Best practice di gestione dei progetti per il 2021 e oltre

Di seguito, abbiamo raccolto le 15 best practice nella gestione dei progetti che gli esperti affermano essere vitali per garantire il successo del tuo progetto:

• Organizza una riunione introduttiva - o due - con il team interno e i clienti
  
  È importante organizzare una riunione introduttiva in cui si spiegano gli obiettivi generali del progetto e come il progetto si adatta agli obiettivi strategici dell'organizzazione. Dovresti anche fornire una panoramica del lavoro e della sequenza temporale. 

• Alan Zucker, consulente di gestione dei progetti e direttore fondatore di Project Management Essentials, dice che dovresti eseguire queste operazioni nella riunione introduttiva:
   
• Stabilisci le regole di base per il modo in cui il progetto andrà avanti.
• Stabilisci aspettative chiare per quanto riguarda i ruoli e le responsabilità.
• Definisci obiettivi e finalità del progetto.
  
  Alcuni esperti affermano che potresti tenere due riunioni introduttive. La prima riunione dovrebbe includere tutti i clienti per i quali si sta svolgendo il lavoro, le parti interessate importanti e il personale. La seconda riunione può coinvolgere il personale interno assegnato al progetto.
  
  Tuttavia, alcuni esperti sottolineano l'importanza di quella riunione introduttiva con il personale, il cliente esterno e le parti interessate importanti. Ciò consente ai tuoi clienti o alle parti interessate di familiarizzare con il team di progetto e consente al team di ottenere una visione più completa delle esigenze e degli obiettivi del cliente. 

• "A volte potrebbe essere necessario tenere riunioni separate. Ma incoraggerei i team a tenere, il più frequentemente possibile, una riunione di team con tutti, dal team e dai dirigenti delle parti interessate presenti, in modo che tutti ascoltino la stessa cosa", afferma Saman Pourkermani, Director of Digital Transformation and Product Development presso Inspirant Group, una società di consulenza per la gestione dell'area di Chicago.
  
  "È molto più efficace quando ho un rappresentante del cliente che parla con tutto il team, comprese le persone che svolgono il lavoro quotidiano. In questo modo, capiscono: 'Questo è il mio problema'. Ciò significa molto di più per il team. E li motiva", continua Pourkermani.
• Sottolinea lo scopo generale e strategico del progetto
  
  Non limitarti a spostare il tuo team in un progetto con un elenco di cose da fare e una scadenza. È importante che ogni membro del team comprenda come il progetto si riferisce agli obiettivi strategici generali dell'organizzazione.
  
  "Enfatizzare lo scopo strategico complessivo di un progetto è qualcosa di enorme", afferma Pourkermani. "Penso che sia molto importante. Lo metterei in evidenza come uno dei miei 10 migliori consigli. E assicurati che non solo la leadership e le parti interessate siano sulla stessa pagina, ma che anche tutti i membri del team sappiano qual è lo scopo del progetto. Ci saranno decisioni che verranno prese quando i membri del team svolgeranno il lavoro di giorno in giorno. Quando quel contesto è integrato chiaramente nella loro mente, li aiuterà a prendere le decisioni giuste più rapidamente. Ci saranno meno situazioni in cui occorrerà fermarsi, segnalare e fare domande per chiarire: 'Davvero è questo ciò di cui hai bisogno?' Tutto questo rallenta. Avere questo scopo li aiuterà ovviamente a creare un prodotto molto più significativo." 

• "È anche importante essere abbastanza esperti sulle politiche per comprendere i veri obiettivi e gli scopi dell'organizzazione, per qualsiasi progetto e per la sua direzione strategica complessiva", afferma Sergei Brovkin, consulente internazionale per la gestione dei progetti e fondatore e direttore di Collectiver , Inc. "Un politico americano molto tempo fa disse che ci sono sempre due obiettivi: quello buono e quello reale", afferma Brovkin. "In un progetto, ci sono due scopi: quello buono e quello reale."
• Crea un charter del progetto
  
  Un charter del progetto è un documento che descrive in dettaglio alcuni degli obiettivi e dei requisiti di base che hai trattato nella riunione introduttiva. Il charter del progetto delinea il progetto e include i partecipanti chiave, l'ambito, gli obiettivi e gli scopi generali. Le persone possono sempre fare riferimento al documento e comprendere le loro responsabilità.
  
  "[Il charter del progetto] è il certificato di nascita del progetto", afferma Brovkin. "Non sai ancora nulla della creatura, tranne che questi sono i genitori e questo è il nome. Quindi, hai un obiettivo: il progetto deve realizzare questo, questo e questo, e deve essere fatto entro questa data. Questo documento rende legittimo il tuo progetto."
  
  Per saperne di più sugli elementi importanti di una carta di progetto e scaricare modelli gratuiti di carta del progetto, visita "Modelli gratuiti di carta del progetto per il settore edilizio, Agile e Six Sigma".
• Consolidare, monitorare e rendicontare le informazioni sul progetto utilizzando un unico database facilmente accessibile
  
  È necessario monitorare e tracciare continuamente i progressi in un unico database online raggiungibile facilmente da tutti i membri del team. 

• "Gli strumenti di collaborazione stanno diventando più complessi, perché si finisce per avere team più complessi e più grandi. E avere questa singola versione della verità è importante", afferma Elizabeth Harrin, direttore di Otobos Consultants Ltd con sede nel Regno Unito e autore, formatore e relatore sulla gestione dei progetti.
  
  Gli strumenti che forniscono questo tipo di tracciamento e reporting sono in continua evoluzione. E alcuni non si concentrano tanto sulle parole e sui report dettagliati quanto sulle immagini, afferma Zucker. (Ulteriori informazioni sui nuovi tipi di report visuale di progetto di seguito.)
• Allena i dipendenti a suddividere le attività in parti più piccole
  
  Alcune attività all'interno di un progetto possono sembrare travolgenti all'inizio. E quando i membri del team devono affrontare un'attività travolgente con una scadenza lontana, spesso non completano il loro lavoro entro quella scadenza. I buoni project manager aiutano a insegnare ai membri del team a suddividere le attività grandi in parti di lavoro piccole e fattibili. E poi fissano le scadenze per ciascuna di queste parti.
  
  Puoi saperne di più su come suddividere le attività in parti più piccole e altre pratiche di gestione dei progetti consigliate dal Project Management Institute leggendo "Informazioni sul ciclo di vita della gestione dei progetti".
• Tieni sotto controllo lo scope creep inutile
  
  I clienti esterni o i dirigenti all'interno della tua azienda a volte vorranno suggerire un lavoro nuovo e diverso che il team non ha assunto all'inizio del progetto o nel charter del progetto. A volte, quel lavoro aggiuntivo non si adatta agli obiettivi del progetto o avrà un effetto importante sulle scadenze all'interno del progetto o su entrambi.
  
  A questo punto, i responsabili del progetto devono cercare di convincere i clienti o i dirigenti che il lavoro nuovo o ampliato non è appropriato per il progetto. 

• "A volte trovo che quando si lavora per un cliente, le persone hanno paura di rimandare indietro quando vedono cose che possono superare i costi e la pianificazione. Quindi devono avere il coraggio di dire al capo che quanto creato non va bene", afferma Cindy Young, consulente per la gestione dei progetti e Presidente e CEO di CJ Young Consulting.
  
  Molti progetti seguono ancora in modo appropriato il metodo Waterfall, in cui le attività dipendono dal completamento di altre attività prima di loro. Lo scope creep può essere particolarmente problematico in questi progetti. "Puoi dire allo sponsor tutto ciò che andrà bene o male con questo progetto se apporta questo cambiamento", afferma Young. Per saperne di più sui modi efficaci per combattere lo scope creep, visita "Scope creep: il peggiore nemico di un progetto."
• Aspettati un cambiamento e abbraccialo
  
  Mentre i leader del progetto devono combattere lo scope creep in situazioni specifiche, devono anche capire che i cambiamenti sono quasi inevitabili nei progetti e che questi cambiamenti possono comportare un prodotto migliore e un risultato migliore.
  
  Il metodo Agile di gestione dei progetti, all'inizio più comune nello sviluppo software ma ora utilizzato in molti altri progetti, abbraccia i cambiamenti del progetto. Anche i project manager che guidano un metodo di gestione dei progetti Waterfall modificato devono essere pronti per le modifiche ai loro piani iniziali.
  
  "A volte è questa la filosofia della gestione dei progetti tradizionale, per ridurre al minimo le modifiche che si presentano perché possono avere un impatto sulla tempistica", afferma Pourkermani. "Invece, riconoscete il fatto che il cambiamento sarà una costante. Dovremmo aspettarcelo. Chiedi: 'Come possiamo essere bravi a gestire il cambiamento, adattarci rapidamente in base al cambiamento, e prenderlo e utilizzarlo a nostro vantaggio effettivamente?'"
  
  Harrin, di Otobos Consultants, si chiede: "Cosa c'è di sbagliato nel cambiare ciò che è in ambito? Se renderà il prodotto più utile, dobbiamo essere molto più agili nel raggiungere ciò che le nostre parti interessate desiderano in un ambiente in continua evoluzione."
  
  Quando sorgono problemi che comportano possibili cambiamenti, può essere utile riunire il team per fare brainstorming su una soluzione. Avere gli strumenti giusti per facilitare la collaborazione e la comunicazione accelererà questo processo e l'eventuale risoluzione. Per saperne di più sulla gestione di questo tipo di modifica al progetto, consulta "Informazioni sul ciclo di vita della gestione dei progetti."
   
• Check-in regolarmente con i clienti e le principali parti interessate
  
  È fondamentale verificare regolarmente i clienti per cui si lavora, nonché le altre parti interessate chiave. Questi check-in ti permetteranno di fornire un aggiornamento e di ottenere le loro opinioni.
  
  "Cerca un feedback regolare dai clienti e dalle principali parti interessate", afferma Zucker. "Mostra loro ciò che state sviluppando. In questo modo si riducono le lacune nelle aspettative di consegna."
  
  Pourkermani suggerisce anche di organizzare riunioni periodiche con il team completo, compresi i clienti e le parti interessate importanti. Se il team completo include centinaia di persone, queste riunioni possono avvenire solo circa una volta ogni tre mesi. Se il team include una dozzina di persone, organizza le riunioni ogni due settimane o mese.
  
  "Lo scopo di [queste riunioni] è solo quello di rimanere allineati e sincronizzati come team di progetto, con le parti interessate e i clienti", afferma.
• Rivedi continuamente e apporta le modifiche necessarie al progetto e ai tuoi processi
  
  Devi fare molto di più che abbracciare il cambiamento degli elementi del progetto mentre stai svolgendo il lavoro: devi anche essere disposto a apportare modifiche ai tuoi processi.
  
  "Dovremmo concentrarci sull'avere retrospettive frequenti durante tutto il progetto", afferma Pourkermani. "Non si tratta solo del prodotto o di ciò che stiamo costruendo o consegnando, ma anche di come stiamo lavorando nel processo che stiamo utilizzando. Ad esempio, il processo di pianificazione che stiamo facendo è il modo più efficace? Rivalutate frequentemente durante il progetto e mettete in atto un meccanismo per migliorare continuamente il modo in cui state effettivamente svolgendo il lavoro."
  
  "Agile ha queste retrospettive", afferma Harrin, "quindi stiamo iterando le prestazioni e i processi alla fine di ogni iterazione."
  
  Zucker è un sostenitore di Kaizen, una pratica nata in Giappone che si concentra sul miglioramento continuo dei processi. La parola giapponese si traduce in "cambiamento in meglio" e le organizzazioni utilizzano la pratica nella gestione dei progetti, nella produzione e in altre aree.
  
  "Kaizen è un concetto nato da Toyota e dal sistema di produzione Lean dell'azienda", afferma Zucker. "L'idea era che i team di lavoratori che costruivano automobili potessero identificare i modi per migliorare il processo, e questi cambiamenti sono stati effettivamente implementati. L'intera idea di miglioramento continuo, in scala Agile detto miglioramento implacabile, è l'idea che alla fine dei nostri sprint, abbiamo la nostra retrospettiva sullo sprint, dove identifichiamo i modi per migliorare. E implementiamo effettivamente questi miglioramenti, o alcuni di questi miglioramenti, nella nostra prossima iterazione o nel nostro prossimo sprint."
  
  Per saperne di più su Lean e Kaizen, visita "The Definitive Guide to Lean Project Management" (Guida completa alla gestione dei progetti Lean).
• Rendi il tuo rapporto con il tuo cliente una priorità
  
  Young afferma che si tratta di più dei check-in obbligatori. Significa leggere e rispondere alle loro e-mail, oltre a richiamarli rapidamente.
  
  "Il cliente si sente importante e non un semplice numero", afferma. "Quando il cliente si rende conto che gli stai dando priorità, risponderà alle domande necessarie per supportarlo e non si sentirà che tu stia solo lavorando per lui, ma che tu sia anche parte del suo team."
• Sviluppa un processo per l'escalation dei problemi in modo appropriato
  
  I problemi spesso si presentano ai livelli inferiori di un team di progetto. I lavoratori di livello inferiore non vogliono dire ai leader di progetto, ai clienti e alle principali parti interessate i problemi per paura di rimproveri o censure.
  
  All'inizio del progetto, crea una matrice di escalation dei problemi che identifica il livello di importanza di un problema e il percorso di escalation appropriato per i diversi tipi di problemi.
  
  Zucker afferma anche che l'escalation può avvenire meno formalmente, se si hanno riunioni giornaliere di stand-up e riunioni di follow-up che fanno parte di Agile e di altri metodi di gestione dei progetti.
  
  "Crea processi in modo che i problemi vengano risolti rapidamente", afferma. "Identifica i problemi nella riunione quotidiana di stand-up e risolvili immediatamente nella riunione dopo."
• Assicurati una corretta documentazione del lavoro, delle modifiche, del processo decisionale e dell'avanzamento
  
  Mantieni documenti dettagliati sulle basi di ciò che sta accadendo con il progetto. Ciò significa documentare gli obiettivi e le attività del progetto, i colli di bottiglia, le modifiche all'ambito e le dipendenze delle attività. Questa documentazione può aiutare i nuovi membri del team a familiarizzare con il progetto. Può anche aiutarti a prendere decisioni migliori e imparare dai problemi.
  
  Il software utilizzato dal tuo team per monitorare e tenere traccia del progetto dovrebbe aiutare la tua documentazione. Per ulteriore assistenza, puoi anche scaricare modelli gratuiti di gestione dei progetti da utilizzare visitando "Modelli principali Excel per la gestione dei progetti".
• Sii pronto a liquidare un progetto se necessario
  
  A volte è necessario riconoscere che gli obiettivi del progetto non si adattano più alle realtà aziendali. Queste realtà aziendali, la potenziale domanda di un prodotto o l'utilità di un prodotto sul mercato, possono cambiare rapidamente. 

• "Ci stiamo dirigendo verso un altro tipo di scope creep", afferma Raman Attri , autore e relatore sulla gestione dei progetti e sulle competenze aziendali. "Perché ciò che succede è che quando eseguiamo i progetti, il pericolo non è di uscire dall'ambito. Il pericolo è che le tecnologie cambino nel frattempo, in modo che la soluzione che avevamo originariamente in mente possa anche non funzionare."
  
  Quando ciò accade, è necessario che i leader del progetto siano abbastanza forti da consigliare di terminare l'intero progetto. Devi assicurarti di non sprecare più risorse organizzative in un'idea improvvisamente cattiva.
  
  In questi casi, la tua organizzazione deve prendere una decisione di base, afferma Attri. "Dovremmo continuare a fare questo progetto o dovremmo liquidarlo? Ci sono casi in cui la dirigenza è stata molto dura nel liquidare il progetto, perché sa che non è più valido", afferma.
• Comprendere l'importanza del contesto
  
  Ogni organizzazione e ogni progetto è diverso. Anche un progetto simile all'interno della stessa organizzazione è diverso quando si verifica in un momento diverso.
  
  Il risultato è che l'ambiente e il contesto in cui si trova un progetto sono molto importanti. Tieni questo a mente mentre consideri quali best practice sono essenziali da seguire per il tuo progetto e quali puoi lasciarti alle spalle.
  
  "Una delle cose di cui passo molto tempo a parlare quando insegno è l'idea che il contesto conti", afferma Zucker, di Project Management Essentials. "Ogni progetto, ogni organizzazione e ogni settore sono in qualche modo diversi. Riconosci che i progetti e la gestione dei progetti non sono un'impresa unica per tutti. Quando si stanno prendendo decisioni come project manager, è necessario comprendere l'ambiente in cui si sta operando e quindi prendere decisioni di conseguenza. Questo è molto prezioso."
• Le best practice non sono solo un elenco: è un processo in corso con piccole modifiche
  
  Harrin, di Otobos Consultants, afferma che non stai facendo una buona gestione dei progetti se segui solo un elenco di best practice. È necessario apportare modifiche che abbiano senso, anche se non sono in un elenco o addirittura sembrano diverse dalle best practice tradizionali.
  
  "Il termine 'best practice' implica che c'è una serie di cose che dobbiamo fare e spuntare ogni casella", afferma. "E a causa di come la gestione dei progetti si sta allontanando da Waterfall ... in un modo molto più inclusivo, che riguarda le metodologie Agile e ibride, non esiste un'unica serie di best practice. Quindi quello che stai cercando è un elenco di cose buone che le persone dovrebbero fare. Ma non sono sicuro di essere a mio agio nel descrivere tutto ciò che faccio come "best practice". Ciò implica che tutto ciò che si discosta da ciò è errato, in qualche modo. O potrebbe non darti un risultato ottimale."