Migliorare la gestione dei progetti creativi con Smartsheet per la gestione dei progetti
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Cos'è la gestione dei progetti creativi?
La gestione dei progetti creativi è un processo in cui i team leader organizzano e gestiscono il lavoro di un progetto, alimentando al contempo il modo organico in cui le idee creative nascono.
Ramo ancora abbastanza nuovo della disciplina della gestione dei progetti, la PM creativa ha finora generato pochi dati su cosa funziona e cosa no. Con l'evolversi delle best practice, tuttavia, una cosa è già certa: è necessario un approccio che si adatti al team. Due segreti del successo sono l'ispirazione, per motivare il team, ed eccellere nella comunicazione con team e clienti.
Al contrario della gestione creativa dei progetti, la gestione tradizionale dei progetti è un processo che avvia, pianifica, esegue, controlla e chiude il lavoro in un progetto edilizio o nello sviluppo di software. Ma non funziona con creator che ideano progetti di marketing o pubblicitari. Tuttavia, questi due stili non devono essere in contrasto: possono lavorare insieme per alimentare la tua azienda e il tuo successo.
La gestione tradizionale dei progetti segue una chiara roadmap dall'inizio alla fine, identificando ruoli, attività, strumenti e risorse. Nel corso degli anni, i project manager hanno stabilito e creato un processo formale end-to-end che può essere utilizzato nella produzione e nella difesa, come il programma di sommergibili missilistici Polaris della marina statunitense.
I progetti creativi, tuttavia, non realizzano ponti o edifici. Le agenzie pubblicitarie, gli studi creativi e i reparti di marketing sono pieni di persone fantasiose. Poiché i progetti creativi non sono misurati in base alle specifiche tecniche, i project manager di altri settori spesso hanno difficoltà con questi progetti.
I vantaggi di una solida gestione dei progetti creativi
Una forte gestione dei progetti creativi farà crescere la tua azienda e il tuo team. In assenza di un processo, la creatività non ha controllo: il team può impantanarsi rincorrendo idee che non soddisfano le esigenze dei clienti o potrebbe non riuscire a completare il lavoro.
La gestione dei progetti creativi trasforma il tasso di successo. Avere un processo affidabile ti aiuterà a fare quanto segue:
- Guidare un progetto.
- Utilizzare un'analisi aziendale solida.
- Minimizzare i rischi.
- Gestire le risorse in modo sensato.
- Controllare la qualità di ciò che offri.
La PM creativa offre inoltre al team un maggiore controllo del suo tempo, aiutando i membri del team a evitare quanto segue:
- Inseguire idee al di fuori dell'ambito del lavoro
- Essere distratti dai dettagli della gestione del progetto
- Partecipare a troppe riunioni
- Andare oltre il loro ruolo
- Svolgere il lavoro di altre persone nel team
Quali sono le sfide poste dalla gestione dei progetti creativi?
La gestione dei progetti creativi deve affrontare sfide uniche. Di seguito, discutiamo gli ostacoli che dovrai affrontare e come gestirli.
I clienti hanno aspettative non realistiche
I progetti creativi sono diversi dai prodotti in mattoni e byte. Anche i clienti che si occupano di progetti creativi sono diversi: non hai a che fare con un'azienda che vuole un nuovo parcheggio. Possono sapere ciò che vogliono, ma non ciò di cui hanno bisogno, oppure potrebbero anche non essere in grado di spiegare ciò che vogliono: vogliono solo qualcosa che porterà risultati. Ecco alcuni modi per lavorare con questi clienti:
- Ascolta: comprendi chiaramente i loro punti dolenti, le preoccupazioni e le sfide. Quando empatizzi con i loro problemi, puoi lavorarci insieme per impostare obiettivi più chiari e più realistici. In questo modo, alla fine, potrai produrre ciò di cui hanno bisogno, non solo qualcosa che puoi vendergli.
- Insegna: una delle cose più importanti che farai è l'onboarding dei clienti. Questo processo imposta il tono della relazione. Durante questo periodo, spiega il processo creativo, aiutali a capire quanto tempo occorre per produrre i deliverable che desiderano e stabilisci le aspettative su come dovrebbero fornire un feedback chiaro durante la partnership.
- Parla: sei mai andato a una riunione e hai capito che tutti avevano visioni diverse del prodotto finale? Mantieni il progetto in carreggiata ottenendo input in anticipo e spesso. Organizza riunioni regolari sullo stato di avanzamento e gestisci le aspettative su modifiche e orari.
Le risorse non sono intercambiabili o scalabili
Non puoi sostituire un direttore creativo con un altro nel modo in cui potresti sostituire una lampadina. Ogni persona creativa è diversa, con vari approcci, modi di pensare e capacità di lavorare con gli altri.
Allo stesso modo, non puoi creare una campagna pubblicitaria cinque volte più velocemente aggiungendo il quintuplo delle persone a un progetto. E, di certo, non si può risolvere un problema di design semplicemente dedicandogli più ore del personale. Più persone possono portare a maggiore creatività, ma quando aggiungi membri del team, aggiungi anche la quantità di tempo che trascorrerai in brainstorming, a setacciare le idee e a gestire le dinamiche del team.
Allo stesso modo, i deliverable di un progetto creativo non sono widget che possono essere sfornati rapidamente se si scambiano i membri del team o si dedicano più persone al problema. Quando avvii un progetto, assicurati di avere le persone giuste nei ruoli giusti con la giusta chimica del team. Usa la tua intelligenza emotiva per mettere insieme il giusto mix.
La nuova tecnologia interrompe il flusso di lavoro convenzionale
La tecnologia ti offre velocità e flessibilità. Trasforma il modo di collaborare, rivedere e perfezionare i progetti creativi. La tecnologia basata sul cloud può offrire i seguenti vantaggi:
- Automatizza la gestione di routine dei progetti.
- Migliora la comunicazione.
- Promuovi la collaborazione sociale.
- Offri strumenti mobili in modo che i team possano lavorare a distanza.
- Fornisci report in tempo reale.
Le tecnologie emergenti, come l'intelligenza artificiale (AI), la realtà aumentata (AR) e la realtà virtuale (VR) hanno il potenziale per cambiare il modo in cui si producono contenuti creativi. Ad esempio, Google ha utilizzato un esperimento di intelligenza artificiale chiamato Sketch-RNN che consente di disegnare con un modello di rete neurale (cioè un sistema matematico complesso che può imparare le attività analizzando i dati). La realtà aumentata e virtuale offre piattaforme completamente nuove per i creator di contenuti. Negli ultimi due anni, Lowe's, Home Depot e Ikea hanno sviluppato app in modo da poter vedere come appariranno i loro prodotti in ufficio o in casa.
I project manager creativi possono utilizzare la tecnologia basata sul cloud per ottenere il massimo dal proprio tempo e dal proprio team. Una volta automatizzate le attività di routine, hai più tempo per concentrarti sul futuro della creazione di contenuti e mantenere il tuo vantaggio competitivo.
Di quali competenze ha bisogno un project manager creativo?
I project manager, che usano l'emisfero sinistro, sono concentrati su numeri e deliverable e possono scontrarsi con i creator, che usano invece quello destro, che sfornano costantemente nuove idee. Come si può ottenere successo nella gestione dei progetti creativi? Ecco le competenze più importanti per i project manager creativi:
- Sii multidisciplinare: la gestione dei progetti creativi non copre più solo un'area di competenza. I project manager creativi devono comprendere i progetti per le piattaforme cartacee, digitali e interattive, nonché la pubblicità, gli eventi, il marketing, le promozioni e la tecnologia.
- Guarda il quadro generale e tutti i dettagli: l'intero progetto è maggiore della somma delle sue parti. Per gestire efficacemente un progetto, riduci lo zoom per vedere l'obiettivo e aumenta lo zoom per visualizzare i dettagli.
- Sii onesto e agisci con integrità: i grandi leader sono trasparenti. Condividono ciò che sanno, mantengono le promesse e passano ai fatti. Vuoi l'integrità del tuo team? Guidali e loro ti seguiranno.
- Sii flessibile: pochi progetti creativi rimangono uguali dall'inizio alla fine. Le cose cambiano. Un atteggiamento e un processo flessibili ti aiuteranno ad adattarti e a mantenerti agile.
- Sii creativo: pensa fuori dagli schemi per risolvere i problemi. Organizza le riunioni del tuo team all'esterno. Imposta le date target piuttosto che le scadenze concrete. Offri premi creativi per un lavoro di qualità.
- Sii consapevole di te e degli altri: i project manager creativi di successo sono consapevoli dei propri sentimenti e delle emozioni altrui. Prenderai decisioni migliori quando sei consapevole del tuo umore, delle tue reazioni e del tuo processo decisionale. Fornisci un feedback migliore, promuovi un senso di stabilità e aiuta il tuo team a raggiungere il suo pieno potenziale.
- Avere esperienza precedente con i creator: l'approccio tradizionale di gestione dei progetti non funziona con le persone creative che cercano di realizzare prodotti creativi. Un project manager creativo sa che alcuni membri del team sono iper-concentrati e orientati ai dettagli, mentre altri procedono a ruota libera, senza alcun senso della scadenza o dell'ambito. Per la maggior parte dei creator, il lavoro è un'estensione dell'identità: questo può renderli molto sensibili al feedback, in particolare alle critiche sul loro lavoro. La gestione sembrerà meno scoraggiante se sai come affrontare queste personalità.
- Risolvi i conflitti in modo pacifico e produttivo: i conflitti possono verificarsi in qualsiasi progetto in cui le persone lavorano insieme. Siamo tutti umani. Il conflitto può anche far parte del processo creativo quando si fa brainstorming e si affinano le idee. Tuttavia, il conflitto non può inasprirsi. I project manager devono guidare il team oltre le tensioni, giocare quando necessario, trovare un terreno comune e ripristinare il rispetto. Un team con un'atmosfera tossica non produce lavoro di qualità e mette a dura prova la cultura dell'intera organizzazione. Per mitigare questo, impara a essere un promotore della comunicazione.
- Rimani aggiornato con le conoscenze del settore: stabilisci la tua credibilità conoscendo le tendenze del marketing e della pubblicità. Acquisisci familiarità con gli strumenti tecnologici più recenti che ti aiuteranno a gestire i progetti, a guidare la creatività e a prevedere i progetti con precisione.
- Prendi in considerazione le certificazioni di gestione dei progetti: migliora il tuo lavoro, la tua reputazione e il tuo valore con la certificazione professionale. Il Project Management Institute (PMI) ® offre programmi per una serie di professionisti della gestione dei progetti. Brainmeasures ha un programma progettato specificamente per i project manager creativi. Inoltre, molte università offrono programmi online per professionisti impegnati.
Best practice di gestione creativa
I project manager devono essere sia creativi che manager. Metti la creatività al centro di ogni progetto. Diventa un maestro del pensiero creativo, soprattutto se vieni da un background tradizionale di gestione dei progetti e non pensi di essere creativo. Ecco alcuni modi per promuovere il tuo pensiero creativo:
- Sii curioso: chiediti il perché, che si tratti di un problema nel progetto o di un ingorgo quando rientri a casa dal lavoro. Perché è successo questo?
- Espandi i tuoi interessi: leggi un libro o guarda un film al di fuori della tua normale area di competenza.
- Scrivi: tieni un taccuino o un file con le tue domande, le tue idee e le cose divertenti che hai imparato.
- Divertiti: prenditi del tempo libero per lasciar sfogare il tuo corpo e il tuo cervello. Divertiti sul lavoro e metti qualche giocattolo nel tuo spazio di lavoro.
In qualità di manager, posiziona le persone al centro del progetto. La gestione creativa richiede empatia. Devi comprendere le prospettive e i problemi delle persone creative che ti circondano.
I team sono pieni di tipi creativi: art director, grafici, fotografi, designer e copywriter. Il tuo ruolo è quello di coltivare diverse personalità creative e comprenderne le peculiarità e le caratteristiche. Ecco alcune cose da sapere sui creativi:
- Vogliono tabelle di marcia, non microgestione. Digli cosa vuoi nel progetto, non come vuoi che lo facciano.
- Si preoccupano profondamente e personalmente del loro lavoro. Usa una guida ponderata, con una sana dose di lode, per fornire feedback.
- Hanno bisogno di un feedback chiaro. Se qualcosa non ti piace, motiva la tua reazione. Il design è troppo occupato? La copia è troppo piena di espressioni gergali o di luoghi comuni? Usa un linguaggio obiettivo piuttosto che giudizi.
- L'ispirazione non avviene su richiesta. Offri ai creatori di contenuti il tempo e lo spazio di cui hanno bisogno. A volte può sembrare che non facciano niente, ma la creatività scorre sotto la superficie.
- Sono pensatori visivi che potrebbero non essere in grado di tradurre le idee in parole. Devi essere il loro avvocato, traduttore o mediatore quando il loro lavoro non soddisfa le aspettative di un cliente.
- Spesso hanno nuove idee e devono rimbalzarle ad altri membri del team. Sii aperto sul fatto che un'idea migliori il tuo progetto. Potrebbe anche cambiare il progetto. Ma sii disposto anche a dire di no quando non funziona.
- I limiti alimentano la creatività. Sii chiaro sull'ambito del lavoro o dei vincoli del progetto e osserva come esplorano ciò che è possibile entro i limiti che hai definito.
Best practice di gestione dei progetti creativi
A differenza delle best practice convenzionali per la gestione dei progetti, le best practice di PM creativa richiedono di considerare i seguenti fattori: il lavoro creativo è soggettivo; i progetti creativi sono unici; i progetti creativi richiedono capacità di comunicazione speciali; gli obiettivi di un progetto creativo sono spesso indefiniti; i progetti creativi si basano sulla collaborazione; i progetti creativi cambiano frequentemente.
La gestione convenzionale dei progetti, d'altra parte, fornisce una roadmap che definisce un progetto e la sua complessità. Fornisce ai manager gli strumenti per raccogliere tutti i requisiti di un progetto e monitorarne l'avanzamento attraverso cinque fasi:
- Avvio
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio e controllo
- Chiusura
Utilizzando questo processo, i project manager possono rispettare le tempistiche, monitorare il budget, risolvere i problemi di scope creep e guidare il successo. Il project management creativo organizza e gestisce anche il lavoro, ma aggiunge un altro fattore: coltivare il modo organico in cui le idee creative nascono.
In che modo la gestione dei progetti creativi è diversa dall'approccio tradizionale?
Come i progetti tradizionali, i progetti creativi hanno scadenze: hanno date di inizio e fine. Oltre a soddisfare questi vincoli di tempo, è necessario gestire i costi e lavorare entro questi limiti. Anche i progetti creativi sono spesso correlati, con compiti e attività che dipendono l'uno dall'altro.
In altri modi, la gestione convenzionale dei progetti può essere inadeguata per i progetti creativi:
Il lavoro creativo è soggettivo: il lavoro creativo è difficile da quantificare. Esistono pochi parametri o indicatori chiave di prestazione (KPI) per un buon design. Mentre nulla supera il lavoro di alta qualità, la "qualità" è difficile da definire. Stabilisci criteri con un linguaggio oggettivo, ma lascia spazio all'evoluzione del processo creativo durante il progetto.
I progetti creativi sono unici: possono essere simili ad altri progetti, ma non sono mai uguali. Una campagna pubblicitaria può basarsi su elementi di un'altra, ma ogni progetto è unico e devi affrontarlo di conseguenza.
I progetti creativi richiedono capacità di comunicazione speciali: devi tradurre ciò di cui i tuoi clienti hanno bisogno in attività specifiche che il team può portare a termine. Quando gestisci il progetto, hai bisogno di un vocabolario condiviso, in modo da poter spiegare cosa funziona e cosa no.
Gli obiettivi di un progetto creativo sono spesso non definiti: gli obiettivi del progetto sono guidati dagli obiettivi del progetto. Devono essere specifici e misurabili. Un modo per raggiungere questi obiettivi è seguire il processo SMART: specifico, misurabile, realizzabile o raggiungibile, realistico e limitato nel tempo. Scopri di più sulla scrittura di obiettivi SMART e utilizza questo modello per aiutarti.
I progetti creativi si basano sulla collaborazione: a differenza dei progetti tecnici che in genere seguono un processo diretto, la creatività scorre quando la collaborazione occupa il primo posto. Nei progetti di successo, tutti lavorano insieme perché la collaborazione è inserita in ogni aspetto del team. Coinvolgi i membri del team durante la definizione degli obiettivi e la valutazione e l'assegnazione dei ruoli. Stimola i membri del team meno impegnati e introversi. Incoraggia i membri senior del tuo team a fare da mentore al personale meno esperto. Dalla riunione iniziale (quando si allineano i reparti agli obiettivi del progetto) alla presentazione finale, è possibile monitorare la collaborazione con riunioni di team regolari e check-in di gruppo più piccoli.
I progetti creativi cambiano frequentemente: i clienti possono cambiare idea su ciò che desiderano. I membri del team possono avere un'idea migliore della direzione del progetto. La visione delle parti interessate potrebbe non essere in linea con la creatività del tuo team. Sebbene il cambiamento sia inevitabile in qualsiasi progetto, un forte onboarding dei clienti può aiutarti a evitare sorprese in seguito. Allo stesso tempo, lascia abbastanza spazio per la flessibilità creativa del progetto. Non impegnarti in così tanti dettagli che il tuo team non sarà in grado di portare avanti il lavoro.
Come semplificare la gestione dei progetti creativi
La gestione dei progetti suddivide un progetto in cinque fasi: avvio o ideazione, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura del progetto. Anche se un progetto è creativo, ha comunque bisogno di un processo. Ecco i modi per ottimizzare questi passaggi per il tuo progetto.
- Avvio/Ideazione: un brief creativo è la base del tuo progetto. Lavora con il cliente per identificare gli obiettivi e gli scopi del progetto, il budget e la tempistica generali, i ruoli e le responsabilità. Usa questo modello di brief creativo per il cliente per iniziare: offre una panoramica creativa e include spazio per le informazioni di contatto del cliente, nonché spazio per descrivere il budget del progetto, la panoramica, gli obiettivi e le linee guida di marketing.
Scarica modello di brief creativo cliente
- Pianificazione: una volta identificati gli obiettivi e gli scopi, è il momento di tracciare il percorso per arrivarci. Dovrai organizzare le tue attività, creare un piano, stimare i costi e identificare eventuali rischi. Utilizza questo modello preimpostato di piano marketing per delineare lo scopo della tua azienda, nonché i suoi obiettivi strategici, il mercato di riferimento e gli standard di prestazione, per assicurarti di avere un piano d'azione completo e intenzionale.
Scarica Modello di piano marketing
- Esecuzione: hai il piano: ora è il momento di eseguire il lavoro. Un tracker del progetto può aiutarti a identificare se sei in linea con i tempi e il budget o se ci sono rallentamenti o rischi. Questo modello di dashboard di gestione dei progetti permette ai manager di monitorare efficacemente i vari aspetti di un progetto e di visualizzarli in una schermata unica. Includendo grafici che rappresentano lo stato complessivo delle attività, il budget e le voci in sospeso di un progetto, nonché lo spazio per l'assegnazione delle attività e molto altro ancora, questa dashboard rende facile fornire report aggiornati sullo stato del progetto o condividere informazioni con i membri del team.
Scarica il modello di dashboard per la gestione dei progetti - Excel
- Monitora e controlla: i progetti, soprattutto quelli creativi, si evolvono mentre si svolge il lavoro. Buoni strumenti di feedback e approvazione dei clienti assicurano che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni e che tu rimanga nell'ambito del progetto. Usa questo modello di tracker del progetto per aggiungere attività, stato, priorità, deliverable, scadenze, costi, ore e molto altro al tuo progetto. Se sei incaricato di gestire un progetto di vasta portata, il modello di tracker del progetto ti aiuterà a mantenere tutto organizzato.
Scarica il modello di tracker dei progetti
- Chiusura: una volta completato il progetto, è il momento di valutare cosa ha funzionato, cosa no e cosa può essere migliorato per il prossimo progetto. Riunisci il team (o almeno i membri chiave) per festeggiare il successo, identificare le lezioni apprese e analizzare le prestazioni di tutte le fasi del progetto. Questo modello post-chiusura ti guida attraverso le domande da porre. Evidenzia i dettagli del progetto, come i risultati raggiunti, le aree problematiche, le lezioni apprese e altro ancora, per facilitare il processo di analisi delle prestazioni di tutti gli elementi del progetto.
Scarica il modello di report post-chiusura del progetto
La gestione creativa dei progetti online può fare quanto segue: rendere il progetto più fluido, migliorare l'efficienza, alimentare la collaborazione e massimizzare la creatività, il tutto garantendo il processo. Scopri di più sui vantaggi del software di gestione dei progetti e su come trovare il più adatto alle tue esigenze e alla tua organizzazione.
Gestione dei progetti per team creativi
I project manager guidano il lavoro, ma il team fa prendere vita ai progetti. Pertanto, il tuo successo dipende dalla promozione di un ambiente che alimenti i creativi e incoraggi la collaborazione. La cultura della tua azienda è fondamentale per impostare un tono di trasparenza e condivisione. Gli ingredienti segreti sono la tua visione e la tua filosofia per riunire le persone e dare a tutti una voce.
Questo approccio si svolge nel modo in cui stabilisci il tuo flusso di lavoro creativo. Dovrai chiarire i ruoli e le responsabilità per evitare duplicazioni o conflitti, incoraggiando al contempo la collaborazione. Mentre tracci il flusso di lavoro per supportare l'ambito del progetto, fai spazio alla creatività e all'efficienza. Inoltre, considera gli strumenti software che funzionano meglio per la struttura e lo stile del tuo team. Per saperne di più sulla creazione e l'implementazione di un flusso di lavoro creativo per la tua organizzazione, consulta questo articolo.
Gestione dei progetti per agenzie creative
Le agenzie creative di successo hanno strutturato processi affidabili, in modo da evitare di ricominciare da zero a ogni progetto. Ma il processo di un'agenzia varia in base alle esigenze del cliente. Per le agenzie di maggior successo il loro processo è motivo di vanto, perché hanno imparato ciò che funziona.
Assicurati che il processo rispecchi i valori fondamentali della comunicazione e della collaborazione e che includa quanto segue:
- Un programma di riunioni e feedback che coinvolga i clienti in ogni fase
- Aggiornamenti periodici sullo stato con parti interessate interne ed esterne
- Un punto di contatto principale tra il cliente (esterno) e il tuo team (interno)
- Un project manager dell'agenzia che contribuisce a ogni fase del processo
- Esegui ricerche sul tuo progetto estraendo dati qualitativi dal database della tua agenzia e analizza i dati da altre fonti
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