Cos'è la gestione del portafoglio dei progetti aziendali?
La gestione del portafoglio di progetti aziendali (EPPM) è la pratica di prendere una strategia aziendale generale e suddividerla in iniziative più piccole al fine di comprendere il lavoro che deve essere svolto a livello più tattico.
Un'EPPM efficace aumenta l'allineamento tra i progetti, i programmi, i portafogli e la strategia aziendale complessiva di un'organizzazione. Le organizzazioni che implementano con successo l'EPPM sono sincronizzate a livello di strategia aziendale e producono risultati di progetto di successo a lungo termine.
L'EPPM è spesso gestita da un ufficio di gestione del portafoglio aziendale (EPMO), che aiuta a stabilire e supervisionare la governance di questi programmi e progetti specifici. Un EPMO integra e scala le priorità che gli strategist di livello aziendale hanno creato per garantire che i team assegnino le risorse in modo efficace e raggiungano i loro obiettivi.
Cosa implica la gestione del portafoglio dei progetti aziendali per un'organizzazione?
L'EPPM fornisce alle organizzazioni visibilità sul lavoro attivo. Questa visione assicura che tutto il lavoro in corso sia legato alle strategie e agli obiettivi di un'organizzazione.
Inoltre, l'EPPM consente alle organizzazioni di gestire meglio l'esecuzione di progetti e programmi e di far emergere approfondimenti chiave, come ad esempio se un progetto ha un impatto su un obiettivo strategico, quali business unit lavorano su progetti uguali o simili, le risorse assegnate per ogni progetto e i costi previsti di progetti e programmi.
Con l'EPPM, ogni parte di un'organizzazione può allinearsi a obiettivi aziendali più grandi e lavorare insieme per evitare ridondanze e massimizzare l'ROI.
Per ottenere un'EPPM efficace, le aziende devono sfruttare l'EPMO, che dovrebbe idealmente affrontare i seguenti elementi:
- Progetti da finanziare
- Progetti da annullare o rimandare
- Progetti con prestazioni scarse o che necessitano di un intervento esterno
- Informazioni su come ridurre i rischi di progetto e migliorare gestione e monitoraggio della conformità
- Attrazione, fidelizzazione e motivazione di tutti i dipendenti e i membri del team
- Costi di prodotto e progetto, nonché i modi in cui possono migliorare o danneggiare i margini di profitto
- I progetti più mission-critical per il trimestre e l'anno successivi
Perché le aziende hanno bisogno di un ufficio di gestione del portafoglio aziendale
Le aziende hanno bisogno di un ufficio di gestione del portafoglio aziendale (EPMO) per valutare e dare priorità ai progetti rispetto agli obiettivi aziendali più estesi. Questa analisi li aiuta a allocare meglio le risorse e il budget.
Jason Kinder è direttore del marketing di Pinnacle Management Systems. "Le organizzazioni devono essere in grado di adattarsi e muoversi rapidamente, il che richiede la necessità di inserire sistemi tradizionalmente scollegati in un'unica visione di livello aziendale", afferma.
Il ruolo dell'ufficio di gestione del portafoglio aziendale
Un ufficio di gestione del portafoglio aziendale aiuta anche a risolvere i seguenti problemi:
- Ridondanze tra i team
- Mancanza di visibilità sul lavoro in corso e sul modo in cui si tiene conto degli obiettivi strategici più grandi
- Ritardi del progetto e scadenze non rispettate
- Colli di bottiglia per il reperimento
- Spese inutili e ROI mancato
In che modo il PPM aziendale è diverso dal PPM tradizionale?
Mentre la gestione tradizionale del portafoglio di progetti si concentra sulla consegna di progetti a livello di business unit, il PPM aziendale copre tutti i progetti, i programmi e i portafogli che si allineano agli obiettivi strategici dell'organizzazione.
Secondo Keith Gillette, fondatore e CEO di TaskTrain: "In generale, l'EPPM integra il PPM nell'intero contesto operativo dell'organizzazione come soluzione di gestione aziendale integrata ... la gestione di progetti, programmi e portafoglio aziendale integra queste pratiche e questi sistemi orientati al progetto nella produzione in corso e supporta i processi aziendali dell'organizzazione in linea con gli obiettivi strategici per creare un unico sistema di gestione."
Margaret Meloni, Presidente di Meloni Coaching Solutions, Inc., afferma: "Quando penso a EPPM, penso al PMO migliore, più efficiente e di successo. Intendo un PMO forte, solido e in grado di portare l'impresa al successo attraverso l'esecuzione valida di un progetto."
Obiettivi della gestione del portafoglio dei progetti aziendali
L'obiettivo principale di EPPM è fornire una visione generale a 360 gradi di tutti i progetti, programmi, portafogli e sforzi collettivi di un'organizzazione. Questa panoramica è fondamentale per gestire un'azienda senza intoppi e che si adatti efficacemente ai cambiamenti.
Secondo una ricerca di CB Insights, il 60% delle aziende impiega più di un anno per portare un nuovo prodotto sul mercato. Questo, di per sé, è un motivo per cui le organizzazioni si affidano fortemente al PPM per riunire tutti i componenti dei loro programmi e garantire che i piani funzionino senza intoppi, in modo efficiente e rapido.
L'EPPM dovrebbe anche riunire tutte le componenti di un progetto o di un programma, come la contabilità finanziaria, la gestione della Supply Chain e il CRM.
Vantaggi della gestione del portafoglio di progetti aziendali
L'EPPM offre molti vantaggi, tra cui un maggiore allineamento tra un progetto una tantum e obiettivi aziendali più ampi, meno ridondanze e meno interruzioni del lavoro.
Altri vantaggi sono i seguenti:
- Migliore allocazione delle risorse e del budget
- Migliore prevedibilità per quanto riguarda i framework e gli approcci dei progetti
- Meno decisioni reazionarie
- Migliore assegnazione di priorità ai progetti
- Miglioramento del monitoraggio del ROI del progetto
Gillette ribadisce questi vantaggi. "L'EPPM promette alle aziende la capacità di raggiungere l'eccellenza operativa, adattandosi al contempo alle circostanze del mercato in rapida evoluzione", afferma.
Kinder fa osservazioni simili su EPPM: "La gestione per eccezione è qualcosa che ho sempre sostenuto. Un sistema di EPPM indica problemi che richiedono attenzione immediata e impedisce che si perdano nella mischia."
Come creare un processo di gestione del portafoglio di progetti aziendali
Se segui un modello, la creazione di un processo di gestione del portafoglio di progetti aziendale efficace può essere facile e non presentare intoppi. Per creare il tuo processo, segui i passaggi seguenti.
- Crea un inventario di progetti: inizia identificando tutti i progetti, i programmi e i portafogli in tutta l'organizzazione, comprese le informazioni chiave e i dettagli del progetto. Quindi organizza i progetti in base alla priorità e all'allineamento con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. È qui che un PMO può svolgere un ruolo prezioso, aiutandoti a decifrare quali progetti possono procedere.
- Discuti le domande critiche: quando crei l'inventario del progetto, pensa alle seguenti domande:
- Quali sono i progetti più critici da completare nel corso del prossimo anno?
- Quali progetti finanziare?
- Quali progetti comportano il rischio più alto e come è possibile mitigare questi rischi?
- Quali progetti esistenti hanno prestazioni scarse?
- Come è possibile migliorare il monitoraggio dei progetti per quanto riguarda i rischi e la conformità?
- Come è possibile attirare, mantenere e motivare efficacemente i nostri dipendenti a lavorare?
- Come è possibile gestire meglio i costi del progetto e migliorare i margini?
- Sviluppa il tuo EPMO: quando lavori su progetti e i programmi e sulle loro priorità pertinenti, inizia a incorporare il tuo EPMO e a posizionarlo correttamente all'interno dell'organizzazione (in genere, durante la pianificazione strategica).
- Allinea i tuoi progetti: ora che hai un'idea dei progetti che desideri portare avanti, allineali alla strategia e agli obiettivi generali dell'organizzazione in modo da poter valutare come preventivarli e pianificarli.
- Nomina un team di implementazione: questo team dovrebbe essere composto da stakeholder chiave, responsabili del portfolio, di programma e di progetto e dai membri del team che faciliteranno i nuovi sistemi coinvolti nel tuo EPPM.
- Avvia la tua EPPM: implementa la tua EPPM appena sviluppata utilizzando una piattaforma EPM centrale, che dovrebbe monitorare l'avanzamento di tutti i progetti in corso, le metriche di successo di ogni progetto, le risorse interne ed esterne al progetto, gli obiettivi strategici e altri dettagli chiave.
- Monitora l'esecuzione e la conformità: il sistema EPPM deve monitorare lo stato e l'avanzamento del progetto su base regolare, in modo da poter tenere costantemente informati gli stakeholder. Inoltre, il sistema dovrebbe garantire una corretta governance del progetto per la responsabilità e l'allineamento tra i team di progetto e l'organizzazione in generale.
- Ottieni approfondimenti aziendali attuabili: il tuo sistema EPPM dovrebbe essere in grado di far emergere approfondimenti basati sui ruoli, in modo da avere sempre informazioni sulle responsabilità di ogni ruolo e su come i membri del team stanno monitorando l'avanzamento complessivo del progetto.
Come afferma Kinder, "Ruoli diversi richiedono dati diversi. Assicurati che i dashboard siano specifici dei ruoli e forniscano i dati giusti affinché l'utente possa prendere decisioni informate." - Imposta modelli di tracciabilità: per rendere la tua EPPM più efficace possibile, devi essere in grado di monitorare utenti, attività e tempistiche per ogni progetto e programma e assicurarti che tutte le azioni mantengano l'allineamento con gli obiettivi principali. In questo modo, ogni ruolo ha accesso alle informazioni giuste e non deve perdere tempo nella ricerca dei dati corretti per prendere decisioni aziendali.
- Crea un documento per le lezioni apprese: questo documento deve includere le lezioni apprese da ogni progetto e servire come riferimento futuro. In questo modo, puoi ripetere le azioni che sono andate bene ed evitare gli elementi che hanno ostacolato il progetto. Questo documento dovrebbe essere di facile accesso per tutte le parti della tua organizzazione.
Ciclo di vita del portafoglio di progetti aziendali
Tre componenti principali comprendono il ciclo di vita del portafoglio di progetti aziendali: il processo decisionale di avvio, la manutenzione degli investimenti e del budget e la pianificazione della strategia di uscita.
- Processo decisionale di avvio: nota anche come via libera o come acquisizione del consenso degli stakeholder e dell'approvazione aziendale, questa parte del ciclo di vita affronta le metriche di successo che verranno utilizzate per monitorare e valutare ogni progetto. Documenta tutte le modifiche apportate a queste decisioni iniziali in un record o un registro delle modifiche.
- Manutenzione degli investimenti e del budget: una volta che il tuo EPPM è in corso, è necessario monitorare costantemente le spese pianificate rispetto a quelle effettive, in modo da avere un quadro accurato del budget. Ciò aiuterà anche te e altri principali stakeholder a determinare se fermare o meno i progetti o ripensare una strategia aziendale.
- Pianificazione della strategia di uscita: chiamata anche "sunsetting" in inglese o pianificazione del ritiro, questa parte del ciclo di vita dovrebbe aiutarti a creare una strategia di uscita per un progetto o un programma, se ne si presenta la necessità.
Suggerimenti per l'implementazione di EPPM
Alcuni dei suggerimenti più utili degli esperti di PPM aziendale includono l'assegnazione di priorità ai rischi del progetto e l'identificazione dei rimedi. Se possibile, annulla i progetti che non sono più in linea con le strategie dell'organizzazione ed evita la microgestione.
Altri suggerimenti sulla gestione dei progetti aziendali:
- Offri ai membri del team l'autonomia e la flessibilità per completare il loro lavoro in base all'EPPM semplificando la gestione dei tempi e delle attività.
- Assegna priorità all'acquisizione dei dati in tempo reale, in modo da prendere decisioni aziendali più rapide e rispettare meglio i requisiti e le scadenze del progetto.
- Utilizza strumenti e software EPPM automatizzati per semplificare i processi e mantenere tutti aggiornati con report in tempo reale.
- Ottieni il consenso degli stakeholder il prima possibile.
"L'EPPM è un set di strumenti di livello aziendale per i dirigenti principali nel processo decisionale strategico", afferma Gillete. "Pertanto, è fondamentale che l'implementazione abbia il loro consenso.
Meloni esprime un sentimento molto simile sul consenso e l'implementazione: "L'implementazione inizia davvero nel cuore e nella mente delle persone in azienda. Non c'è posto per politiche negative e prese di potere. Devono esserci spirito di collaborazione e fiducia. Tutti devono capire che l'avanzamento della carriera passa attraverso il sostegno al sistema, non attraverso un suo aggiramento."
Per iniziare a utilizzare il tuo EPPM con utili modelli relativi al PPM, consulta questo articolo con un'ampia varietà di modelli gratuiti e scaricabili.
Metriche del portafoglio di progetti aziendali
Il successo di un EPPM può essere misurato da una varietà di metriche, tra cui quelle finanziarie (ad esempio, il ROI), nonché da dati più qualitativi, come la soddisfazione dei dipendenti.
Puoi anche includere criteri di scorecard bilanciati per identificare e misurare la strategia e il successo del tuo EPPM. Inoltre, è possibile misurare il successo specifico suddividendo le metriche per ruolo. Ad esempio, un project manager può classificare il successo in base ai costi e ai giorni per completare un progetto, mentre un dirigente contabile potrebbe misurarlo in base agli importi da pagare, ai crediti e al numero di fatture.
Come afferma Gillette, "Le misure migliori per il successo dell'implementazione dell'EPPM sono quelle che l'azienda utilizza già per giudicare se stessa: gli indicatori chiave di prestazione del sistema di misurazione delle prestazioni esistente di un'azienda sono migliorati un anno dopo l'implementazione? Profitti, ricavi o quota di mercato sono aumentati, rappresentando così un ritorno sugli investimenti nei costi dell'implementazione EPPM?"
Kinder, d'altra parte, afferma che l'adozione da parte dell'utente è la sua principale metrica di attenzione. "Il sistema EPPM ha successo se supero il nostro obiettivo di numero di utenti. Ciò mi indica che il sistema è vantaggioso e fornisce loro i dati giusti per prendere decisioni istruite."
Meloni è di un'idea simile. "Sebbene ci siano alcune metriche di ambito, pianificazione, budget, qualità e modifica che sono ampiamente utilizzate, quelle giuste sono le metriche che supportano le motivazioni legate all'implementazione di EPPM. Si tratta di misurare ciò che conta per la tua organizzazione", afferma.
Sfide della gestione di portafoglio dei progetti aziendali
Le principali sfide del PPM aziendale includono una governance complessa su singoli progetti e programmi, nonché lo sviluppo di un piano di esecuzione strategico, ben concepito e ben documentato.
Altre sfide del PPM aziendale includono:
- Gestione finanziaria rigorosa: non c'è spazio per errori quando si tratta di autorizzare, registrare e rendicontare le finanze associate ai progetti e ai programmi. Per aumentare l'ROI ed eliminare le inefficienze, un'organizzazione deve effettuare rigorosi controlli finanziari e di conformità.
- Mancanza di competenze specifiche di gestione: quando si implementa un'EPPM, è necessario considerare con attenzione le competenze del team di progetto e implementare la formazione, se necessario.
- Scelta degli strumenti EPPM: come afferma Kinder, "dedica il tempo necessario a definire in anticipo i requisiti e a valutare gli strumenti. Ho visto più e più volte casi in cui la decisione di acquistare uno strumento è stata presa senza una valutazione approfondita e, entro un anno o due, si è reso necessario uno strumento sostitutivo."
- KPI in eccesso: assicurati di non avere troppi KPI da monitorare ed eseguire. Kinder raccomanda "da quattro a sei KPI su un dashboard per poi iniziare a individuare la radice del problema. Non sopraffare le persone con decine di KPI perché non tutte le metriche sono fondamentali."
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