Che cos'è un piano di comunicazione di un progetto?
Un piano di comunicazione del progetto è una linea guida per fornire dettagli di un progetto alle parti interessate. Un piano efficace include il tipo di informazioni distribuite, a chi e quanto spesso vengono aggiornate.
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Quali sono gli elementi importanti di un piano di comunicazione di un progetto?
Sebbene i singoli piani di comunicazione differiscano da un progetto all'altro, tutti i piani di comunicazione efficaci includono ambito, dettagli dei contatti e altro ancora. Prendi in considerazione l'aggiunta delle seguenti informazioni a un piano di comunicazione:
- Tipo di progetto: nome del progetto per facilitare ricerca e consultazione. Pensa a quanto tempo richiederà il progetto e al numero di persone coinvolte quando crei un piano di meeting e aggiornamento. I progetti più grandi richiedono meeting più frequenti e diversificati.
- Identifica i principali attori: determina chi comunica, il tipo di informazioni che condivide e chi è responsabile dell'aggiornamento.
- Informazioni di contatto: organizza i dettagli dei contatti per le parti interessate e i membri del team per facilitare e organizzare meglio la comunicazione.
- Frequenza della comunicazione: crea un piano per la condivisione di tipi specifici di informazioni. Alyssa Griffin, Service and Communications Specialist presso Royal Building Products, raccomanda un approccio misurato. "Gli aggiornamenti del progetto avvengono al massimo una volta a settimana. Quello che non vogliamo è sommergere le persone di e-mail che potrebbero perdere o sovraccaricarle. Una comunicazione meno irruenta e più breve funziona meglio."
- Tipi di comunicazione: potresti trovare vantaggioso comunicare in modo diverso vari tipi di informazioni. Ad esempio, può essere meglio condividere alcune informazioni in tempo reale attraverso meeting o videochiamate. Al contrario, a volte metodi asincroni come email o bacheche di messaggi aziendali sono ideali. Leggi "La guida essenziale della comunicazione asincrona" per saperne di più sugli stili di comunicazione.
- Dimensioni e ambito del progetto: diversi progetti hanno esigenze di comunicazione diverse. Utilizza un modello di ambito del progetto per definire il tuo progetto in modo da poter identificare le esigenze di comunicazione. Per modelli e ulteriori informazioni, consulta "Modelli gratuiti di ambito del progetto". Una volta individuato l'ambito, considera i tipi di comunicazione preferibili, soprattutto per le parti interessate di livello C.
Kristen Bellomo, Senior Project Manager presso Bednark Studio, suggerisce di somministrare un sondaggio all'inizio di un progetto per determinare le preferenze delle parti interessate in merito al tipo e alla frequenza delle comunicazioni. - Obiettivi di comunicazione: esamina i progetti passati per processi specifici da ripetere o migliorare. Assicurati di considerare i risultati a progetto concluso e le lezioni apprese in passato per assicurarti di stabilire e implementare le best practice.
Sondaggio sulla comunicazione preferita
Con l'aiuto di Bellomo, abbiamo creato un sondaggio per aiutarti a identificare i metodi principali che le parti interessate preferiscono per la comunicazione durante un progetto. Questo sondaggio ti aiuta facilmente a raccogliere e archiviare facilmente le preferenze di comunicazione dei clienti, delle parti interessate e dei membri del team per utilizzare il tuo piano di comunicazione.
Sondaggio sulla comunicazione preferita
- Nome e cognome:
- Titolo e azienda:
- Aree chiave di interesse:
- Orari di contatto preferiti:
- Indirizzo e-mail:
- Numero di telefono:
- Messaggio istantaneo (Skype, Slack, Discord, ecc.):
- Videochiamata:
Scarica il modello di sondaggio sulla comunicazione preferita
Cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione?
Un piano di comunicazione consiste in una serie di documenti che delineano tutte le comunicazioni formali condivise durante un progetto. Ogni piano di comunicazione di successo dovrebbe includere dettagli su parti interessate, meeting e altro ancora.
- Parti interessate chiave: sono le persone che hanno un notevole interesse nel progetto. Potrebbero essere proprietari, clienti, manager o chiunque altro abbia bisogno di aggiornamenti regolari su sviluppi di progetti su larga scala. Leggi la nostra guida alla gestione e alla comunicazione con le parti interessate per ulteriori informazioni.
- Membri del team: sono i singoli individui che lavorano al progetto. Ci sono anche i project manager.
- Meeting e aggiornamenti programmati: identifica ciò che è importante comunicare, inclusi i tempi, le fasi del progetto, gli aggiornamenti sul budget e gli ostacoli. Prendi in considerazione il modo migliore per condividere queste informazioni. Ad esempio, potresti scoprire che un aggiornamento settimanale tramite bollettino e-mail è più valido per alcuni elementi rispetto a un meeting settimanale. Se possibile, crea un programma dei meeting in anticipo per assicurarti che le persone possano partecipare. Utilizza uno strumento di pianificazione online come Doodle per determinare gli orari migliori in cui tuo team può incontrarsi.
- Aggiornamenti specifici per i singoli: seleziona elementi specifici importanti per i singoli individui chiave. Ad esempio, i dirigenti di livello C e i clienti potrebbero richiedere l'opportunità di fornire feedback nei momenti critici, oppure potrebbero desiderare di essere aggiornati solo dopo milestone significative.
- Evolvere man mano che il progetto procede: molti progetti risentono di scope creep o semplicemente crescono durante l'arco dell'impresa. Assicurati di tenere conto di eventuali importanti cambiamenti nelle tue esigenze di comunicazione man mano che passa il tempo.
Come scrivere un piano di comunicazione per un progetto in 6 passaggi
Scrivere un piano di comunicazione non deve essere un'incombenza. Stabilisci le esigenze di comunicazione del tuo team, identifica i principali attori e cosa devono sapere e crea un piano che soddisfi le esigenze di tutte le parti.
- Stabilisci le tue esigenze di comunicazione
Considera le dimensioni e l'ambito del progetto, nonché le esigenze delle parti interessate, del cliente e del team. Mantieni le informazioni rilevanti per la fase del progetto e del pubblico. Bellomo sottolinea che alcuni requisiti cambieranno in base alla fase del progetto. "Solitamente la comunicazione con il cliente è frequente (chiamate, e-mail e meeting in presenza) durante la fase di pre-produzione del progetto, mentre si lavora alla progettazione e agli aspetti tecnici. La comunicazione con il cliente solitamente rallenta dopo le approvazioni, mentre la comunicazione interna con le officine diventerà sempre intensa più veloce per il meeting di kickoff del progetto e durante la produzione. La comunicazione con il cliente può essere minima in questa fase, ad eccezione di foto e aggiornamenti sull'avanzamento durante la costruzione. Una volta che gli elementi passano alla fase finale, le comunicazioni con il cliente di solito riprendono, man mano che lavoriamo sulla logistica, sull'installazione e sui dettagli." - Stabilisci gli obiettivi di comunicazione per il team
Coesione del team? Feedback precoci e continui dalle parti interessate? Migliore mantenimento dei registri e garanzia di best practice? Questi sono solo alcuni degli obiettivi che potresti definire per te e per il team. È essenziale considerare i tuoi obiettivi quando delinei un programma per creare un piano efficace. - Nome del progetto e definizione degli obiettivi
Includendo gli obiettivi del progetto nel piano, è più facile controllare lo scope creep man mano che passa il tempo. Puoi anche assicurarti di non perdere tempo e che le informazioni che stai condividendo siano in linea con gli obiettivi del progetto fin dall'inizio. - Identifica le parti interessate chiave, i clienti e i membri del team
Elenca tutti coloro che sono coinvolti nel progetto con nome e titolo. Delinea cosa comunicherai a ogni individuo, nonché il suo metodo di comunicazione preferito e la frequenza della messaggistica. Utilizza questi dettagli per creare una matrice di comunicazione per aiutare a pianificare gli aggiornamenti per le parti interessate e i clienti chiave. Considera che metodi e frequenza potrebbero cambiare in base al destinatario e al tipo di informazione condivisa. - Crea un piano di comunicazione per il progetto
Identifica quali meeting intendi tenere, il loro scopo e la loro frequenza. Determina la frequenza degli aggiornamenti asincroni, come bollettini e-mail e report sullo stato del progetto, nonché le informazioni da includere. - Consolida le informazioni in un unico documento
Questo documento è il tuo piano di comunicazione che puoi condividere con il team. Rimanda al piano per dare a tutti un'idea di cosa aspettarsi e quando aspettarselo.
Modello di piano campione delle comunicazioni di un progetto
Scarica il modello di piano campione delle comunicazioni di un progetto
Microsoft Excel | Microsoft Word
Puoi utilizzare questo esempio di piano di comunicazione di progetto completato come riferimento per crearne uno tuo. Questo modello evidenzia le principali parti interessate e le loro informazioni di contatto preferite, i tipi e la frequenza delle interazioni e gli obiettivi della comunicazione. Scarica e personalizza questo modello per utilizzarlo nei tuoi progetti.
In questo articolo abbiamo raccolto altri modelli di comunicazione di progetto utili per aiutare i project manager a comunicare in modo coerente.
Best practice per scrivere un piano di comunicazione di progetto
Le esigenze di ogni progetto variano, ma tutti i piani di comunicazione devono essere in grado di cambiare durante il processo. Concentrati solo su ciò che è rilevante per ogni individuo e tieni conto dei metodi e della frequenza della comunicazione preferiti dalle persone.
- Sii aperto ai cambiamenti: tieni d'occhio lo scope creep e non temere di aggiornare i piani di comunicazione man mano che i progetti si evolvono.
- Prendi in considerazione le preferenze: i tuoi clienti e le parti interessate di alto livello hanno probabilmente preferenze nello stile e nella frequenza della comunicazione. Tienine conto quando invii gli aggiornamenti.
- Concentrati su cosa è importante: rendi visibili i dettagli in un luogo accessibile, come una bacheca del team o un'unità basata sul cloud, ma invia solo informazioni specifiche e necessarie alle persone.
- Prendi in considerazione le esigenze dei team paralleli: Bellomo evidenzia l'importanza di esaminare il quadro generale: "Do al cliente e all'officina un piano di lavoro scritto in modo che sappiano quando aspettarsi di ricevere informazioni, e di che tipo. Ciò aiuta a garantire che sia chiaro tutto fin dall'inizio: ciò di cui abbiamo bisogno e quando completeremo il programma di consegna stabilito. Ad esempio, se ho bisogno di archivi di vettori per un logo che vengano forniti prima che possano iniziare le operazioni tecniche, metterei la scadenza per quell'unità prima della scadenza del resto del pacchetto che non influisce sulla costruzione e coinvolge solo il team di finitura grafica."
- Determina il tono: "È importante stabilire una comunicazione iniziale con i clienti e l'officina in modo amichevole e informale sulle cose meno importanti, ma che sia super dettagliate per le grandi questioni", consiglia Bellomo.
- Delega chiaramente: Bellomo suggerisce anche di "assicurarsi che gli elementi di azione siano chiari, suddividendo le cose in base all'elemento, all'elemento di azione, alla data di scadenza e a chi è responsabile dell'attività." Quando qualcuno è responsabile di segnalare gli aggiornamenti, assicurati che lo sappia.
Importanza della gestione delle comunicazioni nella gestione dei progetti
Un piano di comunicazione ben stabilito è fondamentale per gestire il flusso di lavoro di un progetto. Stabilendo le aspettative di comunicazione fin dall'inizio, puoi assicurarti che le parti interessate e i membri del team siano sempre aggiornati.
Griffin sottolinea che "stabilire preventivamente le aspettative per i singoli e i team consente una migliore collaborazione" durante il corso di un progetto. Un piano di comunicazione può anche garantire che i membri del team siano responsabili di trasmettere i propri progressi e risultati e di avere tempo adeguato per fornire e implementare feedback durante ogni fase di un progetto.
"Il rispetto di uno standard consente ai singoli individui di sapere che possono venire da te con qualsiasi domanda e che li aiuterai. Tieni presente che i singoli individui sono complessi e hanno le loro responsabilità mentre lavorano a progetti. Stabilisci un piano di comunicazione e segui chi non procede come da piano. Se si verifica un ritardo, non c'è problema: purché l'incidente di percorso venga comunicato chiaramente", spiega Griffin.
Vantaggi di un piano di comunicazione di progetto nella gestione dei progetti
I vantaggi di un buon piano di comunicazione del progetto sono di ampia portata. Resterai più organizzato, costruirai fiducia con il tuo team e le parti interessate e, in ultima analisi, avrai bisogno di tenere meno meeting.
- Organizzazione: di base, un piano di comunicazione ti aiuterà a mantenere il piano di comunicazione e il piano di progetto organizzati, tracciando un corso per i meeting e i check-in imminenti.
- Coesione del team: mantenere tutti coinvolti favorisce la fiducia e aiuta a gestire le aspettative. Griffin sottolinea anche che "una comunicazione forte è un must, e consente ai team di collaborare, eccellere e fornire lo stesso livello di servizio anche a distanza."
- Input delle parti interessate: quando si dispone di un piano di comunicazione, è possibile consentire feedback tempestivi e continui da parte dei principali attori legati al progetto.
- Responsabilità: con un piano ben scritto, è possibile garantire che i singoli individui siano responsabili della rendicontazione dello stato del proprio lavoro e crearne una "traccia cartacea" per i superiori.
- Stabilisci fiducia: mostra al team e ai superiori che sai di cosa hanno bisogno e quando ne hanno bisogno.
- Meno meeting: i meeting richiedono molto tempo e risorse. Con un buon piano di comunicazione, è possibile condividere le informazioni più spesso e con un numero inferiore di meeting. Soprattutto, tutti sapranno esattamente quando aspettarsi gli aggiornamenti fin dall'inizio.
Come utilizzare un piano di comunicazione durante tutto il progetto
La creazione di un piano di comunicazione completo aiuta i team a rimanere concentrati. Nessun team è immune allo scope creep, ma con un piano di comunicazione è possibile vedere facilmente dove sta iniziando e riconoscere quando gli obiettivi non sono più allineati al piano esistente.
Assicurati che l'intero team abbia accesso al piano e sappia chi è responsabile della consegna e quando. Il tuo team sarà in grado di vedere le lacune nella comunicazione quando tutti hanno accesso al quadro più ampio.
Non temere di cambiare il tuo piano. Man mano che vengono affrontate le questioni, puoi adattare la strategia di comunicazione molto più facilmente quando disponi di un sistema di riferimento. Mantieni aggiornato il tuo piano con le informazioni di contatto per le parti interessate, la frequenza e le forme di comunicazione desiderate man mano che le situazioni si evolvono.
Attività di comunicazione nella gestione dei progetti
La comunicazione avviene in molte forme. Prendi in considerazione ciò che condividi e con chi lo condividi, nonché i metodi di comunicazione preferiti delle persone.
- Attività di comunicazione formale: e-mail, meeting, telefonate e videochiamate programmate e aggiornamenti tramite bollettini possono essere considerate comunicazioni formali. Qualsiasi tipo di comunicazione che venga monitorata o archiviata deve essere formale e professionale.
- Attività di comunicazione informale: chiacchierate o conversazioni alla scrivania e chiamate telefoniche al momento sono comunicazioni informali. Qualsiasi tipo di comunicazione non registrata è informale; se stabilisci un punto importante durante uno di questi meeting, una o entrambe le parti devono inoltrarlo via e-mail per assicurarti che la conversazione possa essere citata in seguito.
- Attività di comunicazione involontaria: considera il tono di voce e il linguaggio del corpo quando comunichi con il team; entrambi possono aggiungere enfasi alle parole che dici.
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