutti i responsabili di progetto. Questo sottotipo garantisce al project manager la massima autorità, in quanto lavora in un ambiente a matrice.
Non esiste una struttura organizzativa perfetta. Il project manager deve invece soppesare i pro e i contro dell’allocazione e distribuzione delle risorse all'interno di ogni struttura, per poi optare per quella migliore. Oltre ai pro e ai contro operativi del team di progetto, l'autorità (potere decisionale) del project manager varia a seconda della struttura organizzativa del progetto selezionata. Ciò significa che il project manager deve possedere sia le conoscenze che le capacità per applicare tecniche manageriali e interpersonali efficaci che portino a un team di progetto efficiente.
Guida rapida alla struttura organizzativa per progetto
Consulta la guida rapida di riferimento per determinare i pro e i contro della struttura organizzativa del tuo progetto, nonché le competenze manageriali a cui dare priorità per fare in modo che il progetto si svolga nel modo più fluido possibile.
| FUNZIONALE | ||
|---|---|---|
| I pro del progetto | I contro del progetto | Priorità di gestione per un project manager |
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Risorse ottimali: Le risorse non sono in concorrenza con altre aree, il che rende superflua la competizione o la negoziazione. Familiarità: I membri del team hanno già familiarità tra loro e condividono competenze e funzioni simili. Efficienza operativa: Ha il potenziale per ottenere la massima efficienza operativa grazie alla chiarezza del ruolo e della comunicazione. |
Mancano le figure giuste: I progetti possono richiedere specialisti aggiuntivi se non dispongono di tutte le figure giuste all'interno dell'area. Priorità contrastanti del team: I membri del team potrebbero avere difficoltà a bilanciare le priorità concorrenti delle responsabilità del programma e del progetto. Silo: Questa struttura spesso crea silos organizzativi, che possono rendere difficile l'allineamento strategico. |
Autorità del PM: bassa Facilitazione della comunicazione: Abbatti i silos tra i vari reparti. Coordinamento: Coinvolgi team interfunzionali. Valorizza il lavoro di squadra: Coinvolgi i team al di fuori del loro reparto. Chiarezza continua sugli obiettivi: Mantieni gli obiettivi di progetto in prima linea, in concomitanza con gli obiettivi di reparto che distraggono dal progetto. |
| MATRICE | ||
| I pro del progetto | I contro del progetto | Priorità di gestione per un Project Manager |
|
Ottimizzazione delle risorse umane: Sfrutta le competenze di ogni specialista assegnandolo a più progetti. Flessibilità: I dipendenti possono lavorare attraverso le diverse unità di reparto senza essere legati a uno in particolare. Controllo del progetto: Un forte coordinamento tra i membri del team facilita le comunicazioni e delimita le informazioni. |
Costi: I costi amministrativi sono più elevati, a causa della complessità operativa delle relazioni di reporting. Errata comunicazione del carico di lavoro: Esiste una maggiore possibilità di fraintendimento circa il carico di lavoro di un team, dato che esso riferisce sia a un project manager che a un responsabile di reparto. Aumento del conflitto: L'autorità condivisa tra i manager crea potenzialmente confusione sui ruoli. |
Autorità del PM: media Capacità di influenza e negoziazione: Gestisci l'autorità limitata con gli altri responsabili del programma e le interazioni con i membri del team di progetto. Leadership orientata al servizio: Concentrati sulla creazione di una profonda collaborazione e comunicazione con il team e monitora continuamente la divisione del lavoro. Linee di comunicazione aperte: Questi confini sono essenziali per individuare e risolvere i conflitti prima che si verifichino problemi più grandi. Riconoscimento del team: Riconoscere che il team proviene da diverse parti dell'azienda. Dedica del tempo alle opportunità di team building e di coinvolgimento. |
| A PROGETTO | ||
| I pro del progetto | I contro del progetto | Priorità di gestione per un Project Manager |
|
Autorità: Il project manager è il responsabile di tutti i processi decisionali del progetto. Chiarezza: L'allineamento dei progetti, la linea, gli obiettivi e la strategia sono chiari in tutto il team. |
Duplicazione delle risorse: Le risorse potrebbero non essere ottimizzate e possono essere costose, a causa della duplicazione delle stesse tra più progetti. Crescita stentata del team: I team possono trasformarsi e subire il cosiddetto effetto silos, legando i propri componenti a un progetto alla volta e limitandone la crescita. |
Autorità del PM: alta Responsabilità dei ruoli: Essere all'altezza della fiducia e della leadership che derivano dalla piena autorità e dalla proprietà del progetto. Mantieni il morale del team: Crea fiducia nel team e tienilo sempre aggiornato per rispettare scadenze brevi. Comunicazione: La creazione di una solida rete di comunicazione tra i progetti è fondamentale per ridurre la duplicazione degli sforzi. |
Alcune aziende prevedono un ufficio di gestione dei progetti dedicato (PMO), a causa del notevole volume e della varietà di progetti. Ciò consente una migliore visibilità dei progetti in tutta l'azienda, migliora l'allocazione delle risorse e aumenta la produttività e il ROI tra i progetti. Leggi il nostro articolo con suggerimenti e best practice degli esperti per i PMO.
Caratteristiche di una struttura organizzativa
Le caratteristiche di una struttura organizzativa definiscono i ruoli e le relazioni tra i membri del progetto, nonché tra i progetti stessi. Tali relazioni sono determinate da autorità, linee di comunicazione, coordinamento, supervisione e responsabilità.
In particolare, le caratteristiche principali di una struttura organizzativa sono le seguenti:
- Gerarchia: La gerarchia dovrebbe delineare una linea chiara di autorità e definire le responsabilità decisionali.
- Divisione del lavoro: Si riferisce al carico di lavoro (manageriale, orientato al compito, ecc.), associato ai ruoli.
- Ambito di controllo: Stabilisci chi gestisce chi. Le strutture di reporting si baseranno su questo criterio.
- Tipo di posizione (in linea o risorse umane): Una posizione in linea è quella di un membro del team che è direttamente coinvolto nel prodotto. Una risorsa umana supporta quelle in linea, ma non è direttamente coinvolta nel prodotto.
- Centralizzazione: Definisce il modo in cui avviene il processo decisionale. In un progetto centralizzato le decisioni spettano a poche persone, mentre in un progetto decentralizzato, il potere decisionale è distribuito all’interno dell'azienda.
Come si crea un organigramma di progetto?
Per creare un diagramma organizzativo dei progetti, valuta prima gli obiettivi del progetto, identifica il team principale e assegna loro i ruoli appropriati al progetto. Crea l'organigramma delineando i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team.
Il PM realizzerà l'organigramma durante la fase di avvio del progetto, in modo che il project manager possa comunicare con i membri del team, prima dell'avvio del progetto.. Il team lo utilizzerà quindi nella fase di pianificazione del progetto per suddividere le attività tra i propri componenti. Così facendo, fornirà una chiara comprensione di ogni ruolo, la possibilità di essere padroni del proprio ruolo ai membri del team e di rispettare le altre posizioni all'interno del progetto, creando immediatamente fiducia.
La struttura organizzativa del progetto dovrà essere flessibile e potrebbe richiedere modifiche durante le altre fasi del progetto. Assicurati di comunicare eventuali modifiche dell’organigramma (comprese le decisioni sulle risorse umane) ai membri del team.
Lo sviluppo di un diagramma organizzativo di progetto richiede sei passaggi principali:
Fase 1: Allinea il progetto con la strategia organizzativa
Il project manager deve disporre di una profonda comprensione di come gli obiettivi del progetto si allineano alla strategia aziendale o dipartimentale. In questo modo il team sarà coinvolto fin dall'inizio, svilupperà un significato condiviso dai realizzatori del progetto e, in ultima analisi, fornirà un'esecuzione del progetto senza intoppi.
Fase 2: Analizza i progetti a livello organizzativo
Se un'organizzazione non dispone di un PMO, il project manager dovrà analizzare il volume e la varietà di progetti per valutare quale struttura organizzativa selezionare. Il Project Management Institute (PMI) utilizza la matrice di volume-varietà, un diagramma che traccia il volume di progetti di un’azienda in relazione alla varietà, su un continuum low-to-high, per aiutare a determinare la strategia della struttura organizzativa del progetto. Una varietà elevata e un basso volume di progetti suggerisce che una struttura per progetto sia più adatta, mentre una bassa varietà e un elevato volume di progetti suggerisce una struttura funzionale. La struttura a matrice si colloca all’interno di questo spettro.
Fase 3: Definisci ruoli e responsabilità
Concentrati sui ruoli e le responsabilità necessarie prima di prendere in considerazione le risorse umane. Se un project manager ha l'autorità per decidere chi fa parte del team, è importante cercare potenziali membri del team per trovare le risorse più adatte al progetto. A prescindere da come viene costituito il team principale, è essenziale comprendere i punti di forza che ogni componente può apportare al progetto. Dedica del tempo a conoscere tutti i membri del team; in tal modo, potrai creare un rapporto di relazione e valutare le loro competenze.
Fase 4: Strutturare il diagramma
Strutturare un diagramma può essere complesso, ma è possibile semplificare il processo affrontando il problema dalla struttura generale ai dettagli delle attività o viceversa. Inizia rivedendo i punti di forza del team, le attività di progetto che devono essere completate e la struttura esistente dell'organizzazione. Decidi quali punti di forza delle risorse rientrano nei ruoli di leadership e quali figure sono più orientate alle attività.
Naturalmente la struttura organizzativa inizierà a delinearsi come uno dei tre tipi di strutture organizzative. Traccia il flusso di lavoro, il reporting e i ruoli gerarchici e confrontali per vedere se una diversa struttura organizzativa potrebbe risultare più appropriata. A seconda del tuo stile di apprendimento, può essere utile utilizzare foglietti adesivi per spostare i membri del team prima di modificare la struttura online. Durante la pianificazione, assicurati di distribuire il carico di lavoro anche in modo uniforme all'interno del team.
Fase 5: Finalizzare l'organigramma
Sviluppa e completa la rappresentazione visuale del diagramma organizzativo. Includi nomi e informazioni di contatto dei membri del team, in modo che possano facilmente comunicare tra loro durante il progetto. Consulta questa raccolta di modelli per struttura organizzativa per creare e adattarli rapidamente al tuo team di progetto.
Fase 6: Comunica
Un organigramma di progetto è valido quanto il numero di membri del team che ne sono a conoscenza. Spesso i membri del team non vengono informati dell’esistenza di un grafico e confondono le figure a cui riferirsi e le responsabilità altrui. Ciò comporta perdite di tempo e conflitti inutili. Per quanto possa sembrare semplice, condividere l'organigramma con tutti i membri del team prima dell'avvio del progetto, riduce la confusione. Così da permettere ai membri del team di comprendere il proprio ruolo prima di eseguire il lavoro e dare loro la possibilità di fare domande, mentre visualizzano come il loro lavoro dovrà essere svolto in tempo reale. In questa fase, il PM e il team possono inoltre determinare come verrà gestita la gerarchia del progetto.
Fase bonus: Crea un organigramma che rappresenti la struttura di reporting del cliente
L'esperto principale in direzione pratica dei progetti, Eric Verzuh, presidente e fondatore di Versatile Company, sottolinea come "un project manager deve comprendere la propria struttura di reporting e la struttura di reporting del cliente. Quando sia il team di progetto che il cliente capiscono le strutture di reporting altrui, possono pianificare la comunicazione con le persone giuste.”
Cosa devi tener presente quando crei un organigramma di progetto?
Un organigramma di progetto è composto da numerosi fattori, che creano l'ambiente per il processo decisionale correlato al progetto. Questi fattori possono includere limitazioni interne al progetto (fisiche e operative), così come fattori esterni, come le condizioni del mercato.
Nell'articolo "An analysis of the main project organizational structures: Advantages, disadvantages, and factors affecting their selection,” J.R. San Cristóbal, V. Fernández, e E. Diaz affermano che "ci sono diversi aspetti importanti da considerare. Tutti questi fattori daranno forma al contesto in cui vengono prese le decisioni, la forma della struttura organizzativa, la capacità dei project manager di prendere decisioni e, in primo luogo, il futuro del progetto.”
Questi fattori possono essere raggruppati in tre ampie categorie, per creare un organigramma di progetto:
- Processo decisionale: Considera la complessità dei vincoli fisici ed operativi per le modalità del processo decisionale. Chiediti: Quanto sono semplici le relazioni? Le responsabilità sono assegnate equamente? A chi sarà attribuita l'autorità? Quali attività sono più importanti di altre?
- Progetta: Ricorda che tutte le caratteristiche (divisione del lavoro, ambito di controllo, ecc.) devono far parte del processo di progettazione e dovranno visualizzare come i membri del team di progetto interagiscono tra loro. L'assemblaggio del controllo, del coordinamento e della comunicazione può sembrare un puzzle. Prova a introdurre alcune modifiche, per prevedere come funzioneranno queste tre C, in modo da fornire linee più chiare tra i membri del team. Utilizza un design semplice e flessibile per consentire la modifica dei ruoli durante l'evoluzione del progetto.
- Equilibrio: Puoi ridurre le questioni amministrative, sociali e tecniche prestando attenzione a come vengono distribuiti i ruoli e le responsabilità. Cerca di limitare il numero di collaboratori diretti di una stessa persona (si suggerisce un massimo di cinque).
Buone prassi per la selezione di una struttura e la creazione di un diagramma
Quando scegli una struttura organizzativa, ottimizza i talenti e le risorse. Così facendo, otterrai un team estremamente performante, in grado di raggiungere con successo gli obiettivi del progetto.
Verzuh, di Versatile Company, raccomanda inoltre di attenersi a cose semplici. Secondo lui, le persone dovrebbero chiedersi: "Qual è la struttura organizzativa migliore per raggiungere i miei obiettivi e la mia visione? Senza obiettivi chiari e visione, la struttura selezionata non ha senso.” Per saperne di più sulle competenze di Verzuh in materia, leggi il suo libro, The Fast Forward MBA in Project Management: The Comprehensive Guide, Easy-to-Read Handbook for Beginners and Pros.
Sostiene inoltre: "Non esiste un modo migliore di un altro. Indipendentemente da ciò che si propone, ci saranno pro e contro in ogni struttura organizzativa. La tua organizzazione deve costruire, sperimentare, adattare e individuare quali sono migliori per le esigenze del progetto, le risorse e gli obiettivi finali.”
Taylor, di Strategy Management Consulting, aggiunge che dovresti chiederti: "Come posso strutturare il mio team in modo che possa essere performante per un massimo di qualità, risultati, denaro e comunicazione?" Non forzare ciò che non è adatto. Quando crei un team, gli aspetti umani sono più importanti, unitamente alla comunicazione. Tieni presente come le persone lavorano insieme, specialmente quando inserisci un nuovo membro del team. Quando cambi una persona nel team, ottieni un nuovo team.
Di seguito sono riportati alcuni interventi fondamentali da realizzare:
- Ogni progetto sarà diverso.
- Nessuna struttura organizzativa sarà perfetta. Mantieni obiettivi, visione, persone e comunicazione come priorità principali.
- Prenditi tempo per costruire scrupolosamente il diagramma. Identifica i responsabili delle decisioni principali e le autorità e assegna a ogni individuo un ruolo appropriato e chiaramente definito. Identifica come sono collegati i ruoli, quindi definisci e descrivi i canali di reporting e comunicazione. Crea il diagramma. Usa un modello di organigramma per semplificare il processo.
Esempi di strutture organizzative di project management
Le strutture organizzative di project management variano in base alle esigenze del progetto e dell'organizzazione. In un'azienda consolidata, esiste già una struttura di gestione. Gli esempi di strutture di gestione dei progetti si inseriscono nella struttura organizzativa esistente, per sfruttare al meglio le risorse.
Se applicati ad esempi del mondo reale, possiamo vedere come settori come la produzione, l'edilizia e lo sviluppo software utilizzino strutture organizzative funzionali, a matrice e a progetto.
Esempio di struttura organizzativa funzionale per progetto per il settore produttivo
Un team che utilizza una struttura organizzativa funzionale nel settore produttivo mostra una struttura di reporting diretto di ogni reparto verso i dirigenti. I responsabili funzionali (direttore di produzione, direttore marketing, direttore tecnico, ecc.) sono responsabili del coordinamento di tutte le parti del progetto, come evidenziato in verde nell'immagine sottostante. Da notare il reale coordinamento orizzontale del progetto. Inoltre, questo esempio mostra che i reparti esistenti nella struttura organizzativa (finanza, risorse umane, ecc.) potrebbero non essere regolarmente coinvolti nei progetti.
Esempio di struttura organizzativa per progetto per il settore produttivo
I team del settore edile utilizzano più comunemente strutture organizzative per progetto. Project manager dedicati coordinano tutti gli aspetti del progetto e diversi project manager riferiscono all'esecutivo dell'azienda. Esistono anche ulteriori dipartimenti di supporto per gestire le operazioni di business dell'azienda.
Esempio di struttura organizzativa a matrice per il settore di sviluppo software
Le strutture di project management per lo sviluppo software possono variare notevolmente, ma il più delle volte sono ottimizzate per i team interfunzionali. La struttura a matrice riportata qui sotto è una visualizzazione di reporting interfunzionale, in cui ogni specialista tecnico riferisce sia al responsabile della propria disciplina sia al product owner (al posto del project manager).
Aumenta la trasparenza della struttura organizzativa del progetto con Smartsheet per il project management
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